Le secrétaire assistant médico-social assure, au sein des structures sanitaires, médico-sociales ou sociales, l'accueil et la prise en charge des patients et des usagers, la planification des activités du service, le traitement et le suivi administratif des dossiers, la coordination des opérations liées au parcours des patients ou des usagers.

Activités visées :

• Il exerce sous l'autorité d'un professionnel de santé ou d'un chef de service, d'un cadre administratif ou d'un coordinateur de secrétariats d'une structure sanitaire, médico-sociale ou sociale dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur et en utilisant la terminologie et les techniques spécifiques au secteur. Il travaille au sein d'une équipe pluridisciplinaire et est l'interface entre tous les intervenants et le public accueilli.

• Il réalise des tâches diversifiées liées à la spécialisation médicale, médico-sociale ou sociale du pôle ou du service dans lequel il exerce : admissions, renseignements socio-administratifs, saisie de comptes rendus médicaux ou opératoires, avec un degré d'autonomie et de responsabilité variable selon le contexte.

La mission d'accueil est essentielle : la qualité relationnelle, le respect de l'éthique et de la déontologie sont primordiaux dans la tenue de l'emploi. Le secrétaire assistant médico-social évalue la demande des usagers ou des patients avec discernement, les renseigne, les conseille et les oriente en prenant en compte la dimension sociale, de façon à faciliter le travail des professionnels de santé ou des travailleurs sociaux, dans le cadre de sa délégation de responsabilités.

Ayant accès à des informations confidentielles, le secrétaire assistant médico-social est soumis aux règles du secret professionnel et, dans le secteur sanitaire, exerce son métier dans le respect de la « loi relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé » et de la « loi de modernisation de notre système de santé ».

Les conditions d'exercice de l'emploi varient selon la taille et la typologie des structures - publiques ou privées - dans lesquelles le secrétaire assistant médico-social pratique son métier. Dans le milieu hospitalier, il est un relais d'information central entre le patient, le médecin, l'équipe soignante et les autres services de l'institution. Il assiste une équipe pluridisciplinaire (médecins, équipe soignante, cadres administratifs) et assure la gestion administrative dans le cadre d'une organisation optimisée du parcours de soins des patients, sous l'autorité d'un ou plusieurs responsables (médecin, cadre de pôle, coordinateur de secrétariats médicaux…). Le port d'une blouse est souvent requis. Dans certains pôles de soins, il a également le rôle de collaborateur auprès du responsable du pôle incluant des responsabilités plus élargies pouvant, parfois, nécessiter la pratique de l'anglais. Dans les secteurs social et médico-social, il peut être amené à participer au montage de dossiers de demandes d'aide financière et à l'élaboration de tableaux de suivi de budgets.

Travaillant dans un environnement informatisé, rompu à la saisie informatique rapide, il utilise couramment les outils bureautiques et de dictée numérique, les outils de communication et de partage de l'information, ainsi que des progiciels ou logiciels spécifiques à l'activité : gestion du dossier du patient ou de l'usager, planification et gestion des rendez-vous. Il est amené à utiliser de plus en plus couramment des logiciels de « reconnaissance vocale » et, d'une manière générale, le système d'information de la structure.
Les contraintes d'horaires, le travail en équipe, le face-à-face avec des publics en grande difficulté (patients ou usagers), la multiplicité des tâches administratives impliquent, de la part du secrétaire assistant médico-social, une grande adaptabilité aux personnes et aux situations et des qualités humaines prépondérantes.

Les différents secteurs concernés sont principalement, tant dans le secteur public que privé ou associatif :

• le secteur sanitaire (hôpitaux : CH, CHR, CHU, CHRU, EPSM, établissements de santé à but non lucratif, cliniques privées, cabinets médicaux ou paramédicaux, maisons de santé pluridisciplinaires, centres d'imagerie médicale, laboratoires d'analyses de biologie médicale, établissements de soins de suite et de réadaptation, centres de médecine du travail, cabinets d'expertises médicales…) ;

• le secteur médico-social (établissements d'hébergement, d'accueil et de services, pour personnes âgées, pour enfants, adolescents ou adultes handicapés : CMPP, CRP, EHPAD, ESAT, IME…) ;

• le secteur social (services régionaux, départementaux et communaux de l'action sociale - CCAS -, caisses d'allocations familiales - CAF -, maisons départementales des personnes handicapées - MDPH -, centres d'hébergement de personnes en difficulté - CHRS -, services d'accueil pour les familles, maisons d'enfants à caractère social - MECS -, associations d'entraide et de secours…) ;

• le télétravail en libéral ou pour le compte de sociétés de prestations de services spécialisées (prise de rendez-vous, retranscription de comptes rendus médicaux).

Type d'emplois accessibles :

• secrétaire médical, secrétaire médico-social, secrétaire social 

• assistant médico-administratif, assistant médical 

• secrétaire hospitalier 

• télésecrétaire médical

Tout public (salarié(e)s, étudiant(e)s, demandeurs d’emploi)

• Admission avec niveau 3 (CAP/BEP) validé ou expérience professionnelle

• Admission sur dossier, test et entretien

• Aptitudes : Bonne expression orale et écrite, connaissance de base de la bureautique

• 1 jour / semaine en formation + 3 regroupements d'une semaine en formation
• 4 jours / semaine en entreprise

En fonction de votre planning, les cours se déroulent de 9h00 à 17h00. Le planning annuel vous est communiqué en début d’année et le planning détaillé est à disposition sur votre espace numérique personnel.

Ferrouze Aroua sera votre responsable pédagogique et vous accompagnera durant votre cursus.

ferrouze.aroua@afbb.org

Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités

• Produire des documents professionnels courants

• Communiquer des informations par écrit

• Assurer la traçabilité et la conservation des informations

• Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement

• Planifier et organiser les activités de l'équipe

Assurer l'accueil et la prise en charge administrative du patient ou de l'usager

• Renseigner et orienter le public dans un service sanitaire, médico-social ou social

• Planifier et gérer les rendez-vous de patients ou d'usagers

• Assurer la prise en charge médico-administrative et sociale du patient ou de l'usager

Traiter les dossiers et coordonner les opérations liées au parcours du patient ou de l'usager

• Retranscrire des informations à caractère médical ou social

• Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers de patients ou d'usagers

• Coordonner les opérations liées au parcours du patient ou de l'usager

• Elaborer et actualiser des tableaux de suivi dans un service sanitaire, médico-social ou social

Tout au long de la formation, le responsable pédagogique assure un suivi personnalisé de chaque stagiaire tant au niveau du centre de formation que de l’entreprise. Les évaluations des différents modules sont balisées tout au long de l’année selon un planning remis au candidat dès les premiers mois.

La validation de la formation conduit à l’obtention du titre de Secrétaire Assistant-e Médico-Social. 
L’afbb est habilité pour l’organisation des épreuves du titre.

Le candidat à la certification peut obtenir à l'issue de l'épreuve le Titre Professionnel total (3 CCP validés + mise en situation professionnelle + dossier professionnel + entretien) ou la certification professionnelle partielle (1 ou 2 CCP validés). Dans le cadre d'une réussite partielle du titre, le candidat a 1 an pour présenter le ou les CCP manquants.

(Bénéfice des CCP validés pendant 1 an) 

Evaluations :

• mise en situation professionnelle (mise en situation écrite et mise en situation orale)

• dossier professionnel

• entretien avec le jury

Cahier des charges du rapport d’activité

Pour le candidat, rédiger son dossier professionnel consiste à décrire et analyser l'activité professionnelle exercée dans le cadre de son contrat de professionnalisation en s'appuyant sur le référentiel d'activités et de compétences "secrétaire au sein d'une entreprise libérale". Le candidat doit apporter les preuves de l'exercice sur la totalité du référentiel.

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