Конкурс проводиться на добровільних засадах і є відкритим для закладів загальної середньої та позашкільної освіти, закладів післядипломної педагогічної освіти та методичних установ.

Конкурс проходить один раз на три роки у три етапи:

1-й етап: міський – листопад-грудень;

2-й етап: обласний – лютий-березень – за участю конкурсантів першого етапу, які набрали найбільшу кількість балів у кожній із заявлених номінацій;

3-й етап: всеукраїнський – травень-червень – за участю конкурсантів другого етапу, які набрали найбільшу кількість балів у кожній із заявлених номінацій..

Визначення переможців і лауреатів у кожній із заявлених номінацій конкурсу здійснюється за критеріями, які визначаються організаційним комітетом всеукраїнського етапу один раз на три роки. У кожній із заявлених номінацій конкурсу визначається один переможець та лауреати, які набрали за результатами 3-го етапу найбільшу кількість балів і ввійшли до першої п’ятірки найкращих.

Наказ Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України, Мінстерства культури України від 25.01.2012 №61/58 "Про затвердження Положення про Всеукраїнський конкурс "Шкільна бібліотека", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 10 лютого 2012 року за № 209/20522