一般社団法人福井大学医学部同窓会白翁会

個人情報取扱要綱

第１条　（本要綱の目的及び適用範囲）

この要綱は、一般社団法人福井大学医学部同窓会白翁会（以下、「本会」という。）が、その活動のために保有する会員の個人情報の取扱いに関する必要事項を定め、本会及び会員の個人情報取り扱い上の責務を明確にし、会員の個人情報の適切な保護を行いつつ本会の活動の推進を図ることを目的とする。

この要綱は、本会会員並びに本会が雇用する者に適用する。

本要綱にないものは、個人情報保護法及び関連の法令によることとする。

第２条　（取り扱う個人情報）

本会が取り扱う「個人情報」とは、生死にかかわらず個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、卒業年その他の記述等により特定の個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）もので、本会定款第５条に定める正会員及び特別会員に関する下記の情報をいう。

（1）正会員

　現氏名、旧氏名、生年月日、卒業年、現住所、帰省先住所、電話番号、携帯番号、e-mailアドレス、勤務先、所属、役職、勤務先住所、勤務先電話番号、勤務先ファックス番号、勤務先e-mailアドレス、学位情報

（2）特別会員

　氏名、所属、役職、電話番号、e-mailアドレス、

第３条　（個人情報の利用目的、公表、目的外利用の禁止）

本会が取得し、保有する個人情報の利用目的は、以下の通りとする。

（1）会員名簿の発行

会員名簿に収載する個人情報の項目は、現及び旧氏名、卒業年、勤務先、所属、役職、勤務先住所、勤務先電話番号、勤務先ファックス番号及び勤務先e-mailアドレス、並びに、自宅（又は帰省先）住所、電話番号、携帯番号及びe-mailアドレスとする。

但し、正会員における氏名及び卒業年以外の情報の記載に関しては、本人または本人の親族等本人の代諾者（以後、代諾者）の同意がある事項のみを記載するものとする。

（2）会報等発刊物（電子媒体によるものを含み、本会の活動目的に適うものに限る。）の配布

（3）会費、寄付金の収受管理

（4）本会の各種事業、行事の伝達

（5）会員による各種組織の活動の支援

（6）旧福井医科大学並びに福井大学医学部に関連する行事の広報活動、寄付金募集の支援

（7）その他、本会定款第４条に定める事業を達成するために必要と理事会が認めた場合

第４条　（個人情報の取得）

本会が取得し、保有する個人情報は、第２条に定めるもののうち本人または代諾者と認められる者から提供のあった情報に限るものとする。

2　個人情報の取得は、次のいずれかの方法による。

（1）本人または代諾者の同意に基づく本会からの書面又は電子媒体による取得

（2）本人または代諾者からの口頭、書面又は電子媒体のいずれかによる取得

3　前項の方法により取得が不可能又は困難な場合は、個人情報管理責任者が適切と認める方法によるものとする。この場合は、取得の経緯、方法に関する記録を残すこととする。

4　個人情報を取得しようとする場合は、偽りその他不正な手段を用いてはならない。

第5条　（個人情報の利用と管理体制）

本会に個人情報管理責任者を置き、本会理事長をもって充てる。

2　個人情報管理責任者は、保有する個人情報の管理に関する事務を総括する。

3　本会に、適切な教育を受けた個人情報管理担当者を置き実務を担当する。

4　個人情報管理担当者は，保有する個人情報等を適切に管理し，保有個人情報の漏えい，滅失又は毀損の防止その他保有する個人情報の適切な管理のための必要な措置を講じる。

5　本会定款第４条に挙げる事業を達成するために、必要な範囲で本会の有する個人情報を利用することができる。

6　本会が保有する個人情報の利用は、本会会員による各種組織に限る。

7　本会が保有する個人情報の利用の是非は、原則理事会の審議によるものとする。ただし、急を要する場合で理事長が認めたものは提供可能とし、後日理事会に報告する。

8　本会が保有する個人情報を会員による各種組織に提供する場合において、個人情報管理担当者は、次の事項について確認できない場合は、その提供を行わないこととする。 

（1）個人情報の提供を受ける会員による各種組織が、提供された個人情報の管理責任を明確にしていること。

（2）提供される個人情報の利用が、本会定款第４条に掲げる事業の範囲内であること。

（3）提供される個人情報が、利用目的の達成に必要最小限であること。

（4）個人情報の提供を受ける会員による各種組織が、当該個人情報によって特定される本人から当該個人情報の訂正、利用の停止の要求があった場合、正当な理由がない限り、それに応じる責任を明確にしていること。

（5）（4）の規程による本人からの当該個人情報の訂正、利用の停止の要求があった場合、要求を受けた会員による各種組織は、速やかにその事実及び採られた処置を個人情報管理担当者に報告することしていること。

9　個人情報管理責任者は、保有個人情報を用いた業務を外部に委託する場合，当該委託先と下記の内容の契約を交わすと共に委託先で個人情報の安全管理が図られるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。

　（1）個人情報に関する秘密保持，目的外利用の禁止等の義務

（2）再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項

（3）個人情報の複製等の制限に関する事項

（4）個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項

（5）委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項

（6）違反した場合における契約解除，損害賠償責任その他必要な事項

10　保有する個人情報の漏えい、滅失または毀損（以下、「漏えい等」という。）の防止その他の個人情報の安全管理のために個人情報に関し下記の取扱をする。

（1）個人情報が記録されたデータ（以下「名簿データ」という）は同窓会室に設置したパソコンで管理するものとし、関連するすべてのファイルにはパスワードを設定する。

（2）名簿データは、バックアップのため、CDRにパスワードを設定し記録し個人情報管理責任者が保管する。

（3）名簿データは、原則として個人情報管理責任者、個人情報管理担当者以外は操作できないこととする。

7　個人情報管理責任者は保有する個人情報の提供に関する記録を作成し3年間保管する。

8　本会監事は，保有する個人情報等の管理の状況について監査する。

第６条　（個人情報の提供）

本会が保有する個人情報の提供は、本会内外を問わず、第３条に定める利用目的の範囲に限るものとする。

2　前項の規程にかかわらず、次のいずれかに該当する場合は、本会が保有する個人情報を、本会内外を問わず必要な範囲において、提供できるものとする。

（1）あらかじめ本人の同意を得た場合

（2）個人の生命、身体の安全又は財産の保護のため、緊急かつやむを得ないと認められるとき

（3）法令の定めによるとき

（4）その他、個人情報管理責任者が必要と認めたとき

（5）会員名簿の印刷を業者に委託する場合

第７条　（福井大学への情報の提供）

　第３条（6）に定める利用目的のための福井大学に対する個人情報の提供は、本要綱第５条8項の定めに準じ、個人情報管理担当者が行う。

2　前項以外の目的であっても、本会定款第４条に定める事業を達成するために必要と理事会が認めた場合は、福井大学に対して個人情報の提供を行うことができる。その場合も、本要綱第５条8項の定めに準じ、個人情報管理担当者が行う。

第８条　（保有する個人情報の開示）

本会が保有する個人情報について、本人から開示請求を受けたときは、個人情報管理責任者は、開示を求めてきた者が当該個人情報によって特定される本人であることを合理的かつ適切な方法で確認した後に、合理的と認められる範囲内で個人情報を開示するものとする。

第９条　（情報の正当性の確保）

本会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、保有する個人情報を正確かつ最新の内容に保てるよう、年に1回正会員に郵送による自記式調査を行い得られた調査結果を以って情報を更新する。また、保有する個人情報について、本人からデータの訂正、削除または利用の停止を求められた場合は、訂正等を求めてきた会員が当該個人情報に該当する本人であることを合理的かつ適切な方法で確認した後に、合理的と認められる範囲内で停滞なく処置を行うものとする。

2　特別会員の情報に関しては年に1回福井大学から公開情報を取得し更新を行う。

第１０条　（関係者の苦情等の申し立て、処理）

　本会は、保有する個人情報及びその取り扱いについて、当該個人情報によって特定される本人から苦情を受けた場合、状況に応じて迅速かつ適切に対応を行うものとする。

2　前項に定める苦情の申し出で先は、個人情報管理責任者とする。

3　前項に定める苦情を受け付けた場合、その内容と処置について、個人情報管理責任者は苦情の内容と処理の記録を作成し理事会に報告する。

第１１条　（違反に対する処置）

　本会内において、本規程に定める事項に違反して個人情報の利用目的以外の流用、提供、漏洩等があった場合、個人情報管理責任者は適切な処分を検討し、理事会に諮り処分を行うものとする。

2　本会は、何人かが故意又は過失によって本会が保有する個人情報を不正に取扱い、本会に重大な損害を与えた場合、賠償請求、法的処置を含む適切な処置を講じるものとする。

第１２条　（要綱の改訂）

この要綱の改訂は、理事会の議を経て、総会で決定する。

附　　則

この要綱は、2023年5月29日から施行する。