Τι είναι τα ERP - Enterprise resource planning

Τα συστήματα ενδοεπιχειρησιακού σχεδιασμού (enterprise resource planning systems) ενσωματώνουν εσωτερικές και εξωτερικές πληροφορίες διαχείρισης σε έναν ολόκληρο οργανισμό συνδυάζοντας χρηματοδότηση/λογιστική, κατασκευή, πωλήσεις και υπηρεσίες, διαχείριση πελατειακών σχέσεων κτλ. Τα συστήματα ERP αυτοματοποιούν αυτές τις δραστηριότητες με μια ολοκληρωμένη εφαρμογή λογισμικού. Ο σκοπός τους είναι να διευκολύνουν τη ροή των πληροφοριών μεταξύ όλων των επιχειρησιακών λειτουργιών μέσα στα όρια της οργάνωσης και να καταφέρουν τις συνδέσεις προς τα έξω με τα ενδιαφερόμενα μέρη.

Τα συστήματα ERP μπορούν να εκτελεστούν σε μια ποικιλία υλικού και διαμορφώσεις δικτύου που απασχολούν συνήθως μια βάση δεδομένων ως αποθήκη για πληροφορίες.

Τα συστήματα ERP (συστήματα ενδοεπιχειρησιακού σχεδιασμού) τυπικά ακολουθούν τα εξής χαρακτηριστικά:

Ένα ολοκληρωμένο σύστημα που λειτουργεί σε πραγματικό χρόνο (ή κοντά σε πραγματικό χρόνο), δίχως να βασίζεται σε περιοδικές ενημερώσεις.

Μια κοινή βάση δεδομένων που υποστηρίζει όλες τις εφαρμογές.

Μια συνεπής εμφάνιση και αίσθηση σε κάθε ενότητα.

Εγκατάσταση του συστήματος χωρίς περίτεχνα εφαρμογής/ενοποίησης δεδομένων από το τμήμα Πληροφορικής (IT).

Καταγωγή του "ERP"

Το 1990 ο Gartner Group ήταν ο πρώτος που χρησιμοποίησε τα αρχικά ΕRP ως προέκταση του σχεδιασμού απαιτήσεων υλικού material requirements planning(MRP), αργότερα την κατασκευή προγραμματισμού των πόρων και τον υπολογιστή ολοκληρωμένης παραγωγής. Χωρίς να αντικαταστήσει αυτούς τους όρους τα ERP ήρθαν να αντιπροσωπεύσουν ένα ευρύτερο σύνολο αντανακλώντας την εξέλιξη των ολοκληρωμένων εφαρμογών πέρα από την παραγωγή. Δεν εξελίχτηκαν όλα τα πακέτα ERP από έναν παραγωγικό πυρήνα. Οι πωλητές ξεκίνησαν ποικιλοτρόπως με τη λογιστική, τη συντήρηση και το ανθρώπινο δυναμικό. Στα μέσα του 1990 τα συστήματα ERP απευθύνθηκαν σε όλες τις βασικές λειτουργίες μιας επιχείρησης. Πέρα από εταιρείες, κυβερνήσεις και μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί ξεκίνησαν επίσης να χρησιμοποιούν συστήματα ERP.

Επέκταση

Τα ERP συστήματα δέχτηκαν μεγάλη ανάπτυξη μέσα στο 1990 εξ αιτίας του προβλήματος που παρουσιάστηκε το 2000 με τη διαταραχή των συστημάτων της κληρονομιάς που έφερε η εισαγωγή του Ευρώ. Πολλές εταιρείες εκμεταλλεύτηκαν το γεγονός και αντικατέστησαν τέτοιου είδους συστήματα με τα ERP. Μετά από αυτήν την ταχεία ανάπτυξη σε πωλήσεις ακολούθησε μια πτώση το 1999 αφού τα ζητήματα αυτά είχαν αντιμετωπιστεί.

Τα ERP συστήματα αρχικά επικεντρώθηκαν στην αυτοματοποίηση υποστηρικτικών υπηρεσιών που δεν επηρέαζαν άμεσα τους πελάτες και γενικά το κοινό. Υποστηρικτικές υπηρεσίες όπως διαχείριση πελατειακών σχέσεων (CRM) ασχολήθηκαν άμεσα με πελάτες ή συστήματα ηλεκτρονικών επιχειρήσεων όπως το ηλεκτρονικό εμπόριο, η ηλεκτρονική διακυβέρνηση, οι ηλεκτρονικές τηλεπικοινωνίες, η ηλεκτρονική οικονομία ή διαχείριση των σχέσεων με προμηθευτές (SRM). Οι υπηρεσίες ολοκληρώθηκαν αργότερα όταν το Διαδίκτυο απλοποίησε την επικοινωνία με τους εξωτερικούς φορείς.

Τα "ERP II" επινοήθηκαν στις αρχές της δεκαετίας του 2000. Περιγράφουν διαδικτυακό λογισμικό που επιτρέπει τόσο στους εργαζόμενους όσο και στους εταίρους (π.χ. προμηθευτές και πελάτες) πρόσβαση στα συστήματα σε πραγματικό χρόνο. "Σουίτα εφαρμογών για επιχειρήσεις" είναι μια άλλη ονομασία για τέτοιου είδους συστήματα.

Συνδεσιμότητα με εργοστάσιο πληροφοριών

Τα ERP συστήματα συνδέονται με δεδομένα σε πραγματικό χρόνο και με τα στοιχεία των συναλλαγών με ποικίλους τρόπους. Τα συστήματα αυτά τυπικά είναι ρυθμισμένα από συστήματα ολοκληρωμένων λύσεων που φέρουν μοναδική γνώση πάνω στην διαδικασία, εξοπλισμό και λύσεις για τον πωλητή.

Άμεση ολοκλήρωση-συστήματα ERP συνδεσιμότητας (επικοινωνία με εργοστάσιο πληροφοριών) ως κομμάτι του προϊόντος προσφοράς. Αυτό απαιτεί από τους πωλητές να προσφέρουν συγκεκριμένη υποστήριξη στον εξοπλισμό του εργοστασίου πληροφοριών που οι πελάτες τους χρησιμοποιούν. Οι ERP πωλητές πρέπει να είναι ειδικευμένοι στα δικά τους προϊόντα και την συνδεσιμότητα τους με προϊόντα άλλων πωλητών, συμπεριλαμβανομένων των ανταγωνιστών.

Ενσωμάτωση βάσης δεδομένων- τα ERP συστήματα συνδέονται με τις πηγές δεδομένων του εργοστασίου πληροφοριών μέσα από πίνακες σταδιοποίησης σε μια βάση δεδομένων. Τα συστήματα του εργοστασίου καταθέτουν τις απαραίτητες πληροφορίες μέσα στη βάση δεδομένων. Το σύστημα ERP διαβάζει τις πληροφορίες στον πίνακα. Τα οφέλη της ανασυγκρότησης είναι ότι οι ERP πωλητές δεν χρειάζονται να ελέγξουν τις πολυπλοκότητες της ολοκλήρωσης εξοπλισμού. Η συνδεσιμότητα γίνεται υπευθυνότητα της ολοκλήρωσης συστημάτων.

Επιχείρηση συσκευής συναλλαγής δεδομένων(ΕΑΤΜ)- αυτές οι συσκευές επικοινωνούν απευθείας με τον εξοπλισμό του εργοστασίου και με το σύστημα ERP δια μέσω μεθόδων υποστηριζόμενα από τo σύστημα ERP.Η EATM μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα πίνακα διοργάνωσης, διαδικτυακές υπηρεσίες, ή συστήματα ειδικά για διεπαφές προγραμμάτων(APls). Τα οφέλη μιας ΕΑΤΜ είναι ότι προσφέρει καινοτόμα, πρακτική λύση.

Προσαρμοσμένη ενσωμάτωση λύσεων- πολλά συστήματα προσφέρουν ενσωματωμένη λύση. Τα συστήματα αυτά τείνουν να έχουν τον υψηλότερο βαθμό αρχικού κόστους ενσωμάτωσης και μπορούν να έχουν υψηλότερη συντηρητική διάρκεια και κόστος αξιοπιστίας. Μακροπρόθεσμα το κόστος μπορεί να ελαχιστοποιηθεί διαμέσου προσεκτικής δοκιμής συστήματος και λεπτομερής τεκμηρίωσης. Η Προσαρμοσμένη ενσωμάτωση λύσεων συνήθως εκτελείται σε σταθμό εργασίας ή σε κατηγορία διακομιστών υπολογιστή.

Υλοποίηση

Το πεδίο εφαρμογής των ERP συνήθως εφαρμόζει συγκεκριμένες αλλαγές στις μεθόδους εργασίας του προσωπικού και των πρακτικών. Γενικά τριών ειδών υπηρεσίες είναι διαθέσιμες για να βοηθήσουν την εφαρμογή αυτών των αλλαγών-διαβούλευση, προσαρμογή και υποστήριξη. Ο χρόνος εφαρμογής εξαρτάται από το μέγεθος της επιχείρησης, τις ενότητες, το πεδίο εφαρμογής της αλλαγής της διαδικασίας και την προθυμία από τον πελάτη να πάρει την ιδιοκτησία του έργου. Ενωμένα ERP συστήματα μπορούν να εφαρμοστούν σε στάδια. Το τυπικό σχέδιο για μια τεράστια επιχείρηση καταναλώνει περίπου 14 μήνες και απαιτεί γύρο στους 150 σύμβουλους. Μικρά σχέδια μπορεί να απαιτούν μήνες, πολυεθνικά και άλλες μεγάλες υλοποιήσεις μπορεί να πάρουν χρόνια. Η προσαρμογή μπορεί να αυξήσει σημαντικά τον χρόνο υλοποίησης.

Προετοιμασία

Η εφαρμογή των ERP τυπικά απαιτεί αλλαγές σε υπάρχουσες επιχειρηματικές διαδικασίες. Φτωχή κατανόηση της απαιτούμενης διαδικασίας πριν από την έναρξη εφαρμογής είναι ο κύριος λόγος αποτυχίας του σχεδίου. Ως εκ τούτου είναι ζωτικής σημασίας οι οργανώσεις να αναλύσουν διεξοδικά τις επιχειρηματικές διαδικασίες πριν από την εφαρμογή. Αυτή η ανάλυση μπορεί να εντοπίσει ευκαιρίες για τον εκσυγχρονισμό της διαδικασίας. Επίσης επιτρέπει την αξιολόγηση της εναρμόνισης των υφιστάμενων διαδικασιών με εκείνες που προβλέπονται από το σύστημα ERP. Έρευνα δείχνει ότι ο κίνδυνος της αναντιστοιχίας των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι μειωμένη από:

1. συνδέοντας τρέχουσες διαδικασίες για τη στρατηγική του οργανισμού
2. αναλύοντας την αποτελεσματικότητα της κάθε διαδικασίας.
3. κατανοώντας υπάρχουσες αυτοματοποιημένες λύσεις.

Η υλοποίηση ενός ERP είναι αρκετά πιο δύσκολη (και πολιτικά φορτισμένη) σε αποκεντρωμένους οργανισμούς γιατί συχνά έχουν διαφορετικές διαδικασίες, επιχειρηματικούς κανόνες, σημασιολογία δεδομένων, ιεραρχία εξουσιοδότησης και κέντρα αποφάσεων. Αυτό μπορεί να σημαίνει μετακίνηση κάποιων επιχειρησιακών μονάδων πριν από άλλες, καθυστερώντας την δουλειά μέσα από τις αναγκαίες μεταβολές για κάθε μονάδα, πιθανότατα μειώνοντας την ένταξη (π.χ. σύνδεση μέσω της διαχείρισης Μεταπτυχιακών δεδομένων) ή προσαρμόζοντας το σύστημα για να συναντήσει συγκεκριμένες ανάγκες.

Ένα ενδεχομένως μειονέκτημα είναι ότι η υιοθέτηση "σταθερών" διαδικασιών μπορεί να οδηγήσει σε χάσιμο ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος. Καθώς αυτό έχει συμβεί, απώλειες σε μία περιοχή συχνά αντισταθμίζονται από κέρδη σε άλλους τομείς, αυξάνοντας συνολικά το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

Διαμόρφωση

Η διαμόρφωση ενός ERP συστήματος είναι σε μεγάλο βαθμό η ισορροπία μεταξύ του τρόπου που ο πελάτης θέλει το σύστημα να δουλέψει και του τρόπου που έχει σχεδιαστεί να δουλέψει. Τα ERP συστήματα τυπικά χτίζουν πολλές ευμετάβλητες παραμέτρους που τροποποιούν την λειτουργία του συστήματος. Για παράδειγμα μια οργάνωση μπορεί να επιλέξει τον τύπο λογιστικής απογραφής-FIFO ή LIFO- για να χρησιμοποιήσει, είτε για να αναγνωρίσει τα έσοδα ανά γεωγραφική μονάδα, γραμμή παραγωγής ή δίκτυο διαμονής και είτε για να πληρώσουν τα έξοδα αποστολής όταν ένας πελάτης επιστρέφει μια αγορά.

Προσαρμογή

Τα ERP συστήματα είναι θεωρητικά βασισμένα στις καλύτερες πρακτικές της βιομηχανίας και προορίζονται να χρησιμοποιηθούν "ως έχουν". Οι ERP πωλητές προμηθεύουν στους πελάτες επιλογές διαμόρφωσης που επιτρέπουν σε οργανισμούς να ενσωματώσουν τους δικούς τους εργασιακούς κανόνες αλλά υπάρχουν συχνά κενά λειτουργικότητας που παραμένουν ακόμα και μετά την ολοκλήρωση της διαμόρφωσης. Οι ERP πελάτες έχουν ποίκιλες επιλογές για να καλύψουν τα κενά λειτουργικότητας καθένας με τα δικά του πλεονεκτήματα/μειονεκτήματα. Τεχνικές επιλογές συμπεριλαμβάνουν την αναδιατύπωση κομματιού από την παραδοτέα λειτουργικότητα, γράφοντας ένα εγχώριο μοντέλο bolt-on/add-on εντός του συστήματος ERP ή διασυνδέοντάς το με ένα εξωτερικό σύστημα. Αυτές οι τρεις επιλογές είναι διαφορετικοί βαθμοί του συστήματος προσαρμογής, με το πρώτο να είναι η πιο επεμβατική και δαπανηρή να διατηρηθεί. Εναλλακτικά υπάρχουν μη τεχνικές επιλογές όπως επιχειρηματικές πρακτικές ή / και οργανωτικές πολιτικές για να ταιριάξει καλύτερα την παραδοτέα ERP λειτουργικότητα.

Διαφορές κλειδιά μεταξύ προσαρμογής και ρύθμισης περιλαμβάνουν:

Η προσαρμογή είναι πάντα προαιρετική, ενώ το λογισμικό πρέπει πάντα να ρυθμιστεί πριν την χρήση (π.χ. σύσταση του κόστους/ κέντρο κέρδους δομών, οργανωτικά δέντρα, κανόνες έγκρισης αγορών κλπ)

Το λογισμικό σχεδιάστηκε για να χειριστεί διάφορες συνθέσεις και να συμπεριφέρεται προβλέψιμα σε κάθε επιτρεπτή διαμόρφωση

Οι επιδράσεις της αλλαγής διαμόρφωσης στην συμπεριφορά του συστήματος και στην επίδοση είναι προβλέψιμη και είναι υπευθυνότητα του ERP προμηθευτή. Η επίδραση της προσαρμογής είναι λιγότερο προβλέψιμη, είναι υπευθυνότητα του πελάτη και αυξάνει τις δραστηριότητες ελέγχου.

Αλλαγές διαμόρφωσης επιβιώνουν αναβαθμίσεις σε νέες εκδοχές λογισμικού. Κάποιες διαμορφώσεις (π.χ. κωδικός που χρησιμοποιεί προκαθορισμένο "αγκίστρι" που καλούνται πριν/μετά την εμφάνιση των δεδομένων στην οθόνη) επιβιώνουν σε αναβαθμίσεις παρόλο που απαιτούν επανεξέταση. Άλλες διαμορφώσεις (π.χ. αυτές που συμπεριλαμβάνουν αλλαγές σε θεμελιώδεις δομές δεδομένων) αντικαθιστώνται κατά την διάρκεια της αναβάθμισης και πρέπει να υλοποιούνται ξανά.

Πλεονεκτήματα διαμόρφωσης :

Βελτιώνει την αποδοχή του χρήστη

Προσφέρει την δυνατότητα να αποκτήσουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα έναντι των αναληφθέντων εταιριών

Μειονεκτήματα διαμόρφωσης :

Αυξάνει χρόνο και πηγές όπου απαιτείται και να εφαρμοστούν και να διατηρηθούν.

Αναστέλλει την αδιάλειπτη επικοινωνία μεταξύ προμηθευτών και πελατών που χρησιμοποιούν το ίδιο μη προσαρμοσμένο ERP σύστημα.

Επεκτάσεις

Τα ERP συστήματα μπορούν να επεκταθούν με τρίτο λογισμικό. Οι ERP πωλητές παρέχουν πρόσβαση σε δεδομένα και λειτουργικότητα μέσω δημοσιευμένων διασυνδέσεων.Οι επεκτάσεις προσφέρουν χαρακτηριστικά όπως :

Προσδιορισμός των δεδομένων που πρέπει να μεταφερθούν

Καθορισμός του χρόνου μετεγκατάστασης

Δημιουργία των πρότυπων δεδομένων

Πάγωμα των συνολικών εργαλείων

Αποφάσεις που σχετίζονται με την μετεγκατάσταση ρυθμίσεων

Προσδιορισμός δεδομένων αρχειοθέτησης, πολιτικές και διαδικασίες

Μεταφορά δεδομένων

Μεταφορά δεδομένων είναι η διαδικασία μετακίνησης/αντιγραφής και ανακατασκευής δεδομένων από το υπάρχον σύστημα στο ERP σύστημα. Η μεταφορά είναι κρίσιμη για την πετυχημένη εφαρμογή και απαιτεί σημαντικό σχεδιασμό. Δυστυχώς από τότε που η μεταφορά είναι μια από τις τελευταίες δραστηριότητες πριν από την φάση παραγωγής, συχνά δέχεται ανεπαρκής προσοχή. Τα ακόλουθα βήματα μπορούν να κατασκευάσουν τον σχεδιασμό μεταφοράς:

Αναγνώριση των δεδομένων που θα μεταφερθούν

Καθορισμός του χρόνου μεταφοράς

Δημιουργία των πρότυπων δεδομένων

Πάγωμα των εργαλείων

Απόφαση των ρυθμίσεων που αφορούν την μεταφορά

Καθορισμός αρχειοθέτησης δεδομένων, πολιτικές και διαδικασίες

Σύγκριση με ειδικής-χρήσης εφαρμογές

Πλεονεκτήματα

Το θεμελιώδες πλεονέκτημα του ERP είναι ότι ενσωματώνοντας τις χιλιάδες διαδικασίες με τις οποίες επιχειρήσεις λειτουργούν κερδίζει χρόνο και έξοδα. Μπορούν να παρθούν αποφάσεις πιο εύκολα και με λιγότερα λάθη. Τα δεδομένα γίνονται ορατά σε όλο τον οργανισμό. Εργασίες που ωφελούνται από αυτήν την ολοκλήρωση συμπεριλαμβάνουν:

Πρόβλεψη πωλήσεων, που επιτρέπει βέλτιστη απογραφή

Παρακολούθηση παραγγελίας, από την αποδοχή έως την εκπλήρωση

Παρακολούθηση εσόδων, από το τιμολόγιο μέσω της είσπραξης των μετρητών

Συνδυάζοντας εντολές αγοράς (αυτό που είχε παραγγελθεί), εισπράξεις απογραφής (αυτό που έφτασε) και κοστολόγηση (αυτό που οι πωλητές τιμολόγησαν)

Τα ERP συστήματα επικεντρώνονται στα δεδομένα επιχειρήσεων, προσκομίζοντας τα εξής οφέλη:

Εξουδετερώνουν την ανάγκη να συγχρονιστούν αλλαγές μεταξύ πολλαπλών συστημάτων- εδραίωση των οικονομικών, μάρκετινγκ και πωλήσεων, ανθρώπινους πόρους και βιομηχανικές εφαρμογές

Δίνουν τη δυνατότητα ονομασίας / κωδικοποίησης ενός τυποποιημένου προϊόντος

Παρέχουν μια πλήρη εικόνα των επιχειρήσεων (όχι ‘νησίδες πληροφοριών’ φτιάχνουν πληροφορίες πραγματικού χρόνου διαθέσιμες για διαχείριση οπουδήποτε, οποιαδήποτε στιγμή για να πάρουν τις σωστές αποφάσεις

Μειονεκτήματα

Η προσαρμογή είναι προβληματική

Ανασχεδιασμός επιχειρηματικών διαδικασιών για να χωρέσει το ERP σύστημα μπορεί να κάνει ζημιά στην ανταγωνιστικότητα ή/και εκτροπή της εστίασης από άλλες κρίσιμες δραστηριότητες.

Το ERP μπορεί να κοστίσει περισσότερο από ότι ολοκληρωμένες ή / και λιγότερο ολοκληρωμένες λύσεις

Υψηλή εναλλαγή κόστους αυξάνουν την διαπραγματευτική δύναμη του πωλητή έναντι αυτών της υποστήριξης

Υπερνίκηση αντοχής στην ανταλλαγή ευαίσθητων πληροφοριών μεταξύ τμημάτων μπορεί να αποσπάσει την προσοχή της διαχείρισης

Ενσωμάτωση των πραγματικά ανεξάρτητων επιχειρήσεων μπορούν να δημιουργήσουν περιττές εξαρτήσεις

Εκτεταμένες απαιτήσεις εκπαίδευσης λαμβάνουν πόρους από τις καθημερινές λειτουργίες

Λόγω της αρχιτεκτονικής του ERP (OLTP, On-Line TransactionProcessing) δεν είναι τα ERP συστήματα κατάλληλα για τον προγραμματισμό της παραγωγής και διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας (SCM)

Τα όρια του ERP είναι αναγνωρισμένες πυροδοτούμενες νέες τάσεις στην ανάπτυξη ERP εφαρμογών, είναι οι τέσσερις σημαντικές εξελίξεις που έχουν γίνει στα ERP, δημιουργώντας ένα πιο ευέλικτο ERP, Web-Ενεργοποίηση ERP,Interenterprise ERP και e-Business Suites, καθένα από τα οποία θα αντιμετωπίσει τις πιθανές επαναφορές του τρέχοντος ERP.