Писмо - сигнал за нередност

В хода на изпълнение на проект инициатива за граждански бюджети разбрахме, че много от гражданите нямат никаква представа как могат да подадат сигнал, в случай че попаднат на нередност. Ето защо, Радина Мартинова, член на екипа по проекта, подготви следната статия, която да е в помощ на будните граждани.

Основни правила

1. Винаги адресирайте писмото до ръководителя на съответната администрация

Дори да знаете, че конкретен експерт отговаря за дейността свързана с вашия проблем, Вашата кореспонденция винаги трябва да е насочена към ръководителя на администрацията. Когато се запознае с характера на молбата Ви, той ще я пренасочи по служебен път към длъжностното лице, което отговаря пряко за дейността.

Например, ако въпросът Ви е в компетенцията на общината, ще бъде адресирано:

До г-н/г-жа ………………

Кмет на Община………..…..

2. Посочете какъв характер ще има написаното – МОЛБА, СИГНАЛ, ПРЕДЛОЖЕНИЕ, ЗАЯВЛЕНИЕ

При изписване на Вашите данни винаги давайте достатъчно изчерпателна информация, за да може до Вас да достигне обратна комуникация - уверете се че сте посочили освен постоянният си адрес и адрес за кореспонденция, на който искате да получите отговор. Или напишете електронна поща и изрично посочете, че желаете да бъдете уведомявани на нея. Оставянето на телефонен номер също е добра практика.

3. По възможност използвайте съдържателна формула

Добра практика е отделно да формулирате накратко за какво ще се отнася искането преди да започнете обстоятелствената част. Това се нарича "съдържателна формула" и изглежда по следния начин:

Относно: ………..(конкретния повод за обръщането Ви към администрацията)

4. Бъдете учтиви - не забравяйте обръщението

Обърнете внимание дали ръководителят на институцията, до която пишете е един или група от хора /комисия, общински съветници, управителен съвет и т.н./. При обръщението най-добре не използвайте името на човека/ хората, а длъжността, която заемат и която реално дава правомощия да се разреши проблемът Ви. Това се прави с цел да се избегнат грешки или използване на стара информация, ако има смяна на ръководството.

Пример:

Уважаеми г-н/г-жо Кмет (Областен управител, Председател на…. и т.н),………..

Или

Уважаеми членове на Общински съвет гр. …….., (Управителен съвет, Комисия по …..),

5. Изложете фактическата обстановка.

Опишете само фактите, които са относими към събитието и искането Ви. Не натоварвайте написаното с много дълги и сложни изречения.

6.Точно и ясно отново формулирайте искането или молбата си.

Какво желаете администрацията да извърши - да се случи нещо или да се преустанови случването на нещо...

7. Приложения

Приложете копия на всички документи/ снимки, които биха доказали твърденията ви (документ за собственост, удостоверение, договор, снимки на нарушение и т.н.). Под искането си направете изброяване на документите, които прилагате в реда, в който ги прилагате. За по-лесно ориентиране е добре да номерирате в горния десен ъгъл всяко приложение, с поредния номер от изброяването.

8. Подпишете се

При анонимни предложения и сигнали не се образува производство в администрациите, така че задължително се подпишете и изпишете отново име и фамилия.

Пример:

С уважение, (подпис)

Райчо Спасов

8. При внасяне на документа на място или по електронна поща задължително искайте входящ номер. Той ще Ви послужи за лесно проследяване на движението на молбата/ заявлението Ви. Също така е и доказателство за датата на входиране, от която започват да текат сроковете на администрацията за отговор. (Добра практика е да направите копие за себе си на документите, които входирате и да прикрепите входящия номер към него.)

Как да разположим съдържанието

1. Адресат - Все по-често името на адресата и неговите адресни данни се разполагат в горната лява част на документа. Разполагането на тези елементи в дясната част не е грешка, но като по-рационално и удобно се препоръчва лявото позициониране.

2. Характер на обръщението – разполага се центрирано хоризонтално с по-едър шрифт

3. Адресант – вашите данни – хоризонтално центрирани под Характера на обръщението

4. Съдържателната формула (Относно:) се разполага под Вашите данни.

5. Обръщението се разполага в лявата част на документа след съдържателната формула следвано от ↓

6. Изложението на фактическата част и формулирането на искането – стремете се текста да бъде подравнен и от двете страни или ако го набирате на компютър използвайте опцията двустранно подравняване на текст (Justified).

7. Описанието на приложенията се разполага в левия долен край на документа и се подравнява с отстъпа за нов ред.

Изпращането на съобщение или връчване на документ до администрация вече може да се осъществи чрез функционалностите на системата за сигурно електронно връчване (Система за еВръчване - https://edelivery.egov.bg/). Всички администрации са длъжни да поддържат профил в системата за еВръчване.