3月9日(水)事務処理デー

Post date: 2016/03/15 20:30:31

本日，大きく2つの事務処理を進めた．研究費の報告書とアパート家賃に関しての事務処理である．

【研究費報告書の作成準備】

財団から研究費を頂いており，それが今年度で完了する．この研究費に対し，年度末（3/31）までに報告書の記入と提出が必要であった．

まずは何が求められていて，どこまで１人で出来るのかを整理する．報告書には大きく会計報告と研究報告の2つの内容がある．

この内，会計報告は自分だけでは完了せず，しかも時間がかかるもので，ボトルネックになる．一方で研究報告は自分だけで手早く完了できるので，ボトルネックではないと判断した．

一番難しい（他の人からの協力が必要なのは），会計報告である．なぜ会計報告が難しく，時間がかかるかというと，ある金額以上では個別品目の記入と個別の納品書も求められたからである．そうなると現在手持ちのデータでは，完了できない．

そこで研究室の秘書の方に会計書類の依頼をする．研究室と会計課には，全て納品書が保管されており，そこまでたどり着けば情報は十分である．

研究報告の分量はA4 4p程度である．最初から作るのは難しいが，これまでに作成した学会原稿等を利用すれば，ある程度楽ができる．

つまり学会で頑張って発表し，概要原稿を作成していたことは，前もって報告書を蓄積していたようなものである．従って研究報告を作るのは，そこまで難易度が高くない．

会計報告が終われば，研究報告を記入するのにはあまり時間は要しない．ある程度時間的余裕もあるし，まあ提出締切には間に合うのではないか．

今回のUCLA滞在では，とある財団から滞在費を支援して頂いている．まず滞在費が自分の手に届くまでは，どういうお金の流れかを説明する．

ここで大学の規定に則って家賃を支出するには，まずアパートに滞在していた家賃の裏付けが必要である．その家賃の費用に関して，本学の会計課より不明点への問い合わせが来ていたため返信する．他人に理解してもらうためには，自分が理解しなおして，説明しないといけない．

また費用の総額は暗算で理解していたのであり精度が低かった．これが完全に一致していないと，納得してもらえない．全て自分で電卓を使って計算が合うかまで確認をしていなかったのを精度を高める必要がある．

アメリカの家賃を細かく理解して精度を高めるのは，意外に難しい．改めて精査すると，理解が不十分な費用もあったし，忘れていた費用もあった．特に初月は，費用の項目が多かった．Application Fee，手付金，Security Deposit，家賃の日割り計算などがあった．

全てを理解して，データで証明するとなると，結構な根気がいる．少しストレスを感じるものの，自分は1件分だけを処理すればよいからまだよい．

自分が会計課の担当になったら，全て揃えるように依頼して回るのは，とても大変そうである．自分が毎日このような会計処理をやってくれと頼まれたとしても，難しさや心理的な抵抗を感じる．（といっても論文執筆の作業は，似たようなものかもしれないが）

答えられる部分は回答して，それでもいくつか足りない部分もあった．そこでアパート関連のエビデンスの書類を集め直した．

特に契約書を読み直すと，しっかりと説明が書いてあり，曖昧だった点が解消された．なので契約書を送信することで，いくつかの不明点は解消された．アメリカの契約書は，さすがに細かく書かれていた．

他人に説明しながら全て書類を整えると，アパートの家賃に対して，また一段高い理解に到達することができた．ここでも人に説明できるレベルに到達すると，自分の理解度が高まるのは事実である．その意味では，この作業に有益さもあった．