П 15с / Предмет "Організаційна техніка офісу"

дистанційне навчання 2022-2023 н.р. 

Для відеозв'язку з викладачем в  режимі онлайн (зустріч, відповідно до розкладу вашої групи, в Google Meet), натисніть це покликання*:  https://meet.google.com/pgo-fovd-jfi

* тільки для здобувачів освіти Навчально-наукового центру професійно-технічної освіти Національної академії педагогічних наук України

Завдання:

26 жовтня 2022

Лекція 7. 

Копіювальна техніка

Копіюва́льний апара́т (копір; також ксерокопіювальний апарат (скор. ксерокс), копіювально-множний апарат, КМА) — пристрій, призначений для одержання копій документів, фотографій, малюнків і інших двомірних зображень на папері й інших матеріалах. На відміну від поліграфічних машин може використовуватися для виготовлення малих тиражів книг, брошур та ін. Крім спеціальних машин, до копіювальних апаратів можна віднести факсимільний апарат, дуплікатор і з'єднані між собою сканер і принтер.


Про назву «Ксерокс»

Незважаючи на широке використання терміну ксерокс, в офіційній літературі й особливо рекламних матеріалах його намагаються уникати через подібність із назвою фірми «Ксерокс» (англійською вимовляється як «зирокс»). Її апарати на основі технології ксерографії (від грецької «сухий» і «написання») у свій час домінували на ринку, потіснивши інші технології копіювання, і тому її товарний знак став загальновживаним для цілого класу пристроїв. Подібний перехід терміна з назви фірми-виробника на весь вид виробів зустрічається часто (порівн.: джип, памперс, патефон, тощо). Сама ж назва «ксерокс» для копіювальних апаратів на основі технології ксерографії (або, більш науково, електрографії) була запропонована ще винахідником методу Честером Карлсоном, а фірма «Ксерокс» отримала своє ім'я після перейменування, коли її апарати із цією назвою стали досить відомими.

 

Основні характеристики КА:


Методи одержання зображення

У КА найпоширеніший електрографічний метод друку. Для великих тиражів використовується трафаретний метод. Також (в факсимільних апаратах і недорогих кольорових ксероксах) використовується метод струминного друку і метод термодруку. Інші методи одержання зображення поширення не отримали або були витиснуті з ринку копіювальної техніки.

За способом обробки вихідного зображення копіювальні апарати діляться на аналогові і цифрові. Вони різняться за способом передачі зображення від оригіналу до копії. В аналогових апаратах (електрографічних) світло, відбите від оригіналу через систему дзеркал, що рухаються, і об'єктива, передається на фотобарабан. У цифрових — зображення з оригіналу спочатку сканується за допомогою лінійки фоточутливих елементів (фотодіодів) у пам'ять контролера, обробляється за певним алгоритмом, а потім виводиться на друк через принтер, що є, у цьому випадку, невід'ємною частиною копіювального апарата (БФП, БФА).

Цифрові копіювальні апарати діляться на одноколірні і кольорові.

За продуктивністю виділяють копіри малої (до 20 копій/хв), середньої (20-40 копій/хв) і високої (понад 40 копій/хв) продуктивності.

За компонуванням копіри діляться на напідлогові й настільні. З настільних окремо виділяють переносні (портативні).

Настільні апарати малої продуктивності формату А4 звичайно називають персональними.

Окремо виділяють копіри великого формату (А0, А1), які часто називають інженерними системами.


Класифікація КА:


Принцип роботи ксерокса

Вставили папір, поклали оригінал, натиснули зелену кнопочку, і ксерокс зробив вам точну копію. Ось саме так просто він і працює. Однак якщо зазирнути всередину, то все виявиться набагато складніше. Копір - досить складний цифровий прилад, який розуміє користувача і знає, що від нього хочуть. У нього є свій «мозок» з закладеними алгоритмами.

Принцип роботи ксерокса можна описати таким чином:


 Схематично принцип роботи ксерокса виглядає так:

19 жовтня 2022

Лекція 6. 

Факсимільні апарати. Робота на факсимільному апараті.


Що таке факсимільний апарат?

Факс чи факсимільний апарат – це пристрій, призначений для передавання даних (текстів, малюнків) в графічному вигляді по телефонних каналах. Він з’явився ще задовго до появи персональних комп’ютерів та мереж. Факсимільний апарат являє собою електромеханічний пристрій, що складається із сканера, модема, принтера і мотора з шестернями.

Факсимільний апарат дає змогу вести звичайні телефонні розмови (якщо підключити паралельний телефон); приймати і передавати факсимільні повідомлення (так звані факси); працювати в режимі автовідповідач-факс; автоматично приймати повідомлення голосом; набирати номер телефону, не піднімаючи трубки; багаторазово повторювати виклик абонента ("додзвін"); запрограмувати та зберігати в пам'яті кілька десятків телефонних номерів, викликати їх натисканням однієї або трьох клавіш; "засекретити" окремі номери; копіювати документи; записати двосторонню розмову, щоб мати змогу потім прослухати її; зателефонувати з іншого телефону та прослухати всі повідомлення голосом, записані факсом; з іншого телефону перепрограмувати звукове повідомлення автовідповідача; з іншого факсу запросити факсимільне повідомлення; телефонувати з іншого телефону і прослуховувати, що відбувається у вашому офісі.

До комплекту факсимільного апарата входять: факс, телефонна трубка, шнур під'єднання до телефонної мережі, мережевий шнур, шнур під'єднання до телефонної трубки, мікрокасета з магнітною стрічкою, рулон паперу для термодруку, лоток для документів, які подаються. Під час установлення факсу рекомендується під'єднати до нього паралельний телефон - він виручить при зникненні напруги в мережі. Факс слід під'єднати до окремої розетки в мережі. Якщо на телефонній лінії, до якої під'єднаний факс, встановлено паралельний телефон, не використовуйте його під час прийому-передачі факсимільних повідомлень, щоб не погіршити зображення, яке передається.


Принцип роботи

Сканер зчитує зображення документу, оцифровує його і передає інформацію на модем. Мотор та шестерні якраз відповідають за коректну подачу паперу в сканер та принтер. Модем перетворює цифрові сигнали в послідовність модульованих сигналів та забезпечує їх передавання на інший факсимільний апарат через звичайну телефонну лінію. Модем приймаючого пристрою перетворює даний модульований сигнал знову в цифрову форму (демодуляція) та передає її на принтер. Принтер роздруковує отриману інформацію на звичайному папері або термопапері (в залежності від використовуваної технології).

Сучасні факсимільні апарати володіють великою кількістю додаткових функцій або можуть бути одною із функціональних складових інших пристроїв (наприклад, багато мультифункціональних пристроїв мають в собі, крім принтера, сканера та ксерокса, ще і факс). Нові моделі дозволяють значно пришвидшити та автоматизувати процес відправки факсів. Крім того, факс можна використовувати як принтер, ксерокс, а також як простий стаціонарний телефонний апарат.

Для порівняння систем факсимільного зв’язку використовують наступні показники:

·  розмір зображення, що передається. Стандартним форматом є А4, та існують апарати, що дозволяють передавати і газетні сторінки;

·  швидкість передавання інформації. Вимірюється в кількості рядків, що передаються за одну хвилину. Для стандартних розмірів паперу швидкість може бути від 60 до 250 рядків за хвилину;

·  час передавання зображень. Є похідною величиною від швидкості передавання інформації;

·  роздільна здатність. Визначається чіткістю деталізації зображення та вимірюється кількістю ліній на 1мм довжини рядка;

·  тип друку. Їх є декілька: лазерний, струменевий і на основі методу термопереносу (потрібно використовувати термопапір). Кожен з типів має свої характерні особливості, тому обирається відповідно до вимог до самого факсу.

З масовим поширенням Інтернет технологій, стало простіше обмінюватись документацією за допомогою електронної пошти. Проте свою долю ринку факсимільні апарати досі утримують, адже в кожному офісі є в наявності хоча б один такий апарат.


Основні принципи роботи з факсимільним апаратом

Для того, щоб максимально ефективно використовувати факс у своїй роботі, варто не забувати про основні принципи:

• Завжди перевіряйте, чи вся необхідна інформація міститься на першій сторінці ("cover page"). До неї належать: номери телефону і факсу, на який відправляється повідомлення/інформація/матеріали; номери телефону і факсу, з якого відправляються матеріали; ім'я особи, назва департаменту/підрозділу, куди відправляється факс; ім'я особи, назва департаменту, звідки відправляється факс; кількість сторінок у відправленні; дата і час відправлення; будь-які повідомлення, у тому числі повідомлення про те, чи є терміновим дане відправлення.

• Не відправляйте матеріали, що містять різного ступеня закриту інформацію, без відповідного дозволу.

• Не відправляйте факсом матеріали, які потребують власноручного підпису/підписів.

• Відправляючи матеріали на факс, яким користується не одна людина, завжди телефонуйте відповідній особі з тим, щоб вона знала, коли саме очікувати відправлене. Це має особливе значення для великих організацій, де принтер факсу може знаходитися далеко від адресата. До того ж, у деяких установах факс включається лише у певний час, тому попередній дзвінок також необхідний.

• Творчо вибирайте час відправлення вашого факсу — можливо, рано-вранці або під час перерви, тоді ваша робота не «перетинатиметься» з роботою інших співробітників. При відправленні міжнародних факсів враховуйте різницю в часі.

• Дотримуйтеся правил компанії щодо користування факсом для власних потреб: у деяких організаціях співробітники ні за яких умов не можуть користуватися факсом для власних справ; у деяких — по офісному факсу можливо замовити квитки на виставу або ланч; в інших установах дозволяється використовувати факс офісу для будь-яких потреб співробітників.

• Якщо ви зібралися відправити необхідні вам документи і побачили на факсі матеріали, які надійшли раніше, покладіть їх у відділення для надходжень на ім'я відповідної особи (адресата) і не читайте далі першої сторінки. Скажіть про факс, що прийшов, адресату, це звільнить людину від необхідності розшукувати його по всьому офісу, перебуваючи у сумнівах щодо його надходження взагалі.

• Не змінюйте програмування факсу та номери, що набираються автоматично, без відповідного дозволу.

• Поповнюйте папір І тонер. Якщо можете, звільняйте факс від паперу, що застряв.

• За необхідності повідомляйте відповідну особу про наявні несправності.  


Як користуватися факсом?

Відправлення факсу.

         Документ для відправки треба підготувати, перевернувши його обличчям вниз (від себе) і шапкою вгору.

         Підготовлений документ вставте у відділення для прийому паперів на відсилання (в автоподатчик документів) так, щоб край листа збігався з направляючою лінією на факсі.

         Зніміть трубку і наберіть потрібний вам номер телефону абонента, якому треба відправити факс.

         Дочекавшись відповіді, повідомте йому, що плануєте відправити факс для нього.

Ваш співрозмовник повинен відповісти, що він готовий «стартувати», тобто натиснути на кнопку «Старт». Коли кнопка «Старт» з тієї сторони натиснута, ви почуєте в трубці факсу характерний тональний сигнал, що нагадує звук завантаження Інтернету через телефон (звук модему). Почувши такий звук, натисніть кнопку «Пуск» (Start) на своєму факсі. До тих пір, поки факс-повідомлення не відправиться до кінця, не кладіть слухавку. 

Лист документа повинен почати повільно зникати у факсі і з'являтися з іншого боку апарату.

 Після того як лист документа вийшов з іншого боку, дочекайтеся відповіді співрозмовника, якому ви відправили факс-повідомлення. Запитайте, чи видно текст, малюнок, друк, тобто чи чітко пройшов факс. Якщо ні, повторіть процедуру. Якщо обірвався зв'язок - передзвоніть.

         Якщо вам необхідно прийняти документи, то зверніть увагу на панель пристрою. Як правило, на ній є велика клавіша, найчастіше зеленого кольору. На ній, залежно від моделі апарата, може бути написано «Пуск» або «Старт». При натисканні на дану кнопку повинен пролунати характерний сигнал, ви перестанете чути співрозмовника, і почнеться прийом документа. Вітаю – ви натиснули потрібну кнопку. Результатом вашої діяльності буде копія документа на факсимільному папері, яка за угодою сторін може мати юридичну силу. Якщо ж, незважаючи на характерні звуки факсу, договору у вас в руках все ще немає, можливо, у вашому апараті просто закінчився папір. Тоді необхідно відкрити верхню кришку апарату, під якою ви побачите, яку послідовність дій треба виконати, щоб замінити порожню трубку на новий рулон паперу. Зверніть увагу на появу червоних смуг в одержуваному документі. Це означає, що залишилося мало метрів факсимільного паперу і її варто замінити прямо зараз, щоб не змушувати чекати партнерів в майбутньому, коли вона закінчиться під час прийому важливого договору.

12 жовтня 2022

Лекція 5. 

Сканери

План.

1. Що таке сканер?

2. Основні технічні характеристики сканерів.

3. Види сканерів.

4. Сканування документів.

 

Сканер (scanner) - це пристрій, який дає змогу вводити в комп'ютер чорно-біле або кольорове зображення, зчитувати графічну та текстову інформацію, створюючи її цифрову копію. Процес отримання цієї копії називається скануванням. Сканер використовують тоді, коли виникає потреба ввести в комп'ютер із наявного оригіналу текст і/або графічне зображення для його подальшого оброблення (редагування і т.д.). Сканери використовують на великих підприємствах, де обробляються величезні архіви документів, у видавництвах і проектно-конструкторських організаціях, а також у невеликих фірмах і домашніх офісах. Наскільки широка сфера застосування сканерів, настільки ж багато існує їх різновидів. Ціна сканера може складати від декількох десятків до десятків тисяч доларів, оптичний дозвіл – від 100 до 11000 крапок на дюйм (англійською dpi, dot per inch), а швидкість сканування – від 1-2 до 80 зн/хв. Для виконання тих чи інших конкретних завдань придатна зовсім не кожна модель. Як правило, придатність сканера визначається сукупністю його технічних параметрів: конструктивним типом, форматом, роздільною здатністю, глибиною кольорів, діапазоном оптичної щільності і т. д.

Основні технічні характеристики сканерів:

Роздільна здатність. Сканер розглядає будь-який об'єкт як набір окремих точок (пікселів). Щільність пікселів (кількість на одиницю площі) називається роздільною здатністю сканера і вимірюється у dpi (dots per inch - точок на дюйм). Пікселі розташовуються рядами, утворюючи зображення. Процес сканування відбувається по рядках, весь рядок сканується одночасно. Звичайна роздільна здатність сканера становить 200-720 dpi.

Глибина представлення кольорів. При перетворенні оригіналу у цифрову форму, зберігаються дані про кожний піксел зображення. Для представлення пікселів достатньо одного розряду (0 або 1). Для передачі відтінків сірого між чорним та білим кольором необхідно як мінімум 4 розряди (16 відтінків) і 8 розрядів (256 відтінків). Чим більше розрядів, тим якісніше передаються кольори.

Область сканування. Максимальний розмір зображення, що сканується. Ручні сканери - до 105 мм, барабанні, планшетні сканери - від формату А4 до Full Legar (8.5'x14').

 

Існують різні види сканерів.

1. Планшетний сканер (flatbedscanner) - сканер, призначений для малого офісу або домашнього використання. Як правило, пристрій використовується для сканування документів або для оцифровки зображень або фотографій.

Планшетні сканери вельми універсальні. Вони нагадують верхню частину копіювального апарату: оригінал кладуть на скло, під яким рухається оптико-електронний зчитуючий пристрій. Проте існують «планшетники», в яких переміщається скло з оригіналом, а оптика і АПЦ залишаються нерухомими, таким чином досягається вища якість сканування. Зазвичай планшетний сканер прочитує оригінал, освітлюючи його знизу, з позиції перетворювача.

2. Широкоформатний сканер - сканер з функціями для сканування, копіювання та розсилання по електронній пошті, які можуть бути легко сконфігуровані під різні завдання. Як правило, використовується в друкарнях і на підприємствах. Такі сканери дозволяють отримувати чисті і чіткі зображення креслень, ескізів і карт. Швидко і акуратно сканують як прості чисті зображення, так і слабкі забруднені оригінали без втрати даних.

3. Ручні сканери – звичайні або саморухомі – обробляють смуги документа шириною близько 10 см. Вони повільні, мають низьке оптичне розширення (звичайні 100 крапок на дюйм) і часто сканують зображення з перекосом. Та зате вони недорогі і компактні.  Ручний сканер необхідно плавно переміщувати вручну по поверхні оригіналу, що не дуже зручно.

4. Протяжні - ці сканери використовують технологію факсимільного апарату. Сторінки документа, при зчитуванні, пропускаються через спеціальну щілину за допомогою напрямних роликів (останні найчастіше стають причиною перекосу зображення при вводі). Таким чином, сканери цього типу непридатні для введення даних безпосередньо з журналів або книг. У цілому, можливості застосування цих сканерів обмежені, тому їх виробництво знижується.

5. Планетарні - призначені для сканування книжкових, зброшурованих і делікатних оригіналів, товстих і великоформатних документів.

6. Книжкові - пристрій для сканування будь-яких зброшурованих документів.

7. Барабанні - оригінал через вхідну щілину втягується барабаном у транспортний тракт і пропускається повз нерухомий зчитуючий пристрій. У барабанних сканерах оригінали розміщуються на внутрішній або зовнішній (у залежності від моделі) стороні прозорого циліндра, який називається барабаном. Чим більше барабан, тим більша площа його поверхні, на яку вмонтовується оригінал, і відповідно, тим більше максимальна область сканування. Барабанні сканери не дають змоги сканувати книги, переплетені брошури тощо. Їх застосовуються у поліграфії, де потрібне високоякісне відтворення професійних фотознімків. Роздільна здатність таких сканерів зазвичай складає 8000-11000 крапок на дюйм і більше.

8. Слайд-сканери - призначені для введення зображення в комп'ютер з діапозитивів і фотоплівки. Негативні кадри автоматично перетворюються самим сканером у позитивні.

9. Сканери штрих-коду - як правило, призначені для роботи у складі високопродуктивних POS-терміналів на касових вузлах супер- та гіпермаркетів.

10. Сканер сітківки ока - ідентифікатор особи на основі малюнка райдужної оболонки ока.

11. Оптичний сканер відбитка пальців - призначений для сканування і перетворення зображення папілярного малюнка пальця з подальшою ідентифікацією особистості.

 

Сканування документів – невід’ємна частина діловодства будь-якої фірми. Зберігання та передача інформації у цифровому вигляді дозволяє уникнути складування паперових носіїв, не побоюючись за їх збереження. З допомогою спеціальних програм, встановлених на комп’ютер, відсканувати документ можна в лічені хвилини.

Що потрібно для сканування паперових документів?

Для сканування документів необхідні:

– комп’ютер, при цьому його тип не має значення;

– сканер;

– програмне забезпечення, встановлене на комп’ютер (наприклад, можна використовувати програму ABBYY FineReader, яка дозволяє не тільки сканувати, але й розпізнавати текст більше, ніж 150 мовами, або ж обмежитися стандартним «Майстер роботи зі сканером»).

Сканування документів. Покрокова інструкція:

1. Підключіть сканер до комп’ютера і переконайтеся, що на комп’ютері встановлено відповідний драйвер вашого сканера. Якщо диска з драйвером немає, то його можна без проблем завантажити з офіційного сайту виробника сканера.

2. Відкрийте кришку сканера і покладіть документ, який необхідно відсканувати. Лицьова сторона повинна бути повернена вниз на скляну поверхню. Документ необхідно розмістити рівно, у відповідності з вказівниками на поверхні сканера. Закрийте кришку.

3. У меню «Пуск», вибираємо розділ «Пристрої та принтери». Правою кнопкою миші клацаємо на потрібний сканер. Вибираємо пункт «Почати перевірку».

4. На екрані комп’ютера з’явиться вікно, в якому можна задати параметри сканування з урахуванням особливостей документа (фото/текст, кольорове/чорно-біле). Тут же потрібно вибрати тип файлу для отриманого зображення. Коли все готово, натискаємо «Сканувати».

5. Лампа сканера загориться, з’явиться неголосний шум. Сканування почалося. Після закінчення сканування ви побачите отримане зображення. Натискаємо «Імпорт».

6. Збережене зображення з’являється на екрані. Його можна відразу ж перейменувати і помістити в потрібну папку.

Відскановані таким чином документи зберігаються у вигляді картинок. Якщо необхідно редагувати і розпізнавати текст, необхідно використати програму ABBYY FineReader. Робота з програмою складається з чотирьох етапів: сканувати, розпізнати, перевірити, зберегти. Переходити до наступного етапу варто після закінчення роботи з попереднім.

 

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ  

Що таке сканер і для чого він призначений?  

Які існують види сканерів?  

Поясніть принцип роботи ручного сканера.  

Поясніть принцип роботи протяжного сканера.  

Поясніть принцип роботи планшетного сканера.  

Поясніть принцип роботи барабанного сканера.  

28 вересня 2022

Лекція 3. 

Сучасні засоби зв’язку

План  

 

Види зв’язку

Ефективність  управління діяльністю установ, організацій і підприємств переважно залежить від можливості своєчасної передачі і прийому необхідної оперативної інформації. Можливість оперативної передачі різнобічної планово-економічної, фінансово-бухгалтерської, звітно-статистичної, рекламно-постачальної та іншої управлінської інформації набуває особливого значення для нормального функціонування: організацій, підприємств, установ, фірм. Для вирішення цих задач випускається велика кількість сучасних засобів прийому і передачі інформації, які відрізняються призначенням, принципом роботи, будовою та експлуатаційними характеристиками. Передача інформації здійснюється по різних каналах зв’язку за допомогою передавально-приймальних пристроїв. Засоби передачі інформації можна класифікувати таким чином:

·  Засоби транспортування документів

·  Автоматизована пошта

·  Системи акустичного зв’язку

·  Системи абонентського телефонного зв’язку

·  Факсимільний зв'язок

·  Радіотелефонний та радіозв’язок

·  Системи телеграфного, фототелеграфного зв’язку

·  Комп’ютерні мережі, електронна пошта, Інтернет

·  Системи телевізійного зв’язку

·  Системи і засоби сигналізації.

За  способом передачі інформації їх розподіляють на:

засоби й методи транспортування документів,

засоби адміністративно-управлінського зв’язку;


за типом інформації:

на засоби передачі візуальної інформації

засоби передачі акустичної інформації;


за типом каналів передачі інформації:

1) механічним каналом передачі;

2) провідним і немеханічним каналом зв’язку;

3) лазерним;

4) волоконнооптичним;

5) радіоканалами;

6) телебаченням;

7) космічним зв’язком.

Крім того, деякі засоби інформації можуть відрізнятися здатністю одностороннього або переважно двостороннього обміну інформацією між кореспондентами і схемами з’єднання каналів з кореспондентами.


Телефонний зв'язок

Телефонний зв'язок – передача звукової інформації з телекомунікаційних ліній. Принцип роботи телефонного зв'язку базується на передачі інформації та даних на певні відстані за допомогою звукових сигналів. Така інформація, як правило, передається за допомогою проводів або радіосигналів. Телефонний зв'язок став справжнім проривом свого часу, тому що дозволив територіально розрізненим людям спілкуватися між собою в режимі реального часу. Телефонний сигнал можна передавати практично на будь-які відстані. Такий спосіб передачі даних протягом тривалого періоду часу був єдиним способом здійснювати передачу даних на далекі відстані. Вперше за допомогою телефонного зв'язку заговорили в 1876 році. Через кілька років після цього перші телефонні станції з'явилися в деяких великих містах. Далі розвиток зв'язку базувався на поступовому удосконаленні апаратури та технічних каналів передачі даних.

У телефонній мережі розрізняють кілька видів: зовнішня лінія – лінія, між різними АТС; внутрішня телефонна мережа – мережа, яка використовується організацією безпосередньо для власних потреб.

 

Мобільний зв'язок

Телефони мобільного зв’язку сьогодні володіють багатьма можливостями зручного стаціонарного телефону і мають ряд позитивних особливостей. Сучасні мобільні телефони мають малі габарити та вагу. За допомогою мобільного зв’язку можна  вести переговори з партнерами інших країн світу. Його можна взяти з собою в машину, на катер і, якщо Ви будете знаходитись в межах телефонного обслуговування, то без особливих проблем зможете зв’язатись з будь-ким. Мобільний телефон або іноді Стільнико́вий телефо́н — малогабаритний кишеньковий телефонний апарат стільникового (мобільного) зв'язку. В наш час стільниковий зв'язок — найпоширеніший серед усіх видів мобільного зв'язку, тому зазвичай мобільним телефоном називають стільниковий телефон, хоча мобільними, крім стільникових, є також супутникові телефони, радіотелефони і апарати магістрального зв'язку.

 З часом мобільні телефони еволюціонували в багатофункціональні пристрої. Тепер це не просто засоби зв'язку. За допомогою цих легких пристроїв ми маємо можливість робити фото, знімати відео, слухати радіо, музику, дивитися телепередачі, грати ігри, відправляти та отримувати інформацію за допомогою мережі Інтернет.


Факс

Факс — документ, що пересилається телефонними лініями. Факсимільну машину теж скорочено називають факсом. В різних формах машини існували ще з кінця 19 століття, однак сучасні машини стали поширеними починаючи з 1970 років внаслідок збільшення попиту та здешевлення апаратів. З появою інтернету, ними стали користуватись рідше. Факс, як і телефон, залишаються звичними атрибутами підприємств та державних організацій.


Електронна пошта

Електронна пошта – один з найпоширеніших засобів зв’язку. З її допомогою ви можете надсилати повідомлення, отримувати їх у свою електронну поштову скриньку, відповідати на листи ваших кореспондентів автоматично, розсилати копії вашого листа відразу декільком одержувачам, переправляти отриманий лист за іншою адресою, вкладати до листа інші файли і т.д.

 

Аудіо конференція

Аудіо конференція використовує аудіо-зв'язок для підтримки комунікацій між територіально віддаленими працівниками або підрозділами фірми.  Найбільш простими технічними засобами реалізації аудіо-конференцій є телефоний зв'язок, оснащений додатковими пристроями, що дають змогу участі в розмові більш ніж двом учасникам. Створення аудіо-конференцій не вимагає наявності комп'ютера, а тільки припускає використання двостороннього аудіо-зв'язку між її учасниками. Використання аудіо-конференцій полегшує прийняття рішень, воно дешеве й зручне. Ефективність аудіо-конференцій підвищується при виконанні наступних умов:

·  працівник, який організує аудіо-конференцію, повинен попередньо забезпечити можливість участі в ній всіх зацікавлених осіб;

·  кількість учасників конференції не повинна бути занадто великою,

·  програма конференції повинна бути повідомлена її учасникам завчасно,

·  перед тим як почати говорити, кожен учасник повинен представлятися;

·  повинні бути організовані запис конференції і її збереження;

·  запис конференції повинен бути роздрукований й відправлений всім її учасникам


Відеоконференція

Відеоконференція — це спосіб обміну відеозображеннями, звуком і даними між двома чи більше об'єктами, облад­наними відповідними апаратно-програмними комплексами. Учасники відеоконференції можуть бачити і чути один одного в реальному часі, а також обмінюватися даними і спільно їх обробляти. Відеоконфе­ренція передбачає передачу голосу, відео-зображення і даних.

Співрозмовники бачать, чують один одного і користуються тими самими комп'ютерними програмами. Подібна система здатна значно підвищити продуктивність роботи користувачів, забезпечу­ючи їм такі можливості, як:

 

Компоненти, необхідні для системи VTC (англ. Video Tele Conference)


Велику частину наявних на сьогоднішній день систем відеоконференцій можна розбити на три групи:

1.    Персональні відеоконференції — системи, що підтри­мують діалог двох учасників.

2.   Групові відеоконференції — забезпечують одночасний зв'язок між групами учасників.

3.   Студійні відеоконференції — системи вищого класу, що поєднують одного виступаючого з великою аудиторією.

Вони вимагають високошвидкісних ліній зв'язку і чіткої регламентації сеансів.

14 вересня 2022

Лекція 2. 

Офісна канцелярія

Сюди відносять такі види товарів як: калькулятори, різноманітні папки, бокси, підставки та безліч іншого обладнання.

Калькулятори – сюди відносяться ділові та спеціальні, вони бувають настільні, кишенькові та вмонтовані в прибори, звукові, не озвучені, музичні.

Органайзер - (англ. organizer) — початково невелика книга, що містить календар, адресну книжку та блокнот, що служить для організації інформації о персональних контактах, подіях. З розвитком інформаційних технологій книга стала замінюватись мобільними пристроями, комп’ютерними програмами та он-лайн огранайзерами, що володіють додатковими функціями: нагадування про події, захист та синхронізація інформації.

Датери – різновид стрічкових штампів для нанесення тимчасової чи постійної інформації. Самонабірні пристрої дозволяють набирати будь-який текст. Обмеження є лише у кількості рядків та кількості знаків основного шрифту та шрифту для виділення тексту.

Нумератори – використовуються у тих випадках, коли потрібно нанесення на папір великої кількості номерів, що не повторюються. В офісній роботі це може бути нумерація бланків суворої звітності, чеків, рахунків, акцій та інших цінних паперів. Нумератори різняться за розрядністю печатної головки, за висотою шрифту, а також бувають ручними, напівавтоматичними та автоматичними.

Штемпельні подушки.  Настільні штемпельні подушки використовуються з ручними печатками та штампами. Подушки вже заправлені штемпельною фарбою (синьою, чорною, фіолетовою, червоною, зеленою) на водяній основі, якої вистачає на 10000 відтисків (в залежності від розміру) без дозаправки. Змінні штемпельні подушки – це змінний картридж призначений для зафарбовування відтиску в автоматичному оснащенні (датерах, нумераторах, самонабірниках). Заправки вистачає приблизно на 3000 відтисків. Виробники рекомендують не заправляти штемпельні подушки а замінювати на нові, оскільки в процесі виготовлення заправка виконується спеціальною машиною-дозатором, що заповнює подушку рівномірно та в потрібній кількості, а при дозаправці вручну якість відтиску буде набагато гірша.

Степлер — пристрій для скріплювання аркушів та іншого матеріалу за допомогою дужок, виготовлених з дроту. Степлери можуть бути ручні і електричні. Характеристикою використовуваних дужок є обмеження товщини аркушів, що скріплюються. Бувають: маленькі, великі, настільні, кишенькові, одно і двоскобові. Також окремо продають скоби для стиплерів.

Антистеплер — пристрій для витягування скоб зі степлера. Пристрій складається з двох супротивних клинів на осі. Для зручності між ними розміщується пружина, що повертає антистеплер у початкове положення.

Діркоколи – механічній пристрій для пробивання отворів в папері. Зазвичай діркокол робить два отвори округлої форми для зберігання документів у швидкозшивачі, але виробляються діркоколи і на один отвір.

Кнопка канцелярська – металічний виріб для кріплення будь-якого предмету до чого-небудь (наприклад, паперу до дошки оголошень). Названі так тому що їх часто використовують у канцелярії. Бувають: канцелярські, декоративні, спеціальні, з пласкою, випуклою, декоративною поверхнею.

Клей ПВА канцелярський (ПВА-К) використовується для склеювання паперу, фотопаперу, картону. Зовні являє собою в’язку рідину білого або трохи жовтуватого кольору, без грудок та механічних доміщок. Клей неводостійкий, неморозостійкий. Випускається у баночках та «олівцях».

Коректор (штрих) – речовина білого кольору, що наноситься поверх частин документів, які потрібно виправити. Випускається у наступних формах: зі щіткою, в олівці, ручках, фломастерах. Рідкий, гелевий.

Скотч – стрічка зі штучного (целофан) або синтетичного (лавсан и т.п.) полімеру, змазаного клеєм. Буває: вузький, широкий. На пропіленовій, лавсановій основі. Однокольоровий, прозорий.

Скріпка – складається з зігнутого металічного дроту довжиною приблизно 8 см у розігнутому стані (і приблизно 3 см – у зігнутому) і служить для тимчасового скріплення листків паперу шляхом с давлення. Бувають: Пластмасові, металеві. Загального, спеціального користування.

Ножиці – для різання паперу. Діляться за розміром та ергономікою.

Затискачі для паперу – використовують для скріплення аркушів шляхом стискання. Розрізняються за розміром та кольором.

Підставки для канцелярських товарів, лотки для документів - використовують для зберігання канцелярії у зручному розташуванні.

Папки – предмет офісної канцелярії для зберігання чи транспортування різних документів. Можуть бути як паперові так і пластикові. Поділяються за типом кріплення документів у папці або (за відсутністю такого) та за типом фіксування самої папки. Бувають: папки картонні, бокси архівні.


ПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ  

7 вересня 2022

Тема 1. Призначення та оснащення сучасного офісу.

 

План

1. Сучасні тенденції у розташуванні та обладнанні офісів.

2. Організація робочого місця секретаря

3. Охорона праці, пожежна безпека


1. Сучасні тенденції у розташуванні та обладнанні офісів.


При плануванні приміщень для роботи діловодного персоналу столи розміщують перпендикулярно вікну, щоб світло падало зліва; прилади опалювання розташовують на відстані 120-150 см від робочого місця; столи співробітників, які при роботі контактують один з одним, розміщуються суміжно; ширина проходу між столами і устаткуванням в кімнаті для однієї людини — від 50 до 55 см, для двох осіб — від 65 до 75, для трьох — від 95 до 100 см; відстань від робочого місця до стіни — не більше 120, до шафи (стелажу) — не більше 160 см; робочі місця співробітників, які повинні відвідувати інші підрозділи або контактувати із співробітниками інших служб, розташовують недалеко від входу в приміщення.

Робочі місця обладнають письмовими столами (звичайними або спеціальними); допоміжними столами, тумбами, приставками для зберігання документів і довідкових матеріалів, звичайними спеціальними (для документів) шафами, встановлюють телефони, диктофони, картотеки, крісла і стільці. Найбільш зручні меблі, які можна компонувати залежно від конкретних умов. Не рекомендується покривати столи сукном або склом, обладнати в них середні ящики, берегти в ящиках документи і картки в горизонтальному положенні. Робоче місце начальника канцелярії, секретаря і діловода обладнали комбінованим горбоподібним столом. На одній стороні розташовують документи і устаткування для роботи з ними, на іншій – персональний комп’ютер. В столах влаштовують лотки для зберігання папок, бланків і карток у вертикальному положенні. Робоче місце діловодного працівника оснащують засобами «малої» оргтехніки: теками для підвісного зберігання документів, папками - регістраторами, папками з затискачами, лотками для зберігання документів, картотекою, оргзаписником і т.д. Технічні засоби розміщують на робочому місці з урахуванням вимог ергономіки і максимальної ефективності роботи. Певні вимоги пред'являються також і до організації робочого місця секретаря і інших працівників. Працівників служби діловодства забезпечують необхідними інструктивними і довідковими матеріалами, які повинні знаходитися на робочих місцях. До них відносяться: інструкція по веденню діловодства, посадова інструкція, номенклатури і описи справ, списки співробітників з вказівкою їх адрес, номерів телефонів і кімнат, довідники адміністративно-територіального розподілу, індексації пунктів зв'язку, орфографії і пунктуації, розкладу руху автобусів, потягів і літаків, словники, графіки проведення суспільних заходів і т.д.


Площу службових приміщень встановлюють з розрахунку 4 м2 на одного працівника. Залежно від характеру роботи і особливостей робочих місць деяких категорій діловодного персоналу доцільно збільшувати цю норму до 5–6 м2 на працівника. Для розміщення діловодного персоналу використовуються середні кімнати для роботи 5-6 чол. і малі кімнати для роботи 1-2 чол. Для створення великих зручностей в роботі в приміщеннях можна встановлювати засклені і легкі пересувні перегородки, які сприяють звукоізоляції і кращій організації робочих місць. Діловодні приміщення бувають основного (загальні кімнати і кабінети канцелярії) і допоміжного призначення (копіювально-розмножувальна служба, експедиція, машбюро і т. д.). В великих установах виділяються підсобні приміщення (комори, приміщення для збору макулатури і т. д.). Основні приміщення діловодної служби розташовують на будь-яких поверхах, окрім підвальних. Канцелярія розміщується в центрі корпусу, поверху або групи поверхів, займаних установою. Вона повинна бути рівновіддаленою від основних підрозділів установи, зокрема від тих, які частіше за інші користуються її послугами. Секретаріат, в якому передбачаються одне-два робітників місця, розташовують між двома кабінетами керівників. Приміщення, в яких розташовується розмножувальна техніка, проводяться палітурні роботи, брошурування, ізолюються від інших службових приміщень. Архівосховища розташовують в маловідвідуваній частині будівлі, в сухому, добре провітрюваному приміщенні. По можливості їх слід розташовувати в приміщеннях без природного освітлення. В архівних приміщеннях передбачають архівосховища, кімнати для прийому і обробки документів, для перегляду документів відвідувачами. В архівосховище головні проходи між стелажами мають ширину 1,2 м, міжстелажні проходи — 75 см при вертикальному або 90 см при горизонтальному зберіганні. Документи в папках формату С-4 (350x250x30 мм) розташовуються в сховищі з розрахунку 300 од. зберігання на 1 м2площі підлоги при висоті стелажу 2,2 м. Якщо об'єм документів, що зберігаються, не перевищує 10-12 тис. одиниць зберігання, робочі місця співробітників архіву і відвідувачів можна розташовувати в одному приміщенні з сховищем.


Правильне освітлення робочих приміщень і місць сприяє збільшенню ефективності праці, попереджає зорове і загальне стомлення, викликає відповідний настрій і самопочуття. Розрізняють освітлення загальне (службових приміщень) і місцеве (робочих місць). При організації загального освітлення світильники забезпечують розсіювачами. Рекомендується використовувати лампи денного світла типа ЛБ і ЛТБ. Пристрої місцевого освітлення повинні бути пристосовані до умов розташування робочих місць і відповідати особливостям кожного з них. Потужність ламп, що рекомендується, - не менше 60—75 Вт. Приміщення захищають від прямого сонячного проміння за допомогою сонцезахисних козирків, вертикальних екранів, жалюзі, штор, порожнистих скляних блоків. В службових приміщеннях повинна:


1.підтримуватися температура в межах 18 - 20 °С;


2.відносна вогкість повітря в зимовий період повинна складати 45—50%, в літній —от 50 до 55%;


3.вміст вуглекислоти не повинен перевищувати 0,03%.


Приміщення обов'язково провітрюють і вентилюють. Якщо а червні середня температура в службовому приміщенні досягає 27 °С, доцільно встановити кондиціонер. Рівень шуму в робочих приміщеннях не повинен перевищувати 40 дб (при роботі технічних засобів доставки службової документації він може досягати 55дб). Шум можна зменшити, понизивши число і гучність розмов і телефонних переговорів, вимкнувши репродуктори, облицювавши стіни і стелі звукопоглинальними матеріалами, влаштувавши звукопоглинальні підвісні стелі, оббивши двері звукопоглинальними матеріалами, встановивши амортизації, прокладки між столами і машинами, підлогою і ніжками столів і т.д. Раціональне колірне оформлення сприяє підвищенню продуктивності праці, оскільки існує певна залежність між кольором і рівнем зорового стомлення. З фізіологічної точки зору доцільно використовувати при оформленні службових приміщень м'які тони забарвлення: жовто-зелений, світло-бежевий, світло-жовтий, світло-голубий, світло-зелений і бежевий. З психологічної точки зору приміщення, в яких проводяться монотонні одноманітні роботи, доцільно фарбувати в яскраві тони. При роботі, що вимагає напруженої уваги, рекомендується спокійне забарвлення. При виборі кольору забарвлення службових приміщень потрібно враховувати особливості клімату, умови роботи і характер освітлення приміщень.


2. Організація робочого місця секретаря


Робоче місце секретаря є важливим осередком  організації  трудового процесу в заснуванні.  Оскільки секретар - "обличчя фірми",  то і його  робоче  місце,  повинне бути  зразком правильної організації,  показником високої  культури праці.         Планування робочого місця секретаря повинно забезпечити     максимальну зручність при виконанні  покладених  на  нього обов'язків,  у  тому  числі відповідати вимогам економії площі приміщення.         Робоче місце секретаря в приймальні звичайно, розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так,  щоб легко можна було бачити усіх відвідувачів. Шафи, картотеки й інше устаткування варто встановлювати в місцях, зручних для підходу й користування ними. У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, що потрібні секретарю й іншим співробітникам, безпосередньо в процесі роботи.


Обов’язковими технічними засобами, якими найчастіше користується секретар, є персональний комп’ютер, телефон, факс і копіювальний апарат (ксерокс), іноді диктофон.


Засоби оргтехніки, використовувані в роботі секретаря, слід розміщувати, враховуючи вимоги ергономіки й максимальної ефективності роботи, а також санітарні норми.


Монітор, системний блок і клавіатуру краще розмістити на спеціальному столі-приставці, звільнивши площу основного робочого стола для документів. Монітор установлюють на одному рівні очей секретаря, на відстані не менше 40 см. Екран монітора повиненно бути видно лише з робочого місця секретаря, але не з інших точок, інакше відвідувачі без жодних зусиль можуть ознайомитися з інформацією, яка їм не призначалася, наприклад, з конфіденційними документами, з якими працює секретар. З цієї ж причини не рекомендують користуватися нагадуваннями-наліпками.


На робочому столі або на окремій приставці розташовують телефонний апарат з автовідповідачем, селектор або міні-АТС. Поруч із комп’ютером звичайно ставлять багатофункціональний пристрій (копір/принтер/сканер/факс)для персонального використання.


Якщо такого пристрою немає, то секретареві потрібні лазерний принтер, а також шредер для оперативного знищення конфіденційної інформації. Якщо в обов’язки секретаря входить набирання паперових документів, то до комп’ютера може бути підключений сканер. За великих обсягів друкувальних й/або копіювально-розмножувальних робіт установлюють пристрій відповідної продуктивності, оснащений сортувальним пристроєм, а в разі потреби – дуплексом (пристроєм двостороннього друкування) і степлером (для зшивання документів спеціальною скріпкою). Цю техніку розміщують на спеціальній підставці (тумбі) у допоміжній зоні. Там же на столику можна розмістити й факс, якщо його використовують як окремий пристрій.

Монітор, й особливо копіювальні апарати, не повинні бути дуже близько. Копіювальні апарати, принтери й монітори мають несприятливу властивість утворювати навколо себе електростатичне поле, що притягає пил, який викликає алергію. Доцільно розосередити ці апарати на кілька метрів один від одного.


Важливим елементом організації робочого місця секретаря є  внутрішня  організація  відділень  столу.  Шухляди повинні легко, плавно й без галасливо висуватися. Необхідно постійно, але і строго стежити за порядком на робочому місці й у шухлядах столу. Варто пам'ятати, що нерідко секретар має велику кількість різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користуються інші працівники.  Їх розміщують таким чином, щоб були доступні для підходу і короткочасного користування, але знаходилися під постійним наглядом секретаря. Користуватися своїм комп’ютером, диктофоном, і термокопіровальним апаратом іншим  співробітникам дозволяти не слід,  тому що це може привести до серйозної поломки,  а також до розмноження сторонньої інформації. Секретар несе повну відповідальність за ту апаратуру, яка знаходиться в його кабінеті.

Секретар повинний, знаходиться в окремому приміщенні, площа якого поділяється на робочу зону й зону для відвідувачів. Робоча зона секретаря оснащується столом із приставкою, допоміжним столом, підйомно-поворотним стільцем і шафовими секціями. Висота сидіння стільця над рівнем підлоги – 43 см.; висота кришки столу над рівнем підлоги – 71 см.; висота від нижньої поверхні кришки столу до сидіння стільця – близько 23 см. Зона для відвідувачів комплектується стільцями, журнальним столиком і квітником. Документи, що надходять у поточний архів відділу, секретар зберігає в шафі в папках-реєстраторах, швидкозшивачах і папках із шнурівками. Довідково-інформаційні посібники – у шафах-вітринах.


Робочі місця секретарів можуть бути оснащені засобами адміністративного зв'язку , складання, копіювання, збереження і пошуку текстових документів, виконання креслярських робіт і відображення аудіовізуальної інформації,  іншими технічними засобами і пристроями, настільною оргтехнікою і канцелярським обладнанням. Найважливішим елементом устаткування робочого місця секретаря  є засоби адміністративного зв'язку. До них відносяться телефонна апаратура, візуальні й акустичні засоби пошуку і виклику. Сучасне телефонне устаткування, крім традиційного телефонного апарату, може містити ряд спеціальних пристосувань — автовідповідач, телефонний підсилювач, концентратори, автонабирач номера та ін. Телефонна техніка для секретарів постійно удосконалюється. Робочі місця секретарів можуть обладнатися комутаторами оперативного (директорського) зв'язку. Для зв'язку керівників із секретарями й окремими працівниками використовуються гучномовні телефонні пристрої. У кабінетах секретарів  вищого рівня може бути встановлена апаратура факсимільного зв'язку. Вона забезпечує повну автоматизацію процесів прийому і передачі інформації і діє цілодобово, тобто і при відсутності абонента. З її допомогою можна передавати будь-яку документальну інформацію (схеми, графіки, фотографії та ін.) з високою надійністю й оперативністю. Як засоби збереження і пошуку документів, що знаходяться в кабінеті секретаря, можуть використовуватися: устаткування для картотек (адресних, контрольних і інших довідкових — вертикальних, плоских, підвісних, поворотних, настільних, пересувних), бокси для документів, папки-реєстратори та ін. Для виконання технічних операцій з обробки документів застосовують пристосування для скріплення і склеювання, ручні й електричні зшивачі. Робоче місце секретаря повинно бути укомплектоване також необхідними засобами настільної оргтехніки і канцелярського приладдя. До них відносяться: картотечні шухляди, лотки для документів і канцприладдя, електронний годинник, мікрокалькулятор, лічильно-довідкові лінійки, різнобарвні рейтери, фломастери, лінійки, ножиці, стрічка, що склеює, скріпки, папір для заміток і записів, картки, зшивачі з затисками тощо.


3. Охорона праці, пожежна безпека


Вимоги щодо розміщення і планування приміщень для роботи з комп’ютером: відповідні робочі місця заборонено облаштовувати у підвальних або цокольних приміщеннях будинків. В обладнанні приміщень забороняється використання полімерних матеріалів, що виділяють шкідливі хімічні речовини. Також  слід приділити увагу  забезпеченню достатнім для здійснення роботи рівнем освітлення (природного та штучного – у темну пору доби) та звукоізоляції. Для регуляції рівня освітлення природним світлом бажано застосовувати жалюзі. Окрім того, у приміщеннях, де здійснюється робота з комп’ютерами, щодня має здійснюватися вологе прибирання з метою недопущення запиленості підлоги та меблів.


Заземлені конструкції, що знаходяться в приміщеннях, де розміщені робочі місця операторів (батареї опалення, водопровідні труби, кабелі із заземленим відкритим екраном), мають бути надійно захищені діелектричними щитками або сітками з метою недопущення потрапляння людини під напругу.


Особливої  уваги заслуговують заходи дотримання протипожежної безпеки. Так, у всьому офісі лінії електромережі  мають бути забезпечені від виникнення короткого замикання, а також від перепадів мережевої напруги, що може спричинити збої в роботі електронно-обчислювальної техніки. Приміщення (окрім тих, де розташовуються сервери) мають бути оснащені системою автоматичної пожежної сигналізації та вогнегасниками. Під час монтажу та експлуатації ліній електромережі необхідно повністю унеможливити виникнення електричного джерела загоряння внаслідок короткого замикання та перевантаження проводів, обмежувати застосування проводів з легкозаймистою ізоляцією і, за можливості, застосовувати негорючу ізоляцію. У приміщенні, де одночасно експлуатуються понад п'ять комп’ютерів, на помітному та доступному місці встановлюється аварійний резервний вимикач, який може повністю вимкнути електричне живлення приміщення, крім освітлення.


Вимоги щодо організації та обладнання робочих місць: площа, відведена на одне робоче місце має становити не менше 6 кв. м., а об’єм – не менше 20 куб. м. Конструкція робочого місця повинна забезпечувати підтримання оптимальної робочої пози (тобто такої, яка дозволяє працівникові виконувати роботу з мінімальним напруженням тіла, і яка дозволяє уникнути перевтоми в ході і після закінчення робочого процесу). Раціональна робоча поза має важливе значення для збереження здоров’я працівника, оскільки тривале перебування його в незручній і напруженій позі може призвести до таких захворювань, як сколіоз (викривлення хребта), варикозне розширення вен, плоскостопість тощо. Установлено, що робота в зігнутому положенні збільшує затрати енергії на 20%, а при значному нахиленні — на 45% порівняно з прямим положенням корпусу.

За потреби особливої концентрації уваги під час виконання робіт суміжні робочі місця операторів необхідно відділяти одне від одного перегородками висотою 1,5 - 2 м.

Робочі місця слід розташовувати відносно джерела природного світла (вікон) таким чином, щоб світло падало збоку, переважно зліва. 

Також робоче місце має відповідати сучасним вимогам ергономіки:

- стіл повинен мати висоту поверхні 680 - 800 мм., ширину 600 - 1400 мм. і глибину 800 - 1000 мм. (такі параметри забезпечують можливість виконання операцій в зоні досяжності працівника);

- робочий стілець робочий стілець має бути підйомно-поворотним, з можливістю регулювання висоти, бажано зі стаціонарними або змінними підлікотниками і напівм’якою нековзкою поверхнею сидіння, що легко чиститься і не електризується;

- екран комп’ютера має розташовуватися на оптимальній відстані від користувача, що становить 600 – 700 мм., але не менше за 600 мм. з урахуванням літерно-цифрових знаків і символів.

 

Вимоги безпеки під час роботи з комп’ютером:


Щодня перед початком роботи оператор повинен:

- оглянути своє робоче місце; про виявлення ознак пошкодження обладнання інформувати свого безпосереднього керівника;

- відрегулювати освітленість на робочому місці, переконатися в відсутності відблисків на екрані комп’ютера, відсутності зустрічного світла;

- перевірити правильність підключення обладнання ЕОМ до електромережі;

- очистити екран комп’ютера від пилу та інших забруднень;

- перевірити правильність організації робочого місця й за необхідності провести відповідні коригування.


Оператор під час роботи зобов'язаний:

- виконувати тільки ту роботу, яку йому було доручено;

- підтримувати порядок і чистоту на робочому місці;

- тримати відкритими всі вентиляційні отвори обладнання;

- коректно закрити всі активні завдання у разі припинення роботи з комп’ютером;

- негайно відключити комп’ютером  від електричної мережі у разі виникнення аварійної ситуації.

 

У ході виконання робіт оператор комп’ютера повинен:

- витримувати відстань від очей до екрана комп’ютером в межах 60 - 70см;

- дотримуватися внутрішньозмінного режиму праці та відпочинку, регламентованих перерв у роботі, а саме (при 8-годинній денній робочій зміні):

 - для розробників програм - тривалістю 15 хвилин через кожну годину роботи;

 - для інших категорій працівників - тривалістю 15 хвилин через кожні дві години роботи;

  - для операторів комп'ютерного набору - тривалістю 10 хвилин, після кожної години роботи.

 

Під час регламентованих перерв рекомендується виконувати комплекси вправ для очей, рук, хребта, поліпшення мозкового кровообігу тощо. Про виявлення несправності обладнання або інших факторів, які створюють загрозу для життя або здоров'я працівників, необхідно негайно інформувати свого безпосереднього керівника.

 

Не допускається:

- виконання ремонту та налагодження комп’ютерої техніки безпосередньо на робочому місці оператора;

- зберігання біля комп’ютера паперу, дискет, інших носіїв інформації, запасних блоків, деталей тощо, якщо вони не використовуються для поточної роботи;

- відключення захисних пристроїв, самочинні зміни в конструкції комп’ютера;

- використання комп’ютерів, на екранах яких під час роботи з'являються нехарактерні сигнали, нестабільне зображення на екрані тощо;

- доторкання до задньої панелі системного блоку при включеному живленні;

- вимикання живлення під час виконання активного завдання;

- попадання вологи на поверхню системного блоку, монітора, клавіатури, дисководів, принтерів та інших пристроїв;

- приймання напоїв та їжі на робочому місці.

 

Після закінчення роботи з використанням необхідно дотримуватися такої послідовності вимикання обладнання:

- закрити всі активні завдання;

- переконатися у відсутності дискет та дисків у дисководах;

- використавши опцію "Завершення роботи" у меню "Пуск", вимкнути живлення системного блоку;

- вимкнути живлення всіх комп’ютерів;

- вимкнути блок аварійного живлення (за наявності);

- відключити комп’ютер від електромережі, при цьому забороняється тягнути штепсельну вилку за дріт.


У випадку виникнення аварійної ситуації оператор  зобов'язаний:

- у всіх випадках виявлення пошкодження проводів електричного живлення, несправності заземлення та інших пошкодженнях електрообладнання, виникненні запаху гарі, диму - негайно вимкнути електричне живлення і повідомити про аварійну ситуацію свого безпосереднього керівника й чергового електрика;

- при попаданні людини під електричну напругу негайно звільнити її від дії струму шляхом вимкнення електричного живлення, до прибуття лікаря надати потерпілому долікарську медичну допомогу;

- при будь-яких випадках порушень роботи технічного обладнання або програмного забезпечення негайно викликати представника технічної служби з питань експлуатації обчислювальної техніки;

- у випадку виникнення різі в очах, різкого погіршення зору, виникнення головного болю, больових відчуттів у пальцях та кистях рук, посилення серцебиття - негайно припинити роботу з використанням ЕОМ, повідомити про те, що сталося, свого безпосереднього керівника й звернутися до медичної установи;

- при загорянні обладнання негайно відключити його від електромережі;

- про загорання повідомити свого безпосереднього керівника, оперативного чергового, пожежну службу; ужити заходів щодо ліквідації вогню за допомогою вуглекислотного або порошкового вогнегасника.