Testadministratie

Een Exact Online abonnement bevat meestal twee administraties. Handig voor bijvoorbeeld een bedrijf en een holding. Wanneer er geen sprake is van een holding of een tweede bedrijf, dan kan de tweede administratie worden ingezet als testadministratie. Dat is heel handig om met de eigen stamgegevens handelingen te oefenen of resultaten te testen. Bijvoorbeeld bij het inwerken van een nieuwe collega, het uitproberen van een nieuwe factuurlayout, de evaluatie van een app, de controle van een importbestand, de beoordeling van het betalingskenmerk in een SEPA-bestand met verzamelbetalingen.

Indien er nog geen sprake is van een tweede administratie, dan kan er eenvoudig een kopie worden gemaakt van de bedrijfsadministratie.

Klik op <administratie> | Onderhoud.

Klik vervolgens op Kopiëren.

Geef de kopie een nieuw nummer (bijvoorbeeld 99) en een nieuwe naam (bijvoorbeeld TESTADMINISTRATIE).

Klik op Bewaren.

Exact Online maakt nu een kopie van de meeste stamgegevens (bijvoorbeeld niet van de layouts en de medewerkers). Er wordt geen kopie gemaakt van de transacties. Tijdens het kopiëren kan er (uiteraard) nog niet worden gewerkt in de testadministratie. Er wordt daarom gevraagd om een andere administratie te kiezen.

Afhankelijk van de hoeveelheid stamgegevens duurt het kopiëren enkele minuten tot tientallen minuten.

De voortgang van het kopiëren kan worden gevolgd via <administratie> | Alle opties. Door in het venster Overzicht | Administraties de kolom "Geblokkeerd" toe te voegen (zie Tip 04-Kolommen zichtbaar maken), kan de status worden gevolgd (af en toe op Actualiseren klikken). Wanneer er staat "Geen", dan is er geen blokkade meer en kan de testadministratie worden gebruikt.

LET OP. Wanneer er eerder een testadministratie is aangemaakt, en er is behoefte aan een nieuwe testadministratie, bijvoorbeeld omdat de stamgegevens in de bedrijfsadministratie zijn gewijzigd, verwijder dan eerst de bestaande testadministratie voordat een nieuwe testadministratie wordt aangemaakt. Anders moet tijdelijk het Exact Online abonnement worden uitgebreid, waarvoor maandelijkse kosten in rekening worden gebracht.