以下純屬學理分析,如只想了解公務書信的寫作方法,可以直接轉看下一部分。
中學時學習實用文,教科書將書信分為三類,親友之間的通信為「私人書信」,個人名義處理特定事務的信札為「專用書信」,機構之間處理公務的書信為「公函」。
教育局則簡單分為私函和公函兩類:「書信大致可分為私函和公函兩大類。凡是以個人為中心,就個人日常生活 裏所發生的事情,與身邊有關係的人相互往來所使用的書信,屬於私函。個人 與團體或者機關團體之間,因為要解決行政公務上的種種問題而使用的往來信 件,則屬於公函。 」(參「中小學中文實用寫作參考資料:書信」)根據教育局的分類,是將「專用書信」納入「公函」的範圍之內。部分學者和老師也傾向這種分類方法。
這裏採用教育局的分類方法,即只分「私人書信」(私函)和「公務書信」(公函)兩類,因為在現實中,就特定需要或公務所寫的書信,無論是機構之間,還是個人與機構間,格式和語氣基本上沒有分別,實在沒有細分的需要;若細仔分為「專用書信」和「公函」兩類,反而容易令人混亂。
機構之間,或個人與機構之間往來的書信,用以處理公務或特定事務,如求職、投訴、邀請或致謝等。
分為「前稱式」和「後稱式」兩種:
一、上款:
二、正文:
三、祝頌語:
四、下款:
五、附件:
六、日期:
一、發端語:
二、正文:
三、收束語:
四、收件人:
五、附件:
六、下款:
七、日期:
或許你曾讀過一些用半文言、半白話方式寫作的公務書信,例如上款人名後加上「台鑒」;正文有「素仰閣下……」、「如何之處、佇候示覆」等古雅用語;祝頌語為「順頌時祈」等。我們寫信時需要使用這些文言辭句嗎?
在現今香港社會,一般書信都使用白話文寫作,已很少使用文言;但在一些特定情境中,如文教界寫作邀請及致謝等書信,仍保留了一點古文色彩,有的甚至會通篇文言。所以,寫信時用文言、白話還是半文半白,需要根據語境決定,例如所屬界別的習慣、寫作目的及收信人身份,難一概而論。
陳耀南《應用文概說》【註】詳述了各式謙敬辭句,這裏摘錄部分常用的供大家參考:
一、知照語:
二、正文中的稱謂:
三、語體轉接語:
四、結尾應酬語:
五、信末祝頌語:
注意:
六、啟告語:
註:陳耀南《應用文概說》,香港:山邊出版社,1999。
一、小心辨識「前稱式」與「後稱式」的分別:
比較「前稱式」與「後稱式」,會發現兩者最大分別在於「上款 / 祝頌語」及「發端語 / 結束語」的寫法。常見的錯誤是開首寫「敬啟者」,結尾寫「祝XXXX」;或開首寫「陳XX先生」,結尾寫「此致陳XXX先生」。要小心辨析,別犯上同樣的錯誤。
二、因應寫作目的,決定語氣:
若能運用適當的語氣,就能有效達到預期的寫作目的。舉例說,邀請信要尊重、覆投訴信要誠懇,這就更容易令對方接受你的要求了。
三、緊記基本組織結構:
公函種類繁多,每種的寫作要求亦各有不同,但每種書的組織結構基本相同:來函目的 --> 交代背景 --> 提出具體要求 / 事項 --> 敦促考慮要求 / 回覆。緊記這基本結構,到要寫作從未寫過的書信時,自然能輕鬆應付了。
四、熟記常見辭句,忌用生僻套語:
有一些套語,在適當時候使用出來,能收簡潔典雅之效,如「素仰」(一向仰慕)、「倘蒙」(若能得到)、「至深銘感」(十分感激)、「佇候示覆」(站立等候你的回覆)等。
但有些套語並不常見,現代人一般不太認識它們的解釋,如「函丈」、「壇席」(致函予師長,置於上款後的提稱語)、「順詢 近佳」等(致函予輩份或地位比自己低的人,結尾用的祝頌語)。這類套語雖甚具古風,但若不慎用錯,則貽笑大方。所以必須小心選用。