🎯 Propósito

Estabelecer os princípios, diretrizes e responsabilidades que estruturam o Sistema de Controles Internos do MCP, assegurando integridade, transparência, rastreabilidade e conformidade nas operações — especialmente na importação, comercialização e distribuição de publicações técnicas e acadêmicas.

📘 Conceitos Essenciais

• Controles Internos — processos contínuos que garantem eficácia operacional, confiabilidade das informações e conformidade legal.
• Programa de Integridade — conjunto de políticas e práticas que promovem ética, prevenção de irregularidades e transparência.
• Risco — evento que pode afetar objetivos, processos ou reputação.
• Segregação de Funções — divisão de atividades para evitar erros, fraudes ou conflitos de interesse.
• Confiabilidade das Informações — precisão, integridade e tempestividade dos dados.
• Conformidade — observância às leis, políticas internas e obrigações contratuais.

📌 Escopo

Aplica-se a todas as áreas, processos, colaboradores, gestores, fornecedores, representantes e parceiros que atuam em nome do MCP, no Brasil ou no exterior.

🎯 Objetivos

• Proteger ativos físicos, financeiros e intangíveis.
• Assegurar conformidade com leis, normas internas e Código de Conduta.
• Reforçar ética, transparência e responsabilidade institucional.
• Prevenir, detectar e tratar riscos operacionais, financeiros, legais e reputacionais.
• Fortalecer o Programa de Integridade e assegurar controles eficazes.
• Promover melhoria contínua e cultura de prestação de contas.
• Garantir rastreabilidade e veracidade das informações.

🧩 Estrutura do Sistema de Controles Internos

Modelo COSO — Integrated Framework

• Ambiente de Controle — valores éticos, estrutura organizacional e definição de responsabilidades.
• Avaliação de Riscos — identificação e análise dos riscos que possam afetar objetivos.
• Atividades de Controle — políticas, procedimentos e mecanismos para mitigar riscos.
• Informação e Comunicação — fluxo claro, tempestivo e confiável de informações.
• Monitoramento — avaliação contínua da eficácia dos controles.

Modelo das Três Linhas de Defesa

1. Gestão Operacional — executa controles e garante sua aplicação diária.

2. Integridade, Compliance e Riscos — supervisiona, orienta e aprimora o sistema.

3. Auditoria Interna/Externa — avalia de forma independente e recomenda melhorias.
   
   

🧭 Princípios Orientadores

• Integridade e ética — tolerância zero a fraudes, subornos ou condutas irregulares.
• Segregação de funções — separar autorizar, executar, registrar e custodiar.
• Rastreabilidade — processos documentados e auditáveis.
• Proporcionalidade — controles adequados ao porte e complexidade do MCP.
• Prevenção e detecção — antecipar falhas e corrigir desvios.
• Melhoria contínua — aperfeiçoamento permanente dos controles.
• Responsabilidade compartilhada — todos têm papel ativo na integridade.

🛠️ Controles Operacionais Essenciais

• Autorização e Aprovação — transações devem seguir a Matriz de Alçadas.
• Custódia e Acesso — controles físicos e digitais baseados em necessidade (“need-to-know”).
• Conciliações e Revisões — análises e verificações periódicas e independentes.
• Gestão de Sistemas — alterações sujeitas a controle formal e registros adequados.
• Compras e Contratos — observância a critérios técnicos, éticos e documentais, garantindo transparência e rastreabilidade.

🔍 Monitoramento e Melhoria Contínua

• Monitoramento constante dos controles pelas áreas responsáveis.
• Auditorias internas e externas avaliam a eficácia e recomendam ajustes.
• Fragilidades geram planos de ação com responsáveis e prazos definidos.
• Falhas críticas não resolvidas são escalonadas à Diretoria Executiva.

📞 Canal de Denúncias

O MCP oferece canais seguros, confidenciais e sem retaliação para esclarecimentos, sugestões e relatos de irregularidades. A participação é incentivada e protegida.

👥 Responsabilidades

• Alta Administração — aprova a política, garante recursos e promove o ambiente de controle.
• Gestão Operacional (1ª linha) — executa e aperfeiçoa controles.
• Integridade, Compliance e Riscos (2ª linha) — supervisiona e dá suporte técnico.
• Auditoria Interna/Externa (3ª linha) — avalia de forma independente.
• Colaboradores — cumprem diretrizes, preservam processos e reportam riscos.

🔄 Governança e Revisão

A política é revisada anualmente ou quando houver mudanças relevantes em processos, riscos ou legislações.
A atualização é aprovada pela Diretoria Executiva e comunicada a todos.

🏛️ Disposições Finais

O descumprimento desta política constitui violação ao Código de Conduta e pode gerar medidas disciplinares.
O MCP reafirma seu compromisso com ética, transparência e controles internos robustos, alinhados às melhores práticas nacionais e internacionais.

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