Para comenzar, asegúrate de tener un usuario creado con el correo electrónico principal que operará la licencia.
Luego, sigue estos pasos:

1. En el campo "Correo electrónico", escribe tu e-mail.

2. Haz clic en "¿Olvidaste tu contraseña?".

Aparecerá una ventana emergente.

3. Ingresa nuevamente tu correo electrónico y haz clic en "Enviar".

4. Revisa tu bandeja de entrada o la carpeta de spam. Recibirás un correo con un enlace para establecer una nueva contraseña.

5. Haz clic en el enlace recibido y sigue las instrucciones.

Serás redirigido a un nuevo panel de autenticación.

6. Introduce y confirma tu nueva contraseña, luego selecciona "Actualizar".

¡Y listo! El sistema te llevará nuevamente al panel de inicio de sesión.

Ahora puedes acceder a la plataforma con tu correo y tu nueva contraseña como usuario administrador.

VIDEO EXPLICATIVO 

Instrucciones para la creación de bodegas:

1. Accede a la plataforma y ve al módulo "Administración". Selecciona "Bodegas".

2. Dentro de la opción "Bodegas", haz clic en "Nueva Bodega" en la parte superior derecha de la pantalla.

3. Completa los campos en blanco en el panel de parametrización con información como nombre, país, ciudad, dirección, latitud, y longitud. (Dejar vacío el campo "Prioridad Asignación Bodegas").

4. Marca la casilla "Permitir crear órdenes" si deseas que la bodega pueda alistar y despachar órdenes de pedido.

5. Finaliza el proceso seleccionando "Guardar". El sistema te llevará de vuelta al panel principal de Bodegas, mostrando la información de la nueva bodega creada.

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo: 

VIDEO EXPLICATIVO 

Para realizar el proceso de generación de códigos para canastillas, debes seguir las siguientes instrucciones:

1. IMPORTANTE: Este paso es opcional y solo se recomienda para las operaciones que tengan separado el proceso de picking y packing, esto evitará que existan pedidos trocados y un mayor control sobre el proceso de la manipulación de los productos.

2. Ubica el módulo de "Administración" y selecciona "Bodegas"

3. Ubica la bodega a la cual le quieres habilitar este proceso y en la zona de acciones, selecciona el icono "Generar código de barras para canastas" 

4. Al ingresar al menú oprime la opción "Agregar etiquetas" en el campo de cantidad, indicale al sistema la cantidad de rótulos que requieres generar y selecciona "Generar nuevas etiquetas"

5. Luego el sistema te devolverá al menú de canastas, selecciona los códigos que deseas imprimir y oprime el botón de "Imprimir etiquetas"

6. Genera la impresión y rotula las canastas con las que se realizará el proceso de alistamiento al interior de la operación y la bodega

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

VIDEO EXPLICATIVO 

Paso a paso para la parametrización del layout de bodegas:

Instrucciones para activar y parametrizar el layout de bodega

1. Ir a la Sección de Bodegas:

   • Desde el menú principal, selecciona la opción Bodegas para acceder a la interfaz correspondiente.

2. Agregar Ubicaciones:

   • Dentro de la sección de Bodegas, busca la opción de Acciones.

   • Selecciona la opción Crear ubicaciones

3. Crear Ubicación:

   • Elige Agregar nueva ubicación

   • Define si la ubicación es Temporal, Fulfillment o No Fulfillment.

   • Agrega un nombre a la ubicación y asegúrate de que esté activa.

4. Verificar Índice de Ordenamiento o jerarquía:

   • Asegúrate de que el índice de ordenamiento de la ubicación esté configurado correctamente para facilitar la toma de productos en el proceso de alistamiento (Picking y Packing)

5. Guarda los cambios:

   • Guarda los cambios con el botón guardar para continuar con la creación de una nueva ubicación

Notas Adicionales:

• Recuerda que en la funcionalidad de layout de bodega, puedes eliminar, actualizar/editar y trasladar todas las posiciones y ubicaciones según sea necesario.

Con estos pasos, podrás gestionar eficazmente el layout de tu bodega ubicación por ubicación en Velocity Go. Si necesitas más ayuda, ¡no dudes en preguntar!

VIDEO EXPLICATIVO 

Para configurar ubicaciones hojas, sigue estos pasos:

1. Agregar ubicación hija (forma directa):

• Ve a Administración > Bodegas > Acciones.

• Haz clic en "Agregar ubicaciones" sobre la ubicación padre.

• Ingresa el código de la nueva ubicación hija.

• Haz clic en Guardar.

• Usa el ícono “+” para visualizar las hijas asociadas.

2. Convertir una ubicación en hija (traslado):

• Ve a Acciones > Traslado de ubicaciones.

• Selecciona la nueva ubicación padre.

• Guarda los cambios.

3. Independizar una ubicación hija:

• Abre la ubicación padre con el ícono “+”.

• En la hija, haz clic en "Independizar ubicaciones".

• Confirma la acción.

VIDEO EXPLICATIVO 

Para editar o eliminar ubicaciones, sigue los siguientes pasos:

Editar una Ubicación

1. Dirígete al panel general de ubicaciones.

2. Usa el buscador “Código de posición” para encontrar la ubicación que deseas modificar.

3. En la columna de Acciones, haz clic en el ícono de lápiz.

4. Dentro del formulario podrás editar:

   • El código de la ubicación.

   • El índice de ordenamiento.

   • El tipo de ubicación (Fulfillment, No Fulfillment o Temporal), activando o desactivando los interruptores.

5. Haz clic en "Guardar" para aplicar los cambios.

Eliminar una Ubicación

1. Desde el panel general de ubicaciones, localiza la ubicación que deseas eliminar.

2. En la columna de Acciones, haz clic en el ícono de bote de basura.

3. Confirma la eliminación cuando el sistema lo solicite.

Importante: No podrás eliminar una ubicación si tiene productos asociados.

VIDEO EXPLICATIVO 

Para realizar la conversión, debes realizar los siguientes pasos:

Convertir Ubicación No Fulfillment a Fulfillment

1. Accede al módulo Administración > Bodegas > Panel general de ubicaciones.

2. En la fila de la ubicación No Fulfillment que permitirá alistamiento, haz clic en Acciones.

3. Selecciona “Mover ubicación No Full a Full”.

4. En el cuadro que aparece, elige si la nueva ubicación será Hija o Principal:

   • Hija: selecciona la ubicación padre y el sistema heredará su índice jerárquico.

   • Principal: asigna manualmente un índice de ordenamiento para definir su nivel jerárquico.

5. Haz clic en Guardar.

6. Verifica en el listado que el campo “Fulfillment” esté ahora marcado.

Revertir Ubicación Fulfillment a No Fulfillment

1. Desde el panel general de ubicaciones, busca la ubicación que actualmente es Fulfillment.

2. Haz clic en Acciones > Editar (ícono de lápiz).

3. Dentro del formulario, desactiva el interruptor “¿Es Fulfillment?”.

4. Haz clic en Guardar.

5. Verifica que la ubicación ya no esté marcada como Fulfillment.

Con estos pasos podrás adaptar dinámicamente tus zonas de almacenamiento según los picos operativos.

VIDEO EXPLICATIVO 

Es importante que tengas en cuenta que este paso solo aplica para las licencias de tipo saas operadores, para poder crear los sellers deberás seguir los siguientes pasos:

1. Accede al módulo "Administración" y selecciona "Sellers".

2. Dentro del panel de sellers, elige "Nuevo Seller".

3. Completa la información requerida, incluyendo razón social, donde diligenciamos el nombre que aparece en el RUT.  proyecto o marca, tipo de documento, Número de documento, correos electrónicos del comercial y de cartera. Por otra parte, en prefijo debes poner las primeras dos iniciales del nombre del proyecto y en consecutivo debes poner 01

4. Marca las opciones adicionales según sea necesario, como notificar con SMS, solo última milla, etc.

5. Selecciona la o las bodegas que va a trabajar este seller.

6. En los campos de "Margen de ganancia % paqueteras", lo diligenciamos solo si tenemos un margen de ganancia con la paquetera para este seller, de lo contrario lo podemos dejar en cero. En el campo de "Porcentaje de variación en orden de recibo", podemos asignar un porcentaje de tolerancia con respecto a la diferencia que tengamos en los recibos de mercancía. También tenemos "Variación novedad de inventario", el cual nos permite tener una variación en cuento al precio, del producto que vamos a reemplazar por novedad de inventario. En caso de no tener clara esta infrmación, podemos dejar los campos en cero.

7. Por último tenemos la opción de adjuntar un documento, puede ser el contrato, la propuesta comercial, los documentos legales o cualquier otro que consideres relevante.

8. Para finalizar, vamos a guardar toda la información haciendo clic en "Guardar". Con esto ya tenemos la creación de nuestro seller.

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo: 

Video explicativo

En este paso a paso te mostraremos cómo editar un seller en tu plataforma.

• Paso 1: Ingresa al módulo de Administración y selecciona la sección de "Sellers".

• Paso 2: Ubica el seller que deseas editar. Puedes hacerlo navegando por la lista o utilizando la barra de búsqueda.

• Paso 3: Una vez lo encuentres, dirígete a la columna de "Acciones" y haz clic en el ícono de lápiz ✏️.

• Paso 4: Se abrirá la ficha del seller. Aquí podrás actualizar la información que necesites modificar: datos de contacto, prefijos, bodegas, márgenes o cualquier otro campo disponible.

• Paso final: Una vez realices los cambios, no olvides hacer clic en "Guardar" para que la información se actualice correctamente.

¡Y eso es todo! Así de fácil puedes editar un seller en la plataforma.

Importante tener en cuenta:

Esta configuración solo aplica si vas a integrar tu cuenta con Siigo o Alegra.
Antes de realizar la configuración de tipos de pago, debes haber completado la integración con el software contable.

Paso 1: Solicita la integración

Para iniciar, debes contactar a tu implementador o a tu Customer Success.
Ellos se encargarán de realizar la integración, ya que se requiere información específica de tu cuenta contable.

Paso 2: Verifica la conexión

Una vez confirmada la conexión entre Velocity Go y el software contable, puedes continuar con la configuración.

Paso 3: Accede al módulo de configuración

1. Ingresa al módulo de Administración.

2. Dirígete a la sección "Tipos de pagos".

Paso 4: Crear un nuevo tipo de pago

1. Haz clic en el botón "Nuevo tipo de pago", ubicado en la parte superior derecha.

2. Completa los siguientes campos:

• Nombre del tipo de pago: por ejemplo, Efectivo, Crédito, Tarjeta, etc.

• Canal de venta: selecciona el canal correspondiente como Shopify, WooCommerce, Mercado Libre, entre otros.

• Seller asociado: selecciona el seller para el cual se asociará este tipo de pago.

3. Haz clic en Guardar.

Paso 5: Verificación

Una vez guardado el tipo de pago, se recomienda realizar una orden de prueba para verificar que la integración con el software contable está funcionando correctamente y que la facturación se genera de forma adecuada.

Recuerda:

Si durante el proceso encuentras alguna duda o inconsistencia, no dudes en contactar a tu implementador o Customer Success.

¡Listo! Ahora tu tipo de pago ha sido configurado con éxito y está listo para ser utilizado con Siigo o Alegra.

Vídeo explicativo

¿Listo para configurar usuarios según sus roles en Velocity? Sigue estos pasos:

1. Dirígete al módulo "Administración" y selecciona "Usuarios."

2. Visualizar o editar el usuario administrador existente según necesites.

3. Para edición, selecciona el lápiz, modifica la información y guarda con "Save."

4. Para crear un usuario nuevo, elige "Nuevo Usuario" en la esquina superior derecha.

5. Completa los datos en el menú de parametrización según los accesos y permisos necesarios.

6. Asigna el Tipo de Usuario (Seller, Administrador, Bodega) y el Rol para definir permisos.

7. Guarda y ¡listo!

Por otra parte ¿Necesitas ajustar perfiles de usuarios? Sigue estos pasos:

1. Navega a "Administración" y selecciona "Usuarios."

2. Visualiza y edita usuarios existentes seleccionando el lápiz en la grilla.

3. Modifica la información necesaria y guarda con "Save."

4. Ten en cuenta que el correo electrónico no es editable; debes crear uno nuevo si es necesario.

Vídeo explicativo

Para la parametrización de los motivos de ajuste, debes seguir las siguientes instrucciones:

1. Acceso al Módulo de Administración: Dirígete al módulo "Administración" y selecciona la opción "Motivos de ajuste".

2. Selecciona la opción "Crear motivo" que aparece en la parte superior derecha de la pantalla

3. Agrega el nombre específico del motivo de ajuste

4. Si necesitas asociar un motivo estándar, vas a volver a la opción "Motivos de ajuste" y e ingresarás a la opción "Asociar motivos" acá seleccionarás un motivo estándar o existente

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo: Vídeo explicativo

Para la creación y enrolamiento de mensajeros, debes seguir las siguientes instrucciones:

1. Acceso al Módulo de Administración: Dirígete al módulo "Administración" y selecciona la opción "Mensajeros".

2. Creación de Nuevo Mensajero: En el panel general, haz clic en "Nuevo mensajero" en la esquina superior derecha.

3. Formulario de Parametrización: Completa el formulario con la información del mensajero. Es esencial proporcionar datos precisos en "Teléfono" y "Pin", ya que estos serán clave para el acceso a la aplicación de conductor.

4. Asocia las bodegas en las que el conductor operará para que el sistema pueda asignar órdenes automáticamente.

5. Después de recopilar toda la información, haz clic en "Guardar" para crear el perfil del mensajero.

6. Confirmación y Asignación: El sistema te redirigirá al panel de "Mensajeros", donde encontrarás al nuevo mensajero creado y listo para asignar a órdenes de pedido.

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

Entre tanto, para realizar ediciones a algún perfil de mensajero debes seguir los siguientes pasos:

1. Acceso al Módulo de Administración: Ve al módulo "Administración" y elige la opción "Mensajeros".

2. Identificación del Perfil a Modificar: En el panel de mensajeros, localiza el perfil que necesitas editar.

3. Acceso a la Opción "Ver": Para realizar ediciones, selecciona la opción "Ver" en las acciones del perfil. Esta opción está representada por un ojo de color azul.

4. Modificación de Información: Dentro de la opción "Ver", tendrás acceso a todo el menú de parametrización, donde podrás modificar todos los campos previamente ingresados durante la creación del perfil del conductor.

5. Todos los campos son editables, lo que te permite actualizar la información según sea necesario.

6. Limitaciones: Es importante tener en cuenta que aunque todos los campos son modificables, no es posible eliminar usuarios generados como mensajeros. En este caso, solo podrás realizar modificaciones en la información existente.

Vídeo explicativo

Aquí te explicaremos cómo realizar la parametrización de servicio en Velocity Go, ya sea de forma individual, masiva o por combos.

Paso a paso: Parametrización de servicios

1. Accede al módulo de administración

   • Ingresa al menú principal y selecciona la opción "Administración".

2. Entra al módulo de servicios

   • Dentro de administración, haz clic en la opción "Módulo de servicios".

3. Inicia la parametrización

   • En la parte superior derecha, selecciona el botón "Parametrizar servicio".

4. Selecciona el seller

   • Elige el seller al que deseas asociar el servicio

5. Selecciona la ciudad

   • Define la ciudad en la que se aplicará el servicio.

6. Configura el tipo de servicio

   • Escoge el tipo de servicio correspondiente.

7. Completa la información requerida

   • Configura los datos específicos del servicio según lo que se requiera.

8. Guarda los cambios

   • Haz clic en "Guardar" para finalizar la parametrización.

Nota importante:
La información parametrizada es de carácter informativo. El sistema será el encargado de realizar los cálculos específicos para la liquidación de los servicios de cada seller.

Para realizar el proceso de conexión de transportadora, debes seguir las siguientes instrucciones:

1. Ve directamente al módulo de administración y justo debajo encontrarás las opciones de "Administración de recaudos", allí deberás ingresar a la opción "Conectar transportadora"

2. Selecciona la opción en el botón de la parte superior derecha "Conectar transportadora"

3. Selecciona la transportadora y agrega los datos solicitados en los campos

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

Para realizar el proceso de recepción orden de recibo para ingreso de producto a bodega, existen dos formas y debes seguir las siguientes instrucciones:

Forma 1: Desde el Sistema Control

1. Proceso de Recepción desde el Sistema:

• • Ve al módulo "Operación" y selecciona "Orden de recibo".

  • Filtra por el estado "Nueva" para visualizar las órdenes pendientes.

2. Identificación de la Orden:

• • Desplasate hacia la derecha y selecciona el icono "Recibir orden de recibo".

3. Proceso de Recepción:

• • Busca la referencia a recibir o selecciona el icono de "Actualizar" para agregar la información del producto

  • Ingresa la información necesaria, como fecha de vencimiento, lote y cantidad recibida.

  • Guarda la información.

4. Revisión y Cierre:

• • Repite el proceso para cada producto.

  • Una vez recibidos todos los productos, verifica el estatus de la orden.

  • Ingresa los datos de la factura como el número y el total de la misma, si no tienes la información, el sistema totalizará por ti. Agrega los adjuntos que consideres necesarios como evidencia del recibo

  •  selecciona "Terminar recepción".

  • La orden pasa a "Por verificar".

5. Edición o Modificación (Opcional):

• • Si es necesario editar, selecciona el icono de +/- y elige "Volver a procesar orden de recibo".

  • Realiza las ediciones y vuelve a recibir la orden.

6. Verificación de la Orden:

• • Selecciona "Verificar orden de recibo" cuando estés seguro de la completitud.

  • El inventario se actualiza definitivamente.

7. Registro de Novedades (Opcional):

• • Despliega la orden y selecciona "Registro de novedad" si hay diferencias.

  • Registra la cantidad y la razón de la novedad.

  • Guarda los cambios.

8. Finalización del Proceso:

• • Cierra la ventana de registro de novedad con la "X".

  • Todas las actualizaciones quedan registradas en la orden.

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

¿Listo para ingresar a la aplicación Fulfillment por primera vez? Aquí tienes los pasos:

• • 1. Descarga de la Aplicación: Desde la Play Store (App Fulfillment Velocity Go) o mediante la APK, descarga la aplicación en cualquier dispositivo Android desde la versión 12

    2. Instalación: Luego de la descarga, instala la aplicación en tu dispositivo.

    3. Inicio de Sesión: Al abrir la aplicación, ingresa tu correo electrónico y la contraseña asignada.

    4. Concesión de Permisos: Concede los permisos necesarios, especialmente el acceso a la cámara para capturar evidencia fotográfica durante el proceso.

    5. Explora el Panel Principal: Una vez concedidos los accesos, accede al panel principal de la aplicación con opciones para recepción, picking y packing y otros.

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

Para realizar el proceso de recepción orden de recibo para ingreso de producto a bodega, con layout de bodega activo  debes seguir las siguientes instrucciones:

Desde la Aplicación Fulfillment

1. Acceso a la Aplicación:

• • Ingresa a la aplicación Fulfillment con tu usuario y contraseña.

2. Recepción de Orden de Recibo:

• • Ve al módulo de "Orden de recibo".

  • Selecciona la orden "Nueva" del seller al que se le va a gestionar el recibo

3. Escaneo de Productos:

• • Escanea los productos uno por uno.

  • Completa la información requerida, como fecha de vencimiento, lote, cantidad recibida.

4. Registro de Novedades (En Caso de Diferencias):

• • Si hay diferencias en las unidades, registra la novedad y la razón correspondiente.

  • Finalmente ubica el producto en una ubicación NO FULFILLMENT

5. Registro de Datos de Factura:

• • Escanea la factura o remisión.

  • Ingresa el número de factura y su valor total.

6. Finalización del Proceso:

• • Selecciona la opción "Terminar recepción" para actualizar el inventario.

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

Órdenes Uno a Uno:

Para generar órdenes manualmente:

1. Accede al módulo "ÓRDENES" y selecciona "Nueva orden".

2. Completa los campos obligatorios, como canal de ventas, país, dirección, etc.

3. Agrega productos desde el almacén seleccionado.

4. Opcionalmente, incluye detalles como costo de envío, descuentos y notas.

5. Guarda la orden para pasar automáticamente al estado de picking.

Órdenes Masivas por Archivo Plano:

Para cargar múltiples órdenes desde un archivo:

1. Ve al módulo "ÓRDENES" y elige "Pendientes".

2. Selecciona "Carga masiva" y descarga la plantilla.

3. Descarga la plantilla para tu país y llena los campos obligatorios y guarda el archivo.

4. Regresa a "ÓRDENES", selecciona "Carga masiva", elige el seller y la bodega.

5. Selecciona el archivo y carga. Revisa y, si es necesario, corrige errores.

6. Aprueba las órdenes, y estas pasan al entorno de picking o novedad por inventario si no cuentas con la cantidad de producto suficiente para despacho.

Órdenes por Integración:

Para integrar órdenes automáticamente:

1. Guarda y pasa a la etapa de pruebas, enviando órdenes desde el punto de origen.

2. Verifica la correcta toma de campos y estados de procesamiento.

3. Una vez validadas, las órdenes se sincronizará en el sistema para su procesamiento y entrarán a estado de picking, pendientes o novedad por inventario dependiendo de las bodegas asociadas.

Para realizar el proceso de edición o modificación de órdenes, debes seguir las siguientes instrucciones:

1. Ubica cualquier orden que quieras editar la información

2. Ingresa a la orden y selecciona la opción "Editar orden" 

3. Cuando nos aparezca la información general de la misma podremos editar todos los datos exceptuando la información de seller, bodega, valor total y producto.

4. Una vez edites los campos necesarios, selecciona la opción de "Guardar"

Para realizar el proceso de cancelación de órdenes, debes seguir las siguientes instrucciones:

5. Ubica cualquier orden que quieras cancelar

6. Ingresa a la orden y selecciona la opción "Cancelar orden" 

7. Selecciona el motivo estándar de la cancelación

8. Digita la razón de la cancelación y selecciona la opción aceptar

9. Una vez edites los campos necesarios, selecciona la opción de "Guardar"

Nota: Solo podrás cancelar órdenes antes de que estas entren al proceso de despacho. Hasta el estado "Asignar piloto", después de esto, las órdenes no podrán ser canceladas.

Para la activación del parámetro sigue los siguientes pasos:

• • 1. Ubica el Módulo "Administración" y Selecciona "Cuenta principal Saas"

    2. Ubica la sección Parámetros, allí encontrarás diferentes configuraciones, pero el que activaremos para las canasta será "Asociar canastas".

    3. Una vez activo guarda los cambios y listo

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

Para reportar alguna novedad de picking, debes seguir las siguientes instrucciones:

• • 1. Ingresa a la App de fulfillment con tu usuario y contraseña

    2. Ve a la sección de "Picking" y selecciona "Asignadas"

    3. Aparecerá el listado de órdenes a alistar y allí se podrá seleccionar la que se quiere iniciar proceso de alistamiento

    4. Si surge alguna irregularidad durante el proceso de alistamiento, como la falta de producto, daño, vencimiento u otra situación que impida la entrega al consumidor final, sigue estos pasos:

Detecta la Novedad:Si encuentras algún problema con un producto durante el alistamiento de la orden, identifícalo.

Selecciona el Producto: Selecciona el producto afectado en el sistema.

Confirmación de Novedad: El sistema te presentará una confirmación para enviar el producto a novedad.

Elige "Sí": Para registrar la novedad, simplemente selecciona la opción "Sí" en la confirmación.

Al momento de decir "Si" la orden automáticamente pasará a novedad de picking y desaparecerá de tu listado de órdenes

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

VIDEO: REPORTE NOVEDAD DE PICKING 

Para realizar el proceso de descarga e instalación de la App de driver, debes seguir las siguientes instrucciones:

1. Ubica el Módulo "Órdenes" y Selecciona "Novedad de Picking"

2. Visualización de Órdenes en novedad de picking e ingresa para ver la razón de la novedad.

3. Al abrir la orden nos mostrará el producto que presenta novedad para proceder a realizar el correspondiente ajuste

4. Una vez se ubique el producto con novedad, se deberá ir al módulo "Operación" y seleccionar "Inventario"

5. En la opción de "Inventario" deberás ingresar al botón "Ajustar inventario" 

6. Diligencia los datos que solicita el formulario y oprime "Guardar"

7. Vuelve a la opción de "Novedad de picking" y realiza el cambio de estado a "Novedad de inventario".

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

VIDEO: AJUSTES PARA ÓRDENES EN NOVEDAD DE PICKING 

Para asignación de órdenes a los mensajeros, debes seguir las siguientes instrucciones:

• • 1. Ubica el Módulo "Órdenes" y Selecciona "En progreso"

    2. Visualización de Órdenes que se encuentran en el estado "Asignar piloto", esas son las órdenes que deberás asignarles un mensajero previamente enrolado

    3. Selecciona Órdenes a Asignar: Puedes asignar órdenes de forma masiva o individual. Utiliza la casilla al lado de "tipo" para seleccionar las órdenes deseadas.

    4. Asignación de mensajero: Selecciona "Mensajero masivo" y elige la opción "Asignar mensajero"

    5. Al momento de habilitar el botón "Asignar mensajero" ingresa a esta opción y elige el nombre del mensajero al que deseas asignar las órdenes en el pop-up marcando el botón "Asignar órdenes"

    6. Visualización en la Aplicación Driver: Una vez asignadas, las órdenes serán visibles para el mensajero en la aplicación de Driver

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

VIDEO: ASIGNACIÓN DE ÓRDENES A MENSAJEROS 

Para realizar el proceso de recolección y devolución de órdenes a través de la App de driver, debes seguir las siguientes instrucciones:

1. Ingresa a la App de Driver con tu usuario y contraseña

2. Ve a la sección de "Progreso" para visualizar el listado de órdenes asignadas

3. Selecciona la orden con la que quieres iniciar el proceso de recolección de paquetes

4. Al momento de abrir la orden podrás ver toda la información relacionada a esta y tendrás habilitados los botones de "Llamar" y "Mapa" para gestionar el proceso de entrega

5. Desplaza a la derecha el botón que dice "Recoger" y escanea la cantidad de paquetes que indica la orden. 

6. Una vez se avanza, la orden queda disponible para cambiar el estado a "En camino" (Esto se deberá marcar cuando se vaya en camino al punto destino de la entrega)

7. Cuando se llegue al punto destino y se evidencie que existe una novedad de no entrega, se deberá seleccionar la opción de "Devolución" y sobre esta se debe seleccionar los motivos de devolución, junto con la nota de devolución

8. Selecciona el botón de confirmación de devolución y la orden desaparecerá del historial y de la línea de pendientes

NOTA: Si el proceso de driver para tu operación se complejiza al tener que escanear los paquetes al momento de la recogida y entrega. Solicita al implementador que desactive estas opciones para simplificar el proceso.

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

VIDEO: RECOLECCIÓN DE ÓRDENES Y DEVOLUCIÓN APP DRIVER 

Para consultar el monitor de mensajeros debes seguir las siguientes instrucciones:

1. Ubica el Módulo "Main" y Selecciona "Monitor"

2. Al abrirse el panel de monitoreo logístico encontrarás el tablero de rutas donde encontrarás las órdenes asignadas, las órdenes entregadas, las órdenes devueltas y las órdenes en ruta

3. El tablero de rutas lo vas a poder ver por fecha y siempre se abrirá al día

4. Para cada mensajero el sistema asigna un ID de ruta la cual podemos validar y ver las órdenes junto con sus diferentes estados

5. Por otra parte, si queremos ver a los mensajeros y su ubicación en tiempo real debemos ir al módulo "Main" y seleccionar "Monitor Mensajeros"

6. Al abrir el "Monitor Mensajeros" aparecerá la ubicación exacta en mapa de los mensajeros que están utilizando la aplicación de Driver.

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

VIDEO: MONITOR DE MENSAJEROS 

Para poder generar guías nacionales y locales con operadores terceros, debes seguir las siguientes instrucciones:

• • 1. IMPORTANTE: Antes de activar este servicio en la plataforma velocity se deberá validar con el implementador los términos y condiciones del mismo para no generar inconvenientes administrativos.

    2. Cuando se validen los términos y condiciones para esto y hemos aceptado todo, lo que debemos hacer es ubicar el módulo de "Órdenes" y seleccionar la opción "Packing" 

    3. Vamos a ingresar a la orden a la que le queremos cotizar y generar una guía y vamos a seleccionar la opción "Generar guia nacional"

    4. Al abrirse el cotizador seleccionar el tipo de entrega y diligenciar los datos solicitados

    5. Tan pronto la plataforma arroja los resultados cotizados, se debe seleccionar la opción de "Generar guia". Ahí el sistema lo que hará es emitir la guía con el operador seleccionado y adjuntará el documento respectivo para que se pueda pegar o adherir al paquete alistado.

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

VIDEO: GENERACIÓN DE GUÍAS NACIONALES Y LOCALES 

Para realizar la generación de etiquetas y guías desde la app de fulfillment, debes seguir las siguientes instrucciones:

1. Una vez tengas la orden en el estado de packing, desde la aplicación abriremos la orden

2. Seleccionamos el "+" disponible en el botón Azúl de la parte inferior derecha y generaremos indicamos la cantidad de paquetes y seleccionamos la opción "Imprimir etiqueta"

3. Para la generación de guía seleccionaremos la opción "Generar guía nacional" primero se generará la cotización, seleccionamos el servicio que mejor nos funciona y generamos la guía.

NOTA: Para esta funcionalidad requerimos que el dispositivo móvil esté conectado a la impesora vía bluetooth o wifi.

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

VIDEO: Generación de guías y etiquetas app fulfillment 

A continuación te comparto el paso a paso para entender cada una de las secciones que contienen los estados de órdenes en el sistema velocity

Ubica el Módulo "Órdenes" a continuación vamos a describir cada uno de los estados y lo que significan por cada sección

1. Pendientes: A este estado ingresarán todas las órdenes que tienen una integración, pero que no tienen bodegas asignadas, por lo que de forma manual se deberá realizar la actividad de asignación de bodegas

2. Express: Este no es un estado puntualmente, pero si es una promesa de entrega a la cual le debemos prestar mucha atención ya que entra con una prioridad por encima de las demás, pues su entrega se tiene que hacer super rápido

3. Picking: Este estado significa que la orden u órdenes están iniciando el proceso de alistamiento y el bodeguero está realizando la selección de los productos

4. Packing: Este estado significa que las órdenes están en proceso de empaque o embalaje, acá se realiza la generación de rótulos y guías

5. Novedad de picking: Es un estado bajo el cual debemos actuar muy rápido, pues significa que hubo un problema asociado a producto con una orden específica y debemos realizar ajustes, tal como lo compartimos en pasos anteriores

6. En progreso: En esta sección encontrarás diferentes estados, los cuales son:

• Asignar piloto: Significa que las órdenes salieron del proceso de packing y están listas para que se le asigne un mensajero u operador para ser despachadas

• Asignado a piloto: Es un estado que significa que las órdenes ya tienen asignado un mensajero u operador y estamos listos para que pasen a recoger

• Recoger: Este estado significa que el mensajero u operador de transporte está recogiendo los pedidos para iniciar el proceso de entrega

• En camino: Es un estado que indica que indica que la orden va en camino a la dirección de entrega y que próximamente será finalizada

• Devolución: Este estado tiene su propia sección dentro del módulo de órdenes, sin embargo, se encuentran también en progreso, dado que en el momento que se confirme un nuevo intento de entrega estas van a migrar nuevamente al estado de "Asignar piloto"

7. Finalizadas: Es una sección donde al igual que "En progreso" se encontrarán diferentes estados, los cuales son:

• Entregado: Este estado significa que la orden ha sido entregada y cerrada con éxito

• Cancelado: Este estado indica que la orden se canceló por diferentes situaciones o novedades en los diferentes procesos antes de ser entregada

• Devolución aceptada: Este estado indica que la orden tuvo varios intentos de entrega y no se logró hacer una entrega exitosa por lo que se retorna el producto a bodega

8. Programadas: Esta al igual que "Express" no es un estado sino una promesa de entrega y contempla todas las órdenes que tiene una promesa de entrega programada para una fecha en específico

9. Con novedad: Esta sección contiene todas las órdenes que se encuentran en el siguiente estado:

• Novedad de inventario: Estas órdenes básicamente están en espera a que se realice un cambio de producto o que llegue un nuevo abastecimiento a bodega

10. Devoluciones: Acá vamos a encontrar todas las órdenes que se encuentran en el siguiente estado:

• Devolución: Este estado nos indica que la orden bajo el intento de entrega no se logró entregar y acá como lo indicamos en pasos anteriores se debe hacer un nuevo intento de entrega

11. Atrasadas: No representa a un estado en específico, sino que va a consolidar todas las órdenes de las que no hemos cumplido la promesa de entrega y tenemos atrasadas en el proceso de entrega

12. Nueva orden: Esto no es un estado, sino que como se indica en pasos anteriores es la funcionalidad para crear y cargar al sistema órdenes uno a uno.

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

VIDEO: ENTENDIMIENTO GENERAL DEL MÓDULO DE ÓRDENES 

Para realizar el proceso de reversión de órdenes debes seguir las siguientes instrucciones:

1. Ubica cualquier orden que quieras subsanar

2. Ingresa a la orden y selecciona la opción "Reversar orden" indica la razón por la cual estás haciendo este movimiento y oprime el botón de "Aceptar"

3. La orden retornará al estado inmediatamente anterior para que puedas hacer las subsanaciones correspondientes y la puedas llevar al punto deseado.

NOTA: Es importante tener en cuenta que cualquier reversión realizada va a quedar dentro de la línea de tiempo y dependiendo de la situación va a poder afectar los inventarios, por lo que recomendamos hacer uso de esta funcionalidad con responsabilidad.

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

VIDEO: REVERSIÓN DE ÓRDENES 

Para realizar el proceso de recaudo contraentrega debes seguir las siguientes instrucciones:

En esta funcionalidad podrás validar las órdenes que tienen el atributo contra entrega y tener control sobre el manejo que le dan los mensajeros o los operadores terceros a los recaudos de efectivo

1. Ubica el Módulo "Administración" y Selecciona "Recaudos contraentrega"

2. Para ver el saldo que tiene un mensajero, deberás seleccionar la opción "Consultar saldo" indicando el periodo de tiempo que se quiere consultar y luego seleccionando el mensajero. Esto nos traerá una liquidación total del efectivo recaudado, el consignado y la diferencia.

3. Ahora, para confirmar que se ha recibido la consignación y se ha confirmado la recepción de dinero a bancos, contamos con dos opciones para confirmar la recepción del dinero, una forma uno a uno y la otra de forma masiva. 

Para la forma uno a uno deberás seguir las siguientes instrucciones:

• Ingresar a la orden que quieres validar y en esta llenar los datos solicitados como fecha de consignación, Número de aprobación, novedades y valor del recaudo. Además podrás dejar evidencia de la consignación

• Usaremos el check de validado cuando definitivamente confirmemos que el dinero lo tenemos en nuestro poder, para liberar el saldo del mensajero o del operador de última milla

• Para finalizar el estado de la orden para validación de recaudo pasará de "Pendiente" a "Finalizado"

    Para la forma masiva deberás seguir las siguientes instrucciones:

•   En el menú principal, deberás ubicar la opción de "Carga masiva" 

• Valida las instrucciones y descarga la plantilla realiza el diligenciamiento y guardala en tu computador

• Finalmente, cargala en el sistema y automáticamente los saldos serán actualizados

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

VIDEO: CONCILIACIÓN RECAUDO CONTRAENTREGA 

Para realizar el proceso de creación de usuarios consulta para sellers o clientes, debes seguir las siguientes instrucciones:

1. Ubica el módulo de "Administración" y selecciona "Sellers"

2. Una vez se abra el panel principal de sellers debes ingresar al seller al cual le quieres generar un usuario consulta

3. Selecciona en el área de usuarios la opción "Nuevo usuario" diligencia los datos (es muy importante guardar el usuario y contraseña asociados, ya que esta información la compartiremos con el cliente para que pueda acceder), asociale los sellers a los cuales va a tener acceso para consultar la información 

4. Cuando se genere el usuario comparte la siguiente URL de acceso: https://ok.logystix.co y proporcionale el usuario y contraseña para que pueda acceder al perfil de consulta

5. Al momento que el cliente acceda al perfil de consulta, realiza un recorrido general por la plataforma ya que tendrá acceso a las funcionalidades básicas de autogestión para la operación

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

VIDEO: CREACIÓN DE USUARIO CONSULTA PARA SELLERS O CLIENTES 

Para realizar la asociación de los tipos de pago, debes seguir las siguientes instrucciones:

1. Ubica el módulo de administración

2. Ingresa a la opción "Tipos de pago"

3. Selecciona la opción "nuevo tipo de pago" disponible en la parte superior derecha

4. Agrega el nombre del tipo de pago y asocia el canal de venta, guarda los cambios y listo

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

VIDEO: TIPOS DE PAGO 

Para realizar el proceso de traslado de inventario entre bodegas debes seguir las siguientes instrucciones:

1. Ubica el módulo de "Operación" e ingresa a "inventario"

2. Selecciona la opción "Traslado de inventario entre bodegas"

3. Diligencia la información solicitada y finaliza seleccionado "Guardar"

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

VIDEO: TRASLADO DE INVENTARIO ENTRE BODEGAS 

Para realizar el proceso de ruteo lógico desde el TMS de Velocity debes seguir las siguientes instrucciones:

1. Ingresa a la URL que proporcione el implementador con tu usuario y contraseña

2. Al entrar encontrará toda la información de: El monitor logístico, los usuarios registrados, las bodegas creadas como punto origen, los sellers o proyectos que operamos en nuestra licencia, los mensajeros, las órdenes (En progreso, programadas, devoluciones, y finalizadas) y el Rutero

3. Las órdenes que ves en el TMS provienen de las integraciones que tengamos activas en el sistema control de velocity o directamente se pueden crear las órdenes en esta plataforma, para esto en la parte superior derecha encontraremos el botón "Nueva orden" Acá solo es diligenciar los datos y listo

4. Para gestionar la ruta lógica debemos ir a la opción "Rutero" 

5. Seleccionamos "Planificar ruta"

6. Seleccionamos punto origen, este puede ser una bodega previamente parametrizada o directamente agregamos la dirección de recogida

7. Agregamos los drivers

8. Agregamos las órdenes, tenemos distintas opciones, la más sencilla es "órdenes por sistema"

9. Hacemos uso de los filtros para ubicar el bloque de órdenes a asignar, seleccionamos y agregamos

10. Seleccionamos la opción "Oprimizar"

11. Si estamos de acuerdo con la ruta lógica seleccionamos la opción "Asignar" y listo, al mensajero le llegará la notificación con la ruta lógica y las órdenes asignadas.

Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:

VIDEO: TMS y ruteo lógico