Cambio Estado de Deudas

En este documento se describe el procedimiento para registrar el cambio de estado de una deuda dentro del sistema, permitiendo su correcta clasificación y seguimiento.

Antes de realizar cualquier cambio de estado, es importante verificar que el sistema se encuentre correctamente configurado.

En caso de que la institución tenga contratado el módulo contable, deberán configurarse previamente las cuentas contables asociadas a los distintos estados de deuda. Estas incluyen:

• Deudas de Morosos

• Deudas en Gestión Judicial

• Deudas Incobrables

• Recupero de Incobrables

Para realizar esta configuración, ingresar a Menú > Configuración > Administrativa > Vinculación Contable. Dentro de la ventana de Vinculación Contable, se deberán asignar las cuentas correspondientes a cada uno de los conceptos mencionados.

Dentro del sistema, las deudas pueden encontrarse en distintos estados. A continuación, se detallan las posibles transiciones entre estados y las condiciones en las que pueden realizarse: 

1. Deuda en estado REGISTRADA

Desde este estado, la deuda puede:

• Pasar a FACTURADA: cuando se realiza la facturación, ya sea de forma individual o masiva.

• Pasar a ANULADA: cuando se anula la deuda.

2. Deuda en estado FACTURADA

Desde este estado, la deuda puede:

• Volver a REGISTRADA: si se anula la factura correspondiente.

• Pasar a MOROSA, JUDICIAL o INCOBRABLE: mediante la funcionalidad de cambio de estado descripta en este instructivo.

3. Deuda en estado MOROSA

Desde este estado, la deuda puede:

• Pasar a JUDICIAL o INCOBRABLE, según corresponda.

• Volver a FACTURADA: en caso de que el cambio a estado moroso haya sido realizado por error.

Estos cambios se realizan utilizando la funcionalidad específica de cambio de estado.

4. Deuda en estado JUDICIAL

Desde este estado, la deuda puede:

• Pasar a INCOBRABLE.

• Volver a MOROSA o FACTURADA: si el cambio de estado fue realizado por error.

En todos los casos, el cambio se realiza desde la funcionalidad de cambio de estado.

5. Deuda en estado INCOBRABLE

• No es posible realizar cambios de estado desde esta condición.

• En caso de registrarse el cobro de una deuda en este estado, el sistema utilizará automáticamente la cuenta contable configurada como Recupero de Incobrables para generar el asiento correspondiente.

1. Para cambiar de estado una deuda, ingresar a la opción de Menú > Facturación > Procesos > Cambiar Estado Deudas. 

2. Realizar la búsqueda de las deudas con las que se desea trabajar utilizando los filtros disponibles, tales como:

• Período Hasta: permite seleccionar hasta qué período se incluirán las deudas a procesar.

• Consultar para: seleccionar el criterio de búsqueda, ya sea por ciclo o curso, según corresponda.

• Alumno: ingresar nombre y apellido si se desea realizar el cambio sobre un alumno en particular (caso individual).

3. Luego, definir los estados de la operación:

• Estado Actual: indicar el estado en el que se encuentran actualmente las deudas a modificar.

• Cambiar a: seleccionar el nuevo estado al que se desea pasar las deudas (por ejemplo: Morosidad, Judicial o Incobrable).

Los estados disponibles para el cambio se habilitarán automáticamente en función del estado actual seleccionado.

4. Una vez definidos los criterios, presionar el botón “Previsualizar”.

El sistema mostrará un listado con las deudas correspondientes a los alumnos seleccionados, indicando para cada caso el estado actual de la deuda y el nuevo estado al que será modificada.

5. Seleccionar (tildar) las deudas a las que se desea aplicar el cambio de estado y, luego, presionar el botón “Aceptar”, ubicado al final de la pantalla.

Al confirmar la operación, el sistema solicitará ingresar la fecha del asiento contable, la cual podrá completarse de manera simple y ágil.

Una vez confirmada la operación, los cambios de estado de las deudas se registrarán en un lote. Este lote permitirá posteriormente consultar y auditar los cambios realizados.

Al registrar el cobro de una deuda en estado Incobrable, el sistema utilizará automáticamente la cuenta contable configurada como Recupero Incobrables para generar el asiento correspondiente.

En caso de que dicha cuenta no se encuentre configurada, el sistema no permitirá registrar el cobro de la deuda.

El asiento contable generado se compone de la siguiente manera:

• Debe: a la cuenta de disponibilidad (Caja, Banco, etc.), según la cuenta contable configurada en la Forma de Pago utilizada para registrar el cobro.

• Haber: a la cuenta de Recupero de Incobrables, definida en la configuración general del sistema (Configuración > Administrativa > Vinculación Contable).

En caso de que la institución cuente con el módulo contable, en el margen inferior izquierdo de la pantalla se visualizará la fecha de registración del asiento contable.

Dicha fecha podrá ser editada, respetando las configuraciones vigentes del ejercicio contable.

Una vez realizado el proceso, el asiento generado podrá consultarse desde la siguiente opción del sistema:
Menú > Contabilidad > Consultas y Listados > Consulta de Asientos.

Por cada operación de cambio de estado, se generará un único asiento contable sumarizado, que agrupa el saldo total de todas las deudas incluidas en el proceso.

En particular, cuando una deuda es trasladada al estado Incobrable, además de utilizar la cuenta contable configurada, el sistema registrará el asiento en el centro de costos correspondiente.

1. Para consultar los cambios realizados, ingresar a Menú > Facturación > Procesos > Cambiar Estado de Deudas y presionar el botón “Historial de Cambios”.

2. Al acceder, se abrirá una nueva ventana donde se deberá seleccionar el número de lote que se desea consultar. Al seleccionar un lote, el sistema mostrará información asociada, como:

• Usuario que realizó la operación

• Fecha de registro

Luego, presionando el botón “Mostrar Deudas”, se podrá visualizar el detalle de las deudas incluidas en el lote y los cambios de estado realizados.

3. En caso de que la institución cuente con el módulo contable, será posible consultar el asiento generado presionando el ícono ubicado en el margen derecho de cada registro.