定期的な手続き/Routine Procedures
１．毎月の修学状況報告書・研究日誌（研究業績） / Monthly Study Status Report and Research Log (Research Achievements)
修学状況報告書：受給期間中、継続的に提出が必要（毎月末日までに提出）
Study Status Report: Regularly required document during the support period (to be submitted by the last day of each month)
令和5年10月分より、ポートフォリオシステム上での提出に変更となりました。詳細はこちら
Starting from October 2023, Study Status Report is to be submitted to the portfolio system. For details, click here.
URL: https://dxpfsystem.grad.hokudai.ac.jp/dxpfsystem/
Regarding the Contents of Study Status Report
今までGoogleフォームに入力していた研究業績等（研究活動調書）については、ポートフォリオ上の研究日誌の「研究業績」に日々入力するようにし、月末の修学状況報告書提出の際に、当該月の研究業績が研究日誌に入力されているか確認するようにしてください。
As for research achievements you have entered in the Google form (Research Activity Report), please make sure to enter your achievements on a daily basis in "Research Achievements" of the Research Log on the portfolio system and confirm that your achievements for the relevant month have been entered when you submit the Study Status Report at the end of each month.
※ログインID及びパスワードが不明の場合は、問い合わせフォームよりご連絡ください。
*If you do not know your login ID and password for the portfolio system, please contact us from the inquiry form.
２．研究費の使用手続き / Procedures for Use of Research Expenses
【令和6年3月4日 更新】
[Updated on March 4, 2024]
こちらの手引を確認の上，研究費の使用の手続きをするようお願いいたします。
Please read through these guides before proceeding with the use of research expenses.
研究費の使用と管理の手引（2.8版） / Guidelines on How to Use and Manage Research Expenses（Ver.2.8）
日本語.ver ENG.ver
研究費の使用と管理にかかるシステムの使い方 / Guidelines on How to Use Systems Regarding Use and Management of Research Expenses 日本語.ver ENG.ver
適宜，修正・追記いたします。/ Corrections and additions will be made as appropriate.
研究費管理・利用に使用するシステム / System used to manage and use research expenses
【令和4年6月30日 更新】
[Updated on June 30, 2022]
GFC（グローバルファシリティセンター）のオープンファシリティーサービス利用等の案内について掲載いたしますので，興味のある方は是非ご覧ください。
The following is information on the use of open facility services available at the Global Facility Center (GFC).
Please take a look if you are interested.
DX博士人材フェローシップ採択者へのGFCサービス利用案内案(2022)
●財務会計システムから出力した購入依頼書及び見積書の提出先 / Submit the Purchase Request Form printed out on the Financial Accounting System and quotations on the Google Form here:
購入依頼書等提出フォーム/ Form for Uploading Purchase Request Form and Quotations
～購入依頼書提出フォームについて～
現在、2025年3月中に納品され、かつ研究に活用したことを説明可能な物品等限り発注依頼を受け付けております！
～About Form for Uploading Purchase Request Form and Quotations (English version)～
Currently, we are accepting purchase order requests only for items that will be delivered by March 2025 and that can be explained as having been used for research!
北大ELMSのGoogleアカウントから回答 / answer from your Google account of Hokkaido University ELMS
◆各様式 / Forms (Japanese only)
・立替払請求書 ※ダウンロードした上で編集してください。
北大ELMSのGoogleアカウントから回答 / answer from your Google account of Hokkaido University ELMS
※ファイルにアクセスするためには、使用中のブラウザでログインしているGoogleアカウントを北大ELMSのGoogleアカウントに切り替えてください。/In order to access the files, please switch the Google account you are using in your browser to the Google account for Hokkaido University ELMS.
３．「挑戦的・融合研究の場」実施支援事業 / Program for Supporting “Challenging and Interdisciplinary Research Field”
※以下は参考資料（令和５年度実施時の募集要項等）*The following is for your reference (application guidelines, etc., for FY2023).
【A.異分野研究室等派遣支援・B.成果発表支援】
【A. Support for Interdisciplinary Laboratory Visit, B. Support for Publication of Research Results】
募集要項/Application Guidelines
申請書及び計画書/Application Form and Research Plan
【C.挑戦的研究支援・D.学生共同研究支援】
【C. Support for Challenging Research, D. Support for Students’ Collaborative Research】
募集要項/Application Guidelines
申請書及び成果報告書/Application Form and Result Report
チェックリスト/Checklist
【共用機器購入】
【Shared Equipment Purchasing 】
〇100万円から500万円未満 /1 million yen to less than 5 million yen
募集要項/Application Guidelines
申請書/Application Form
共用機器実績報告書（使用状況報告書）/Shared Equipment Achievement Report (Usage Status Report)
〇500万円から1,500万円未満 /5 million yen to less than 15 million yen
募集要項/Application Guidelines
申請書/Application Form
機種選定理由書
共用機器実績報告書（使用状況報告書）/Shared Equipment Achievement Report (Usage Status Report)
〇両区分共通/Common to both categories
仕様書見本/sample specification document
＊ファイルにアクセスするためには、使用中のブラウザでログインしているGoogleアカウントを北大ELMSのGoogleアカウントに切り替えてください。/In order to access the file, please switch the Google account you are using in your browser to the Google account for Hokkaido University ELMS.
提出は以下のGoogleフォームからお願いします。
Please use the Google Form below for submission.
【採択結果】※随時更新予定
共用機器購入物品一覧/List of items to Shared Equipment Purchasing
本フェローシップ予算にて購入した共用機器については、管理担当者や管理副担当者以外のフェローシップ生の方も利用していただけるものです。利用を希望されるフェローシップ生の方は一覧のメールアドレスまでご連絡願います。/The shared equipment purchased with the fellowship budget is available for use by fellowship students other than the administrator and deputy administrator. Fellowship students who wish to use the equipment are requested to contact us at the e-mail address in the linked document.
４．採用証明書の発行について / Issuance of Certificate
本フェローシップでは以下の様式により採用証明書を発行することが可能です。
Certificate of the fellowship is available in the following format upon request.
Certificate of adoption_SAMPLE.pdf採用証明書の発行を希望する方は以下のフォームから申請してください。
If you would like to receive a certificate, please apply using the form below.
①窓口で受け取る場合 / If you pick it up at the counter
注）受け取り場所が変更になりました（2022年7月4日17時申請受付分より）/
[Caution]: Pick up location has changed (for applications received after 5 pm, July 4, 2022)
受け取り場所：所属学院の教務担当窓口
Pick up location: Academic (Student) Affairs Office of your graduate school
【年末年始の対応について】
12/25（月）17時〆及び12/27（水）17時〆申請分の発送は、1/5（金）に各部局へ発送予定（1/9（火）より受け取り可能）です。
[Notice during the holidays]
Application closing at 5pm on Monday,December 25 and Wednesday, December 27 will be sent to your graduate school on Friday,January 5 (can be picked up from Tuesday,January 9)
月曜日17時迄の申請分：水曜日に各部局へ発送（金曜日以降、受け取り可能）
水曜日17時迄の申請分：金曜日に各部局へ発送（翌週火曜日以降、受け取り可能）
※各部局への発送日が祝日の場合は、次の平日に発送となり、受け取り可能日についてもその日数分遅れます。
※時間に余裕を持って申請してください。
※受け取り可能になった旨の連絡はしませんので、上記スケジュールを確認の上、直接各部局の教務担当窓口でお受け取りください。
※配送状況により、到着が遅れる可能性があります。確実に受け取るためには事前に各部局の教務担当に確認することをおすすめします。
学生証を提示したうえでお受け取りください。
Applications submitted by 5 pm on Monday: Will be sent out to your graduate school on Wednesday (can be picked up from Friday)
Applications submitted by 5 pm on Wednesday: Will be sent out to your graduate school on Friday (can be picked up from Tuesday next week)
*If it is a public holiday, it will be processed on the next weekday and the day when it will be available for pick up will be delayed.
*Please apply well in advance.
*We will not notify you when your certificate is ready, so please check the schedule above and visit directly the academic affairs office of your graduate school.
*Arrival may be delayed due to delivery conditions. To ensure receipt, we recommend that you check with the academic (stidemt) affairs office in advance.
Please bring your student ID card when receiving.
②郵送で受け取る場合 / If you would like to receive it by postal mail.
フォームでの申請と合わせて、下記2点を送付してください。
In addition to the submission of the Google Form above, please send the following two items.
・学生証コピー / Copy of your student ID card
・返信用封筒(宛先記入、切手貼付。証明書１通の重さは5g程度ですので、封筒の重さと合わせて必要な郵便料金を計算してください。) /Return envelope (addressed and stamped, one certificate weighs about 5 grams, so please calculate the postage required along with the weight of the envelope.)
郵送先住所：フォームを確認後、こちらからメールでご連絡します。
Mailing address: We will inform you by email after we receive your application.
５．研究成果への表示について / Indication in Research Results
研究成果を発表する場合、本事業により助成を受けたことを表示してください。
When you publish your research results, please indicate that it was supported by this fellowship.
※論文中の謝辞(Acknowledgment)の記載例 / Example in acknowledgement of papers
【英文】This work was supported by JST SPRING, Grant Number JPMJSP2119.
【和文】本研究は、JST 次世代研究者挑戦的研究プログラム JPMJSP2119 の支援を受
けたものです。
６．受給資格審査/ Application_for_Eligibility_Screening
ガイドライン等でお知らせの通り、受給者は年度末毎に受給資格審査申請書を提出して受給資格審査を受ける必要があります。 様式は変更があります、下記リンクから取得してください。
/As announced in the guidelines, recipients are required to submit an application form for eligibility screening at the end of each academic year (April to March) for eligibility review.
The format has been modified, please use the one below.
（Jpn）
（Eng）
Application for Eligibility Screening form
２０２４年２月２２日（木）１７：００までに、下記Googleフォームに様式をアップロードしてください。
令和６年３月で受給期間が終了する場合は提出不要です。
/Please upload the form to the Google Form below by Thursday, February 22, 5 p.m..
If your support period is until March 2024, you do not need to submit it.
提出用Googleフォーム/Google Form for Submission
書き方はこれまでの修学状況報告書に準じますが、この半年または１年の研究奨励費受給期間の修学状況、研究の進捗状況、研究成果等を詳細に記載していただくので、少なくとも当該様式１ページ程度は記入ください。
/Writing style is the same as the study status report. Since you are expected to describe in detail the status of your studies, the progress of your research, and the results of your research during this half-year or one-year support period, please fill in at least one page of the form.
なお、もし令和６年３月で辞退を希望する場合は、上記と同じ締め切りまでに下記辞退届を上記フォームにアップロードして提出してください。
学振の特別研究員に令和６年４月から採用され、そちらを受給する方は必ず辞退届の提出が必要です。/
If you wish to decline the fellowship in March 2024, please upload the declination form below to the above Google form by the same deadline above.
Recipients who are selected as a JSPS Research Fellow starting from April 2024 must submit the declination form.
The format is available below.
(Jpn)
(Eng)
７．辞退手続きについて / Declination Procedure
辞退が必要な状況が判明した場合は、速やかに手続きを行ってください。
If you find yourself in a situation where you need to decline the fellowship, please complete the procedure below as soon as possible.
受給辞退届 / Declination of Fellowship form
提出先 /E-mail address for submission：jisedai-DX■academic.hokudai.ac.jp
※■は@に変換してください。
ただし、既に受給している方が3月末に辞退する場合は、別途提出期限と様式を設定いたします（受給資格審査と同様の提出期限）。受給資格審査の欄についても確認してください。
However, if current recipients wish to decline the fellowship at the end of March, a separate deadline and form will be set (the same submission deadline as for the eligibility screening). Please also check the section on the eligibility screening.
８．研究奨励費の適正な管理 / Handling of the research fellowship (amount equivalent to living expenses)
研究奨励費（生活費相当額）は所得税の確定申告が必要です(1月1日～12月31日受給分)。住民税、健康保険の被扶養者要件、年金についても確認しましょう。
You have to do a final tax return (Kakutei shinkoku) once a year. And be sure to check the resident tax, National Health Insurance, National Pension Insurance premiums .
９．研究奨励費および研究費受給者のガイドライン / Guidelines for Recipients of Research Fellowship and Research Expenses
【日本語版】研究奨励費および研究費受給者のガイドライン_20231116
(EN) Guidelines for Recipients of Research Fellowship and Research Expenses_20231116
実施要項
１０．支払証明書の発行について/ Issuance of Certificate of Payment of Research Fellowship
確定申告等に係る令和５年「北海道大学DX博士人材フェローシップ支払証明書」の送付について/ “Hokkaido University DX Doctoral Fellowship Certificate for Payment” for 2023 final tax return and others
本フェローシップに採用された方に支払われる研究奨励費は、基本的には、雑所得として課税対象となるため、確定申告が必要となります。令和５年に支払いを受けた方には、当室から「北海道大学DX博士人材フェローシップ支払証明書」を郵送でお送りいたしますので、確定申告の際に証明書をご提出いただければ幸いです。
支払証明書は、令和４年以前に採用された現フェローシップ生の皆さんへは昨年お送りした住所に、令和５年に採用となった皆さんへは採用手続き時に登録していただいた自宅住所に、令和６年２月上旬頃、全員に郵送します。
住所に変更がある場合は、下記Googleフォームにて新しい住所をお知らせください。
（採用時に銀行口座情報とともにGoogleフォームに入力いただいた住所です。登録した住所が不明の方も、念のためご提出ください。）
Research fellowship paid to the recipients of this fellowship is basically taxable as miscellaneous income, so you are required to do a final tax return. For those who received the research fellowship in 2023, we will send a "Hokkaido University DX Doctoral Fellowship Certificate of Payment" by mail, so please submit this certificate when filing your final tax return.
It will be mailed in early-February 2024 to every current fellowship student. For those who have been fellowship students in 2022 and before, we will send it to the same address as last year. For those who were selected in 2023, we will send it to the home address you submitted at the start of this fellowship (the one you entered on the Google form along with your bank account information when you were selected). If it has changed, please inform us of your current home address by submitting the Google form below. If you are not sure if you entered it right last time, please submit this form just in case.
◆修了、辞退等により現在受給していない方：希望者のみに郵送しますので、こちらのGoogleフォームにて住所をお知らせください。※郵送先は日本国内に限ります。
◆現フェローシップ生：全員に郵送します。（本フォームに住所登録をされなかった方にも郵送します）。
◆Those who are not currently receiving due to completion or declination: If you wish to receive it, please inform us of your mailing address by submitting this form.
*Can be mailed to addresses in Japan only.
◆Current Fellowship students: We will send it to everyone (to those who do not submit the form as well).
提出締切：令和５年１２月２０日（水）１７時
Submission deadline: 5 pm, December 20 (Wed), 2023
支払証明書郵送先住所登録フォーム/Submission Form for Mailing Address to Receive Certificate of Payment
※回答にはGoogleアカウントへのログインが必要です。
*Google Account is required to answer the form.
注）確定申告の手続きについて
確定申告は、ご自身で手続きを行ってください。
また、フェローシップ生向けに、ご自身で確定申告ができるようオンラインセミナーの開催を予定しております。日程が確定しましたら改めてご連絡いたします。
Note: Please complete the tax return filing procedures on your own. We are also planning to hold an online seminar for fellowship students so that they can file their own tax returns. We will notify you as soon as the date is fixed.
確定申告についてはこちら/For the final tax return, click here.
https://sites.google.com/eis.hokudai.ac.jp/dxphd-fellow/routine-procedures?authuser=0#h.woqz5an65p3
租税条約の適用による税金の免除について / Tax Exemption by Application of Tax Treaties
【2023年8月8日更新 / Updated August 8, 2023】
国税当局への照会の結果、韓国との租税（所得）条約第20条２項の適用により、所得税の免除が可能であることが判明しました。
We hereby inform you that, as a result of reference to the National Tax Agency, we have found out that income tax exemption is available through the application of Article 20, Paragraph (2) of the Agreement between the Government of Japan and the Government of Republic of Korea.
本フェローシップ採択生のうち、韓国人留学生の方は研究奨励費に係る所得税が免除となります。住民税については引き続き納付義務がありますが、免除が可能な場合がございますので、お住まいの区を所管している市税事務所にてご相談をお願いいたします。
Therefore, fellowship students who come from Republic of Korea are exempted from income tax on the research fellowship. You will still be obliged to pay resident tax, but there are cases where exemption is possible, so please consult with the city tax office that has jurisdiction over the ward in which you live.
【2023年7月19日更新 / Updated July 19, 2023】
国税当局への照会の結果、以下の租税条約等（いずれも略称で記載）の適用により、所得税の免除が可能であることが判明しました。
We hereby inform you that, as a result of reference to National Tax Agency, we have found out that income tax exemption is available through the application of the Tax Treaty between the Government of Japan and the Government of the countries below (all are listed by abbreviation).
- 中国との租税（所得）協定 第21条
- セイロン（※現・スリランカ）との租税（所得）条約 第14条
- バングラデシュとの租税（所得）条約 第20条
- インドとの租税（所得）条約 第20条
- タイとの租税（所得）条約 第19条
- Article 21 of Tax (Income) agreement with China
- Article 14 of Tax (Income) Treaty with Ceylon (*now Sri Lanka)
- Article 20 of Tax (Income) Treaty with Bangladesh
- Article 20 of Tax (Income) Treaty with India
- Article 19 of Tax (Income) Treaty with Thailand
本フェローシップ採択生のうち、上記の国から渡日している留学生の方は研究奨励費に係る所得税が免除となります。住民税については引き続き納付義務がありますが、免除が可能な場合がございますので、お住まいの区を所管している市税事務所にてご相談をお願いいたします。
Therefore, fellowship students who come from one of the countries above are exempted from income tax on the research fellowship. You will still be obliged to pay resident tax, but there are cases where exemption is possible, so please consult with the city tax office that has jurisdiction over the ward in which you live.
なお、上記の国から渡日している留学生以外の採択留学生の母国との租税条約の適用については、国税当局へ改めて照会する必要がありますので、↓の問い合わせフォームからご連絡いただけますと幸いです。
Regarding the application of tax treaties with the home countries of international students other than those coming to Japan from the countries above, it is necessary to make reference separately to National Tax Agency, so we would appreciate it if you could contact us from the inquiry form.
【通知（日） / Notice（Eng）】
確定申告 / Final income tax return (Kakutei shinkoku)
研究奨励費（生活費相当額）は雑所得として課税対象のため、フェローシップ生は「所得税の確定申告」が必要です。毎年２月～３月頃にその前年（前年度ではない）の課税対象額を申告します。
１月１日～12月31日の受給額から、授業料などの研究に要した費用を必要経費として控除した残額が課税対象額です 。確定申告を何から始めればよいのかわからないという方は、お気軽に問い合わせフォームからご質問ください。
詳細は国税庁HPへ
e-Taxはこちら
また、毎年冬にオンライン形式による所得税の確定申告セミナーを開催することを予定しています。
Research fellowship (amount equivalent to living expenses) is taxable as miscellaneous income. Therefore, fellowship students have to do a final income tax return (Kakutei shinkoku) once a year. Around February and March every year, you will declare the taxable amount for the previous year (not the previous fiscal year).
The taxable amount is the balance of the amount after deducting tuition and other expenses for research as necessary expenses from the research fellowship received from January 1 to December 31. If you are not sure where to start with your tax return, please feel free to use the inquiry form to ask us.
For details, visit the National Tax Agency website.
For e-Tax, click here.
住民税 / Resident tax
フェローシップ採択２年目以降は前年（前年度ではない）の課税対象額に応じて、お住まいの市区町村に「住民税（市民税＋道民税）」を納付する必要があります。「所得税の確定申告」を行えば、「住民税申告」は不要になり、確定申告した年の６月に納税通知書がみなさまの元に届きます。納税通知書に従い、住民税を納付してください。
期間内に所得税の確定申告を忘れても、住民税申告を随時行うことができます。
詳細は札幌市HPへ
From the second year of the fellowship, you will be required to pay resident tax (municipal tax and Hokkaido inhabitant tax if you live in Hokkaido[荻野 敦子1] ) to the city/ward where you reside depending on the amount of taxable income you receive in the previous year (not the previous fiscal year). If you file a final income tax return above, you will not need to file a resident tax return. You will receive a tax notice (納税通知書) in June of the year you file your tax return, so please pay the tax following the notice.
Even if you forget to file your income tax return during the period, you will be able to file your resident tax return at any time.
For details, visit the City of Sapporo website.
年金 / National Pension Insurance
前年（前年度ではない）の所得が一定以下の学生の国民年金保険料の納付が猶予される「学生納付特例制度」ですが、１年間以上、研究奨励費を受給するフェローシップ生は同制度が適用できなくなり、国民年金保険料の納付義務が発生します。「所得税の確定申告」をした年の４月に国民年金保険料納付書がみなさまの元に届きます。納付書に従い、国民年金保険料を納付してください。具体的な手続き等については、お住まいの区の区役所に確認してください。
詳細は札幌市HPへ
The "Special Student Payment Exemption System" allows students whose income in the previous year (not the previous fiscal year) was below a certain level to defer payment of National Pension Insurance premiums, but this system is no longer applicable to fellowship students who receive research fellowship for one year or longer, and you are obliged to pay National Pension Insurance premiums. In April of the year you file your income tax return, you will receive a National Pension Insurance payment slip (国民年金保険料納付書). Please pay the premiums following the slip. For specific procedures, please check with your ward office.
For details, visit the City of Sapporo website.
健康保険 / National Health Insurance
年額 130 万円以上の恒常的収入を得ることとなったときは、家族の健康保険等の被扶養者から外れ、フェローシップ生自身が国民健康保険に加入する必要があります。留学生のみなさまも同保険に加入しなければいけません。
１年間以上、研究奨励費を受給するフェローシップ生はお住まいの区の区役所で保険加入手続きを行ってください。
加入後、保険証と併せて保険料の通知書がみなさまの元に届きます。通知書に従い、保険料を納付してください。（次の年からは、６月に通知書が届きます）
健康保険や扶養手当等における扶養の扱いについては、扶養義務者（親等）の職場等の担当者に問い合わせてください。
詳細は札幌市HPへ
If you have a constant income more than 1,300,000 yen per year, you will no longer be a dependent of your family’s health insurance, etc. and will be required to join the National Health Insurance yourself. International students are also required to join it.
If you receive research fellowship for more than one year, you should apply for insurance at your ward office.
After joining the insurance, you will receive a premium notice along with your insurance card. Please pay the premiums following the notice. From the following year, you will receive a notice in June.
Regarding the treatment of dependents in terms of health insurance and dependent allowance, please inquire with the person in charge at your family/parent’s workplace.
For details, visit the City of Sapporo website.
Guide to National Health Insurance （Japanese）（English）（Chinese）