📁 मंदिर निर्माण हेतु अनिवार्य हार्ड कॉपी रजिस्टर व फाइलें

1️⃣ बिल एवं वाउचर फाइल (Bill & Vouchers File)

• सभी खर्चों के मूल बिल (पक्का/कट बिल)

• ठेकेदार के बिल व भुगतान रसीदें

• निर्माण सामग्री की खरीद से संबंधित इनवॉइस

• यात्रा/भोजन/सामाजिक कार्यक्रमों के व्यय वाउचर

✅ सभी बिलों को क्रमवार दिनांक और वाउचर नंबर के अनुसार फाइल किया जाए।

2️⃣ कैश बुक रजिस्टर (Cash Book Register)

• प्रतिदिन की नकद प्राप्तियाँ और भुगतान का विवरण

• कैश इन-हैंड की दैनिक एंट्री

• बैंक जमा और निकासी की प्रविष्टियाँ

✅ प्रत्येक प्रविष्टि पर हस्ताक्षर और तिथि अनिवार्य हो।

3️⃣ लेजर रजिस्टर (Ledger Register)

इस रजिस्टर को तीन मुख्य खंडों में विभाजित किया जाए:

📌 (a) डोनेशन लेजर (Donation Ledger)

• दानकर्ता का नाम, स्थान, संपर्क, राशि, भुगतान माध्यम (नकद/ऑनलाइन/चेक)

• रसीद संख्या और तिथि

📌 (b) पर्चेज लेजर (Purchase Ledger)

• सामग्री का नाम, मात्रा, रेट, सप्लायर का नाम, बिल संख्या

• भुगतान की स्थिति (पूर्ण/आंशिक/बाकी)

📌 (c) कॉन्ट्रैक्टर पेमेंट लेजर (Contractor Payments Ledger)

• ठेकेदार का नाम, कार्य का प्रकार (फाउंडेशन, प्लास्टर, छत आदि)

• पेमेंट चरण (1st, 2nd, final), भुगतान राशि, दिनांक

✅ हर एंट्री को सपोर्टिंग डॉक्युमेंट से लिंक करना चाहिए (जैसे बिल नंबर या बैंक रसीद)।

🗂️ अन्य सहायक रजिस्टर (Optional But Recommended)

• मीटरियल स्टॉक रजिस्टर (रसीविंग/इशू डिटेल्स)

• वर्क प्रोग्रेस रिपोर्ट फाइल (Site फोटो, कार्य प्रगति विवरण)

1). कैश बुक - श्री लक्ष्मी नारायण बाबा बर मंदिर संस्थान

कैश बुक एक मुख्य लेखा रिकॉर्ड है जिसमें सभी नकद लेन-देन (नकद रसीद और भुगतान) दर्ज किए जाते हैं। श्री लक्ष्मी नारायण बाबा बर मंदिर संस्थान जैसी धार्मिक या सामाजिक संस्था के लिए कैश बुक बनाना पारदर्शिता और वित्तीय अनुशासन सुनिश्चित करने के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है।

कैश बुक के कॉलम

1). दिनांक  , 2). विवरण (पर्टिकुलर्स) , 3). वाउचर नंबर  ,  4). खाता/फोलियो संदर्भ   , 5). रसीद (₹)   , 6). भुगतान (₹)   ,  7). शेष (₹)

मुख्य बातें:

1. दैनिक अद्यतन: कैश बुक को रोज़ाना अपडेट करें ताकि कोई लेन-देन छूटे नहीं।

2. वाउचर प्रबंधन: प्रत्येक लेन-देन के लिए सहायक दस्तावेज़ (रसीद, बिल) सुरक्षित रखें।

3. मिलान करें: समय-समय पर कैश बुक का मिलान बैंक स्टेटमेंट (यदि लागू हो) या नकद शेष के साथ करें।

4. कोष का पृथक्करण: सामान्य दान, विशेष प्रयोजन फंड और अनुदान को अलग-अलग दर्ज करें।

2). दैनिक बही (Day Book) - श्री लक्ष्मी नारायण बाबा बर मंदिर संस्थान

दैनिक बही एक महत्वपूर्ण लेखा रिकॉर्ड है जिसमें एक दिन में होने वाले सभी नकद और बैंक लेन-देन का विवरण दर्ज किया जाता है। यह संस्थान के वित्तीय लेन-देन पर नियमित नज़र रखने में मदद करता है। प्रत्येक दिन के लिए अलग प्रविष्टि होती है। 

दैनिक बही के कॉलम

1). क्रमांक , 2). दिनांक , 3). विवरण (लेन-देन का विवरण)  , 4). रसीद संख्या  5). नकद प्राप्ति (₹)  6). नकद भुगतान (₹)  7). बैंक प्राप्ति (₹)  8). बैंक भुगतान (₹) , 9). शेष (₹)

3). दान रजिस्टर - श्री लक्ष्मी नारायण बाबा बर मंदिर संस्थान

दान रजिस्टर एक महत्वपूर्ण रिकॉर्ड है जिसमें संस्थान को प्राप्त सभी दान की जानकारी दर्ज की जाती है। यह धार्मिक या सामाजिक संस्थानों के लिए पारदर्शिता और उचित लेखा-जोखा बनाए रखने में मदद करता है।

मुख्य बातें:

1. दैनिक अद्यतन: सभी प्राप्त दानों को तुरंत रजिस्टर में दर्ज करें।

2. रसीद जारी करें: प्रत्येक दानकर्ता को रसीद प्रदान करें और उसका नंबर रजिस्टर में दर्ज करें।

3. दान का प्रकार स्पष्ट करें: नकद, वस्तु, या किसी अन्य रूप में प्राप्त दान का स्पष्ट उल्लेख करें।

4. विवरण दर्ज करें: यदि दान किसी विशेष उद्देश्य (जैसे, मंदिर निर्माण, पूजा सामग्री) के लिए है, तो उसका विवरण लिखें।

5. हस्ताक्षर: रजिस्टर में प्रभारी व्यक्ति के हस्ताक्षर अनिवार्य रूप से लें।

दान रजिस्टर के कॉलम

1. क्रमांक , 2. दिनांक , 3. दानकर्ता का नाम , 4. पता/संपर्क विवरण  , 5. दान का प्रकार (नकद/वस्तु)   , 6. दान का विवरण  7. राशि (₹)  ,8. रसीद नंबर , 9. हस्ताक्षर

4). मंदिर निर्माण खरीद रजिस्टर (Mandir Nirman Purchase Register)

श्री लक्ष्मी नारायण बाबा बर मंदिर संस्थान

मंदिर निर्माण से संबंधित सभी खरीदी गई सामग्रियों का विवरण एक खरीद रजिस्टर में दर्ज करना आवश्यक है। यह निर्माण कार्य की पारदर्शिता और वित्तीय अनुशासन बनाए रखने में मदद करता है।

खरीद रजिस्टर के कॉलम

1. क्रमांक , 2). दिनांक  3). विक्रेता का नाम  4). सामग्री का नाम ,  5). मात्रा ,  6). दर (₹/इकाई)  7). कुल राशि (₹) ,  8).भुगतान का माध्यम , 9). बिल नंबर , 10). उपयोग का उद्देश्य  , 11). हस्ताक्षर

मुख्य बातें:

1. दैनिक अद्यतन: सभी खरीदारी का विवरण तुरंत रजिस्टर में दर्ज करें।

2. बिल की जानकारी: प्रत्येक खरीद के लिए प्राप्त बिल नंबर का उल्लेख करें और बिल को सुरक्षित रखें।

3. भुगतान विवरण: भुगतान का माध्यम (जैसे, नकद, चेक, ऑनलाइन) स्पष्ट रूप से लिखें।

4. उपयोग का उद्देश्य: खरीदी गई वस्तुओं का उपयोग किस कार्य के लिए किया जाएगा, यह लिखें।

5. हस्ताक्षर: प्रभारी अधिकारी या अनुमोदनकर्ता से रजिस्टर में हस्ताक्षर करवाएं।

"रिकॉर्ड अपडेट करने हेतु निर्धारित फॉर्मेट का लिंक नीचे उपलब्ध है। कृपया ध्यान दें कि यह लिंक केवल अधिकृत सदस्यों के लिए है, और सार्वजनिक उपयोग हेतु नहीं है।"

Cash Book - Shree Laxmi Narayan Baba Bar Mandir Sansthan

https://docs.google.com/spreadsheets/d/12CNEmk6GJ6DJfGwlJ7ZrtLcYBcpskSMLf-l2CYfgAjM/edit?usp=sharing