Imaginez un/ une technicien(ne) diplômé(e) et qui organise ses fonctions en toute responsabilité. Cette personne est chargée de gérer de manière opérationnelle diverses tâches complexes, allant de la planification à la coordination, en passant par le suivi et l'évaluation. En plus de cela, elle doit superviser des équipes de travail, simplifier la circulation de l'information au sein de l'organisation et mettre en valeur les précieuses données de l'entreprise. Tout cela implique des interactions directes et indirectes avec des acteurs internes et externes, parfois même à l'échelle nationale voire internationale. De plus, elle doit rester attentive aux changements dans l'environnement technologique, économique et juridique, qui peuvent influencer ses décisions.

Les missions de cette personne varient en fonction du domaine d'activité de l'entreprise et des responsabilités qui lui ont été déléguées par ses supérieurs. Voici quelques exemples concrets de ce qu'elle pourrait avoir à gérer :

1. Gestion des déplacements et des frais associés : Elle s'occupe de planifier et de surveiller les déplacements des employés de l'entreprise, en veillant à ce que les coûts restent maîtrisés.

2. Gestion du courrier de l'entité : Elle est responsable de trier, distribuer et gérer efficacement le courrier entrant et sortant de l'entreprise.

3. Suivi d'un processus de certification : Elle veille à ce que l'entreprise respecte les normes et les exigences nécessaires pour obtenir des certifications spécifiques.

4. Constitution de dossiers d'appels d'offres : Elle prépare la documentation requise pour soumissionner à des appels d'offres afin de remporter de nouveaux contrats.

5. Traitement des réponses aux appels d'offres : Une fois que l'entreprise a soumissionné, elle gère les réponses et les documents associés pour assurer le suivi du processus.

6. Gestion d'un parc d'équipements : Elle s'occupe de superviser l'ensemble des équipements et des actifs de l'entreprise, veillant à leur entretien et à leur utilisation efficace.

7. Gestion d'un portefeuille spécialisé : Cela peut concerner la gestion des relations avec les clients internes, externes ou les fournisseurs, en veillant à leur satisfaction et à la qualité des interactions.

Dans l'ensemble, cette personne occupe un rôle clé au sein de l'organisation et doit jongler avec diverses responsabilités pour garantir le bon fonctionnement de l'entité.

ZOOM sur: GED - SI - PGI

Comprendre le lien entre le Système d'Information (SI) et la Gestion Électronique de Documents (GED) est crucial dans le contexte actuel où la gestion de l'information occupe une place prépondérante dans les entreprises. Le SI constitue le socle technologique qui supporte les activités informationnelles, tandis que la GED se concentre sur la gestion efficace des documents au sein de ce système. 

Explications et Exemples:

1. Intégration des Flux d'Information:

   Le SI permet l'intégration fluide des flux d'information au sein de l'organisation. La GED intervient en structurant et en organisant ces informations sous forme de documents électroniques. Par exemple, dans un processus de gestion des ressources humaines, le SI peut collecter des données sur les employés, tandis que la GED organisera ces informations sous forme de dossiers électroniques consultables et modifiables.

2. Optimisation des Processus Métier:

   Le SI contribue à l'automatisation des processus métier, facilitant ainsi la circulation rapide de l'information. La GED s'insère dans ces processus en fournissant un stockage centralisé et accessible des documents liés aux différentes étapes. Prenons l'exemple d'une entreprise qui utilise un SI pour suivre les commandes clients. La GED stocke les bons de commande, les factures et autres documents pertinents, simplifiant ainsi la gestion de ces informations tout au long du processus.

3. Sécurité et Traçabilité:

   La sécurité de l'information est un aspect essentiel du SI. La GED renforce cette sécurité en assurant la traçabilité des documents. Dans le cadre de la conformité réglementaire, le SI peut mettre en œuvre des politiques de sécurité, tandis que la GED enregistre chaque modification apportée aux documents. Par exemple, dans le secteur financier, le SI peut gérer les transactions, tandis que la GED assure la conservation sécurisée des documents justificatifs, avec une traçabilité complète des modifications.

A retenir

En somme, le lien entre le Système d'Information et la GED repose sur une complémentarité stratégique. Le SI offre la plateforme technologique nécessaire, tandis que la GED se positionne comme un outil essentiel pour la gestion optimale des documents au sein de cette infrastructure. Cette synergie favorise une circulation efficace de l'information tout en renforçant la sécurité et la traçabilité.

Pour aller plus loin:

Dans le contexte de l'évolution constante des technologies, il serait intéressant d'explorer comment l'intelligence artificielle et l'automatisation peuvent être intégrées dans ces deux domaines pour une gestion encore plus efficiente de l'information. 

Quels sont vos questionnements spécifiques à ce sujet?