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L'échelle de permanence
L'échelle de permanence
L'échelle de permanence, un concept imaginé par P.A. Yeomans dans le cadre de la permaculture, revient grossièrement à la métaphore du pot et des cailloux. Il s'agit de prendre en compte que plus les choses sont durables et permanentes, plus elles demandent d'énergie et de temps à être modifiées.
La métaphore des cailloux nous explique que si vous voulez faire entrer des pierres, des cailloux et du sable dans un réceptacle vous devez le faire les plus gros d'abord et remplir les interstices ensuite par taille décroissante. Si vous faites l'inverse, le sable fera un socle, les cailloux auront de l'espace entre eux et les pierres encore plus, alors qu'à l'inverse en débutant pas les pierres, les cailloux pourront se glisser entre elles et le sable venir se faufiler dans les espaces vacants.
Rapporté à la gestion d'un projet, il s'agit donc de planifier les tâches les plus importantes en premier dans les créneaux qui peuvent les contenir, puis compléter les trous avec, en priorité, les tâches qui les complètent au mieux.
Méthode Eisenhower
Méthode Eisenhower
Cette méthode permet de prioriser vos activités, voire de vous alléger pour certaines. L'histoire raconte qu'elle fut utilisée par le président Eisenhower pour planifier le débarquement en Normandie.
"Les choses urgentes sont rarement importantes, et les choses importantes sont rarement urgentes." Dwight D. Eisenhower
Rangez tout ce que vous devez faire selon deux critères : Urgent et Important.
Placez toutes vos tâches ou projets dans un tableau avec en première ligne ce qui est important et en première colonne, ce qui est urgent.
Urgent : Vous avez une deadline proche sur laquelle vous ne pouvez pas agir sinon c'est non urgent.
Important : Quelqu'un pour qui c'est important est en attente de votre réalisation (ça peut être vous), sinon ce n'est pas important.
Maintenant que tout est à plat, il ne vous reste plus qu'à traiter la case selon sa position :
1: Urgent et Important : C'est votre priorité, à vous de jouer.
2: Urgent et Non important : Vous pouvez déléguer ces tâches à d'autres et leur faire confiance. Demandez de l'aide si besoin.
3: Non urgent et Important : Vous n'avez pas besoin de vous y mettre maintenant, mais il faut planifier ces éléments pour ne plus vous encombrer le cerveau.
4: Non urgent et Non important : Faut-il vraiment s'en occuper ? Vous pouvez simplement les supprimer ou les garder pour quand vous aurez du temps à perdre...
Méthode SMART/SMARTER
Méthode SMART/SMARTER
La méthode SMART trouve sa place lorsque l'on fixe des objectifs. Ce but doit répondre à des critères précis, si ceux-ci ne sont pas applicables, il est probable que l'objectif ne soit pas atteint.
Le terme SMART est un acronyme qui recense ces critères:
S : Spécifique (Specific)
L'objectif doit être simple, clair, précis et compréhensible pour la personne qui le reçoit. Il doit être adapté à celui ou celle qui doit l'atteindre et compréhensible pour les autres afin qu'il soit légitime.M : Mesurable (Mesureable)
Il est essentiel que cet objectif puisse être évalué, que l'on puisse définir clairement s'il est atteint ou pas, ou partiellement.A : Atteignable (Achievable)
L'objectif doit être réalisable, mais représenter un défi motivant.
Ce "A" peut se décliner en 5 "A": Acceptable, Atteignable, Ambitieux, Accepté par les autres (Agreed upon) et orienté Action.R : Réaliste (Realistic/ Relevant)
On parle ici de pertinence de l'objectif. Il doit avoir du sens et être cohérent avec le projet global.T : Temporellement défini (Time-bound)
L'objectif doit être défini dans le temps, une date précise doit être posée pour l'atteinte de l'objectif.
La méthode SMARTER est une extension qui ajoute deux critères supplémentaires :
E : Evalué
Ce critère intègre le suivi du projet tout au long de l'avancement, ce qui offre l'opportunité de corriger le tir, de mettre en place un plan d'action plus pertinent ou d'allouer de nouvelles ressources.R : Révisable
Les objectifs doivent pouvoir être révisés pour s'adapter aux imprévus. Il serait suicidaire de les garder s'ils sont devenus inatteignables suite à des imprévus. Mieux vaut faire preuve de flexibilité et d'adaptivité pour redéfinir le projet et réussir plutôt que foncer dans le mur.
Méthode de Kanban
Méthode de Kanban
La méthode Kanban est une méthode de gestion des tâches au sein d'un projet. Il permet de faire le suivi des tâches tout en gardant à l'oeil l'ensemble du projet et d'avoir la visibilité sur son avancée.
Mise en place
Il s'agit tout d'abord de lister les tâches à réaliser pour atteindre un objectif puis de définir le tableau de suivi.
Le tableau de suivi
Le plus simple des tableau comporte trois colonnes (A faire, En cours et Terminé), mais on peut imaginer d'autres colonnes pour un processus plus complexe.
L'essentiel étant de définir pour les colonnes du milieu un maximum de tâches qui peuvent y apparaitre. Par exemple, estimer que l'on peut gérer entre 2 et 4 tâches en cours, ni plus ni moins.
Le tableau doit être facile à consulter et visuel.
Remplir le tableau
Vous pouvez d'ors et déjà placer dans votre tableau les tâches en cours, sur lesquelles vous êtes déjà engagés et reléguez celles en trop dans la colonne à faire (il y en a toujours...).
Faire évoluer vos tâches
Si une tâche se révèle trop importante, n'hésitez pas à la découper en plusieurs parties et à les répartir dans votre tableau. Il est souvent plus motivant de voir une avancée pas à pas, qu'une tâche qui s'éternise.
Faire avancer vos tâches
Lorsqu'une tâche est terminée, prenez le temps de vous assurer de sa qualité avant de la déplacer dans votre tableau. Dans un travail d'équipe, une colonne pourrait être dédié à cette validation par un tiers.
Plus votre tableau est complexe, plus l'avancemcent de vos tâche doit être normé et clair.
Attribution des tâches
Si le tableau est utilisé par une équipe, n'hésitez pas à indiquer qui fait quoi sur les tâches, cela peut être individuel ou plusieurs personnes.
Méthode PERT
Méthode PERT
Cette méthode (Program Evaluation and Review Technique) a été développée dans les années 50 par la Navy américaine.
Le principe est d'indiquer la dépendance des tâches les unes par rapport aux autres avec des étapes identifiées qui permettent de s'assurer du respect des délais et de l'avancée du projet.
Chaque tâche est identifiée par son nom et sa durée et représentée sur une flèche. On peut aussi indiquer les tâches virtuelles, c'est à dire qui ne sont que des dépendances pour accéder à la suite, dans ce cas, les flèches sont dessinées en pointillés.
Chaque étape est identifiée dans un cercle qui comporte en haut, le numéro d'étape et en bas les dates au plus tôt et celle au plus tard (ce qui permet de s'assurer d'être dans les temps).
Les tâches parallèles impliquent des ressource supplémentaires et la méthode PERT permet justement d'indentifier ces besoins.
De la même façon, l'enchaînement le plus court est défini comme le chemin critique (en rouge sur le schéma). C'est celui qui n'a pas de marge de manoeuvre.
Explication de l'exemple: Les lettres de A à H représnetent les tâches à accomplir. Les durée sont indiquées en nombre de jours. Ce projet nécessiterait donc 220 jours pour aboutir en prévoyant un renfort d'équipe pendant 50 jours au milieu (tâches C+D+E). S'il n'y a pas de renfort, il faudra intégrer ces 50 jours en plus du temps final.
Exemple par Gschmitt at fr.wikipediaLater version(s) were uploaded by Callyope, CC BY-SA 3.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=3301353
Diagramme de GANTT
Diagramme de GANTT
La méthode
La carte mentale (MIRO)
La carte mentale (MIRO)
La méthode
L'analyse fonctionnelle
L'analyse fonctionnelle
La méthode
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