การพัฒนา หมายถึง ทำให้มั่นคง ทำให้ก้าวหน้า การพัฒนาประเทศก็ทำให้บ้านเมืองมั่นคงมีความเจริญ ความหมายของการพัฒนาประเทศนี้ก็เท่ากับตั้งใจที่จะทำให้ชีวิตของแต่ละคนมีความปลอดภัย มีความเจริญ มีความสุข

ระบบบัญชี หมายถึง ระบบการจัดเก็บข้อมูลทางการเงินอันประกอบด้วยแบบฟอร์ม หรือ เอกสารต่างๆ การบันทึกทางการบัญชี ตลอดจนวิธีการและอุปกรณ์ต่างๆ ที่ได้นำมาใช้ในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินงาน และการเงินของกิจการให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น พนักงาน ผู้จัดการ ผู้บริหาร ผู้ถือหุ้น เจ้าหนี้ และส่วนราชการ เป็นต้น

การตัดสินใจใช้โปรแกรมบัญชี มีหลายเหตุผล ขึ้นอยู่กับปัจจัยและความพร้อมหลายอย่าง ส่วนใหญ่ ก็จะเป็นดังนี้คือ

1. ลดขั้นตอนและความซ้ำซ้อนในการทำงาน

2. ลดต้นทุนได้ในระยะยาว เพื่อควบคุมขั้นตอนของงานให้ดีและเกิดประสิทธิภาพ

3. สามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์ เพื่อตัดสินใจและแข่งขันกับคู่แข่ง

4. ข้อมูลและรายงานทางบัญชีรวดเร็ว และแม่นยำ

5. สร้างความเชื่อถือข้อมูลทางบัญชีการเงิน

คุณสมบัติของโปรแกรมบัญชีที่ดี

1. มีบริการหลังการขายที่ดี

2. พัฒนาโดยนักพัฒนาโปรแกรมมืออาชีพ

3. พนักงานบริการมีความรู้ในระบบดี

4. โปรแกรมมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

5. ควรได้รับการรับรองจากกรมสรรพากร

ขั้นตอนการวางระบบงานด้วยโปรแกรมบัญชี

จัดประชุมระบบปฏิบัติการของทุกๆ ระบบงานประชุมกับหัวหน้าแผนกและพนักงานที่เกี่ยวข้อง ปรับปรุงระบบโปรแกรมบัญชีบางส่วน ให้เหมาะสมกับงาน ไม่ได้หมายถึงทำตามใจผู้ใช้งานโปรแกรม แต่ทางบริษัทจะคำนึงถึงความสะดวกของงานที่ต้องทำ และต้องไม่ทำให้ระบบล้มเหลวหรือล่อแหลมต่อการ ถูกทุจริต หรือผิดหลักกฎหมายจนทำให้บริษัทต้องเสียหายในอนาคต

1. จัดประชุมผู้ใช้งานและผู้ที่เกี่ยวข้อง

2. กำหนดทางเดินของเอกสารต่าง ๆ ทั้งระบบ

3. จัดทำเอกสารโครงสร้างโปรแกรมบัญชี

4. ติดตั้งระบบโปรแกรม ในแต่ละแผนก

5. ตรวจสอบปัญหาและแก้ไขข้อผิดพลาดต่าง ๆ

6. รายงานสรุปให้กับผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง

7. ให้คำแนะนำระบบงานเพิ่มเติม ความหมายของ “การบัญชี” การบัญชีมีคำนิยามต่างๆ กันตามความนิยม แต่ที่ใช้กันมากได้แก่คำนิยามของสมาคมผู้สอบบัญชี รับอนุญาตของประเทศสหรัฐอเมริกา ซึ่งกล่าวไว้ว่า การบัญชีหมายความถึง “การจดบันทึก การจำแนก การสรุปผลและการรายงานเหตุการณ์เกี่ยวกับการเงินโดยใช้หน่วยเป็นเงินตรารวมทั้งการแปลความหมาย ของผลการปฏิบัติดังกล่าวด้วย”

จากนิยามความหมายของการบัญชีดังกล่าวข้างต้นจะเห็นได้ว่าในกระบวนการทำบัญชีนั้น จะต้องเริ่มด้วยการ รวบรวมเอกสารหลักฐานของเหตุการณ์ทางการเงินของธุรกิจหรือเรียกอีกอย่างว่ารายการค้า เพื่อนำมาจดบันทึก เรียงตามลำดับก่อนหลังในสมุดรายวัน แล้วจึงนำมาจำแนกแยกประเภทของรายการค้าในสมุดแยกประเภท จากนั้นทุกรอบระยะเวลาตามแต่ที่เราต้องการ เช่นทุกเดือน ทุกไตรมาส ทุกปี ก็จะมาทำการสรุปผล สิ่งที่บันทึกแยกประเภทไว้แล้วนี้ออกมาเพื่อแสดงฐานะทางการเงิน (งบดุล) ผลการดำเนินงาน (งบกำไรขาดทุน) และผลการเปลี่ยนแปลงฐานะทางการเงิน (งบแสดงการเปลี่ยนแปลงฐานะทางการเงิน) ซึ่งงบที่แสดงผลสรุป นี้เรียกรวมว่า งบการเงิน และงบการเงินที่ได้มาก็จะนำมาแปลความหมายในรูปของการวิเคราะห์งบการเงิน ต่อไป

ประโยชน์ของการบัญชี

เมื่อมีการจัดทำบัญชีแล้ว กิจการก็จะได้รับประโยชน์จากรายงานทางการบัญชีในด้านต่างๆ มากมาย ได้แก่ บัญชีทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการควบคุมดูแลทรัพย์สิน เช่น บัญชีแสดงยอดเงินสดคงเหลือย่อมเป็น การบังคับให้ผู้รักษาเงินสดต้องรับผิดชอบในยอดเงินสดให้ตรงกับที่ปรากฏตามบัญชี

การบัญชีเป็นวิธีการเก็บรวบรวมสถิติอย่างหนึ่ง ซึ่งจะเป็นประโยชน์แก่ผู้บริหาร ในการควบคุมให้ การดำเนินงานเป็นไปโดยมีประสิทธิภาพ ช่วยป้องกันความผิดพลาดในการทำงาน เช่นไม่หลงลืมจ่ายค่าใช้จ่ายซ้ำ และใช้ตรวจสอบความถูกต้องได้ในภายหลัง ช่วยคำนวณผลกำไรขาดทุนของกิจการสำหรับระยะเวลาหนึ่ง รวมทั้งยังช่วยแสดงฐานะของกิจการในขณะใดขณะหนึ่งด้วย

ระบบบัญชี แบ่งแยกเป็นส่วนย่อยได้ดั้งนี้คือ

1. ระบบการรวบรวมจัดเก็บข้อมูลรายการทางการเงิน โดยกำหนดแบบพิมพ์หรือเอกสารที่กิจการ ใช้อยู่แล้วในการทำธุรกิจเช่น ใบส่งสินค้า ใบรับสินค้า ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญจ่ายเงิน เป็นต้น ซึ่งเป็นแหล่ง ข้อมูลที่กิจการจะใช้ในการบันทึกรายการทางบัญชี

2. ระบบในการบันทึกรายการทางเงินเหล่านี้ตามลำดับก่อนหลัง โดยกำหนดประเภทของสมุดรายวัน ขั้นต้น ซึ่งทั่วไปก็ได้แก่ สมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันขาย สมุดรายวันซื้อ สมุดเงินสด เป็นต้น เพื่อใช้ในการ บันทึกรายการดังกล่าว

3. ระบบการแยกประเภทบัญชี โดยกำหนดจากประเภทของสินทรัพย์ หนี้สิน รายได้ ค่าใช้จ่ายตาม ความเหมาะสมของแต่ละกิจการ เพื่อใช้ในการผ่านรายการบัญชี

4. ระบบในการจัดทำรายงานในรูปงบการเงิน ซึ่งก็ได้แก่การวางรูปแบบของงบดุล งบกำไรขาดทุน และรายงานอื่นตามที่กิจการต้องการ

การวางแผนระบบบัญชี

ดังได้กล่าวมาแล้วว่าบัญชีคือการรวบรวมข้อมูลรายการค้าของกิจการ ดังนั้นพนักงานทุกคนของกิจการ ต่างก็มีส่วนอยู่ตลอดเวลาที่ก่อให้เกิดรายการค้าขึ้น จึงมีความจำเป็นที่จะต้องกำหนดให้ชัดเจนว่ามีการทำ รายการค้าอย่างหนึ่งอย่างใดขึ้น พนักงานคนใดต้องทำอะไร ใช้เอกสารแบบพิมพ์อะไร กรอกข้อความอะไรลงใน แบบพิมพ์ที่กำหนดนั้น เรียบร้อยแล้วต้องนำส่งให้พนักงานบัญชีอย่างไร และเมื่อพนักงานบัญชีได้รับแล้ว จะต้องบันทึกอย่างไร ขั้นต่างๆที่กล่าวข้างต้นคือการวางแผนระบบบัญชีนั้นเอง ซึ่งกิจการโดยทั่วไปพอจะแยก ธุรกรรมหลักๆ ที่ต้องวางหลักการขั้นตอนในการทำงานเพื่อใช้ในการบันทึกรายการทางบัญชีได้ดังนี้

1. ระบบบัญชีสำหรับการจัดซื้อและควบคุมสินค้าคงเหลือ

2. ระบบบัญชีสำหรับการขายและควบคุมลูกหนี้

3. ระบบบัญชีสำหรับการคำนวณต้นทุนในการผลิต

4. ระบบบัญชีสำหรับเงินสดรับ

5. ระบบบัญชีสำหรับเงินสดจ่าย เมื่อวางระบบกำหนดหน้าที่ของแต่คนได้แล้ว ในการบันทึกรายการทั้งในระดับตามเวลาก่อนหลัง และบันทึกแยกประเภทบัญชี ตลอดจนการจัดทำรายงาน กิจการอาจพิจารณาใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้าช่วยได้ ซึ่งปัจจุบันมีซอฟต์แวร์สำเร็จรูปทางบัญชีให้เลือกมากมายในท้องตลาด