Embedded Files
Questions general
Utilitzeu les eines de revisió per a fer un seguiment dels canvis.
Si volem que una sèrie de documents s'ajustin a unes configuracions o formats determinats, pot ser molt útil crear una plantilla. Atenció! Les plantilles són d'ús públic per a tota l'organització, és a dir, qualsevol usuari podrà utilitzar-les. Organitzeu-les amb cura i vigileu quina informació hi poseu.
Si us heu de descarregar un document creat a GoogleDocs, podeu accedir al menú fitxer i utilitzar l'opció Baixa com a... o bé triar Baixa del menú Accions. Podreu triar el format que més s'ajusti a les vostres necessitats: ODF (format obert d'Open Document), PDF (si voleu un document que no es pugui modificar), HTML (és el format de les pàgines Web)...
També podem enviar directament un document per correu, des del menú Fitxer amb l'opció Envia per correu electrònic com a fiter adjunt.
Si necessiteu més ajuda sobre la creació o gestió de documents podeu consultar l'ajuda de Google (parcialment traduïda al català) o bé el manual de Google Docs de la Universitat Miguel Hernández.
Sobre el format de documents Si pengeu llistats, anotacions, solucionaris, actes, petits texts... simplement per a la consulta d'altres usuaris, seria bo transformar-los al format de Documents de Google. No ocuparan espai i els usuaris els podran consultar directament en el seu navegador. Si són documents més complexos caldria transformar-los en PDF o bé un format obert (Open Document).
Si hem de penjar documents per a que altres usuaris els editin, seria convenient transformar-los al format de Documents de Google, d'aquesta manera no caldrà que es descarreguin el fitxer, l'obrin amb la seva aplicació, el modifiquin, el desin i el tornin a penjar. Simplement l'obriran i... a treballar! I els canvis seran visibles a l'instant!
Sobre les carpetes
Si creeu un nou element mentre es visualitza una carpeta, el document automàticament hi quedarà col·locat a dins, amb totes les característiques de compartició que tingui aquesta carpeta.
Sobre la compartició de documents
Si hem d'enviar un document a algú de la nostra organització, el millor és compartir l'enllaç amb ell (només visualització). Però si no és de la nostra organització, podem enviar-lo directament afegit a un correu electrònic (Comparteix-Envia per correu electronic com a fitxer adjunt).
També podem publicar directament un document en una pàgina web (Comparteix>Publica al web). Tot i estar publicat al web, el document conserva les opcions de visibilitat de la compartició.
Report abuse