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Camille SPINOSA: Enseignante du BTS au Master, j'ai créé ce site pour vous accompagner dans votre réussite scolaire
2.4.1 Évaluation des résultats
2.4.2 Établissement du bilan de projet
2.4.3 Participation à la conduite du changement et au retour d’expérience
"Il est glorieux de commencer une entreprise, mais il est plus glorieux encore de la mener à son terme.” — HENRY WADSWORTH LONGFELLOW
Ce que vous devez savoir mettre en oeuvre et appliquer à cette étape du process:
Ce que vous devez savoir mettre en oeuvre et appliquer à cette étape du process:
Selon le référentiel du BTS SAM: La clôture d’un projet permet non seulement d’en évaluer les bénéfices et les écarts mais aussi de tirer profit de l’expérience. Pendant toute sa durée, le projet s’accompagne d’une conduite du changement qui nécessite de prendre en compte les résistances au changement ou encore le contexte interculturel pour obtenir l’adhésion des acteurs.
La compétence en question concerne la gestion et la clôture de projet dans le contexte d’une entité spécifique. Elle implique une compréhension approfondie de l’organisation et des missions de l’entité, ainsi que des modes de management et de collaboration en vigueur. Cette compétence nécessite également une connaissance des contraintes réglementaires, juridiques, financières et managériales de l’entité, et du rôle et des missions des membres de l’entité. De plus, elle exige une familiarité avec la cartographie des processus impactés par le projet et une description détaillée du projet lui-même. Cela comprend l’objectif, le périmètre, l’équipe projet, le système d’information du projet, la politique de communication de l’entité, et les éléments du projet tels que la planification, le tableau de bord avec les indicateurs de pilotage, le budget actualisé, la base documentaire du projet, et les outils de gestion de projet. En somme, cette compétence englobe une gamme complète de connaissances et de compétences nécessaires pour gérer efficacement un projet du début à la fin dans un contexte organisationnel spécifique.
La clôture du projet est une étape importante qui permet de tirer les leçons du projet et de capitaliser sur les acquis.
La clôture du projet est une étape importante qui permet de tirer les leçons du projet et de capitaliser sur les acquis.
Elle comprend trois volets principaux :
Elle comprend trois volets principaux :
Évaluation des résultats
Évaluation des résultats
Comparer les résultats obtenus aux objectifs fixés.
Analyser les écarts et identifier les causes.
Mesurer l'impact du projet sur les parties prenantes.
Établissement du bilan de projet
Établissement du bilan de projet
Rédiger un rapport final qui synthétise les résultats du projet.
Présenter le bilan aux parties prenantes.
Identifier les bonnes pratiques et les points d'amélioration.
Participation à la conduite du changement et REX
Participation à la conduite du changement et REX
Accompagner les équipes dans l'adoption des nouvelles pratiques issues du projet.
Organiser des ateliers de retour d'expérience pour partager les leçons apprises.
Mettre en place un système de capitalisation des connaissances.
Guide pratique pour animer des ateliers REXRETEX.pdfLibre à vous d’adapter le processus de clôture de projet aux besoins de votre équipe, mais veillez à inclure les étapes suivantes :
Effectuer des derniers tests pour vérifier que les livrables du projet répondent aux attentes définies (par exemple, tester une fonctionnalité suite à son lancement pour vérifier qu’elle fonctionne, passer en revue votre livrable définitif avec les parties prenantes, etc.).
Consulter votre plan de projet pour régler les derniers détails et vérifier que vous n’avez rien oublié.
Achever les tâches administratives telles que la mise à jour de la documentation, la finalisation du budget du projet et la réattribution des ressources.
Transmettre vos remarques et les prochaines étapes aux parties prenantes.
Organiser une réunion post-mortem pour faire le point sur les enseignements tirés et permettre aux membres de votre équipe de donner leur avis et d’ajuster leurs processus.
Diffuser un rapport définitif présentant les performances de votre projet au regard des objectifs.
Guide pratique pour animer des ateliers REXRETEX.pdfPrenons l’exemple d’un étudiant en BTS Support à l’Action Managériale qui a mené un projet de mise en place d’un nouveau système de gestion des ressources humaines dans une entreprise.
Organisation et missions de l’entité : L’entreprise est une PME dans le secteur de la distribution. Sa mission est de fournir des produits de qualité à ses clients tout en assurant le bien-être de ses employés. Le management est participatif et favorise la collaboration.
Contraintes de l’entité : L’entreprise doit respecter les réglementations du travail, les contraintes financières liées au budget du projet, et les contraintes managériales liées à la coordination des différentes équipes.
Rôle et missions des membres de l’entité : Le chef de projet, l’étudiant en BTS, est responsable de la coordination du projet. Les autres membres de l’équipe comprennent le directeur des ressources humaines, le responsable informatique et les utilisateurs finaux du système.
Cartographie des processus impactés par le projet : Le projet impacte plusieurs processus, notamment le recrutement, la gestion des salaires, la formation et le développement des employés.
Description du projet : Le projet vise à mettre en place un nouveau système de gestion des ressources humaines pour améliorer l’efficacité et la productivité de l’entreprise. L’équipe du projet comprend le chef de projet, le directeur des ressources humaines, le responsable informatique et les utilisateurs finaux du système.
Système d’information du projet : L’équipe utilise un outil de gestion de projet en ligne pour suivre les progrès, communiquer et partager des documents.
Politique de communication de l’entité : L’entreprise communique régulièrement avec les parties prenantes du projet (par exemple, les employés, les investisseurs, les clients) par le biais de réunions, de bulletins d’information, de mises à jour sur le site web, etc.
Éléments du projet : Le plan du projet comprend une planification détaillée des tâches, un tableau de bord avec des indicateurs de pilotage (par exemple, le respect des délais, le budget), un budget actualisé, et une base documentaire du projet.
Outils de gestion de projet : L’équipe utilise des outils tels que Microsoft Project pour le suivi des tâches, Slack pour la communication, Google Drive pour le partage de documents, etc.
À la fin du projet, une revue de projet est réalisée pour évaluer les succès et les défis, et pour tirer des leçons pour les futurs projets. C’est une partie essentielle de la clôture du projet. Cela permet à l’étudiant de comprendre ce qui a bien fonctionné, ce qui pourrait être amélioré et comment appliquer ces leçons à ses futurs projets. C’est une compétence précieuse pour tout étudiant en BTS Support à l’Action Managériale.
En tant que formatrice et experte en conduite de projet, je peux vous accompagner dans toutes les phases de la clôture du projet. Je peux vous aider à :
Définir les indicateurs de performance pertinents.
Analyser les résultats et identifier les causes des écarts.
Rédiger un rapport final clair et concis.
Animer des ateliers de retour d'expérience.
Mettre en place un système de capitalisation des connaissances.
Mon objectif est de vous aider à tirer le meilleur parti de votre projet et à maximiser son impact sur votre organisation.
Voici quelques conseils pour réussir la clôture de votre projet :
Commencez à planifier la clôture dès le début du projet.
Impliquez toutes les parties prenantes dans le processus de clôture.
Soyez transparent et objectif dans l'évaluation des résultats.
Capitalisez sur les acquis du projet pour améliorer vos pratiques futures.
En suivant ces conseils, vous pouvez faire de la clôture de votre projet une véritable opportunité d'apprentissage et d'amélioration.
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