私人書信

需要學習?

要不要介紹私人書信的寫作方法?最初猶豫了好一陣子。

現今通訊科技發達,即時通訊軟件成為人們主要的通訊工具,當中的訊息內容零碎,結構鬆散,句式和語段短促,更會運用各種圖像或音訊輔助傳意,體類與傳統書信可謂大相逕庭。當大家都習慣使用電子訊息溝通,還有多少人會依照傳統格式寫私人書信?我們還需要學習嗎?

記得幾年前,一位朋友結婚,他竟然給多位獲邀出席婚宴的親友寫信(他的太太說寫了百多封),希望能在這個人生重要時刻,跟大家回顧彼此的感情。每封信的內容不同,有的關心、有的勸勉、有的感謝……,一張張寫得滿滿的信紙,令不少親友感動得流下淚來。

這經歷讓我明白,我們總有機會寫傳統的私人書信,只是暫時未知哪個時候。所以,還是覺得需要介紹一下。

性質

私人書信是個人寫給親友的信件,目的多樣,包括關懷、訓勉、傾訴、述志、求助、道歉及討論等。

一般格式

一、上款

  1. 收件人的名字和稱謂。對平輩可稱呼其名字(如:「家強」),對長輩可稱呼其身分(如:「陳老師」「舅舅」、「姑母」等);
  2. 須頂格書寫,在後面加上冒號(:),不能用逗號(,)。


二、問候語:

以簡單的說話向對方表示問候,給收件人禮貌、親切、關心的感覺。


三、正文:

  1. 宜先交代發信的原因和目的,作為引言,開引下文;然後針對情境,具體而清楚地交代要表達的訊息;最後一段總結內容或重申意向;
  2. 一般按事情的輕重緩急來分段書寫,不宜列點。


四、祝頌語:

  1. 包括祝語(如:「敬祝」)和頌語(如:「安康」)兩部分,是對收件人的祝願;
  2. 祝語可緊接正文,也可另行空兩格書寫。頌語則必須另行頂格書寫。


五、下款:

  1. 發件人的名字和稱謂。如屬平行書信,可以寫名而不寫姓;如關係密切,可以只寫關係(如「爺爺」、「母」);
  2. 如屬上行書信,姓名前面宜加上自稱(如:「學生」),姓名後面宜加上啟告語(如:「上」、「敬上」等)。

留意

一、確定態度,表現得體:

書信在態度上要求表現得體,切合收發雙方的身分,所以要按發件人與收件人的關係來確定語調及措辭。

  1. 按雙方關係:「上行」莊重恭敬,「平行」真誠率直,「下行」溫厚親切;
  2. 去函與覆函:「去函」要積極坦誠,「覆函」需顯示尊重和樂意回應
  3. 按發信目的:「規勸」需措辭委婉,「訓示」要強硬直接,「討論」要客觀詳細


二、回應情境:

要按發件人和收件人的關係、收件人的處境和能力(他想知道甚麼?他能做甚麼?)、社會實況及道德標準來構思內容。


三、嚴守格式:

書信格式要求嚴謹,當中一定要包括上款、問候語、祝頌語、下款和日期。任何一樣不合規格便會被扣分,所以切勿粗心大意。

示例

親愛的君璵和卓如:

昨天和君璵通電話,聽到他在學校做小組功課時吐了一些苦水。雖然這樣,但君璵仍能做好本份,把事情處理得很好。她這樣做,我是覺得欣慰的,也證明君璵成熟長大,能獨立思考了。今天我就和你們分享我的經驗。

聽了君璵的話,使我想到兩件事:一是我在讀教育文憑時的經歷;一是想起古人所說「吃虧是福」的一句話。

為了查明我以下的經歷有沒有在以前的電郵說過,我刻意翻查以前所寫的二十四封電郵,為更徹底,我就把每篇電郵加上頁碼和檔案名稱,然後打印出來。查了一遍還翻查不到,花了一個多小時,最後就決定不查下去了,但內心還是覺得曾經是寫過的。心想:不論以前有沒有寫過,反正有需要和你們分享這段經驗。

還記得我讀教育文憑的時候,一如過往的作風,除非不讀,要讀就要用心去讀,讀到更好。因此,那兩年的兼讀課我都用心去讀,很多同學都知道。當時我們有一門輔導課要做小組功課,每組有四人。三位組員都不用心去做,有些就說:「亞勝,我知道你很用心努力,既然你又想再深造,這份功課由你去做最合適不過了。」另一位組員就說要去澳門旅行,沒有時間做。我沒有辦法,這個小組的功課就由我一個人去做。在滿分六十分中,我這份功課取得五十八分。作為文科,這個分數真的不易得啊!我知道結果後,心有不甘,立即走到導師的面前,把實情告訴她。當時她對我說,她是教輔導的,要跟進我這件事,也要給我一些輔導。跟進的結果怎樣,我就不知道了。我這件事,與君璵你昨天所說的情況很相似。卓如好像在做小組功課時也有這樣的故事。

君璵,我還記得你這個小組的同學不肯努力付出,做好小組的功課,已不是第一次了,好像大學一年級時也有類似的問題。其實做小組功課,除了在做功課時學到學科的知識外,在學習的過程中,我們也會學到不少處世做人的道理。在做小組功課的過程中,你們也可以看到人生百態。在當時來看,自己好像吃了虧,但我認為得益的還是自己。因為,在過程中,可以培養我們的情感智商,訓練我們的領導能力和協調能力。在社會上工作,與人融洽相處很重要,它除了影響你的工作表現外,也與你將來能否愉快地投入工作有關。處理不好,必然影響你的工作效率。因此,我很欣賞你們,就算同組的成員不用心做,你們也能努力做好本份,堅持下去。

第二件事是:清朝有一位江南才子叫鄭板橋,寫了兩幅字,一是「難得糊塗」,一是「吃虧是福」。還記得我在江南(長江以南,長江一帶)旅遊,兩幅字的拓本我雖然都買了,但回來放在書桌當眼地方的,只有「難得糊塗」這一幅。我這樣做的言外之意是:我很精明,糊塗一下也無妨。所以這幅字很受世人的歡迎,而「吃虧是福」人們就不太喜歡了。不過,細想一下,如果我們常以難得糊塗為借口,積累下來就不是「難得」的「糊塗」,而真的是糊塗了。這樣看來,這不是自欺欺人的騙局嗎?相反,很多人不買「吃虧是福」,就算買了也不會放在顯眼的地方。當時,自己還是年少氣盛,認為把它掛起,不是讓人知道你是一位吃虧也不拒,甚至喜歡吃虧的人嗎?那麼不是直接鼓勵別人來欺負自己嗎?世上那有這樣笨拙的人呢?後來,閱世的經驗多了,我不斷領悟到吃虧是福的道理和無窮的福份。或者當時的一刻是吃虧的,內心也不好受。如果從長遠看,你雖然表面上吃了這個虧,但從中學到很多道理和知識。你若能從中吸收這些經驗,日後你會得到無窮的益處。就以我們做小組功課為例,表面上我們吃了虧,但實際上我們的收穫比他們多。希望你們聽了我的經驗後,能領略吃虧是福的道理。不要抗拒吃虧,就算吃了眼前的一些虧,我們也不必去計較。這樣我們就能登高望遠,為自己吸收更多經驗,為將來的發展鋪路。

上次沒有時間與你們談憂患意識,現在和你們分享我的觀察。香港政府看到大陸或周邊地區經濟發展蓬勃,怕自己落後於人,於是不斷告訴市民,想辦法提高自己的競爭力。又如現今社會發展迅速,我們怕趕不上,於是就自強不息,不斷學習。又如我們怕考試不合格,於是一早就努力溫習。由於早有準備,所以考試很易應付,並拿到好的成績。類似這樣的例子真的很多,你們隨便都能舉到。這些例子所說的怕,就是憂患的意識了。換言之,我們處世做人,要有憂患的意識才有進步,才能立於不敗之地。你們同意嗎?你們有沒有這方面的經驗呢?

中國古代聖賢都談過這些問題,也有類似的言論,例如:「生於憂患,死於安樂」、「耽於逸樂」、「居安思危」。「耽於逸樂」的意思是:我們不要沉迷在安逸的環境中。「居安思危」的意思是:我們處於安樂的環境時,需要作好危難到來時的心理準備。由於一早做了這些預防的工作,所以就算困難真的到來,我們都不會手忙腳亂,並能應付自如。我們讀書,平日做運動,努力工作去賺錢,都是為未來的日子過得更好。這些都是具有憂患意識的表現。至於「生於憂患,死於安樂」一句比較深,我要詳細解釋一下。它的意思是說:我們要有憂患的意識,才能生存、發展下去;安於玩樂,就會令人死亡。當然這個死亡,不是肉體的死亡,而是精神上的死亡,一般的表現如,沒有理想,不思進取,有如沒有靈魂的行屍走肉一樣。一個人,一個社會,一個國家,一個民族,一個世界的人都沒有憂患的意識的話,就會集體墮落,就會集體死亡。環保就是有「地球如果再污染下去,它將會被毀滅的」憂患的意識。這樣的例子實在太多,你們可以領悟出來。如果我說得對,記著內心要有點憂患的意識,這對你們處世是有幫助的。

現在向你們介紹幾句《中庸》的名句:「知(智)、仁、勇三者,天下之達德(通達的德行)也,所以行之者一(實行起來的方法都是一樣的)也。或生而知之(生下來就知道,指一些有智慧的人),或學(習)而知之,或困(困惑,如被迫)而知之,及其知之(到他們都知道的時候),一也(結果都是一樣的)。或安而行之(安心樂意去實行),或利(利誘)而行之,或勉強(不自願地)而行之,及其成功(到他們都成功的時候),一也。子曰『好學(好學的人)近乎知,力行(盡力實行)近乎仁,知恥(羞恥)近乎勇。知斯(這)三者,則知所以修身(修身的方法);知所以修身,則知所以治人(治理百姓);知所以治人,則知所以治天下國家矣(了)。』」我把句子中的深難的字加上註釋,不作全句語譯,你們能讀懂嗎?

君璵、卓如,你們現在放復活節假,這十多天的假期,你們要善用才好啊!君璵,相信在假期中你會忙於做功課,我知道你有些功課等著假期後就要交。卓如,你要準備你的公開考試,多溫習,爭取好成績。你們無論有多忙,每天都要抽時間來看看課外書,除增加知識外,也會提高自己的語文能力。如果怕未能善用假期,就先做一個計劃表。這樣你們就有憂患的意識了,你們就為善用假期而走出了一步了。

下星期六,我坐下午二時十五分的港龍班機到湖南的長沙開會,二十日六時多返回香港。本來我可以借機會遊張家界的風景區,但因時間來不及,於是我請他們為我安排到湖南師範大學義務講三小時的學,與研究生分享我的研究成果,然後抽些時間在附近遊覽。我知道那裏的馬王堆漢墓是出土文物,很有參觀的價值,我會去一趟。長沙我在二十多年前到過的,當時是去雲南的昆明、四川的成都和重慶時路過的,留了好像兩天的時間。因此,我下星期就不能如期寫電郵給你們,我會在賓館寫好,回港後傳送給你們。

身體健康,學業進步!

爸 爸

2006年4月8日

** 摘錄自何文勝「吃虧是福」,載《給女兒的信》(第一輯),香港:文思出版社,2008。荷蒙 何博士允准轉載,謹此致謝。

電郵的格式

早年,社會開始流行用電郵通信時,有學生問:「電郵的格式是不是與紙筆書信相同?」

我認為應該相同,但也未必需要相同。

我不是想玩語言偽術。容我簡單解釋一下:電郵不過是將書信的傳遞模式由實體轉為虛擬,其內容、收發雙方關係、文化情境等各樣,其實與一般書信無異,所以格式也應該遵照規則。

不過,我在「一般原則」部分提過,寫信的「重中之重」是要因應語境作出適當的語言選擇。私人書信的對象大多是親友,彼此關係密切,因此通信時著重的是書信內容,格式反不是主要考慮。試想想,若我們給男、女朋友寫情信,在正文後加上祝頌語,不是反覺生疏、見外了嗎?

紙本與電子模式其實並非關鍵,最根本的仍是如何在語境中作出適當選擇。