Support Your Local

Pop-up järjestäjien haastattelu

Pop up -tapahtuman järjestäminen

Haastattelimme sähköpostitse kolmea aiemmin pop up -tapahtumien järjestämiseen osallistunutta tahoa. Aatekaappi ry on rekisteröity yhdistys, joka järjestää erilaisia tapahtumia pienyrittäjyyttä tukien, esimerkiksi kesäisin järjestetty Aatekaappi-tapahtuma. Riikka Flink on ollut mukana järjestämässä pop up -tapahtumia (Aatekaappi, Designed in Lahti, Design Piazza ja Putiikit Pihalla). Henna Lindroos on myös ollut mukana järjestämässä pop up tapahtumia (Dsign Piazza, Designed in Lahti). Haastattelukysymykset liittyivät pop up -tapahtumiin ja niiden järjestämiseen. Lista esittämistämme kysymyksistä löytyy "Tiedostoja" -välilehdeltä.

Suunnittelu ja tilan valinta

Haastateltavat toivat esiin, että pop up -tapahtumaa järjestettäessä on tärkeää suunnitella tarkasti liikepaikan sijainti ja saavutettavuus ajatellen ihmisten liikkuvuutta. Ajankohdan ja kohderyhmän valintaa pidettiin tärkeänä asiana. Esiin nostettiin myös ajatus palvelun tai valikoiman kysynnästä tai tarpeesta suunnitellussa paikassa. Tilan kustannusten merkitys tuotiin myös esiin.

Pop up -tapahtumaprojektit ovat haastateltujen mukaan kestäneet suunnitelmasta jälkijärjestelyihin kuukaudesta puoleen vuoteen riippuen tapahtuman koosta. Useimmiten pop upit ovat kestäneet viikosta kahteen viikkoon, mutta joskus on ollut myös kuukauden mittaisia tapahtumia. Pop up -tapahtumien kulut rakentuvat vastaajien mukaan vuokrasta, markkinoinnista, kuvista, vakuutuksista, kalustuksesta, somistuksesta, työntekijäkustannuksista, pakkausmateriaaleista, kassakuluista tai provisioista tapahtumasta riippuen.

Pop upin järjestämiseen parhaiten toimivan tilan kysymykseen haastateltavilta tuli erilaisia vastauksia. Tilan pitäisi olla helppokulkuinen, ei kerroksissa oleva. Myös tilan avaruutta pidettiin tärkeänä. Toimivan tilan valinta riippuu tapahtuman luonteesta, mutta tärkeintä on tilan sijainti ja saavutettavuus. Kysymys myyntipöydistä ymmärrettiin kahdella tavalla. Kysymyksen ajateltiin liittyvän pöytien hankintaan. Myyntipöydät ovat toisinaan tilan yhteydessä saatavilla, mutta joskus pöydät täytyy itse hankkia. Toisaalta taas kysymys sai myös toisen näkökulman, pöytien sijoitteluun liittyen. Pöytien sijoittelu tehdään tilan mukaan ja väljästi. Tuotteita ei tuoda esiin ainoastaan pöytätasossa.

Haastatellut vastasivat, että yrittäjät ovat olleet itse myymässä tapahtumissa tuotteitaan ja toisinaan eivät riippuen tapahtumasta. Vastauksista kävi ilmi, että pop up -tapahtumassa on tärkeää rajata myyntiin tulevat tuotteet sen mukaan, millaisen tapahtuman haluaa järjestää. Vastauksista tuli esiin myös myytävien elintarvikkeiden mahdollisen erityisilmoitusvaatimuksen.

Vastaajien mukaan osallistuvat yritykset toimittavat itse tuotteensa paikalle ennalta sovittuna aikana. Tilimyyntiin tulevat tuotteet tuodaan edeltävänä päivänä tai muutoin sovittuna aikana paikalle ja haetaan tapahtuman päätyttyä. Tauko- ja wc-tilat ovat olleet käytettävissä riippuen tilasta. Näitä asioita ei kuitenkaan pidetty määräävänä tekijänä.

Tapahtuman jälkijärjestelyissä tärkeinä asioina esiin tulivat nopeat tilitykset myynneistä, laskujen maksaminen, kirjanpito ja selkeät raportit. Purkupäivän selkeää ilmoittamista asianosaisille ja tapahtumaan liittyvää jälkipalaveria pidettiin myös tärkeänä. Sosiaalisessa mediassa esitettävät kiitokset asiakkaille ja nopeat palautteiden keräämiset tuotiin esiin.

Markkinointi

Vastauksista ilmenee, että pop up -tapahtumiin yrityksiä on saatu mukaan pääasiassa kutsumalla tai tapahtuman markkinoinnilla. Hyviksi koetut pop up -tapahtumat keräävät osallistujia. Osallistuvien yrittäjien määrä riippuu tapahtuman koosta. Pienissä tapahtumissa on ollut vähintään 10 ja isommissa 25-30 tai jopa 25-50 osallistuvaa yritystä. Tapahtumaan ilmoittautumiskäytänteitä oli erilaisia. Kutsuun vastattiin sähköpostivahvistuksella tai pyydetyt ilmoittautumistiedot toimitettiin sähköpostitse. Toisinaan käytössä on ollut myös julkinen hakukaavake.

Tapahtuman markkinoinnissa sosiaalisen median maksutonta ja maksullista markkinointia pidettiin parhaana, sekä painetusta materiaalista julisteita ja flyereita käytetyimpinä. Radio ja lehdet tuotiin myös esiin mainonnassa.

Pop up -tapahtuman hyvät puolet ja kompastuskivet

Pop up -tapahtumien parhaina puolina tuotiin esiin vastauksissa yhteistyö, järjestämisen tuottama mielihyvä ja asiakaspalvelu. Onnistunut pop up rakentuu haastateltujen mukaan useista erilaisista asioista. Järjestävän ryhmän tai yrittäjien vaivatonta yhteistyötä pidettiin hyvin tärkeänä sekä kohderyhmän ja myyntipaikan kohtaamista. Hyvät tilat, sisustus ja markkinointi tuotiin myös esiin onnistuneen tapahtuman edellytyksinä. Ongelmia pystyy välttämään hyvin etukäteen tehdyllä suunnittelulla ja perustyöllä. Esiin tuotiin myös huonojen sijaintien ja osallistujissa tai tuotevalikoimassa tehtävien kompromissien välttäminen.

Pop up -tapahtumien koettiin keränneen pääasiallisesti hyvin asiakkaita. Heikommin asiakkaita ovat keränneet kauppakeskuksien pop upit, joissa kävijöitä on ollut alle 1000. Pitkään jatkuneissa ja hyvällä paikalla olleissa tapahtumissa on ollut 4000-10000 asiakasta. Palaute pop upeista on haastateltujen mukaan ollut myönteistä. Erityisen myönteisenä koettiin kysymykset seuraavasta tapahtumasta ja osallistuminen useaan pop upiin.

Kauppakeskus pop up -tapahtumapaikkana

Vastauksissa kauppakeskus koettiin hintavaksi ja tunnelmaltaan hankalaksi pop upin järjestämiseen. Kauppakeskuksen valitsemisessa pop upin järjestämiseen täytyy miettiä tarkoin asiakasvirtoja, asiakaskuntaa ja kauppakeskusta ympäristönä pop upin tarjontaan nähden. Kauppakeskus ympäristönä voi luoda tapahtumalle tietynlaisen imagon.

Pop up -tapahtuman järjestäminen

Ella Hurskainen ja Essi Järviö ovat järjestäneet neljä pop up -tapahtumaa ja tehneet näiden pohjalta opinnäytetyön ja siihen liitetyn oppaan pop upien järjestämisestä. Pop up -tapahtumat olivat kotimaisten ja vastuullisten merkkien EkoTeko joulu pop up (vuosina 2015 ja 2016), Finnish design pop up shop (vuonna 2017) ja Kukkuluuruu kotimaisten lastenvaatteiden ja kankaiden pop up (vuonna 2017). (Hurskainen & Järviö 2017, 60.)

Pop upin suunnittelussa on tärkeää selkeyttää pop upin tavoite. Onko tavoitteena muutoksen aikaansaaminen, uusien tuotteiden saattaminen saataville, uudenlaisen myymäläympäristönluominen tai uuden asiakasryhmän tavoittaminen. Tärkeää pohjatyötä on myös kartoittaa, onko vastaavia pop upeja ollut tai tulossa lähialueilla, missä tavoiteltu asiakasryhmä liikkuu ja millaiset trendejä on valloillaan. Aiempien pop upien toimintaan perehtyminen on tärkeää, jotta voi pohtia mahdollisia kehittämismahdollisuuksia niihin nähden. Asiakkaan ja palvelun kohtaamispisteiden kuvaaminen palvelupolun avulla ja kohderyhmän selkeyttäminen asiakasprofiilin avulla toimivat ulkoisen näkemyksen hahmottamisessa. Asiakasprofiilin kautta markkinoinnin suunnittelu helpottuu. Projektisuunnitelma, jossa määritellään mukana olevat henkilöt ja heidän roolinsa ja vastuualueensa, auttaa sisäisen näkemyksen hahmottamisessa. Suunnitelma on hyvänä apuna projektin etenemisen seurannassa. (Hurskainen & Järviö 2017, 62-64.)

Hurskainen & Järviö (2017, 66) korostavat opinnäytetyössään hyvin paljon samoja asioita, kuin haastateltavat eli ennakkomarkkinointia (sosiaalinen media, lehdet, radio), palvelun saavutettavuutta, palvelutapahtumaa (tilan ulkonäkö, tuotteiden esillepano, asiakkaiden viihtyvyys) ja jälkipalvelua (asiakkaiden kiittäminen tapahtuman päätyttyä, markkinointikanavien hyödyntäminen jatkomainonnassa). Sosiaalisen median voima markkinoinnissa tulee esiin niin opinnäytetyössä kuin haastateltavien vastauksissa (Hurskainen & Järviö 2017, 89).

Kuten haastatteluissakin tuli ilmi, myös Hurskainen & Järviö (2017, 69-70) opinnäytetyössä tuotiin esiin budjetoinnissa huomioitavia asioita eli palkat (henkilöstö), tilavuokra, tilan sisustus, vakuutukset (irtaimistovakuutus), luvat (mahdollinen esiintyjä), markkinointi (kohderyhmän mukaisesti, sosiaalinen media, lehdet), tapahtumien kulut (avajaistarjoilu, lapsiperheille puuhaa, esiintyjät), logistiikka (mahdollisen pakettiauton vuokra, polttoaineet) ja pakkaustarvikkeet.

Yhteenveto

Pop up -tapahtuman suunnittelemisessa ja järjestämisessä tulee huomioida monia asioita. Tärkeimpiä kulmakiviä voisi ajatella olevan tila, kohderyhmä, suunnittelu ja markkinointi. Tilan valintaan vaikuttavia asioita ovat saavutettavuus, ulkonäkö ja sisustus ja tuotteiden esillepano. Kohderyhmän valinta on tärkeää ja siihen liittyvän asiakasprofiilin tekeminen. Suunnittelu on keskeisimpiä asioita pop up -tapahtuman järjestämisessä se sisältää tavoitteen, projektisuunnitelman ja budjetin laatimisen sekä tarjonnan rajaamisen. Markkinointiin kuuluu ennakkomarkkinointi ja kohderyhmän mukaisten markkinointikanavien valinta. Haastattelujen vastausten ja lähdemateriaalin perusteella on koottu kuvio (kuvio 1), jossa on pop up -tapahtuman järjestämisen kulmakivet tila, kohderyhmä, suunnittelu ja markkinointi. Kuvio löytyy alta.

Kysely mielenkiinnosta Pop-up tapahtumista kohtaan kauppakeskus Triossa

”Support your local” on lause, joka kiinnitti huomiomme jo heti projektin alku metreillä. Hyvin äkkiä tästä tuli toinen kantava teema, jolla lähestyä projektimme toimeksiantajan toivetta materiaali virtojen pienentämisestä, kuitenkin taloudellisesti järkevästi. Ideoimme ”Support your local” -teemalla pop up tapahtumaa, joka toisi esille Lahden ja lähialueen pientuottajia ja yrityksiä. Tämän idean positiivisia puolia mietittäessä mieleen tulleita asioita olivat mm:

-Triolle uudenlaista asiakaskuntaa ja lisää asiakasvirtaa

-Trion tyhjille tiloille täyttöä

-Trion maineen ”kohotus” alueen pientuottajia ja -yrityksiä tukemalla

-Kun tuotteet tulevat läheltä, ei tarvita niin paljoa pakkausmateriaalia ja vähennetään päästöjä

Projektimme ”Support your local” osiossa lähdimme selvittämään, mitä mieltä itse lähialueen yritykset olisivat tästä ideasta mieltä, mitä pop-up tapahtuman järjestäminen vaatisi ja löytyisikö pop-upin järjestämisestä kiinnostuneita tahoja.

Loimme kyselyn pop up tapahtuman mielenkiinnosta lähituottajille ja pienyritykselle, jota lähetimme sähköpostitse. Tiesimme, että nykypäivänä sähköpostia tulee todella paljon, mutta koimme sen tässä tapauksessa ajankäytöllisesti meille järkevimmäksi vaihtoehdoksi. Muutamia vastauksia saimme määrä aikaan mennessä ja saimme niistä tehtyä hieman yhteenvetoa yrittäjien ajatuksista ja kiinnostuksesta ideaa kohtaan. Katsotaan niitä seuraavaksi läpi:

Aloitimme kyselyn selvittämällä olisiko yrityksillä kiinnostusta osallistua nimenomaan Triossa järjestettävään Pop-up tapahtumaan ja onko yrityksillä minkälaista kokemusta aiemmin Pop-uppeihin osallistumisesta. Kaikki vastaajat olisivat kiinnostuneita osallistumaan tällaiseen tapahtumaan ja suurin osa vastaajista on myös aiemmin osallistunut myyjänä Pop-up tapahtumaan.

Tämän jälkeen kyselimme hieman mielipiteitä mahdollisen Pop-up tapahtuman raameista. Ensin kyselimme kuinka usein olisi mahdollisuus yrityksen osallistua tapahtumaan. Tämä jakoi kovasti vastauksia. Oli vastaajia, jotka voisivat osallistua jopa joka viikonloppu ja oli vastaajia joille sopivampi voisi olla 1-2 vuodessa ja kaikkea tältä väliltä. Kerran kuukaudessa sai ehdotuksista eniten kannatusta vastauksissa. Mutta koska myös tätä hieman harvemmin olleet vaihtoehdot saivat kannatusta, voisi tämän perusteella mahdollisesti järkevin miettiä esimerkiksi sesongeittain muutaman kerran vuodessa pidettävää Pop uppia.

Myös Pop-up tapahtuman pituudesta kysyimme mielipidettä. Tässä varsin selkeästi nousi esiin viikonlopun olevan suosituin vaihtoehto. Arkipäivät eivät saaneet kannatusta eikä yhtäjaksoisesti pidemmät tapahtumat, mikä oli ihan odotettavaakin. Tämä tosin olisi varmasti Triollekin paras vaihtoehto pitää viikonloppuisin tapahtumaa ja houkutella asiakkaita uudella tavalla viikonloppuna kauppakeskukseen. Tapaamisessa Trion Saaran kanssa tuli esiin, että varsinkin viikonloput houkuttelevat asiakkaita muihin kauppakeskuksiin.

Viimeisenä selvittelimme sitä, että mikä voisi olla syynä ettei yritys halua/pysty osallistumaan tapahtumaan. Pyysimme aiheesta myös kirjallisia vastauksia. Tässä nousi selkeästi esiin hinta. Pelkona on, että kauppakeskuksessa järjestettävä tapahtuma tulisi paikka hinnaltaan liian kalliiksi. Myös kauppakeskuksen sijainti tuli esiin monessa tapauksessa houkuttelevuutta heikentävänä tekijänä. Ajan että työvoiman puute oli useammallakin mahdollinen este. Esiin tuli myös sellaisia asioita kuten ettei myytävät tuotteet sovellu Pop-up myyntiin tai että kauppakeskuksissa on niin eri yleisö kuin muualla järjestettävissä Pop-upeissa ettei nähdä omien tuotteiden sopivan kovin hyvin tällaiseen ympäristöön.

Kysyimme myös kyselyssä, millaista hintaa yrittäjät olisivat valmiita maksamaan myyntipaikasta. Myös tässä yhteydessä tuli esiin mahdollinen pelko siitä, että kauppakeskus paikka tulisi liian kalliiksi. Tähän emme saaneet varsinaisesti mitään selkeää vastausta koska siihen vaikuttaa niin monia asia mihin meillä ei ole tässä vaiheessa antaa vastauksia.