Resultats d'aprenentatge:

1. Treballa amb sistemes empresarials de gestió d’informació realitzant tasques d’importació, integració, assegurament i extracció de la informació.

Sistemes d'informació en les empreses

• El SI d'una empresa representa el conjunt de mitjans humans i materials encarregats del tractament de la informació empresarial mitjançant l'entrada de dades, el seu procés, emmagatzematge, posterior sortida i explotació.

La informació es fa servir per:

• Prendre decisions
• Controlar operacions
• Analitzar problemes
• Crear nous productes o serveis

És important fer-se la pregunta: què volem aconseguir implementant una solució ERP?

• Millorar el flux de caixa?, que els deutors paguin abans.
• Automatitzar tasques?
• Millorar el servei al client?
• Automatitzar els informes per millorar la presa de decisions?

Origen dels ERP

Fases:

• l'origen es produeix en l'àmbit de la gestió comptable
• s'incorpora l'administració: factures, pagaments, cobraments
• gestió de materials, inventaris o estocs
• planificació de la producció: MRP (Material Requirements Planning)

L'ERP tradicional és una aplicació per a la gestió integral de diversos mòduls bàsics que configuren una empresa, és a dir, tant els mòduls principals com comptabilitat, gestió de magatzems, venda, producció, com els mòduls més secundaris com ara recursos humans, gestió de projectes , etc.

L'evolució de l'ERP és la interactivitat del sistema intern (back office) amb el seu entorn per integrar-se amb les cadenes de valor d'altres empreses: clients, proveïdors, treballadors, etc. Això genera els nous conceptes:

• comerç electrònic (B2B i B2C)
• relacions amb clients (Customer Relationship Management: CRM)
• optimització de la cadena de subministrament (Supply Chain Management: SCM)
• eines de business intelligence (BI)

Els ERP faciliten la transferència del coneixement dins de l'organització.

Definició d'ERP

Solució de programari que tracta les necessitats de l'empresa prenent el punt de vista de procés de l'organització per assolir els seus objectius integrant totes les funcions d'aquesta.

Un sistema ERP és un paquet de programari comercial que promet la integració sense costures de tota la informació que flueix a través de la companyia: informació financera i comptable, informació de recursos humans, informació de la cadena de proveïment i informació de clients.

Un sistema ERP està compost per diversos mòduls, com ara, recursos humans, vendes, finances i producció, que possibiliten la integració de dades a través de processos de negocis incrustats. Aquests paquets de programari poden ser configurats per respondre a les específiques necessitats de cada organització.

ERP: disponibilitat de tota la informació per a tothom tot el temps.

Propòsit: optimització i integració de tots els processos de negoci, així com un eficient maneig de la informació que faciliti la presa de decisions i disminueixi els costos totals d'operació a l'empresa.

• Optimització dels processos empresarials.
• Accés a informació fiable, precisa i oportuna, proporcionant integritat de les dades.
• La possibilitat de compartir informació entre tots els components de l'organització.
• Eliminació de dades i operacions innecessàries.
• Reducció de temps i dels costos dels processos.
• Anàlisi i avaluació de l'estat del negoci.

Característiques dels ERP

Característiques:

• integrals: visió global que integra processos
• modulars: cada funcionalitat pot instal·lar-se segons les necessitats
• adaptables: són configurables i parametritzables per adaptar-se a cada negoci

Quant als aspectes tècnics, solen tenir:

• arquitectura client / servidor per capes amb una base de dades centralitzada
• multiplataforma, UI habitualment web
• llenguatges de programació opensource, privats o propis de l'ERP, permetrien afegir funcionalitats
• llicències propietàries o lliures
• usuaris de gestió i genèrics

Funcionalitats de l'ERP

La modularitat dels sistemes ERP facilita la seva implantació progressiva, que sol ser molt costosa en recursos i temps.

Segons la rellevància, els mòduls poden ser:

• bàsics: comptabilitat, gestió de compres, vendes, etc.
• opcionals: extensions de les funcions bàsiques
• verticals: s'orienten a un tipus de negoci concret

Categoria, segons els processos que es comprenen:

• back office: gestió dels processos interns, sense contacte amb el client: producció, inventaris, processos financers, recursos humans, etc.
• front office: processos vinculats al món extern, com a clients, proveïdors, bancs.

A continuació s'enumeren mòduls de back i front office.

Back office

• Comptabilitat general: registre i gestió de dades comptables.
• Tresoreria: gestió de bancs, cobraments i pagaments.
• Producció: planificació i realització de la producció d'una empresa.
• Gestió d'existències: existències en magatzem, incloent-hi materials i proveïdors.
• Gestió d'actius fixos: recursos materials i tècnics d'una empresa.
• Gestió de recursos humans: gestió de personal, nòmines, contractes, horaris, etc.
• Business Intelligence: el magatzem de dades de l'ERP permet elaborar informes que mostren l'estat del negoci, per a la presa de decisions.
• Contactes: clients, proveïdors, bancs, competidors, etc.
• Gestió de projectes: creació i seguiment de projectes.

Front office

• Gestió de vendes: gestió de clients, facturació i cobrament, així com prevenda (contactes, pressupostos) i postvenda (devolucions, lliuraments, factures ...).
• Gestió de compres: relació amb proveïdors, les factures i pagaments.
• Relacions amb el client (CRM): processos vinculats a clients per fidelitzar-los, gestió de campanyes, seguiments, etc.
• Servei postvenda: reparacions, garanties, devolucions, etc.
• Gestió de botigues: moviments comercials de venda directa (al detall) en punts de venda.

Instal·lació dels ERP en una empresa

La instal·lació d'un ERP en una empresa és una tasca realment complexa, ja que afecta tota l'empresa, i encara que normalment els ERP poden adaptar-se a l'empresa els empleats també s'han d'adaptar al programa i la nova forma de treballar, han d'abandonar programes que normalment s'han utilitzat durant anys.

A l'hora de realitzar la implementació dels sistemes ERP, les companyies moltes vegades busquen l'ajuda d'un proveïdor o venedor d'ERP o de consultores tecnològiques. La consultoria en matèria d'ERP és de dos tipus, la consultoria de negocis i la consultoria tècnica.

• La consultoria de negocis estudia els processos de negocis actuals de la companyia i avalua la seva correspondència amb els processos del sistema ERP, la qual cosa generalment inclou la personalització de certs aspectes dels sistemes ERP per a les necessitats de les organitzacions.
• La consultoria tècnica moltes vegades implica programació. La majoria dels venedors d'ERP permeten modificar el seu programari per a les necessitats dels negocis dels seus clients.

Personalitzar un paquet ERP pot resultar molt costós i complicat, perquè molts paquets no estan dissenyats per a la seva personalització. Alguns paquets ERP són molt genèrics en els seus informes i informes; la personalització d'aquests elements s'ha de fer en cada implementació. És important tenir en compte que en certes ocasions té molt més sentit la compra de paquets de generació de reports fabricats per tercers i que estan fets per interactuar directament amb l'ERP.

Una altra de les parts més delicades de la implantació d'un ERP és la migració de dades dels programes que l'empresa utilitzava. Aquesta tasca sol portar molta feina per part dels implementadors per adaptar les dades de l'antiga base de dades a la nova, sense perdre informació i tot això mentre se segueix treballant.

Desavantatges

• La instal·lació del sistema ERP és molt costosa.
• Els venedors de l'ERP poden carregar sumes de diners per a la renovació de les seves llicències anuals, que no està relacionat amb la mida de l'ERP de la companyia o els seus guanys.
• Els ERP són vistos com a sistemes molt rígids, i difícils d'adaptar-se al flux específic dels treballadors i el procés de negocis d'algunes companyies, aquest punt es cita com una de les principals causes de falla.
• Els sistemes poden ser difícils d'utilitzar.
• Els sistemes poden patir problemes de "coll d'ampolla": la ineficiència en un dels departaments o en un dels empleats pot afectar altres participants.
• Una vegada que el sistema estigui establert, els costos dels canvis són molt alts (reduint la flexibilitat i les estratègies de control).
• La resistència a compartir la informació interna entre departaments pot reduir l'eficiència del programari.

Problemes d'implantació

• No s'ha treballat prèviament en definir correctament els processos de negoci a automatitzar
• No s'inclou a tots els actors implicats en les decisions, especialment els usuaris finals
• No es prioritzen les funcionalitats
• Es tracta de lliurar tot el projecte alhora
• No s'implica a tothom en el canvi de paradigma
• No es reserven les partides pressupostàries necessàries

Referències

• ERP (wikipedia)
• Odoo (oficial)
• Implantación del ERP Odoo en una PYME dedicada al Comercio Minorista
• ¿Qué es un sistema ERP y para qué sirve?
• How to Develop a Custom ERP Software: 8 Step Guide for the Business Owner