การบัญชี หมายถึง การรวบรวม การจดบันทึก การจัดประเภท การวิเคราะห์และสรุปผลรายการ ทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจอย่างมีหลักเกณฑ์ เพื่อจัดทำเป็นรายการทางการเงินแสดงฐานะการเงิน ผลการดำเนินงานและการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของธุรกิจ ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้งบการเงินในการนำ ข้อมูลไปประกอบการตัดสินใจ
การทำบัญชี หมายถึง การจดบันทึกรายการทางบัญชีที่เกิดขึ้น โดยการบันทึกรายการขั้นตอน การจัดหมวดหมู่โดยการแยกประเภทรายการ และสรุปผลรายการที่เกิดขึ้นจัดทำเป็นงบการเงิน ตามหลักการ บัญชีที่ใช้กันอยู่ทั่วไป
ประโยชน์ของการจัดทำบัญชี
1. ช่วยในการควบคุมรักษาทรัพย์สินต่างๆ ของกิจการ
2. แสดงให้เห็นผลการดำเนินงาน (ผลกำไรหรือขาดทุน) ของกิจการ เพื่อนำไปคำนวณภาษี
3. แสดงให้เห็นฐานะการเงินของกิจการ เพื่อประโยชน์ในการบริหารจัดการ
4. ให้ข้อมูลตัวเลขที่เป็นประโยชน์กับเจ้าของกิจการในการตัดสินใจ
ประเภทของบัญชี แบ่งออกเป็น 5 ประเภท คือ
1. สินทรัพย์ หมายถึง สิ่งของที่สามารถวัดมูลค่าได้เป็นตัวเงินทั้งที่มีตัวตนและไม่มีตัวตน เช่น เงินสด เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้ วัสดุสำนักงาน อาคาร รถยนต์ สิทธิบัตร ลิขสิทธิ์ เป็นต้น ตัวอย่าง กิจการแห่งหนึ่งมีเงินสด 40,000 บาท เงินฝากธนาคาร 20,000 บาท อาคาร 1,040,000 บาท ดังนั้นกิจการแห่งนี้มีสินทรัพย์ทั้งสิ้น 2,000,000 บาท
2. หนี้สิ้น หมายถึง จำนวนเงินที่กิจการเป็นหนี้บุคคลภานอกซึ่งจะต้องชำระคืนในอนาคต เช่น เจ้าหนี้การค้า เงินกู้ เงินเบิกเกินบัญชีธนาคาร เป็นต้น ตัวอย่าง กิจการกู้เงินจากธนาคารมาลงทุน 500,000 บาท ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ 8,000 บาท ดังนั้นกิจการนี้มีหนี้สินทั้งสิ้น 508,000 บาท
3. ทุนหรือส่วนของเจ้าของ หมายถึง สินทรัพย์สุทธิที่กิจการเป็นเจ้าของ หรือสินทรัพย์ที่กิจการ มีอยู่หักด้วยหนี้สินที่มีอยู่ ตัวอย่าง กิจการมีเงินสด 50,000 บาท เงินฝากธนาคาร 100,000 บาท เจ้าหนี้การค้า 20,000 บาท ดังนั้นกิจการนี้มีสินทรัพย์สุทธิหรือส่วนของเจ้าของ 130,000 บาท
4. รายได้ หมายถึง รายได้จาการดำเนินงานของกิจการ เช่น รายได้จากการขายสินค้า รวมทั้งรายได้อื่นๆ ของกิจการ เช่น รายได้จากดอกเบี้ยเงินฝากธนาคาร รายได้จากเงินปันผล (ลงทุนซื้อหุ้นกิจการอื่น)
5. ค่าใช้จ่าย หมายถึง ค่าใช้จ่ายจากการดำเนินงานของกิจการ เช่น เงินเดือน ค่าวัสดุ สำนักงาน ค่าพาหนะ และรวมถึงค่าเสื่อมราคาด้วย
การบันทึกบัญชี
1. สมการบัญชี คือ สมการที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างสินทรัพย์ หนี้สินและทุน (ส่วนของเจ้าของ) แสดงได้ดังนี้ สินทรัพย์ = หนี้สิ้น + ทุน (ส่วนของเจ้าของ) ตัวอย่าง กิจการมีเงินฝากธนาคาร 500,000 บาท มีเจ้าหนี้การค้า 20,000 บาท ดังนั้นสามารถ คำนวณทุนหรือส่วนของเจ้าของได้จากสมการบัญชี สินทรัพย์ = หนี้สิน + ทุน หรือ ทุน = สินทรัพย์ - หนี้สิน ทุน = 500,000 - 20,000 บาท ทุน = 480,000 บาท
2. หลักบัญชี โดยทั่วไปกำหนดให้บันทึกบัญชีตามหลักบัญชีคู่ หมายถึง การบันทึกรายการทางบัญชี ที่เกิดขึ้นด้วยจำนวนเงินที่เท่ากันทั้ง 2 ด้าน (เดบิตและเครดิต) นั่นคือ เมื่อรายการทางบัญชีเกิดขึ้นจะต้อง บันทึกบัญชีหนึ่งทางด้านเดบิต และอีกบัญชีหนึ่งทางด้านเครดิต ด้วยจำนวนเงินเท่ากันเสมอ
3. การวิเคราะห์รายการค้า
3.1 รายการค้า หมายถึง กิจกรรมหรือการดำเนินงานของธุรกิจที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง สินทรัพย์หนี้สินและทุน ซึ่งต้องนำไปบันทึกบัญชีไว้เป็นหลักฐาน เช่น การนำเงินสดมาลงทุนในกิจการ การนำเงินฝากธนาคาร การจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ
3.2 รายการที่ไม่ใช่รายการค้า หมายถึง รายการที่ไม่ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของหรือทุน เปลี่ยนแปลงไปอย่างไร
3.3 การวิเคราะห์รายการค้า หมายถึง การพิจารณารายการค้าที่เกิดขึ้นว่ามีผลทำให้สินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของหรือทุน เปลี่ยนแปลงไปอย่างไร
4. วิธีการวิเคราะห์รายการค้าตามหลักบัญชีคู่
1. รายการค้าที่เกิดขึ้นเป็นรายการประเภทใด และเกี่ยวข้องกับบัญชีอะไรบ้าง
2. รายการนั้นมีผลทำให้บัญชีเหล่านั้นมียอดเพิ่มขึ้น หรือลดลงด้วยจำนวนเงินเท่าใด
5. รายงานทางการเงินและบัญชี
5.1 งบทดลอง คือ รายงานทางบัญชีที่จัดทำขึ้นเพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชี ตามหลักบัญชีคู่ โดยแสดงยอดคงเหลือของบัญชีต่างๆ เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาใดระยะหนึ่ง โดยยอดรวมของ ยอดคงเหลือของบัญชีด้านเดบิตจะเท่ากับยอดรวมของยอดคงเหลือของบัญชีด้านเครดิต
5.2 งบการเงิน คือ การรายงานสรุปข้อมูลทางบัญชีที่เกิดขึ้นของกิจการในช่วงเวลาหนึ่ง แบ่งเป็น
(1) งบกำไรขาดทุน คือ รายงานทางการเงินที่แสดงให้เห็นว่ากิจการมีผลกาดำเนินงาน ในช่วงเวลาเป็นอย่างไร โดยการเปรียบเทียบรายได้กับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาเดียวกัน ถ้ารายได้มากกว่า ค่าใช้จ่ายแสดงว่ามีผลกำไร แต่รายได้น้อยกว่าค่าใช้จ่ายแสดงว่าขาดทุน
(2) งบดุล คือ รายงานทางการเงินที่แสดงฐานะการเงินของกิจการ ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง โดยบอกให้ทราบว่ากิจการมีสินทรัพย์และหนี้สินประเภทใดบ้าง จำนวนเท่าใด และมีส่วนของเจ้าของจำนวน เท่าใด
