公務書信

分類問題

以下純屬學理分析，如只想了解公務書信的寫作方法，可以直接轉看下一部分。

中學時學習實用文，教科書將書信分為三類，親友之間的通信為「私人書信」，個人名義處理特定事務的信札為「專用書信」，機構之間處理公務的書信為「公函」。

教育局則簡單分為私函和公函兩類：「書信大致可分為私函和公函兩大類。凡是以個人為中心，就個人日常生活 裏所發生的事情，與身邊有關係的人相互往來所使用的書信，屬於私函。個人 與團體或者機關團體之間，因為要解決行政公務上的種種問題而使用的往來信 件，則屬於公函。 」（參「中小學中文實用寫作參考資料：書信」）根據教育局的分類，是將「專用書信」納入「公函」的範圍之內。部分學者和老師也傾向這種分類方法。

這裏採用教育局的分類方法，即只分「私人書信」（私函）和「公務書信」（公函）兩類，因為在現實中，就特定需要或公務所寫的書信，無論是機構之間，還是個人與機構間，格式和語氣基本上沒有分別，實在沒有細分的需要；若細仔分為「專用書信」和「公函」兩類，反而容易令人混亂。

性質

機構之間，或個人與機構之間往來的書信，用以處理公務或特定事務，如求職、投訴、邀請或致謝等。

一般格式

分為「前稱式」和「後稱式」兩種：

【一】前稱式

一、上款：

  1. 如寄給某一機構，可加上收信人的機構名稱及職銜，並於對方姓氏或名字之後加上「先生」或「女士」，以表尊重；若不清楚收信人的姓名，可用「執事先生」代替姓名；
  2. 可選擇在姓名後加上知照語，如「台鑒」、「道鑒」及「雅鑒」等；需按對方身人分選用；
  3. 頂格書寫；後面加上冒號（：），不能用逗號（，）。


二、正文：

  1. 若有需要，可於上款與正文之間加上標題，說明書信主題，但必須置中；
  2. 正文首句或首段必須說明致函目的，之後可按內容分段書寫，但一般不列點；
  3. 行文應切實有禮，切忌誇張及渲染；
  4. 於正文結束前，要加上聯絡方法、敦請回覆及致謝的語句。


三、祝頌語：

  1. 部分公務書信需寫祝頌語，如求職信、申請信；部分則不寫，例如投訴信。寫與不寫，視乎寫作目的及想表達的態度而定，要表示尊敬或親切態度，寫；書信態度強硬，不寫；
  2. 祝語可緊接正文，也可另行空兩格書寫；頌語則必須在祝語下一行頂格書寫；
  3. 以發件人或所屬單位的名義，就收件人或所屬單位所從事的工作性質，使用頌語，如寄予編輯祝「編安」；寄予教師祝「教安」；寄予商人祝「業務蒸蒸日上」。


四、下款：

  1. 下款須包括發件人的機構、職位和全名，後加啟告語（如「謹啟」，覆函則用「謹覆」）；
  2. 寫在祝頌語下一行的靠右位置，可以機構職位獨立一行置右書信，全名另開新行書寫。


五、附件：

  1. 若隨函附上參考文件，另行頂格書寫「附」字，後面加上冒號（：）；
  2. 再另開新行，列出附件名稱及數量；如附件多於一項，每項開新行列寫。


六、日期：

  1. 日期須包括發件的年、月、日；
  2. 另行頂格書寫。

【二】後稱式

一、發端語：

  1. 以發端語起首，如「敬啟者」（去函）、「敬覆者」（覆函）；
  2. 頂格書寫；後面加上冒號（：），不能用逗號（，）。


二、正文：

  1. 若有需要，可於啟告語及正文之間加上標題，說明書信主題，但必須置中；
  2. 正文首句或首段必須說明致函目的，之後可按內容分段書寫，但一般不列點；
  3. 行文應切實有禮，切忌誇張及渲染；另外，在措辭方面，部分人會選用較古雅用語；
  4. 於正文結束前，要加上聯絡方法、敦請回覆及致謝的語句。


三、收束語：

  1. 收束語需配合發端語，如發端語為「敬啟者」，收束語用「此致」；發端語用「敬覆者」（覆函），收束語應用「此覆」；
  2. 在正文下一行空兩格書寫。


四、收件人：

  1. 包括收件人所屬單位、職銜、姓名及尊稱；若不知其姓名或性別，可用「執事先生」表示，意即負責人；
  2. 在收束語下一行頂格書寫。


五、附件：

  1. 若隨函附上參考文件，另行頂格書寫「附」字，後面加上冒號（：）；
  2. 再另開新行，列出附件名稱及數量；如附件多於一項，每項開新行列寫。


六、下款：

  1. 下款須包括發件人的機構、職位和全名，後加啟告語（如「謹啟」，覆函則用「謹覆」）；
  2. 寫在祝頌語下一行的靠右位置，可以機構職位獨立一行置右書信，全名另開新行書寫。


七、日期：

  1. 日期須包括發件的年、月、日；
  2. 另行頂格書寫。

謙敬辭句

【一】用與不用

或許你曾讀過一些用半文言、半白話方式寫作的公務書信，例如上款人名後加上「台鑒」；正文有「素仰閣下……」、「如何之處、佇候示覆」等古雅用語；祝頌語為「順頌時祈」等。我們寫信時需要使用這些文言辭句嗎？

在現今香港社會，一般書信都使用白話文寫作，已很少使用文言；但在一些特定情境中，如文教界寫作邀請及致謝等書信，仍保留了一點古文色彩，有的甚至會通篇文言。所以，寫信時用文言、白話還是半文半白，需要根據語境決定，例如所屬界別的習慣、寫作目的及收信人身份，難一概而論。


【二】辭句示例

陳耀南《應用文概說》【註】詳述了各式謙敬辭句，這裏摘錄部分常用的供大家參考：

一、知照語：

  1. 一般尊長：尊前、尊鑒、賜鑒
  2. 師長：函丈、尊鑒、丈前、座下、壇席、道鑒
  3. 一般平輩：大鑒、台鑒、雅鑒、尊鑒、英鑒、右右、足下、偉鑒
  4. 宗教人士：道鑒、慧鑒、清鑒、壇席
  5. 文教界：道鑒、道席、壇席、文席、雅鑒
  6. 政界：鈞鑒、勛鑒
  7. 軍警軍：麾下、座下、幕下、鈞座、鈞鑒、勛鑒
  8. 同學：硯席、硯右
  9. 弔唁者：矜鑒


二、正文中的稱謂：

  1. 我：本人
  2. 我們公司、學校、學會：本公司：本公司、本校、本會（有人用「敝」代「本」，但太謙恭，已很少用）
  3. 你：閣下（上行）、台端（平行、下行）


三、語體轉接語：

  1. 多謝你……：承蒙、荷蒙、荷承、辱承
  2. 希望你……：敬祈、敬希、尚祈、還望、敬候
  3. 如果得到你……：倘蒙、如荷、若承
  4. 一概請你……：統荷、統仰、統祈、諸希、全仰、全仗、統候
  5. 一向得到你……：素承、時蒙、夙荷
  6. 非常……：不勝、曷勝、至深、至表、實深
  7. 送上……：謹具、敬奉、敬備


四、結尾應酬語：

  1. 請託：「如蒙 惠允，無任銘感」、「倘荷 愈允，感荷無既」
  2. 餽贈：「謹具菲儀，藉申賀敬」、「謹奉薄禮，聊表微忱」
  3. 候覆：「懇祈 賜覆」、「佇候 明教」（長輩）；「佇盼 好音，幸賜裁答」、「如遇 鴻便，請惠鈞覆」（一般使用）；「希即告知是盼」、「希即覆信是盼」


五、信末祝頌語：

  1. 師長：「恭請 教安」、「敬請 鐸安」
  2. 一般尊長：「恭請 尊安」、「敬請 崇安」
  3. 一般平輩：「恭請 台安」、「敬頌 台祺」
  4. 文教界：「敬請 道安」、「恭頌 道祺」、「即頌 文祺」
  5. 財經界：「恭請 籌安」、「敬頌 財祺」
  6. 軍政界：「恭請 政安」、「敬頌 勛祺」
  7. 宗教界：「敬請 道安」、「恭請 法安」

注意：

  • 凡「安」用「請」、「候」
  • 凡「祺」、「祉」用「頌」


六、啟告語：

  1. 對一般長輩或平輩：敬啟、謹啟、敬上
  2. 覆信：敬覆、謹覆
  3. 己方居喪：稽首、泣啟


註：陳耀南《應用文概說》，香港：山邊出版社，1999。

留意

一、小心辨識「前稱式」與「後稱式」的分別：

比較「前稱式」與「後稱式」，會發現兩者最大分別在於「上款 / 祝頌語」及「發端語 / 結束語」的寫法。常見的錯誤是開首寫「敬啟者」，結尾寫「祝XXXX」；或開首寫「陳XX先生」，結尾寫「此致陳XXX先生」。要小心辨析，別犯上同樣的錯誤。

二、因應寫作目的，決定語氣：

若能運用適當的語氣，就能有效達到預期的寫作目的。舉例說，邀請信要尊重、覆投訴信要誠懇，這就更容易令對方接受你的要求了。

三、緊記基本組織結構：

公函種類繁多，每種的寫作要求亦各有不同，但每種書的組織結構基本相同：來函目的 --> 交代背景 --> 提出具體要求 / 事項 --> 敦促考慮要求 / 回覆。緊記這基本結構，到要寫作從未寫過的書信時，自然能輕鬆應付了。

四、熟記常見辭句，忌用生僻套語：

有一些套語，在適當時候使用出來，能收簡潔典雅之效，如「素仰」（一向仰慕）、「倘蒙」（若能得到）、「至深銘感」（十分感激）、「佇候示覆」（站立等候你的回覆）等。

但有些套語並不常見，現代人一般不太認識它們的解釋，如「函丈」、「壇席」（致函予師長，置於上款後的提稱語）、「順詢 近佳」等（致函予輩份或地位比自己低的人，結尾用的祝頌語）。這類套語雖甚具古風，但若不慎用錯，則貽笑大方。所以必須小心選用。