Project Management Body of Knowledge atau PMBOK merupakan panduan yang digunakan oleh para manajer proyek. Pada PMBOK terdapat 12 prinsip dari Manajemen Proyek.

Terdapat 3 bagian dari Project Management Body of Knowledge, yaitu :

Project Performance Domains

Aspek-aspek yang menjadi project performance domains yang mempengarui kesuksesan proyek, yaitu:

• Stakeholder.

Bagian stakeholder dirincikan menjadi stakeholder performance dan stakeholder engagement. Hasil yang diharapkan dari bagian ini adalah mampu untuk bekerja sama dengan baik, serta mendapatkan persetujuan dari stakeholder, yang mana mendatangkan keuntungan bagi mereka dan perusahaan. Pada stakeholder engagement, tim akan melakukan siklus yang dimulai dari identifikasi, pahami, analisis, susun prioritas, engage, dan monitor keinginan stakeholder. Cara berkomunikasi dengan user terbagi menjadi 2, yaitu push communication, seperti mengirim email atau melakukan telepon dan pull communication yang berupa website atau bullet board.

• Team Performance.

Outcome yang diharapkan adalah team berperforma tinggi, semua member memiliki jiwa leadership, dan shared ownership. Dalam Team Performance, terdapat Project team management dan leadership. Perbedaan keduanya adalah jika manajemen berfokus pada pekerjaan, leadership berfokus pada sumber daya manusianya. Kemampuan leadership ini mencakup membangun visi, meningkatkan motivasi, pengambilan keputusan, serta berpikir kritis. Leadership dibagi menjadi centralised yang berfokus pada satu orang dan distributed yang membaginya dalam tim. Terdapat juga servant leaders yang melindungi tim dari gangguan dan team development yang mendukung pertumbuhan tim. Setiap tim mempunyai budayanya masing-masing yang mengharuskan manajer proyek untuk menciptakan lingkungan tim yang baik.

• Development Approach dan Life Cycle.

Outcome yang diharapkan adalah pendekatan pengembangan yang penyampaiannya konsisten serta siklus hidup proyek yang menghubungkan penyampaian value dengan para stakeholders dari awal hingga akhir. Terdapat beberapa pendekatan yang bisa digunakan, yaitu predictive dan adaptive. Prediktif dipakai ketika proyek tidak terlalu kompleks, scope sudah ditentukan sedari awal, terdapat investasi besar atau berisiko tinggi. Sementara, pendekatan adaptif merupakan pendekatan yang dianggap gesit, yang merupakan kombinasi antara increment dan iterative. Kombinasi antara kedua pendekatan tersebut disebut dengan yang namanya Hybrid, yang berguna ketika requirement-nya tidak menentu. Dalam life cycle, beberapa fase yang akan dialami developer adalah feasibility, desgin, build, test, deploy, dan close.

• Planning.

Outcome yang diharapkan adalah proyek berlangsung secara terorganisir, informasi yang berkembang digunakan untuk menghasilkan kiriman sesuai kebutuhan, dan proses penyesuaian rencana didasarkan pada kebutuhan atau kondisi yang muncul. Proses planning ini mencakup merencanakan development style, project deliverables, organisational requirements, market conditions, dan legal or regulatory restrictions. Planning dimulai dengan memahami business case, kebutuhan stakeholder, serta scope proyek.

Dalam proses Planning, kita juga akan mengatur jadwal apabila terjadi schedule crashing, yaitu jadwal yang bertabrakan, serta fast tracking yaitu melakukan beberapa aktivitas secara pararel. Selain itu, mengatur jadwal juga dilakukan apabila terjadi lags dan leads. Leads adalah saat ketika kita dapat memulai suatu aktivitas sebelum waktu yang ditentukan. Sementara itu, lags merupakan saat ketika kita harus menunda suatu pekerjaan.

• Project Work

Outcome yang diharapkan adalah sebagai berikut:

1. kinerja proyek yang efisien dan efektif

2. proses proyek yang sesuai

3. komunikasi yang tepat dengan pemangku kepentingan

4. pengelolaan sumber daya fisik dan pengadaan yang efisien

5. peningkatan kemampuan karena pembelajaran terus menerus dan perbaikan proses

Dalam project work, akan ditentukan bagaimana proses yang berjalan pada proyek. Bagian ini perlu untuk selalu direview untuk memastikan apakah proses tersebut masih sesuai. Hal ini dapat menggunakan tools Lean. Pada bagian ini, kita juga harus menyeimbangkan batasan yang ada, yaitu berupa scope, quality, cost, dan time. Selain itu, perlu juga untuk mengontrol fokus tim, yang mana ini merupakan tugas dari manajer proyek. Hal yang perlu ditangani lainnya adalah komunikasi dan engagement serta mengatur manajemen sumber daya. Adapun proses dari manajemen sumber daya adalah planning, ordering, transporting, storing, tracking, dan controlling. Selain itu, dalam proyek haruslah bekerja dalam procurement dengan dokumen yang mungkin diperlukan adalah dokumen informasi, proposal, dan kutipan. Sementara dalam memilih vendor, haruslah mempertimbangkan biaya, pengiriman, dan pengalaman.

• Delivery

Outcome yang diharapkan adalah sebagai berikut:

1. proyek berkontribusi pada tujuan dan strategi bisnis

2. proyek mewujudkan hasil yang mereka inginkan

3. manfaat direalisasikan dalam jangka waktu yang dimaksudkan

4. Tim proyek mengerti tentan requirement-nya

5. Stakeholder senang dan setuju dengan value yang diberikan

Proses penyampaian value dilakukan dalam 2 cara yaitu adaptif yang melalui perjalanan panjang dan prediktif yang langsung disampaikan dalam satu waktu. Dalam delivery, dikenal juga yang namanya deliverable, yaitu sebuah peningkatan dari value.

• Measurement

Outcome yang diharapkan adalah sebagai berikut:

1. pemahaman yang dapat diandalkan tentang status proyek

2. data yang dapat ditindaklanjuti untuk pengambilan keputusan

3. tindakan tepat waktu untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya

4. mencapai target dan menghasilkan nilai bisnis karena keputusan yang tepat.

• Uncertainty

Outcome yang diharapkan adalah sebagai berikut

1. kesadaran terhadap lingkungan

2. Secara proaktif mengeksplorasi ketidakpastian

3. kesadaran akan saling ketergantungan berbagai variabel pada proyek

4. Kemampuan mengantisipasi ancaman dan peluang serta memahami konsekuensinya

5. peluang yang direalisasikan untuk meningkatkan kinerja proyek

6. menggunakan cadangan biaya dan jadwal untuk memenuhi tujuan proyek

Tailoring

Proses manajemen proyek yang tepat (input, alat, teknik, output, dan tahapan siklus hidup) harus dipilih untuk mengelola proyek. Fitur opsional ini disebut kustomisasi manajemen proyek. Dalam hal penyesuaian, manajer proyek bekerja sama dengan tim proyek, sponsor, dan manajemen perusahaan. Dalam beberapa kasus, perusahaan mungkin memerlukan metode manajemen proyek tertentu.

Penyesuaian diperlukan karena setiap proyek adalah unik dan tidak semua proses, alat, teknik, masukan atau keluaran yang diidentifikasi dalam Panduan PMBOK® diperlukan untuk setiap proyek. Kustomisasi harus memenuhi ruang lingkup, jadwal, biaya, sumber daya, kualitas, dan kendala risiko. Setiap kendala memiliki implikasi yang berbeda untuk setiap proyek, dan manajer proyek harus mengadaptasi pendekatan yang tepat untuk manajemennya berdasarkan lingkungan proyek, budaya organisasi, kebutuhan pemangku kepentingan, dan variabel lainnya.

Saat mengadaptasi manajemen proyek, manajer proyek juga harus mempertimbangkan tingkat manajemen yang mungkin berbeda dan lokasi pekerjaan proyek, serta budaya organisasi. Selain itu, keputusan kustomisasi dapat dipengaruhi dengan mempertimbangkan apakah pelanggan proyek berada di dalam atau di luar organisasi. Metodologi manajemen proyek yang baik memperhitungkan keunikan proyek dan memungkinkan tingkat penyesuaian oleh manajer proyek.

Sehingga proses pada tailoring dapat dibuat dengan poin sebagai berikut:

1. Select initial development approach,

2. Tailor for organization,

3. Tailor for project, and

4. Implement and going improvement.

Models, Method, and Artifact

• Models

Pada bagian ini berisi model yang umum digunakan oleh perusahaan untuk membantu menjelaskan atau memberikan suatu informasi akan suatu hal. Berikut contoh model-model yang dapat digunakan:

1. Kepemimpinan situasional

• Ken blanchard’s situational leadership II

• OSCAR coaching model

2. Komunikasi

• Cross cultural communication

• Effectiveness of communication channels

• Gulf of execution and evaluation

3. Motivasi

• Hezeberg’s theory of motivation

• Intrinsic versus extrinsic motivation

• Theory of needs

• Theory X,Y,Z

4. Perubahan

• Managing change in organization

• ADKAR

• 8 steps to change

• Virginia Satir Change Model

• Transition Model

5. Kompleksitas

• Cynefin framework

• Stacey matrix

6. Pengembangan Tim Proyek

• Tuckman’s Ladder

• Drexler/Sibbet Team Performance model

7. Lainnya

• Conflict Model

• Negotiation

• Planning Sweet Spot

• Process Groups

• Salience Model

• Method

Metode adalah cara untuk bisa mencapai suatu hasil. Berikut merupakan contoh dari methods:

1. Data gathering and analysis

2. Estimating

3. Meeting and Event

• Artifact

Artifact merupakan template, dokumen, atau project deliverable. Artifact dapat dihasilkan dengan:

1. Strategy

2. Logs and Registrars

3. Plans

4. Hierarchy Charts

5. Baselines

6. Visual Data and Information

7. Reports

8. Agreements and Contracts