Reference Check là gì? 5 Bước xác thực thông tin ứng viên nhanh chóng

Trong quá trình tuyển dụng, việc chọn lựa ứng viên phù hợp là một phần quan trọng và quyết định. Để đảm bảo sự thành công của quy trình này, các nhà tuyển dụng cần sử dụng một loạt các công cụ và phương pháp đánh giá, trong đó có reference check. Vậy reference check là gì? Tại sao nó lại quan trọng và làm thế nào để thực hiện nó một cách hiệu quả? 

Hãy cùng khám phá chi tiết về quá trình này và tầm quan trọng của nó trong việc chọn lựa nguồn nhân lực cho tổ chức của bạn.

Reference Check là gì?

Reference check là xác minh thông tin, là quy trình quan trọng mà nhà tuyển dụng thực hiện để xác thực thông tin mà ứng viên cung cấp, bao gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và tính cách. Quá trình này thường được thực hiện thông qua việc tiếp xúc với các nguồn tham chiếu như cấp trên, đồng nghiệp, hoặc bạn bè của ứng viên.

Reference check được coi là một hoạt động không thể thiếu đối với nhà tuyển dụng và doanh nghiệp, bởi nó giúp cung cấp cái nhìn toàn diện, chân thật và xác thực về năng lực và tính cách của ứng viên. Thông qua việc thu thập thông tin từ phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự, nhà tuyển dụng có thể đánh giá một cách chính xác hơn về sự phù hợp của ứng viên với vị trí công việc và môi trường làm việc của tổ chức.

>>> Xem ngay: Talent pool là gì và cách quản lý talent pool chuyên nghiệp cho nhà tuyển dụng

5 Bước xác thực thông tin ứng viên hiệu quả

Bước 1: Xác Định Thời Điểm Bước Thực Hiện Xác Minh Thông Tin

Việc xác minh thông tin ứng viên cần phải được thực hiện vào những thời điểm phù hợp để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm thời gian của nhà tuyển dụng. Các thời điểm phổ biến bao gồm trước khi phỏng vấn, sau khi phỏng vấn, và sau khi cung cấp offer cho ứng viên. 

Thông thường, việc xác minh thông tin được thực hiện sau phỏng vấn là lựa chọn lý tưởng, vì lúc này các doanh nghiệp đã sàng lọc được một số ứng viên tiềm năng và việc xác minh không tốn nhiều thời gian nhưng vẫn hỗ trợ ra quyết định chính xác.

Bước 2: Lập Danh Sách Các Thông Tin Cần Xác Thực

Việc lập danh sách các thông tin cần xác minh về ứng viên giúp nhà tuyển dụng tổ chức và tiến hành quá trình tham khảo một cách hiệu quả. Khi liên hệ với người tham khảo, nhớ giới thiệu bản thân và mục đích của cuộc trò chuyện. Tiếp đó, lắng nghe và ghi chép cẩn thận thông tin mà người tham khảo cung cấp.

Bước 3: Gửi Thư Ngỏ Giới Thiệu và Lời Mời Liên Lạc

Nếu có thể, liên hệ trực tiếp với người quản lý trực tiếp trước đó của ứng viên để thực hiện xác minh thông tin. Nếu không thể tiếp cận trực tiếp, gửi thư ngỏ giới thiệu qua email hoặc Linkedln để mời họ tham gia cuộc trò chuyện.

Bước 4: Phỏng Vấn hoặc Trao Đổi Ngắn qua Điện Thoại

Nếu việc xác minh thông tin đòi hỏi thêm sự chú ý hoặc các chi tiết đặc biệt, đề nghị sắp xếp cuộc trò chuyện trực tiếp. Khi liên lạc với người tham khảo, nhớ giới thiệu bản thân và mục đích của cuộc trò chuyện.

Bước 5: Kết Thúc và Gửi Email Cảm Ơn

Sau cuộc trò chuyện, hãy gửi email cảm ơn người tham khảo về sự hỗ trợ của họ. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ tích cực và tạo ra một nguồn tham khảo đáng tin cậy cho tương lai. Đừng quên duy trì liên lạc với họ để có thể hỏi thêm thông tin khi cần thiết sau này.

Như vậy, việc thực hiện xác minh thông tin ứng viên cho mọi vị trí tuyển dụng, nhất là những vị trí quan trọng, cần có sự sàng lọc kỹ càng khi chọn ứng viên là vô cùng quan trọng. Mỗi doanh nghiệp, cụ thể là bộ phận HR, cần nắm rõ reference checking  là gì cũng như các bước thực hiện reference checking như đã chia sẻ trên để mang đến hiệu quả tuyển dụng tối ưu nhất.

Xem thêm bài viết cùng chủ đề:

• Các kênh tuyển dụng miễn phí uy tín hiệu quả nhất 2024

• Screen cv là gì? Cách sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả

• 5 Cách tìm CV ứng viên miễn phí, nhanh chóng

• Tổng hợp các trang web tìm hồ sơ ứng viên miễn phí

• Tổng quan về phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự - Giải pháp hữu hiệu

• Các tính năng đặc biệt của phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự đem lại

• Chức năng tìm kiếm và sàng lọc hồ sơ mạnh mẽ của phần mềm quản lý hồ sơ ứng viên

• Tối ưu hóa quy trình với các tính năng đột phá của phần mềm tuyển dụng