覆投訴信

文步

表示知悉事件 > 調查工作及結果 > 澄清誤會(如投訴不成立)/ 道歉及請求原諒(如投訴成立)> 跟進措施(如有)> 請祈或承諾

示例(一):投訴成立

陳大文先生台鑒:

頃接陳先生六月三十日來函,投訴本公司8A路線小巴對候車乘客構成影響,並涉嫌違反《禁止汽車引摯空轉條例》。【表示知悉事件】本公司對上述事件甚為關注,立即作出調查,現覆調查結果如下:

本公司分別於七月五日、八日(平日)及十日(假日)的繁忙及非繁忙時段,派員到安居花園公共汽車交匯處觀察,每次觀察一小時。本公司發現在所有日子的非繁忙時間,以及在假日的所有時段,整體8A路線的小巴車長都能遵守《禁止汽車引摯空轉條例》,即除站內首兩部等候乘客的小巴,其他都會關上引摯。惟在平日的繁忙時間,一般有三輛小時巴同時等候乘客,第三輛小巴並沒有關上引摯,大約維時3分30秒。

本公司隨後約見未有遵照規例的車長,了解原因。涉事的4位車長皆表示,繁忙時間輛停泊時間短促,他們並未為意等候時間已過3分鐘;加上之前曾有乘客投訴車廂太熱,所以車長不敢關上引摯和冷氣,避免乘客感到不適。【調查工作及結果】

本公司相信車長並非刻意違反法例,只因一時疏忽及為乘客著想,因而未有緊遵相關規定。為陳先生及其他候車乘客帶來不便,本公司謹此致歉,敬希陳先生諒察。【道歉及請求原諒】本公司已即時提醒涉事的車長必須遵守有關規定,並發出內部通知,提醒全體車長遵守法規。

經過上述各項跟進後,本公司分別於七月十二日、十三日(平日)及十七日(假日)的繁忙及非繁忙時段,再次派員到安居花園公共汽車交匯處觀察,發現已再無出現同類問題。【跟進措施】

希望陳先生繼續留意本公司各路線的服務,並不吝賜正,以便本公司改善服務質素。【請祈】

台安

香港小巴有限公司公關經理

黎芷君謹啟

二零一七年七月十八日

示例(二):投訴不成立

陳大文先生台鑒:

頃接陳先生六月三十日來函,投訴本公司8A路線小巴對候車乘客構成影響,並涉嫌違反《禁止汽車引摯空轉條例》。【表示知悉事件】本公司對上述事件甚為關注,立即作出調查,現覆調查結果如下:

本公司分別於七月五日、八日(平日)及十日(假日)的繁忙及非繁忙時段,派員到安居花園公共汽車交匯處觀察,每次觀察一小時。本公司發現在所有日子及時段,整體8A路線的小巴車長都能遵守《禁止汽車引摯空轉條例》,即除站內首兩部等候乘客的小巴,其他都會關上引摯。

在上述時段觀察的同時,本公司亦以隨機抽樣方式,於勝利巴士公司13B巴士線總站,訪問了百多位候車乘客(每個時段20人),所有回應者均表示未發現8A線車長有違例情況。

另外,本公司亦實地統計了8A路線小巴的停泊時間,結果顯示,每班8A路線小巴由啟動引摯以至離開總站,大約維時2分鐘;受訪的13B巴士乘客亦表示這並不會對他們構成太大影響。【調查工作及結果 + 澄清誤會】

作為公共交通服務提供者,本公司認為有責任進一步減少廢氣對乘客的影響,故本公司現已進行以下兩項跟進工作:第一,與運輸署商討,將8A線小巴站遷往隔鄰的空置車道,期望透過增加兩線總站的距離,減少廢氣對13B候車乘客的影響,有關建議尚待運輸署正式批准。第二,本公司已發出內部通知,在8A線總站內,除正在上客的小巴,其他都需要關上引摯,以進一步減少排放。【跟進措施】

感謝陳先生向本公司提出意見。希望陳先生能繼續留意本公司各路線的服務,並不吝賜正,以便本公司改善服務質素。【請祈】

台安

香港小巴有限公司公關經理

黎芷君謹啟

二零一七年七月十八日

難以處理的課題

回應投訴時,需要留意以下幾項原則:

  1. 回應要快速;
  2. 掌握真實情況;
  3. 了解問題的責任;
  4. 了解投訴人的真正期望;
  5. 理解改善問題的可控制及不可控制因素;
  6. 處理落差:收到合理投訴,即投訴人的合理期望與現實狀況出現落差,必須坦白承認問題,真誠致歉,積極提出能力範圍內的改善措施,拉近現實與期望的距離。收到不合理投訴,即投訴人的期望與合理準則出現落差,或投訴人對問題的理解與真實情況有差別,就需要仔細釐清事件,澄清誤會,令投訴人的期望及理解貼近真實情況;
  7. 無論投訴合理與否,都要保持不卑不亢的態度。強硬地拒絕承認應負的責任,會激起更多不滿;一味卑恭認錯,則會影響機構形象,亦容易引來更多不合理要求。惟有開誠佈公,積極回應,在投訴人期望及現實之間取得合理平衡,才有機會解決問題。


當然,堅持不合理期望的人不少,藉投訴「呃LIKE」的人也多,這是覆投訴信無法處理的問題,在此也不作討論了。如有興趣了解香港投訴之風,可看看以下短片: