Bestyrelsesmøder 2012

12. december 2012 kl. 18:00 hos Nikolaj

Tilstede: Lars, Nikolaj, Jimmy

Referat:

• 1. Referent: Lars

  2. Referat fra sidst: Godkendt

  3. Meddelelser:

     • Qvortrup har sagt ja til håndteringen af flyttegebyr og depositum til depotrum.

     • Der er 1. års gennemgang på tagprojektet den 17. december 2012

  4. Renovering af varmecentral: Vi haar aftalt med Peter Jahn og Partnere at de gennemser tilbud og kommer kommentarer, vi afventer svar.

  5. Møde med Peter Jahn og partnere i oktober: Vi har valgt de væsentligste punkter til videre vedligeholdelse. Vi aftalte at de udarbejder et antal budgetforslag som vi kan tage stilling til på en generalforsamling. Vi afventer svar med disse forslag

  6. Ind og udflytning af lejere: Bestyrelsen vedligeholder en liste over beboerene i lejlighederne og 1 gang om måneden bliver listen gået igennem. Hvis der er ændringer lægges en besked i postkassen med besked om at kontakte bestyrelsen. Nikolaj laver udkast til beskeden.

  7. Gårdlauget. Der er holdt 2 møder i gårlauget. Der er valgt 3 nye bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen har talt om en langsigtet plan for gården. i den forbindelse bliver der arbejdet på en gennemgang af gården, se opslaget i opgangen og på hjemmesiden.

  8. næste møde: Onsdag den 23. januar kl. 19:00 hos Jimmy.

Opgaver:

• • Nikolaj laver udkast til besked ved ændringer af lejere.

  • Jimmy har kontaktet flyttefirma, men de vender ikke tilbage. Jimmy kontakter et andet firma.

  • Lars skriver vedtægtændringerne ind på websiden og laver en sammenligning med den scannede version.

  • Nikolaj køber adresse skilte til dørene.

10. oktober 2012 kl. 20:00 hos Lars

Tilstede: Lars, Jimmy, Nikolaj

Referat

• 1. Referent: Lars

  2. Referat fra sidst: godkendt.

  3. Meddelelser:

     1. Lars har talt med Bjarne om udskifning af defekte grundvandspumper.

     2. Jimmy: Taler med Bjarne om de sidste spørgsmål i tilbudene fra VVS til renovering af varmecentral.

  4. Renovering af varmecentral: Jimmy kontakter Force Teknology og spørger på en pris på vurdering af tilbud.

  5. Næste skridt i renoveringen: Vi har skrevet til Katrine fra PjP hvilke opgaver vi skal have udarbejdet budget på. Der er møde med Katrine og Peter Jahn den 23.

  6. Opkrævninger af depositum på loft og kælderrum. Bill vender tilbage til Jimmy når de har haft tid til at kigge på det. Nikolaj har udarbejdet et udkast til check liste til ind og udflytning samt ejerskifte. Vi arbejder på at den kommer på web siden.

  7. Hjemmesiden opdaterets med oplysninger om kontakt til viceværten.

  8. Gårdlauget: Der er møde i gårdlaugets bestyrelse den 24. oktober.

  9. Næste møde 12. december kl 18:00 hos Nikolaj.

Opgaver:

• • Jimmy kontakter Force Teknology.

  • Jimmy taler med Bill fra Qvortrup om status på flytteopkrævninger.

  • Jimmy taler med Bill fra Qvortrup om opkrævning af depositum på kælder og loftrum.

  • Nikolaj prøver at lægge check listen på websiden.

  • Nikolaj opdaterer websiden med kontaktoplysninger på viceværten

  • Jimmy har kontaktet flyttefirma, men de vender ikke tilbage. Jimmy kontakter et andet firma.

  • Lars føjer bestyrelsesmailen til ComX foreningsrepræsentant.

  • Lars skriver vedtægtændringerne ind på websiden og laver en sammenligning med den scannede version.

12. september 2012 kl. 20:00 hos Lars

Tilstede: Lars, Jimmy, Nikolaj

Gæst under gårdlaugepunkt: Marianne

Referat

• 1. Valg af referent: Lars

  2. Godkendelse af referat fra sidst. Godkendt uden ændringer

  3. Meddeleler

     1. Cykelstativer: Det har virkelig ryddet op i hvordan cyklerne står foran vores bygning

     2. Henvendelse fra beboer: Er der problemer med cykeltyverier, og det er ikke noget vi har observeret.

     3. Utæt nedløbsrør, sagen ligger hos Katrine fra PJP.

  4. Gårdlauget:

• • 1. Jimmy foreslår at Marianne, Sarah og Jimmy holder et møde inden næste møde i gårdlaugsmødet.

    2. Jimmy sender en mail og indkalder til dette møde.

• 5. Vedligeholdelsesplan

• • 1. Lars kontakter Katrine fra PjP og aftaler et møde om en ny opgave vedrørende vedligeholdelse.

    2. Vi arbejder videre med at lave 3 forslag til kommende generalforsamling.

• 6. Emhætter: Der bliver planlagt en ny dag at besøge de resterede lejligheder.

  7. Procedurer ved ind og udflytning:

• • 1. Ved ejerskifte sker det gennem Qvortrup.

    2. Ved udlejning: Bjarne sender lejerne tilbage og beder udlejer kontakte bestyrelsen.

    3. Nikolaj laver udkast til oversigt på websiden.

    4. Postkassenavne: Dymo ligger i kælderen og bestyrelsen laver dymostrimmel med nye navne navne og lægger i postkassen. Beboer må selv skifte den.

• 8. Varmecentral: Jimmy kontakter HM VVS for en uddybning af tilbudet.

• • 1. Vi overvejer at få uvildig rådgivning på om det endelige tilbud dækker vores behov.

• 9. Pulterrum depositum:

• • 1. Jimmy laver udkast til skrivelse til alle brugere af pulterrum om opkrævning af depositum den 1. januar 2013. Hvis man ikke ønsker at bruge rummet, skal det meddeles bestyrelsen inden 1. december 2012, hvorefter rummet skal afleveres til bestyrelsen i tømt tilstand senest 1. januar 2013.

• 10. Næste møde 10. Oktober. evt. før hvis det passer med Katrine.

  11. Evt.

• • 1. Bedre adresse skilte til gadedøre for at modvirke manglende post.

1. Valg af referent

2. Godkendelse af referat fra sidst

3. Meddeleler

4. Gårdlauget

5. Vedligeholdelsesplan

6. Emhætter

7. Procedurer ved ind og udflytning.

8. Varmecentral

9. Næste møde

10. Evt.

21. juni 2012 kl. 18:00 hos Jimmy

Tilstede: Nikolaj, Jimmy, Lars

Referat

• 1. Valg af referent: Lars

  2. Godkendelse af referat fra sidst: ingen kommentarer

  3. Meddelelser: Revne hos Camilla. Jimmy sørger for at bestyrelsen får billeddokumentation for revnens størrelse på nuværende tidspunkt. Samtale med Katrine fra Peter Jahn og partnere: Hun mener ikke det er opstået i forbindelse med tagprojektet. Det kan evt være resultat af parkeringsanlæget.

  4. Vedligeholdelsesplan: Vi talte om prioriteringen af de forskellige arbejder. Vi arbejder med 3 projekter, Jimmy sammenskriver og Lars udvider dokumentet.

     1. Kælder, uderdøre mm.

     2. Vedligeholdelse af vinduer mod gaden.

     3. Udskiftning og vedligeholdelse af vinduer mod gaden.

  5. Forsikringsselskab: Vi gør ikke mere ved det.

  6. Emhætter: Nikolaj laver en skrivelse der varsler beboerne i lejelighederne i nummer 10 at bestyrelsen kommer forbi og besigtiger emhætten.

  7. Cykelparkering: Jimmy indkøber en stativ model fra Harald Nyborg til vægmontering. Hvis det ser fint ud vil bestyrelse få monteret dem. Lars ringer til hittegodskontoret og spørger om hvordan vi skal forholde os til cykler uden ejermand.

  8. Nedskrivning af garantien på Tagprojektet: Lars underskriver og sender.

  9. Skadesløsbrev. Vi skal give fuldmagt til at ændre i forbindelse med salg. Lars ordener det.

  10. Gårdlaug: Lars får Marianne til at læse referatet af gårdlaugets generalforsamling, og giver referatet videre til Jimmy.

  11. Vedtægtsændringer. Tinglysning af vedtægtsændringerne: Jimmy kontakter Bill med henblik på tinglysning af vedtægtsændringerne. Ind og udflytning: Der skal laves en procedure der sikrer at vi får opkrævet gebyret. Nikolaj laver udkast til procedure.

  12. Tømning af de 2 sidste rum. Jimmy taler med Bjarne om hvordan vi kan gøre i forbindelse med storskrald, og hyrer flyttemænd til at bære det ud til storskrald.

  13. Evt: Intet.

Bestyrelsesmøde 1. Maj kl. 19:00

Tilstede: Sarah, Jimmy, Nikolaj, Lars

Referat

• 1. Tur rundt på ejendommen. Vi tog en tur rundt i ejendommen.

  2. Valg af referent: Lars

  3. Valg af formand: Lars

  4. Fastsættelse af mødedatoer for resten af perioden

     • 14. juni

       • Vi kigger alle på vedligeholdelsesplanen og diskuterer den.

       • Emhætteproblematikken skal tages op.

       • Forsikringsselvskab: overvej om vi kan få dem ud.

       • Cykelparkering: Opfølgning på stativerne.

     • 15. august

     • 10. oktober

     • 12. december

  5. Procedurer for påtegning af faktura.

  6. Jimmy og Lars tager sig af at svare på påtegning af faktura.

  7. Valg af repræsentant til Gårdlauget

     • Jimmy, Marianne stiller op til bestyrelsen.

     • Sarah vil gerne deltage i arbejdet med udvidelsen af skraldeskure.

     • Jimmy laver papirarbejdet til gårdlauget til generalforsamlingen.

  8. Hvem tager til generalforsamling i gårdlauget den 14. maj kl 17.

     • Marianne deltager på vegne af EF-Elmebo

  9. Evt.

     • Webmaster: Nikolaj

     • Fildeling: Vi bruger Drop Box

     • Lars taler med Bjarne om at få understøttet kælder trappen under nummer 10. og sat døren fast til loftrum over nummer 10.

27. marts 2012 kl. 19:00 hos Camilla

Referat

Tilstede: Lars, Camilla og Jimmy

• 1. Generalforsamling

     1. • Udarbejdet beretning for 2011

        • Udarbejdet dagsordenspunkter.

        • Lars samler materialet, og kontakter Bill om udsendelsen.

  2. Vedligeholdelse i 2012

     1. • Vi beslutter at iværksætte arbejder for ca. 25000 i varmecentralen vedrørende isolering og udskiftning af pumper. Jimmy kontakter HM VVS for at få et tilbud på udskiftning af pumper og isoleringer i varmecentral.

1. marts 2012 kl. 19:00 hos Camilla

Referat

• 1. Valg af referent: Lars

  2. Godkendelse af referat: Godkendt uden anmærkninger

  3. Meddelelser og siden sidst:

     1. • Låsecylindere: er blevet gået efter af en låsesmed. Den er blevet dårligere i nummer 8. men generelt er det blevet bedre

        • De eksisterende vedtægter er blevet renskrevet.

        • Camilla har arbejdet med vedtægterne og rundsender udkast til kommentarer.

        • Lars: har talt med elektrikeren og Bjarne og dør telefonen i nummer 12 er blevet løst.

        • Camilla rundsender de tilbud hun har indhentet på diverse vedligeholdelsesarbejder

        • Lars har talt med XXX fra Teknologisk Institut der uddanner Energi vejledere.

        • Foreningen web side. Merete har vist hvor langt hun er nået med siden. Det ser rigtig godt ud.

  4. Tag projekt

     1. • Stilladset er pillet ned. Der mangler afsluttende oprydning i gården.

        • Vindus pudsningen var ikke i orden.

        • Forløbet med Hovedstadens har været rigtig godt.

  5. Generalforsamling

     1. • Kareten. 23 april kl 17:30

        • Camilla kontakter Bill og aftaler vedrørende udsendelse af varsling om generalforsamling, og kontakt til ejerne vedrørende de to kælder og loftrum der skal tømmes.

        • Tagprojektet: Camilla har talt med Bill om hvordan vi håndterer overskuddet på tagprojektet. Bill foreslår at vi på generalforsamlingen stemmer om at overskuddet skal bruges til generelle forbedringer, og at bestyrelsen kan forvalte brugen til opgaver der relaterer til tilstandsrapporten.

        • Vedtægtsændringer: bestyrelsen vil foreslå ændringer af vedtægterne for ejerforeningen.

  6. Bestyrelseshonorar: Der udbetales honorar til bestyrelsen.

  7. Næste møde: Tirsdag den 27. marts kl 19:00 hos Camilla.

  8. Evt.

10. januar 2012 kl. 19:00 hos Camilla

Referat

• 1. Tilstede: Jimmy, Lars, Camilla

  2. Referent: Lars

  3. Meddelelser:

     1. • Vand fra loften: Der har manglet afdækning på taget efter at overdækningen på stilladset er fjernet. Rådgiver og entreprenør er blevet kontaktet om at det er ikke i orden.

        • Foreningens hjemmeside har været utilgængelig i en periode, men problemet er blevet løst.

  4. Siden Sidst:

     1. • Måtter i opgangene: De er kommet og det fungerer godt.

        • Foreningens ansatte har fået julegave.

        • Der bliver arbejdet på foreningens hjemmeside.

        • Camilla har lavet et oplæg til ændring/opdatering af vedtægterne i foreningen. Camilla retter det til.

  5. Småopgaver

     1. • Laver et dokument med oplysninger til ejere og lejere i forbindelse med udlejning.

        • Gadeplansdørenes låse cylindere skal efterses. Camilla taler med Bjarne

        • Lars finder dokument om fremtidige vedligeholdelses arbejde i foreningen. Lars samler materialet og rundsender det.

        • Lars kigger på parabol kablerne, og om vi selv kan pille dem ned.

        • Camilla starter på at samle et dokument med kontaktoplysninger til alle foreningens samarbejdspartnere.

  6. Tagprojekt:

     1. • Entreprenøren og rådgiver tages med til besigtigelse af lysninger på 5. sal i nummer 10. Da arbejdet ikke virker færdigt.

  7. Generalforsamling

     1. • dato: mellem 10. og 20. april.

        • Punkter til dagsordenen

          • • Fremtidig vedligeholdelse

            • Nye vedtægter se mail fra merete 25 november.

              • • loftrum/kælderrum

                • ind og udfytning

                • Lejeres ret og pligt i forhold til foreningen

            • Svar fra Brandmyndighederne

        • Lån af projekter og lærred. Jimmy undersøger lån af projekter.

        • Reservation af Kareten.

        • Udsendelse af varsal med besked om at punkter til dagsordenen skal være bestyrelsen i henne den. 15. februar.

  8. Næste Møde: 27. februar kl. 19:00.

  9. Eventuelt