การจัดทำสมุดบัญชีและวิธีบันทึก

สมุดบัญชีส่วนประกอบพื้นฐานของระบบบัญชี เป็นการแยกบันทึกรายการต่างๆ ที่ได้กำหนดไว้เช่น การเพิ่มขึ้น ลดลง และยอดคงเหลือของสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย วัตถุประสงค์ ในการจัดทำสมุดบัญชีคือ เพื่อรวบรวมและแยกแยะรายการบัญชีอย่างเป็นระบบ และใช้ยอดคงเหลือและ ยอดที่เกิดขึ้นในสมุดบัญชีให้เป็นประโยชน์ในการจัดทำบัญชีงบดุลและบัญชีกำไรขาดทุน

รูปแบบสมุดบัญชีแบบนี้แบ่งเป็นด้านซ้ายกับด้านขวา ด้านซ้ายเรียกว่า ลูกหนี้ (Debit Side) เขียนย่อเป็น Dr. ด้านขวาเรียกว่า เจ้าหนี้ (Credit Side) เขียนเป็น Cr. คำว่า เดบิตกับเครดิต มาจากคำในภาษาละติน ซึ่งเดิมมีความหมายว่า “ติดค้าง” และ “มี” แต่เมื่อเวลาผ่านไปความหายนี้ก็หมดไป ตอนนี้เราจะเพิ่มถึง แต่ด้านซ้ายและด้านขวาของสมุดบัญชีเท่านั้น และสมุดบัญชีรูปตัว T ออกแบบเพื่อความสะดวกในทาง คณิตศาสตร์ ไม่ใช่สมุดบัญชีที่เป็นมาตรฐาน จึงใช้บันทึกอย่างเป็นทางการสำหรับกิจการไม่ได้