Le secrétaire assistant médico-administratif exerce ses activités professionnelles dans le respect du secret professionnel, du secret médical, des règles de confidentialité et d'identitovigilance. Il intervient dans un cadre éthique et dans le respect des droits des patients. Il applique les procédures en vigueur dans la structure médicale et suit les consignes transmises par les professionnels de santé ou la hiérarchie.

Il joue un rôle central dans la transmission des informations. En interne, il communique avec les professionnels de santé, différents services tels que le bureau des entrées, les secrétariats des autres spécialités… En externe, il peut être amené à communiquer avec des secrétariats médicaux, les organismes d'assurance maladie, les organismes de complémentaire santé… Il adapte sa communication écrite et orale à ses différents destinataires en utilisant un vocabulaire adapté.

Il assure l'accueil physique et téléphonique du patient, le cas échéant de son entourage, dans le respect des procédures internes de la structure médicale. Dans le cadre de cette mission, il peut être amené à gérer des situations difficiles d'accueil, dans la limite de ses responsabilités.

Il collecte les documents nécessaires à la prise en charge administrative et financière du patient, s'assure de leur validité et les enregistre dans un logiciel métier (type ERP - Enterprise resource planning). Il assure le suivi et l'actualisation du dossier patient lors du suivi médico-administratif et assiste les professionnels de santé dans la coordination du parcours du patient.

Sous la supervision du professionnel de santé, il transcrit et met en page les écrits médicaux et vérifie l'orthographe de la terminologie. Il participe au traitement des demandes d'accès au dossier médical en préparant les informations communicables.

Le secrétaire assistant médico-administratif utilise quotidiennement des logiciels bureautiques, des outils numériques et collaboratifs ainsi que des logiciels métier. Il assure une veille sur les évolutions technologiques.

Dans son exercice professionnel, il adopte les principes éco-responsables de sobriété énergétique et numérique (exemples : penser à éteindre ou mettre en veille son ordinateur…).

En fonction du contexte d'exercice, il peut être amené à utiliser l'anglais pour accueillir, gérer des rendez-vous et réaliser la prise en charge de patients non-francophones. Les activités professionnelles du secrétaire assistant médico-administratif requiert notamment une agilité numérique, une aptitude à la communication, des capacités d'écoute, d'adaptation, d'organisation, de rigueur et de discrétion.

Ses activités professionnelles impliquent une station assise prolongée et un travail régulier face à un écran d'ordinateur, dans un rythme soutenu et des délais à respecter. Le secrétaire assistant médico-administratif travaille seul, en équipe pluridisciplinaire ou en interservices et sous la responsabilité d'un professionnel de santé ou d'un responsable hiérarchique. Il peut travailler en horaire de journée, parfois en horaire décalé ou selon un système de rotation dans plusieurs services. 

Les différents secteurs concernés sont principalement, tant dans le secteur public que privé ou associatif :

• les établissements publics et privés de santé tels que les hôpitaux, les centres hospitaliers spécialisés, les cliniques…

• les structures de ville tels que les cabinets médicaux, les maisons de santé, les centres de santé, les centres d'imagerie médicale, les laboratoires d'analyses médicales…

Type d'emplois accessibles :

• secrétaire médical

• secrétaire assistant médical

• secrétaire administratif et médical

• assistant médico administratif

Tout public (salarié(e)s, étudiant(e)s, demandeurs d’emploi)

• Admission avec niveau 3 (CAP/BEP) validé ou expérience professionnelle

• Admission sur dossier, test et entretien

• Aptitudes : Bonne expression orale et écrite, connaissance de base de la bureautique

• 1 jour / semaine en formation + 3 regroupements d'une semaine en formation
• 4 jours / semaine en entreprise

En fonction de votre planning, les cours se déroulent de 9h00 à 17h00. Le planning annuel vous est communiqué en début d’année et le planning détaillé est à disposition sur votre espace numérique personnel.

Jade Carpentier sera votre responsable pédagogique et vous accompagnera durant votre cursus.

jade.carpentier@afbb.org 

Assurer l'accueil du patient et les activités administratives courantes d'une structure médicale

• Accueillir, renseigner et orienter le patient

• Gérer les plannings et agendas des professionnels de santé

• Réaliser la prise en charge administrative et financière du patient

• Transmettre par écrit des informations administratives et médicale à l'interne et à l'externe

Assister les professionnels de santé d'une structure médicale dans le suivi et la coordination du parcours du patient

• Assurer le suivi médico-administratif du dossier patient

• Transcrire, vérifier et mettre en forme des documents médicaux

• Renseigner sur l'accès au dossier médical du patient ou préparer les éléments

Compétences transversales de l’emploi 

• Communiquer

• Respecter des règles et des procédures 

• Mobiliser les environnements numériques 

Tout au long de la formation, le responsable pédagogique assure un suivi personnalisé de chaque stagiaire tant au niveau du centre de formation que de l’entreprise. Les évaluations des différents modules sont balisées tout au long de l’année selon un planning remis au candidat dès les premiers mois.

La validation de la formation conduit à l’obtention du titre de Secrétaire Assistant-e Médico-Administratif. 
L’Afbb est habilité pour l’organisation des épreuves du titre.

Le candidat à la certification peut obtenir à l'issue de l'épreuve le Titre Professionnel total (2 CCP validés + mise en situation professionnelle + dossier professionnel + entretien) ou la certification professionnelle partielle (1  validé). Dans le cadre d'une réussite partielle du titre, le candidat a 1 an pour présenter le CCP manquant.

(Bénéfice des CCP validés pendant 1 an) 

Evaluations :

• mise en situation professionnelle (mise en situation écrite et mise en situation orale)

• dossier professionnel

• entretien avec le jury

Cahier des charges du rapport d’activité

Pour le candidat, rédiger son dossier professionnel consiste à décrire et analyser l'activité professionnelle exercée dans le cadre de son contrat de professionnalisation en s'appuyant sur le référentiel d'activités et de compétences "secrétaire assistant médico-administratif". Le candidat doit apporter les preuves de l'exercice sur la totalité du référentiel.