Nguyên nhân và cách khắc phục lỗi máy in offline nhanh chóng

Máy in offline là một tình trạng phổ biến, báo hiệu rằng thiết bị không thể thực hiện lệnh in từ máy tính. Nguyên nhân gây ra tình trạng này có thể xuất phát từ nhiều yếu tố, bao gồm sự cố trong kết nối, các vấn đề với trình điều khiển (driver), hoặc sai sót trong quá trình thiết lập. Bài viết này từ GFC Tech sẽ hướng dẫn bạn đọc cách khắc phục nhanh chóng tình trạng máy in offline, giúp thiết bị hoạt động ổn định trở lại.

1. Kiểm tra kết nối và nguồn điện

Nguyên nhân

Một trong những lý do thường gặp nhất khiến máy in chuyển sang trạng thái offline là các vấn đề về nguồn điện hoặc kết nối. Đôi khi, cáp USB có thể bị ngắt kết nối do vô tình, hoặc máy in có thể mất kết nối với mạng Wi-Fi mà chưa được thiết lập lại.

Cách khắc phục

Để bắt đầu, hãy kiểm tra đèn báo nguồn để đảm bảo máy in đang được cấp điện. Nếu không có đèn báo, hãy kiểm tra lại dây nguồn và ổ cắm để xác định xem có sự cố về điện hay không.

Tiếp theo, xem xét kết nối giữa máy in và máy tính. Nếu sử dụng kết nối không dây, hãy đảm bảo Wi-Fi hoặc Bluetooth đang hoạt động ổn định và máy in đã được kết nối đúng mạng. Đối với máy in kết nối bằng cáp USB, hãy kiểm tra xem cáp có bị lỏng, đứt hoặc hỏng hay không. Nếu cần, hãy thử sử dụng một cổng USB khác hoặc một cáp kết nối khác để đảm bảo tín hiệu truyền tải một cách chính xác.

2. Cập nhật và kiểm tra trình điều khiển (Driver)

Nguyên nhân

Lỗi Driver có thể là nguyên nhân chính gây ra tình trạng máy in offline. Điều này đặc biệt đúng đối với các thiết bị mới cài đặt hoặc khi hệ điều hành được cập nhật nhưng Driver chưa được điều chỉnh phù hợp. Nếu Driver không tương thích hoặc bị lỗi trong quá trình cài đặt, máy in có thể không nhận lệnh từ máy tính.

Cách khắc phục

Để giải quyết vấn đề này, hãy thử gỡ bỏ Driver hiện tại và cài đặt lại phiên bản chính xác cho dòng máy in của bạn. Khi tải Driver, hãy đảm bảo bạn tải từ trang web chính thức của nhà sản xuất và chọn phiên bản tương thích với hệ điều hành của máy tính. Sau khi cài đặt, hãy khởi động lại cả máy tính và máy in để hệ thống nhận diện thiết bị một cách chính xác. Nếu sự cố vẫn tiếp diễn, bạn có thể cần cập nhật Driver hoặc kiểm tra lại các thiết lập của máy in.

3. Khởi động lại máy in và máy tính

Nguyên nhân

Trong một số tình huống, hệ thống máy tính có thể gặp phải các xung đột phần mềm hoặc các sự cố tạm thời, dẫn đến việc mất kết nối với máy in và khiến máy in hiển thị trạng thái offline. Những vấn đề này thường xảy ra khi hệ điều hành được cập nhật, các phần mềm điều khiển máy in gặp sự cố hoặc khi có quá nhiều tác vụ đang chạy đồng thời.

Cách khắc phục

Để giải quyết nhanh chóng, hãy thử khởi động lại cả máy tính và máy in. Đối với máy in, hãy tắt thiết bị bằng nút nguồn, đợi một vài giây và sau đó bật lại. Với máy tính, hãy truy cập vào biểu tượng Windows, chọn nút nguồn và chọn "Restart" để hệ thống khởi động lại, giúp khôi phục kết nối giữa hai thiết bị. Sau khi hoàn tất, hãy kiểm tra lại xem máy in đã hoạt động bình thường chưa.

4. Khởi động lại dịch vụ in trên máy tính

Nguyên nhân

Khi máy tính và máy in phải xử lý quá nhiều công việc cùng lúc, hệ thống có thể bị quá tải, gây ra sự gián đoạn tạm thời. Điều này có thể khiến máy in chuyển sang trạng thái offline và không nhận lệnh in, đặc biệt là khi hàng đợi in quá lớn hoặc dịch vụ quản lý in bị lỗi.

Cách khắc phục

Để khắc phục sự cố này, bạn có thể khởi động lại dịch vụ quản lý in bằng các bước sau:

• Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Windows + R, gõ "services.msc", sau đó nhấn OK hoặc Enter.

• Bước 2: Trong danh sách dịch vụ, tìm "Print Spooler", nhấp chuột phải và chọn "Restart".

Sau khi quá trình khởi động lại hoàn tất (trạng thái sẽ hiển thị là "Running"), hãy thử in lại để xem máy in đã hoạt động bình thường chưa.

5. Tắt chế độ offline để khôi phục hoạt động máy in

Nguyên nhân

Trong một số trường hợp, máy in có thể ở chế độ offline do cài đặt trước đó mà người dùng chưa kiểm tra. Điều này khiến máy in không thể nhận lệnh in ngay cả khi kết nối vẫn ổn định. Chỉ cần tắt chế độ này, máy in sẽ hoạt động trở lại.

Cách khắc phục

Để tắt chế độ offline, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Gõ "Printers & Scanners" vào thanh tìm kiếm trên Taskbar và chọn kết quả tương ứng.

• Bước 2: Tìm máy in đang gặp sự cố trong danh sách, nhấp vào tên thiết bị và chọn "Open queue".

• Bước 3: Trong cửa sổ mới, vào tab "Printer", sau đó bỏ chọn "Use Printer Offline".

Sau khi hoàn tất, hãy kiểm tra lại xem máy in đã trở về trạng thái sẵn sàng để in chưa. Nếu vẫn gặp lỗi, bạn có thể cần kiểm tra lại kết nối hoặc cập nhật Driver.

6. Một số lưu ý quan trọng

Để quá trình sửa lỗi máy in offline diễn ra hiệu quả, hãy đảm bảo các điều kiện sau:

• Cài đặt đúng Driver phù hợp với dòng máy in và hệ điều hành, đồng thời kiểm tra kết nối giữa máy in và máy tính.

• Đèn báo trên máy in phải sáng, nếu thiết bị hoạt động bình thường, đèn thường có màu xanh lá cây.

• Kiểm tra hộp mực, đảm bảo còn đủ mực để máy in có thể thực hiện lệnh in mà không bị gián đoạn.

• Đối với máy in kết nối bằng cáp, kiểm tra xem dây cáp có bị lỏng, đứt hoặc hư hỏng không, nếu cần, hãy thay dây mới.

• Kiểm tra chất lượng giấy in và mực in để đảm bảo không có lỗi phát sinh trong quá trình in ấn.

7. Các vấn đề liên quan đến máy in khác

7.1 Máy in không nhận hộp mực

Máy in có thể không nhận diện được hộp mực sau khi lắp đặt. Tình trạng này có thể do hộp mực không tương thích, lắp đặt chưa đúng cách hoặc tiếp điểm giữa hộp mực và máy in bị bám bụi. Kiểm tra lại vị trí lắp hộp mực, vệ sinh khu vực tiếp xúc và đảm bảo sử dụng hộp mực phù hợp

7.2 Bản in bị xạm nền

Bản in bị xạm nền thường do trống máy in bị hỏng hoặc hao mòn. Để khắc phục, hãy kiểm tra và vệ sinh trống máy in hoặc thay thế nếu cần thiết.

7.3 Bản in bị sọc, sai màu trên máy in Canon

Máy in có thể gặp tình trạng bản in xuất hiện sọc hoặc màu sắc không đúng. Nguyên nhân có thể do đầu phun bị tắc, hộp mực sắp hết hoặc cài đặt màu không chính xác. Hãy kiểm tra mức mực, vệ sinh đầu phun và đảm bảo cấu hình màu sắc phù hợp.

7.4 Bản in bị đen và lem nhem

Tình trạng bản in bị đen hoặc lem nhem thường do gạt mực lớn hoặc gạt mực bé bị mòn, hỏng. Kiểm tra và vệ sinh gạt mực, thay thế nếu cần thiết. Đồng thời kiểm tra hộp mực để đảm bảo không có sự cố rò rỉ.

7.5 Máy in bị đen mép giấy, và đen hai lề

Bản in bị đen mép giấy hoặc hai bên lề có thể xuất phát từ trống máy in bị mòn, gạt mực không hoạt động hiệu quả hoặc hộp mực bị rò rỉ. Để khắc phục, cần kiểm tra và vệ sinh trống in, thay thế gạt mực nếu cần, đồng thời đảm bảo hộp mực không bị rò rỉ hoặc hư hỏng.

7.6 Máy tính Windows không tìm thấy máy in trong mạng LAN

Lỗi máy tính không nhận diện được máy in trong mạng LAN có thể do nhiều nguyên nhân. Để khắc phục, hãy kiểm tra cài đặt chia sẻ máy in trên hệ thống và đảm bảo cả máy tính và máy in đều kết nối cùng một mạng.

7.7 Lỗi máy in chỉ in được một trang

Khi máy in chỉ in được một trang rồi dừng lại, nguyên nhân có thể đến từ bộ nhớ đệm bị đầy, lỗi Driver hoặc cài đặt chế độ in chưa đúng. Để khắc phục, hãy thử xóa hàng đợi in, kiểm tra và cập nhật Driver.

7.8 Máy in báo Ready To Print nhưng không in

Máy in hiển thị trạng thái “Ready To Print” nhưng không in có thể do lỗi kết nối, hàng đợi in bị kẹt hoặc Driver gặp trục trặc. Kiểm tra kết nối, xóa hàng đợi in, sau đó khởi động lại thiết bị. Nếu lỗi vẫn xảy ra, hãy thử cập nhật hoặc cài đặt lại Driver.

7.9 Máy in không nhận lệnh in

Tình trạng máy in không nhận lệnh in có thể do lỗi kết nối, hàng đợi in bị kẹt, hoặc phần mềm điều khiển gặp sự cố. Để khắc phục, hãy kiểm tra kết nối, xóa hàng đợi in, khởi động lại máy in và cập nhật Driver.

7.10 Máy in in ra toàn giấy trắng

Nếu máy in in ra giấy trắng, nguyên nhân có thể do hộp mực bị hết, đầu phun bị tắc hoặc trục trặc trong quá trình cấp mực. Kiểm tra mức mực trong hộp, vệ sinh đầu phun.

7.11 Máy in không kéo giấy

Khi máy in không kéo giấy, nguyên nhân có thể do kẹt giấy, bánh răng kéo giấy bị mòn hoặc cảm biến giấy gặp lỗi. Để khắc phục, hãy kiểm tra xem có vật cản trong khay giấy không, vệ sinh con lăn kéo giấy.

7.12 Máy in bị mờ chữ, nhạt màu

Bản in mờ, chữ không đậm hoặc thiếu sắc nét có thể do hộp mực sắp hết, đầu phun bị tắc hoặc cài đặt chất lượng in chưa phù hợp. Kiểm tra lượng mực trong hộp, vệ sinh đầu phun.

7.13 Máy in kẹt giấy do kéo nhiều tờ

Máy in hoạt động liên tục trong thời gian dài có thể gặp tình trạng kéo nhiều tờ giấy cùng lúc, gây kẹt giấy hoặc ảnh hưởng đến chất lượng in. Nguyên nhân thường do con lăn kéo giấy bị mòn, giấy bị ẩm hoặc khay giấy không được sắp xếp đúng cách. Để khắc phục, hãy kiểm tra và làm sạch con lăn, đảm bảo giấy khô ráo, không dính vào nhau.

7.14 In 2 mặt khớp nhau trong Word

Để in tài liệu hai mặt khớp nhau, trước tiên hãy thiết lập chế độ "Print on Both Sides" trong cài đặt in. Tiếp theo, điều chỉnh căn lề đối xứng bằng cách vào "Page Layout > Margins > Mirror Margins".

7.15 Máy in không nhận lệnh in file PDF

Máy in có thể không nhận lệnh in từ file PDF. Nguyên nhân có thể do lỗi phần mềm, file bị lỗi hoặc trình điều khiển máy in chưa hỗ trợ định dạng PDF. Để khắc phục, hãy thử chuyển file sang định dạng khác, cập nhật hoặc cài lại phần mềm đọc PDF.

GFC Tech hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết được vấn đề máy in offline, giúp thiết bị hoạt động trở lại. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ với chúng tôi.

Tham khảo chi tiết tại: https://gfctech.vn/kien-thuc/may-in/may-in-offline/

Thông tin liên hệ

1. Địa chỉ:

   • Trụ sở chính: Tầng 18, Vincom Center Đồng Khởi, 72 Lê Thánh Tôn, Quận 1, TP HCM

   • VP Đại diện:

     • TP HCM: 40/5 Đường số 38, Hiệp Bình Chánh, Thủ Đức

     • Hà Nội: Tầng 12, Licogi 13, 164 Khuất Duy Tiến, Thanh Xuân

     • Đà Nẵng: 232 đường 2/9, Hải Châu

2. Hotline: 1900 3447

3. Email: info@gfctech.vn

4. Website: gfctech.vn