Camille SPINOSA: Enseignante du BTS au Master, j'ai créé ce site pour vous accompagner dans votre réussite scolaire

1.4. Gestion des ressources de l’entité

1.4.1 Suivi du budget de fonctionnement de l’entité

1.4.2 Préparation et participation à la négociation

1.4.3 Gestion des approvisionnements de matériels et de leur recyclage

Références:

Objectif BTS, HACHETTE: Fiches 28.29.30.31.32.33

En tant que personne diplômée chargée du suivi du budget de fonctionnement de l'entité, son rôle ne se limite pas uniquement à gérer les finances. Elle est également responsable de la gestion des ressources liées aux petits matériels, aux fournitures, aux consommables et même aux équipements de l'entité.

Pour assurer le bon fonctionnement de l'entité, cette personne doit allouer les dépenses aux différents postes budgétaires et être vigilante pour signaler à sa hiérarchie tout risque de dépassement budgétaire. En ce qui concerne la gestion des ressources matérielles de l'entité, elle opère avec deux objectifs majeurs en tête : optimiser les coûts et minimiser l'impact environnemental en favorisant des achats responsables.

Concrètement, cela signifie qu'elle doit négocier avec les fournisseurs et les prestataires de services tout en adoptant une approche éco-responsable. Par exemple, elle peut rechercher des fournisseurs qui proposent des produits recyclés ou respectueux de l'environnement. De plus, elle peut mettre en place des stratégies visant à réduire la consommation de ressources matérielles et à encourager le recyclage au sein de l'entité.

Ainsi, la personne diplômée joue un rôle crucial dans la gestion financière et matérielle de l'entité, en veillant à ce que les ressources soient utilisées de manière efficace et responsable.

Rôle de l’assistant(e) dans cette compétence

L’assistant(e) de manager doit être capable de :

Observer les processus en place et détecter les ressources mal exploitées
Collecter des données précises et les structurer dans des outils clairs
Mettre en forme des indicateurs de performance et produire des analyses
Proposer des pistes d’amélioration concrètes et adaptées
Accompagner le changement et sensibiliser les équipes à la bonne utilisation des ressources

Exemples concrets dans la mission d’un(e) assistant(e) de manager

Ex. 1 – Gestion des fournitures

Une entreprise commande régulièrement trop de fournitures qui finissent stockées sans être utilisées.
→ Mise en place d’un suivi mensuel des consommations via un tableau Excel partagé
→ Résultat : baisse de 20 % du budget "fournitures" en 6 mois

Ex. 2 – Organisation des salles de réunion

Les salles sont mal réservées, provoquant des pertes de temps et des conflits.
→ Introduction d’un planning en ligne synchronisé avec les agendas Outlook
→ Résultat : meilleure répartition, moins d’imprévus

Ex. 3 – Suivi budgétaire d’un événement

L’assistante crée un tableau de bord avec les dépenses engagées, les devis validés, et les restes à payer
→ Permet de ne pas dépasser le budget, d’anticiper les écarts et de produire un rapport clair au manager

1. Définition et enjeu de la compétence: Rationaliser l’usage des ressources de l’entité

Rationaliser l’usage des ressources, c’est :

Optimiser l’allocation, l’utilisation et le suivi des ressources de l’organisation pour éviter le gaspillage, réduire les coûts, améliorer la performance et soutenir la stratégie globale de l’entité.

L’assistant(e) de manager est un acteur opérationnel de cette rationalisation. Il ou elle ne décide pas toujours des budgets, mais pilote leur usage, alerte, propose des pistes d’optimisation, met en place des outils de suivi, et veille à la cohérence entre besoins, moyens et objectifs.

2. Les ressources à gérer et optimiser

Catégorie

Ressources humaines

Exemples

Emplois du temps, affectations, gestion des réunions, planning projets

Objectifs de rationalisation

Réduction du temps perdu, meilleure organisation du travail, prévention des conflits d’agenda

Catégorie

Ressources matérielles

Exemples

Salles, équipements, mobilier, véhicules, consommables

Objectifs de rationalisation

Éviter le sous-usage ou la surutilisation, planifier les renouvellements, gérer les stocks

Catégorie

Ressources financières

Exemples

Budgets de service, dépenses courantes, frais de déplacement

Objectifs de rationalisation

Suivi budgétaire, contrôle des coûts, analyse des écarts, optimisation des dépenses

Catégorie

Ressources temporelles

Exemples

Planning, échéanciers, jalons projets

Objectifs de rationalisation

Gagner en efficacité, réduire les délais, fluidifier les processus

Catégorie

Ressources informationnelles

Exemples

Bases de données, documentation, rapports, outils numériques

Objectifs de rationalisation

Fiabilité de l'information, accessibilité, sécurité, mise à jour régulière

3. Méthodes et outils d’aide à la rationalisation

Outils d’analyse et de calculs de performance

Tableaux de bord
- Outils de pilotage visuel (Excel, Google Sheets, Power BI)
- Suivi des indicateurs clés (KPI) : taux d’occupation des salles, taux d’absentéisme, budget consommé
- ⚠️ L’assistant peut concevoir ou mettre à jour ces tableaux régulièrement.

Outil synthétique pour visualiser les indicateurs clés (temps, coûts, stocks, absences, etc.)
Permet un suivi en temps réel et une prise de décision rapide

Matrice d’analyse
- Matrice de criticité (Urgence / Importance)
  Pour prioriser les ressources à traiter ou les demandes à gérer.
  - Ex : Prioriser les besoins en matériel selon l’urgence d’un projet.
- Matrice ABC (ou Pareto 80/20)
  Identifier les ressources les plus stratégiques (catégorie A) à optimiser en priorité.
  - Ex : 20% des fournisseurs génèrent 80% des coûts → focus sur ces 20% pour négocier.
- Matrice SWOT appliquée aux ressources
  Pour analyser les forces/faiblesses d’un système de gestion des ressources.
  - Exemple : Gestion actuelle des réservations de salle – manuelle = faible efficacité → opportunité de digitalisation.

Diagramme de Pareto (loi 80/20) : Pour identifier les causes principales d’un problème
Diagramme de Gantt :

Pour planifier dans le temps et visualiser les chevauchements de tâches

Outil de planification et d’optimisation du temps

L’assistant peut suivre les ressources humaines et matérielles affectées à chaque tâche

Calculs de ratios
- Taux d’occupation :
  Temps utilisé / Temps disponible → Optimisation de l’utilisation de salles ou de matériel
- Coût unitaire :
  Total des coûts / Quantité produite ou utilisée → Permet de comparer et réduire les coûts par unité
- Taux de rotation des stocks :
  Consommation annuelle / Stock moyen → Identifier le surstockage ou les ruptures
Méthodes d’organisation

5S : méthode japonaise d’optimisation des postes de travail (Trier, Ranger, Nettoyer, Standardiser, Suivre)
Lean Office : réduction des activités sans valeur ajoutée
Standardisation des processus : unification des pratiques pour gagner en fiabilité et en rapidité

4. Processus de rationalisation en 4 étapes

Identification des ressources et des usages actuels
- Cartographie des ressources disponibles
- Identification des gaspillages, doublons, sous-utilisation
Analyse des données
- Mise en place d’indicateurs
- Utilisation des outils d’analyse (matrices, tableaux de bord, ratios)
Propositions d’optimisation
- Réaffectation des ressources
- Propositions de digitalisation (ex : passage à des outils partagés pour réserver les salles)
- Réduction des coûts (ex : négociation de contrats fournisseurs)
Mise en œuvre et suivi
- Mise en place de procédures ou outils
- Communication et accompagnement du changement
- Suivi régulier des résultats

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Exemple de démarche réflexive : Emma

Emma a effectué une alternance dans une entreprise où elle a été chargée de la gestion des déplacements professionnels. En observant les pratiques en place, elle a remarqué des surcoûts fréquents liés à des réservations de dernière minute.

Elle a :

Collecté les données sur les frais engagés
Proposé un processus standardisé de réservation anticipée
Créé un formulaire numérique de demande de déplacement
Analysé les économies générées

À la fin de son apprentissage, elle a pris le temps de rédiger un bilan personnel, identifiant :

Les compétences nouvelles acquises (maîtrise d’Excel, rigueur budgétaire)
Ses points forts (analyse, esprit d’initiative)
Ce qui lui avait plu et déplu, pour mieux définir son projet professionnel

Ce retour d’expérience, c’est exactement ce que le jury attend lors de l’oral.

Pourquoi cette compétence est stratégique ?

Elle montre votre capacité à analyser et proposer des solutions concrètes
Elle vous positionne comme un pilier de l’organisation au service de la performance
Elle est transversale : vous serez amenée à collaborer avec les RH, les achats, la compta, la logistique
Elle prépare à des postes à responsabilités, notamment en gestion de projet ou en office management

À retenir pour l’oral du BTS SAM

Mettez en avant les outils que vous avez utilisés en stage : tableau Excel, plannings, matrices…
Citez des exemples précis : "J’ai mis en place un planning partagé pour éviter les doublons dans les réunions, ce qui a réduit les conflits d’agenda de 30%"
Montrez votre capacité à raisonner et pas juste à exécuter
Expliquez l’impact concret de vos actions sur la performance de l’entité

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