Generación Cupones

Ingresar a la pantalla Menú > Entes de Cobro > Procesos > Generar Cupones.

Los filtros se abren con el botón “Filtros”, arriba a la derecha. Una vez aplicados, los filtros elegidos quedan a la vista como etiquetas sobre la grilla.

1. Filtros para la búsqueda de deudas

La pantalla permite seleccionar los siguientes filtros para obtener las deudas a incluir en los cupones:

• Generar para: seleccionar Ciclo, Curso o Alumno.

- Para Ciclo o Curso: elegir el año y uno o más ciclos o cursos.
- Para Alumno: buscarlo por apellido o legajo.

Para el caso de selección por alumno:

- Debe contar con inscripción en el año lectivo actual.
- Se habilita la opción de Pago Parcial, que permite generar cupones por montos inferiores al saldo de la deuda o por montos superiores al saldo. En el segundo caso se generan anticipos al momento del procesamiento.

• Conceptos: permite filtrar los conceptos de deuda a incluir. Se debe seleccionar al menos uno.

• Año y Mes: corresponden al período de las deudas a incluir.

• Estado Deuda: por defecto se muestran todos los estados. Los cupones sólo pueden generarse sobre deudas facturadas. Este filtro permite incluir deudas en otros estados (moroso, gestión judicial, incobrable), siempre que estén facturadas.

• Etiquetas: permite filtrar los alumnos del ciclo o curso seleccionado que posean una determinada etiqueta. Disponible sólo al generar por Ciclo o Curso.

• Switch “Generar cupón de pago parcial”: disponible únicamente al generar cupones por alumno. Al activarlo:

- Se habilita el campo Monto, donde se ingresa el importe a pagar. El sistema lo reparte entre las deudas, cubriendo el saldo de cada una en orden.
- El importe asignado a cada deuda puede modificarse desde la columna Monto del listado.
- El cupón tiene un único vencimiento: sólo se completa la fecha del 1° Vto.

2. Parámetros de configuración de cupones

• Vencimientos: por defecto se establecen los días 10, 20 y 30 del mes correspondiente. Para modificar estas fechas predeterminadas, se deberá  ingresar a Configuración Administrativa y editarlas de manera manual. Tener en cuenta:
  - La cantidad de vencimientos habilitados (1, 2 o 3) depende de la configuración del ente de cobro.
  - Cada vencimiento debe ser igual o posterior al anterior.
  - Si el período seleccionado es anterior al mes actual, las fechas se proponen sobre el mes actual.

• Definir Interés: al activarlo, permite indicar un porcentaje de interés para cada vencimiento. Ese porcentaje reemplaza al de la configuración de intereses del concepto. Si no se activa, se usa la configuración del concepto.

• Incluir deudas anteriores: permite incluir deudas de períodos previos al seleccionado.

• No generar cupones para alumnos con saldo adeudado: si se activa esta opción, las deudas de alumnos que tengan deudas de períodos anteriores aparecerán grisadas en el listado y no podrán seleccionarse.

Alumnos con débito directo:

• Generar pero no imprimir cupón: genera los cupones de todos los alumnos, pero no imprime los de los alumnos adheridos al débito directo.

• Incluir solo alumnos adheridos al débito automático: genera cupones únicamente para alumnos con adhesión al débito.

Una vez definidos los filtros, presionar “Previsualizar”. Si falta completar algún dato, el botón queda deshabilitado; al pasar el mouse por encima se indica qué falta.

El sistema mostrará un listado con las deudas a incluir, indicando:

• Legajo, alumno y concepto.

• Saldo actual.

• Fechas e importes del primer, segundo y tercer vencimiento, según la configuración de intereses del concepto (o el interés definido manualmente).

• En el pie del listado: cantidad de registros, total de saldo y total de cada vencimiento.

Desde el listado también se puede buscar, actualizar y exportar a Excel. Si hay deudas seleccionadas se exportan sólo esas; si no, se exporta todo.

3- Selección de deudas: seleccionar las deudas a las que se les generarán cupones.

• Las deudas grisadas no se pueden seleccionar. Puede ser porque el alumno tiene saldo adeudado (si se activó esa opción) o porque ya están en otro cupón activo. En el último caso se muestra la leyenda “Las deudas grisadas se encuentran en otro cupón activo.”

Al seleccionar la opción “Generar” se crean los cupones correspondientes. Luego el sistema pregunta “¿Desea imprimir los cupones generados?”; al presionar Imprimir se abren los cupones en una nueva pestaña.

Si algún cupón no pudo generarse, se muestra la ventana “Resultado de la generación”, con el alumno, el legajo y el motivo del error. Los cupones que sí se generaron pueden imprimirse igual.

Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos al momento de imprimir los cupones:

• Para imprimir, utilizar la opción clic derecho + Imprimir o presionar las teclas Ctrl + P.

• Cuando se generan muchos cupones, se abren en varias pestañas (una por lote). Es necesario que el navegador permita las ventanas emergentes.

• Las deudas con concepto de clase Inscripción mostrarán el año correspondiente al vencimiento.

• Las deudas con concepto de clase Cuota mostrarán el mes y año correspondiente al período de la deuda.

• Según el formato de código de barras del ente, existe un importe máximo por cupón:

- Si el ente controla el importe máximo y una deuda lo supera, no se podrá generar y se indicará “Existe al menos una deuda cuyo importe supera los…”.

- Si un alumno tiene varias deudas que juntas superan el máximo, el sistema generará más de un cupón para ese alumno.

- Si el ente no controla el importe máximo, se muestra la leyenda “Los cupones que no respeten el formato de Código de barras, no generarán código para el pago en Efectivo.”

• La generación de cupones es una funcionalidad disponible únicamente para instituciones que utilizan medios de cobro externos.

Esta funcionalidad permite a las familias realizar pagos de manera rápida y sencilla mediante el escaneo del código QR que se visualiza en la impresión del cupón desde su dispositivo móvil. Para utilizar esta opción, es necesario contar con la configuración previa del servicio.

Para habilitar la generación de cupones con QR de SIRO, comunicarse con el equipo de soporte enviando un correo electrónico a: soporte@aulica.com.ar

V2.0