Applicant tracking system đáp ứng nhu cầu này nhằm hiện đại hóa quy trình tuyển dụng, các doanh nghiệp đã dần chuyển từ các phương pháp truyền thống sang sử dụng hệ thống quản lý ứng viên ATS. Dưới đây là bài viết giới thiệu về applicant tracking system không chỉ là một công cụ quản lý thông tin đơn giản mà còn mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp trong quá trình tuyển dụng, quản lý nhân sự.

1. Xác định nhu cầu doanh nghiệp

• Quy mô tuyển dụng: Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định quy mô tuyển dụng của mình. Số lượng vị trí cần tuyển, mức độ phức tạp của quy trình tuyển dụng, tần suất tuyển dụng sẽ là yếu tố quyết định quan trọng trong việc lựa chọn applicant tracking system phù hợp.

• Ngân sách dành cho ATS: Xác định ngân sách mà doanh nghiệp có thể dành cho việc triển khai và duy trì hệ thống ATS. Việc xác định rõ ngân sách sẽ giúp hạn chế lựa chọn các ứng dụng quá đắt đỏ hoặc quá phức tạp cho nhu cầu của doanh nghiệp.

2. Đánh giá tính năng của ATS

• Dễ sử dụng: Hệ thống applicant tracking system nên có giao diện người dùng thân thiện, dễ sử dụng để tăng cường hiệu quả sử dụng, giảm thời gian đào tạo cho nhân viên. Các tính năng cần phải được sắp xếp một cách logic, dễ dàng truy cập.

• Tính linh hoạt - khả năng mở rộng: ATS cần có khả năng mở rộng phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp. Đồng thời, nó cũng cần có khả năng tích hợp với các hệ thống khác mà doanh nghiệp có thể sử dụng như hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) hoặc hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

• Bảo mật và tuân thủ: Bảo mật dữ liệu là một yếu tố cực kỳ quan trọng. ATS cần có các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin cá nhân của ứng viên, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về bảo mật dữ liệu.

3. Hỗ trợ - dịch vụ khách hàng

• Chất lượng dịch vụ hỗ trợ: Một hệ thống applicant tracking system phải đi kèm với dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp, thân thiện. Đội ngũ hỗ trợ cần phản hồi nhanh chóng, có khả năng giải quyết các vấn đề kỹ thuật một cách hiệu quả.

• Các tài liệu hướng dẫn và đào tạo: Tài liệu hướng dẫn chi tiết, các khóa đào tạo sẽ giúp nhân viên của doanh nghiệp sử dụng hệ thống một cách hiệu quả. Các tài liệu này cần được cập nhật thường xuyên, dễ dàng tiếp cận.

4. Tính tiện ích và linh hoạt

ATS cần phải cung cấp các tính năng linh hoạt để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này bao gồm khả năng tùy chỉnh các quy trình tuyển dụng, giao diện người dùng linh hoạt cho phép điều chỉnh dễ dàng, tích hợp với các ứng dụng công nghệ khác một cách mượt mà. Các tính năng như cài đặt quyền truy cập, tùy chỉnh báo cáo, tích hợp email cũng là những điểm cần xem xét để đảm bảo rằng applicant tracking system có thể đáp ứng được các yêu cầu đa dạng của doanh nghiệp.

5. Bảo mật và tuân thủ

Với việc lưu trữ, xử lý nhiều thông tin nhạy cảm của ứng viên, bảo mật là một vấn đề không thể phớt lờ. Applicant tracking system cần có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập, các chứng chỉ bảo mật để đảm bảo an toàn cho thông tin. Ngoài ra, việc tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu như GDPR (Nghị định về Bảo vệ Dữ liệu Chung) cũng là một yếu tố quan trọng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp hoạt động quốc tế.

6. Dịch vụ hỗ trợ - đào tạo

Một hệ thống ATS tốt không chỉ là về các tính năng kỹ thuật mà còn về chất lượng của dịch vụ hỗ trợ, đào tạo đi kèm. Điều này bao gồm cung cấp hỗ trợ kỹ thuật chất lượng cao khi cần thiết, đảm bảo rằng nhân viên của doanh nghiệp có thể sử dụng ATS một cách hiệu quả. Đồng thời, các tài liệu hướng dẫn, khóa đào tạo chất lượng cũng cần được cung cấp để giúp nhân viên làm quen, tận dụng tối đa các tính năng của hệ thống ATS.

7. Tính linh hoạt và khả năng mở rộng

Doanh nghiệp có thể phát triển, thay đổi theo thời gian, điều này cũng đặt ra yêu cầu về tính linh hoạt, khả năng mở rộng của hệ thống ATS. Applicant tracking system cần có khả năng thích nghi với sự thay đổi trong quy trình tuyển dụng, yêu cầu của doanh nghiệp mà không gặp phải quá nhiều sự rắc rối. Khả năng mở rộng cũng là yếu tố quan trọng, đặc biệt nếu doanh nghiệp dự định mở rộng hoạt động tuyển dụng hoặc thêm các tính năng mới vào hệ thống trong tương lai.

Tóm lại, việc lựa chọn một hệ thống ATS phù hợp là rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Những yếu tố như quy mô tuyển dụng, ngân sách, tính năng sử dụng, tính linh hoạt, bảo mật, dịch vụ hỗ trợ đều đóng vai trò then chốt trong quyết định này. Một hệ thống applicant tracking system được chọn lựa kỹ lưỡng không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng mà còn đảm bảo hiệu suất, tính linh hoạt trong quản lý nhân sự. Điều này không chỉ cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mà còn tạo điều kiện thuận lợi để thu hút duy trì những nhân tài hàng đầu, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý, bảo mật thông tin cá nhân của ứng viên.

>>> Tìm hiểu thêm 

• Các thành phần chính của applicant tracking system - Tạo nên lợi ích cho doanh nghiệp

• Lợi ích của Applicant Tracking System mang lại cho doanh nghiệp

• Các thành phần chính của hệ thống theo dõi ứng viên - Candidate Tracking System (CTS)

• Các hữu ích của candidate tracking system đối với doanh nghiệp

• Screen CV là gì? 3 Bước sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả

• Cách tạo File excel quản lý thông tin nhân sự đơn giản, chi tiết

• 2 cách quản lý thông tin nhân sự phổ biến, hiệu quả nhất

• Reference Check là gì? 4 Bước Quy Trình Reference Check chuyên nghiệp