個人情報保護に関する基本方針

マーストリヒト日本語補習授業校(以下補習校とする)は、EU一般データ保護規則”Regulation (EU) 2016/679”の定めに従い、個人情報の収集及びその管理･取り扱いを下記の通り定める。

1．個人情報管理責任者

個人情報管理責任者は運営幹事とする。 

2．個人情報の収集

補習校運営(教員の雇用、業務連絡、公的機関からの調査依頼対応、広報活動、緊急事態への対応など)のために、教員、児童･生徒の保護者、補習校に関わるボランティアの合意の下、添付1(個人情報データマッピングシート)の個人情報を収集する。それ以外の個人情報収集が必要な事案が発生した場合は、補習校と個人情報提供者間での合意の下、その収集可否を決定する。

3．個人情報管理･取り扱いとその用途

セキュリティ対策のため、収集した個人情報の保管場所は事務局内のキャビネット及び事務局管理のクラウド上のデータサーバー*とし、個人情報管理責任者もしくは個人情報管理責任者から指示を受けた者が管理する。また、収集した個人情報は補習校業務に関わる用途(下記3-1)、3-2)、3-3)、3-4)、3-4)、 3-5))に使用する。収集した個人情報は、補習校の運営に必要な場合に限り提供者の明確な同意を得た上で第三者に提供されることがある。

下記以外に個人情報の管理･取り扱いが必要な事案が発生した場合は、補習校と個人情報提供者間での合意の下、その管理･取り扱いを決定する。

＊   office365 One Driveを使用。情報管理責任者から指定された者のみがアクセス可能とする。

3-1) 名簿作成･配付

名簿作成･配付：

個人情報管理責任者もしくは個人情報管理責任者から指示を受けた者が、下記項目の名簿を作成

･配付 する。配付範囲は教員、保護者、理事とする。

3-2) 公的機関からの調査依頼対応

公的機関(日本大使館、在外子女教育振興財団、文部科学省など)からの依頼に基づき、個人情報管理責任者もしくは個人情報管理責任者から指示を受けた者が、収集した個人情報を使用し、公的機関にそのデータを提供する。

3-3) 教員の雇用

教員（含む非常勤）の個人情（IDカード、パスポート写し、個人番号、前職の最終日等）は、雇用契約、労働条件及び給与支払に関する用途にのみ使用する。

3-4) 銀行口座情報

個人情報管理責任者もしくは個人情報管理責任者から指示を受けた者が、必要な振込みを実施する場合にのみ使用する。

3-5) ホームページ、ソーシャルメディア

個人情報管理責任者もしくは個人情報管理責任者から指示を受けた者が、補習校の広報活動及びに関係者との連絡を目的としてホームページ及びソーシャルメディアの運営にのみ使用する。

4．個人情報保管期間

収集した個人情報の保管期間は定めない。

5．個人情報漏洩時の対応

個人情報漏洩が判明した場合は、個人情報管理責任者が72時間以内に監督機関に報告するとともに、個人情報提供者の権利と自由に深刻な危険をもたらす恐れがある場合は、漏洩の事実を個人情報提供者に伝える。

6．個人情報へのアクセス、修正、削除の権利

個人情報提供者は、自身の個人データを閲覧する権利と、個人データが間違っていた場合には修正する権利を有する。また、個人データをいつでも削除する権利を有する。要求があった場合は、すみやかに個人情報管理責任者もしくは個人情報管理責任者から指示を受けた者が、その要求に対応する。

7．規程の改訂

補習校の理事会は、いつでも本規程を改訂する権利を有する。規程を改訂した場合、新たに個人情報提供者の同意を得る必要がある。

2018年9月7日

運営理事 柳井

以上