Beheerzaken

Bij cloudsoftware denk je niet direct aan beheerzaken. Je hebt geen server meer te onderhouden. Je hoeft geen updates meer te installeren. Toch zijn er zaken waar je aandacht aan kunt (moet?) schenken. Wie is er actief? Wanneer heeft iemand voor het laatst ingelogd? Vanaf welk IP-adres was dat? Heeft iemand iets gewijzigd? Is de database nog consistent? Worden er backups gemaakt?

In Exact Online zijn er diverse plekken waar je informatie kunt vinden die je als beheerder kunnen helpen.

Wie er actief is, kan worden gevonden bij <administratie>|Back-up. Door op de knop Testen te klikken, wordt een melding getoond met de andere gebruikers die actief waren in de ingestelde periode.

Wanneer iemand voor het laatst heeft ingelogd, kan worden gevonden bij <administratie>|Stamgegevens|Gebruikers|Overzicht door de kolom "Laatste keer ingelogd" toe te voegen aan het venster.

Vanaf welk IP-adres dat was, kan worden gevonden bij <gebruiker>|Mijn Exact Online|Beveiligingscentrum. Bij "Recente beveiligingsactiviteiten" staat een lijst met datum, tijd, locatie en IP-adres. Hier kan ook worden gevonden welke apps toegang tot Exact Online hebben gekregen via de gebruiker. Zie ook: https://help.exactonline.com/Leg-NL/NL/All/Default.htm#Resources/EOL Files/HLP/MyEOLPrivCtrl.html

Wanneer iemand gegevens heeft aangemaakt of gewijzigd, kan in diverse gevallen worden gevonden door rechtsboven in het betreffende venster op het "gereedschap"-symbool te klikken.

Exact heeft recent een controlelijst toegevoegd aan <administratie>|Stamgegevens|Gegevensbeheer. Deze lijst zien wanneer welke gebruiker een bankrekening heeft aangemaakt, gewijzigd of verwijderd. Het valt te verwachten dat deze functionaliteit in de toekomst wordt uitgebreid met andere gegevens.

Of de database nog consistent is, kan ook worden gevonden bij <administratie>|Stamgegevens|Gegevensbeheer. Door een consistentiecontrole uit te voeren op de database, kan worden vastgesteld dat alle referenties nog integer zijn. Selecteer per tab alle controles en klik op Tonen boven de kolom Resultaten. Als hier een getal verschijnt, dan is er iets niet in orde. Door op het getal te klikken, kunnen de oorzaken worden bekeken en kan een reparatie worden uitgevoerd.

Wanneer er voor het laatst een backup is gemaakt, kan worden gevonden bij <administratie>|Back-up. Zie ook: https://help.exactonline.com/Leg-NL/NL/All/Default.htm#General/Backup/GenBackup_BckupC.htm