Електронні документи

Електронний документ - це зафіксована інформація у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа відповідно до Положення про документальне забезпечення записів затвердженим Міністерствам фінансів України. Вимоги до електронного документа:

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. - Візуальною формою представлення електронного документа є відображення даних, що містяться в ньому, електронними або засобами на папері у формі, придатній для сприйняття його Змісту людиною.

Електронний документ повинний мати обов'язкові підписи осіб, що дозволили виконання господарської операції і її оформлення електронними засобами, а також осіб, що виконали цю операцію.

- У випадку відсутності одного з цих підписів електронний документ не може мати юридичного статусу.

Оригіналом електронного документа вважається електронний екземпляр документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронними цифровими підписами осіб, що приймали участь у його створенні.

При використанні електронного документа різними користувачами, його зберігають на декількох електронних носіях інформації, кожний з електронних екземплярів вважається оригіналом електронного документа.

У випадку перетворення його в паперову форму в декількох екземплярах кожний з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. Колією електронного документа на папері є візуальне представлення електронного документа на папері, засвідчений у порядку, установленому законодавством для первинних документів.

Електронний документ може бути юридичним доказом здійснення операцій лише о разі наявності електронного цифрового підпису, який ідентифікує підписувача та підтверджує цілісність даних в електронній формі.

Законом України "Про електронний цифровий підпис" від 22 травня 2003 р. № 852-ІУ визначено, що:

електронний підпис - дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних;

електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додасться до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа;

засіб електронного цифрового підпису - програмний засіб, програмно-апаратний або апаратний пристрій - призначені для генерації ключів, накладення та/або перевірки електронного цифрового підпису;

особистий ключ - параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу;

відкритий ключ - параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб'єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису;

засвідчення чинності відкритого ключа - процедура формування сертифіката відкритого ключа;

сертифікат відкритого ключа - документ, виданий центром сертифікації ключів, який засвідчує чинність і належність відкритого ключа підписувачу. Сертифікати ключів можуть розповсюджуватися в електронній формі або у формі документа на папері та використовуватися для ідентифікації особи підписувача. Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 р. № 851-IV встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Законом № 851 визначено, що електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

свідоцтва про право на спадщину;

документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

в інших випадках, передбачених законом.

Вимоги до створення електронних документів

1 Електронні документи повинні створюватись за вимогами Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851–IV (далі – Закон № 851–IV–2003).

2 Створені електронні документи повинні відповідати правовому статусу установ. Право видавання електронних документів, їх підписання, погодження, затвердження регламентується положеннями (статутами) установ, положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями. 3 В установах визначається конкретний комплекс управлінських документів, передбачений номенклатурою справ установи, що за правовим 9 статусом можуть створюватися як оригінали у формі електронних документів, згідно вимог Закону № 851–IV–2003.

4 З метою ефективності та оперативності роботи з електронними документами, відповідно до табеля та альбому уніфікованих форм документів установи, створення яких визначається Інструкцією з діловодства, можуть розроблятися уніфіковані форми електронних документів установи, зокрема трафаретні тексти електронних документів.

Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих електронних документів

Склад реквізитів організаційно-розпорядчих електронних документів та порядок їх розташування, що забезпечує організацію процесів управління установою, встановлює ДСТУ 4163–2003 «Уніфікована система організаційнорозпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»

Вимоги щодо оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, визначаються Інструкцією з діловодства .

Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих електронних документів здійснюється електронними засобами документування інформації за настановами ДСТУ 4163–2003 та вимогами Інструкції з діловодства.

Дата документа, реквізиту Дата електронного документа фіксується у метаданих або імені файлу електронного документа за основною формою повного представлення, визначеною настановами ГОСТ ИСО 8601:2001

Реквізити резолюція, відмітка про виконання документа, направлення його до справи створюється окремо від електронного документа після його підписання та оформлюються з використанням електронного цифрового підпису. Зберігаються такі реквізити разом з електронним документом в інформаційній системі установи, яка логічно поєднує їх між собою.

Для фізичного поєднання таких реквізитів з електронним документом для зберігання та надсилання електронних документів використовується XMLдокумент. Зазначати дати підписання цих реквізитів та розшифрування ім’я підписувача у змісті реквізиту необов’язково. У разі необхідного підтвердження ці дані можна відтворити з мітки часу та даних про підписувача.