หน่วยที่1 การจัดการข้อมูลและสารสนเทศ

1. การรวบรวมข้อมูล

ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงของเหตุการณ์ต่าง ๆที่เกิดขึ้นทั้งในอดีตและในปัจจุบัน ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูล ตัวเลข ข้อมูลตัวอักษร ข้อมูลรูปภาพ  ข้อมูลเสียง หรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ ซึ่งเมื่อได้รับข้อมูลมาแล้วจะต้องมีการรวบรวมข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความถูกต้อง เหมาะสม และมีความน่าเชื่อถือ  การรวบรวมข้อมูล เป็นขั้นตอนสำคัญที่สุดของการจัดการข้อมูลและ สารสนเทศ ดังนั้น ผู้ใช้งานข้อมูลจึงควรมีความเข้าใจเกี่ยวกับ ลักษณะและประเภทของข้อมูลตลอดจนวิธีการรวบรวมข้อมูล โดยเมื่อพิจารณาถึงประเภทข้อมูลตามแหล่งที่มา สามารถแบ่งได้เป็น 2 กลุ่ม ได้แก่ข้อมูลปฐมภูมิ และข้อมูลทุติยภูมิ

1.1 ข้อมูลปฐมภูมิ

ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) เป็นข้อมูลที่ผู้ใช้เก็บรวบรวมด้วยตนเอง ทำให้ได้ข้อมูลที่ตรงตามความต้องการมากที่สุด เพราะสามารถควบคุมลักษณะการเก็บข้อมูลและรายละเอียดอื่น ๆได้ตามที่ต้องการ ในการรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิจะสิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย เวลา และกำลังคนมากกว่าการรวบรวมข้อมูลทุติยภูมิ โดยการรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิ สามารถทำได้ ดังนี้

1.1.1 การสัมภาษณ์ส่วนบุคคล เป็นการสื่อสารต่อหน้า (Face-to-Face) และ เป็นการสื่อสารแบบสองทาง (Two-way Conversation)

ระหว่างผู้สัมภาษณ์กับผู้ตอบคำถามซึ่งเป็นผู้ให้ข้อมูล โดยที่ผู้สัมภาษณ์จะเป็นผู้ถามคำถามและ ควบคุมรูปแบบของการสัมภาษณ์ ซึ่งโดยปกติผู้ตอบมักไม่ให้ความสนใจในการตอบ หากรู้สึกว่าตนเองไม่ได้ประโยชน์อะไร จากการให้ความร่วมมือในการสัมภาษณ์นั้น

ดังนั้น จึงเป็นหน้าที่ของผู้สัมภาษณ์ที่ต้องสร้างบรรยากาศและกระตุ้นให้เกิดความรู้สึกที่ดีในระหว่าง การสัมภาษณ์ ถ้อยคำที่ใช้วิธีการพูด บุคลิกการแต่งกายและมารยาทที่แสดงออกของผู้สัมภาษณ์ ล้วนมีส่วนสำคัญกับคำตอบที่จะได้รับ วิธีการนี้ถือเป็นวิธีการที่ดีที่สุดสำหรับการรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิ เพราะนอกจากคำตอบที่ได้รับแล้ว อาจจะสังเกตสิ่งอื่น ๆ จากผู้ตอบได้อีกด้วย

1.1.2 การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ เป็นการรวบรวมข้อมูลที่สะดวกและง่ายต่อการเข้าถึงผู้ให้ข้อมูล ด้วยเหตุที่ผู้คนในสังคมปัจจุบันมีโทรศัพท์มือถือติดตัวอยู่ตลอดเวลาถึงแม้ในบางครั้งอาจเกิดปัญหาการติดต่อกับผู้ให้ข้อมูลไม่ได้ หรือได้รับการปฏิเสธจากผู้ให้ข้อมูล เนื่องจากไม่แน่ใจ หรือไม่ไว้วางใจต่อผู้ที่โทรศัพท์เข้ามาดังนั้น การใช้โทรศัพท์เพื่อ รวบรวมข้อมูล จำเป็นที่จะต้องสร้างความไว้วางใจและความเชื่อถือกันเสียก่อน ซึ่งสามารถกระทำได้หลายวิธี เช่น การส่งอีเมลหรือโทรศัพท์ ขอความร่วมมือไปล่วงหน้า การประชาสัมพันธ์ ผ่านสื่อต่าง ๆ เพื่อแนะนำตนเองและ อธิบายวัตถุประสงค์ในการสัมภาษณ์ทั้งนี้ การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์มีข้อดีในเรื่องความสะดวกและรวดเร็ว แต่ก็มีข้อเสีย คือ ระยะเวลาในการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ ถ้าใช้เวลาในการสัมภาษณ์นานเกินไป ผู้ให้ข้อมูลอาจจะตัดสายหรือวางสายเมื่อใดก็ได้ หรืออาจจะมีสายเรียกเข้ามาขัดจังหวะขณะการสัมภาษณ์ซึ่งล้วนเป็นเหตุให้การสัมภาษณ์นั้นไม่สมบูรณ์ และอาจทำให้ผู้ให้ข้อมูลเลือกปฏิเสธที่จะให้ข้อมูลในครั้งต่อไปได้

1.1.3 การใช้แบบสอบถาม เป็นการรวบรวมข้อมูลที่ผู้ตอบกรอกข้อมูลด้วยตนเองโดยถือเป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีความนิยมเป็นที่แพร่หลายในปัจจุบัน ส่วนใหญ่การตอบแบบสอบถามแบบนี้จะประกอบไปด้วยคำถามจำนวนไม่มากหรือไม่ยาวเกินไปและ คำตอบมักเป็นคำตอบที่ไม่ยาวเกินไปเช่นกัน ในบางคำถามมักมีคำตอบมาให้เลือก เพื่อความรวดเร็วและสะดวกในการตอบแบบสอบถาม การใช้แบบสอบถามในการรวบรวมข้อมูล สามารถแบ่งรูปแบบของแบบสอบถามได้ 2 รูปแบบ ดังนี้

1) แบบสอบถามแบบปลายเปิด(Open-ended Form) แบบสอบถามแบบนี้เป็นแบบสอบถามที่ไม่ได้กำหนดคำตอบไว้ ผู้ตอบแบบสอบถามสามารถเขียนคำตอบหรือแสดงความคิดเห็นได้อย่างอิสระด้วยคำพูดของตนเอง

2) แบบสอบถามแบบปลายปิด(Closed-ended Form) แบบสอบถามแบบนี้ ประกอบด้วยข้อคำถามและตัวเลือกให้ผู้ตอบแบบสอบถามเลือกตอบซึ่งตัวเลือกนี้สร้างขึ้นโดยคาดว่า ผู้ตอบแบบสอบถามสามารถเลือกตอบได้ตามความต้องการและ มีอย่างเพียงพอเหมาะสม แบบสอบถามแบบนี้สร้างยากและใช้เวลาในการสร้างมากกว่าแบบสอบถามแบบปลายเปิดแต่ผู้ตอบแบบสอบถามสามารถตอบได้ง่าย สะดวก และรวดเร็ว

1.1.4 การสังเกต เป็นวิธีการรวบรวมข้อมูลทางเลือกสุดท้ายในกรณีที่ไม่สามารถรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีอื่นได้ เช่น ข้อมูลพฤติกรรมของคนและของสัตว์ เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นรอบตัว ทั้งการสังเกตพฤติกรรมลักษณะต่าง ๆ ของทั้งคน สัตว์ สิ่งของ ภาษาพูด วัฒนธรรม และการสังเกตที่ไม่ใช่พฤติกรรม ซึ่งจะเป็นการศึกษาสถิติหรือประวัติต่าง ๆ ที่ผ่านมาในอดีต เช่น การวิเคราะห์สภาพคล่องทางการเงินระบบต่าง ๆ ที่ใช้ในกระบวนการทำงาน โดยวิธีการสังเกตสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 วิธี ดังนี้ 

1) การสังเกตโดยตรง ซึ่งผู้สังเกตจะเป็นส่วนหนึ่งของเหตุการณ์ แต่จะไม่มีการควบคุมหรือจัดการใด ๆ กับสถานการณ์ที่ต้องการสังเกต เพียงแต่สังเกตแล้วบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นจริง บางครั้งอาจใช้การสอบถามเพิ่มเติมเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ชัดเจนยิ่งขึ้น เช่น การสังเกตคุณภาพชีวิตของคนในสังคมสิ่งที่ต้องระวัง คือ ความลำเอียงของผู้สังเกต เพราะต้องเป็นส่วนหนึ่งของเหตุการณ์

2) การสังเกตแบบอ้อม เป็นการสังเกตแบบที่ผู้ถูกสังเกตจะไม่รู้ตัว แม้ว่าจะได้ข้อมูลที่ถูกต้อง แต่ต้องคำนึงถึงจริยธรรมด้วย

1.2 ข้อมูลทุติยภูมิ

ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) เป็นข้อมูลที่มีการรวบรวมไว้แล้วโดยผู้อื่น การนำข้อมูลทุติยภูมิมาใช้จะต้องตรวจสอบคุณภาพของข้อมูลก่อนโดยดูว่าใครเป็นผู้รวบรวมไว้ มีวิธีการอย่างไร และข้อมูลมีข้อดีและข้อเสียอย่างไร เพื่อจะได้นำข้อมูลไปใช้และอ้างอิงได้อย่างมั่นใจ โดยข้อมูลทุติยภูมิมีข้อดีและข้อเสีย ดังนี้

ข้อดี คือ สามารถนำข้อมูลไปใช้งานได้ง่าย โดยไม่ต้องเสียเวลาในการรวบรวมข้อมูลด้วยตนเองและเป็นการ ประหยัดงบประมาณอีกด้วย

ข้อเสีย คือ ข้อมูลที่มีการรวบรวมไว้แล้ว อาจไม่ตรงตามเป้าหมายที่ต้องการ อาจจะทำให้เสียเวลาในการหาข้อมูลจากหลายแหล่ง

การนำข้อมูลทุติยภูมิมาใช้เราไม่สามารถควบคุมความถูกต้องของข้อมูลได้ เนื่องจากเราไม่สามารถทราบได้ว่า ผู้รวบรวมข้อมูลนั้นรวบรวมข้อมูลมาอย่างไร และใช้วิธีการใดจึงได้ข้อมูลมา ดังนั้น ข้อมูลที่ได้มาจากแหล่งข้อมูลทุติยภูมิควรมีการตรวจสอบ(Cross Checks) โดยเปรียบเทียบข้อมูลชนิดเดียวกันกับแหล่งข้อมูลอื่นด้วย ซึ่งการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลทุติยภูมิ สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 รูปแบบ ดังนี้

1. ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายใน เป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในหน่วยงานหรือภายในองค์กรของผู้ใช้งาน เช่น ข้อมูลพนักงาน ข้อมูลทางการเงิน โดยข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายในมีลักษณะเฉพาะตัว ผู้รวบรวมข้อมูลจะต้องรู้ว่าข้อมูลที่ต้องการเก็บอยู่ที่ใด และ อยู่ในรูปแบบใด ทั้งนี้ ผู้รวบรวมข้อมูลต้องสอบถามบุคคลที่เกี่ยวข้อง เพื่อจะได้รวบรวมข้อมูลได้ถูกแหล่ง

2. ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก เป็นข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมของบุคคล หน่วยงานหรือองค์กรภายนอก เช่นข้อมูลทางด้านสถิติต่าง ๆ จากหน่วยงานสำนักงานสถิติแห่งชาติ ซึ่งการใช้งานข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก ควรมีการตรวจสอบความสอดคล้องของข้อมูลโดยการเปรียบเทียบข้อมูลที่ได้มากับข้อมูลขององค์กรอื่น ๆ ด้วย ซึ่งการตรวจสอบแบบนี้จะช่วยลดความผิดพลาดในการนำข้อมูลมาใช้