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Thema 2 Dokumente gemeinsam bearbeiten

Projektmanagement - Einführung

Für umfangreichere Aufgaben, die nur mit vielen Ressourcen zu erledigen sind, richtet man in der Regel ein Projekt ein. Zur Organisation sollten mindestens die folgenden Punkte festgelegt und beschrieben werden:

• Ziel
• Zeitraum
• Kosten

Das für die Durchführung eingesetzte Team sollte zunächst eine Planung vornehmen und dabei die Aufgaben beschreiben und die Teammitglieder festlegen, die für die Erledigung dieser Aufgaben verantwortlich sind. Diese nehmen dann die Zeit- und Kostenschätzungen vor, die schließlich für das gesamte Projekt abgestimmt werden müssen.

In kleineren und privaten Projekten ist eine tabellarische Form dieser Planung zu empfehlen, wie wir sie in der Aufgabe 2.2. vorschlagen.

Google Zugang - Grundlage für die Projektarbeit

Da während der gemeinsamen Arbeit an einem Projekt in der Regel viele Dokumente erstellt und von mehreren Personen bearbeitet bzw. gelesen werden, ist eine zentrale Datenablage zweckmäßig. Dazu bietet Google mehrere Anwendungen über einen Google Zugang an. Die Arbeit mit den einzelnen Anwendungen hat eine große Ähnlichkeit mit Open Office und Microsoft Office.

Nach der einmaligen Registrierung stehen folgende für die Projektarbeit hilfreiche Anwendungen zur Verfügung:

• Mail
• Googles Maildienst GMail (in Deutchland GoogleMail) bietet neben den üblichen Möglichkeiten auch einen Aufgabenplaner und ermöglicht die Kennzeichnung der E-Mails mit Label (=Etiketten).
• Kalender
• Googles Kalender kann für andere Nutzer freigegeben werden und lässt sich relativ einfach in Websites einbetten. Damit können die gemeinsamen Projekttermine in einem Kalender verwaltet werden.
• Text & Tabellen
• Googles Office ermöglicht - ohne zusätzliche Installationen auf dem Computer - die einfache Erstellung von Texten, Tabellen und Präsentationen. Diese Dokumenten lassen sich für andere Nutzer freigeben und in Websites einbetten.

Windows Live - Vergleichbares Angebot (zusätzlich)

Seit Mitte 2010 stellt auch Microsoft mit Windows Live ein mit Google vergleichbares Angebot zur Verfügung. Es dürfte für Nutzer von Microsoft Office interessant sein und bietet ein vereinfachtes Office 2010 zur reinen Online-Nutzung - also ohne Installation der umfangreichen Software auf dem Computer - an.

Doodle - praktische Koordination von Terminen (zusätzlich)

Eine einfache und übersichtliche Möglichkeit zur Koordination unterschiedlicher Terminwünsche bietet die Online-AnwendungDoodle. Dort trägt das für die Termine verantwortliche Mitglied des Teams mehrere Vorschläge ein. Die übrigen Mitglieder ergänzen ihre freien Termine, so dass alle sehr schnell erkennen können, wann die meisten Mitglieder zur Verfügung stehen.

SLO 07.2010