MODULO 5

• ¿Qué es excel?

Microsoft Excel es una aplicación de hojas de cálculo que forma parte de la suite de oficina Microsoft Office. Es una aplicación utilizada en tareas financieras y contables, con fórmulas, gráficos y un lenguaje de programación.

• Entorno de Excel.

1. En la esquina superior izquierda se encuentra la barra de herramientas de acceso rápido que nos permite colocar los comandos que deseamos tener siempre disponibles en dicha área. De manera predeterminada tenemos el botón Guardar y los comandos Hacer y Deshacer.

2. La cinta de opciones es precisamente donde se encuentran la gran mayoría de los comandos de Excel que nos ayudan a trabajar con la herramienta. Los comandos están organizados en fichas y de manera predeterminada Excel 2013 muestra 7 fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Al lado izquierdo de la ficha Inicio se encuentra el botón Archivo que nos llevará a la vista Backstage donde encontraremos los comandos necesarios para guardar, abrir o imprimir un libro así como algunos comandos adicionales.

3. Debajo de la cinta de opciones se encuentra la barra de fórmulas que es de suma importancia ya que nos permite ingresar y editar las fórmulas para realizar cálculos con los datos. Así mismo en esta área tenemos el cuadro de nombres que siempre muestra la dirección de la celda que está actualmente seleccionada.

4. El área de trabajo de una hoja está representada por columnas y filas. Las columnas están identificadas por letras y las filas por números y en esta área es donde colocamos nuestros datos. De manera predetermina Excel 2013 crea un libro con una sola hoja y cuyo nombre se puede encontrar en la etiqueta ubicada en la parte inferior izquierda del área de trabajo. Junto a dicha etiqueta se encuentra un botón con el símbolo + que nos permite crear nuevas hojas.

5. En la parte inferior de la ventana de Excel 2013 se encuentra la barra de estado donde la herramienta mostrará mensajes de importancia y en su extremo derecho encontramos los botones para cambiar la manera en la que visualizamos un libro así como el nivel de acercamiento de la hoja.

• Operadores de Excel

• Limites de hojas de calculo.

• Limites de Cálculos.

a) Precisión numérica: 15 dígitos.

• Tipos de celdas.

a) Celda activa, es la celda en la que estamos posicionados.

b) Celda, es la intersección de una fila junto con una columna.

• Tipos de referencia.

• a) Referencias Relativas: Son aquellas que varián si cambia su posición.

• b) Referencias Absolutas: Son aquellas que se mantienen fijas independientemente de su posición.

• c) Referencias Mixtas o híbridas: Son aquellas en las que se mantiene fija o bien la columna o bien la fila.

• Tablas dinámicas: Una tabla dinámica (también conocida como Piloto de datos) permite combinar, comparar y analizar grandes volúmenes de datos. Gracias a ellas podemos ver diferentes resúmenes de los datos originales, mostrar información detallada sobre áreas de interés y crear informes.

  • Son interactivas. Los datos pueden organizarse, reorganizarse y resumirse usando diferentes criterios.

    • Las tablas dinámicas son una herramienta para análisis de datos. Se encargan de resumir y ordenar información. Permiten analizar una gran cantidad de columnas, ayudando a visualizar únicamente la información relevante, con lo que el análisis se torna más sencillo.

    • Están basadas en dos conceptos:

      • • • • Sumarización: Se refiere a la capacidad de resumir datos del mismo tipo y con los mismos atributos.

            • Rotación: Es la posibilidad de colocar, quitar y mover cualquier cantidad de campos en cualquier posición que se requiera siempre y cuando estos campos estén contenidos en la base de datos.

    • Por lo tanto, y resumiendo, una tabla dinámica se creará a partir de los datos existentes en otra tabla, que llamamos tabla de datos original, y nos permitirá con absoluta facilidad presentar estos mismos datos de forma que su análisis resulte más sencillo.

5.¿Qué contiene la Barra de acceso rápido?

Actividad pagina 80.

1.¿Cuáles son los tipos de datos que reconoce Excel?

Excel nos permite trabajar con distintos tipos de datos, como números, fechas y texto, entre otros. El tipo de datos numérico es el que más utilizaremos en nuestras

planillas de cálculo. Al ingresar un número en una celda, el programa. El tipo de datos texto abarca las cadenas de caracteres alfanuméricos, es decir, conjuntos de letras, símbolos y números. Se utiliza, principalmente, para escribir nombres, rotular información y describir características, entre otras posibilidades.reconocerá el formato numérico y el valor aparecerá alineado a la derecha. Excel utiliza como elementos separadores de fecha la barra (/) y el guion (-). Al ingresar dos o tres números separados con alguno de estos caracteres, el programa los interpreta como fechas.

2.¿Cuál es la sintaxis y para que se utilizan MAXIMO, MINIMO Y PROMEDIO?

Ejemplo

=MAX(A2:A6)

=MIN(A2:A6)

=PROMEDIO(B8:B12)

3.¿Cuáles son las distintas formas de insertar funciones?

Desde la celda: esta es la opción más rápida para crear una función, pero también la que requiere un poco más de experiencia de nuestra parte. Para escribir directamente la función, debemos hacer un clic en la celda donde queremos insertarla, ingresar el signo igual (=) desde el teclado y, a continuación, el nombre de la función. Al ingresar la primera letra del nombre de la función, aparecerá un asistente con el listado de las funciones que comienzan con esa letra. Si hacemos un clic sobre el nombre de alguna de estas funciones, veremos un pequeño cuadro que nos indicará qué operación realiza. Para elegir una función, debemos hacer doble clic sobre ella. Barra de fórmulas: primero debemos seleccionar la celda donde queremos ingresar la función, luego hacemos un clic en el símbolo de Insertar función de la Barra de fórmulas. Se abrirá la ventana Insertar función, que nos guía en el armado de la función. Biblioteca de funciones: desde la ficha Fórmulas de la cinta de opciones, accedemos al grupo Biblioteca de funciones. Aquí podemos utilizar el botón Insertar función, que abrirá la ventana del mismo nombre, o bien desplegar los botones de cada categoría, seleccionar la función que buscamos y luego, completar los argumentos requeridos dentro de la ventana Argumentos de función. Botón Autosuma: se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio. Si lo pulsamos directamente, inserta la función SUMA, pero si hacemos un clic en la flecha de la derecha para desplegar el menú, podemos elegir otras funciones, como PROMEDIO, CONTAR, MÁXIMO y MÍNIMO, o también acceder a la ventana Insertar función, si seleccionamos la opción Más funciones....

4.¿Qué son las referencias relativa y absoluta?

Una referencia relativa es aquella que se modifica al cambiar la posición de la celda dependiente (que contiene la fórmula). Una referencia absoluta siempre refiere a una celda de origen

determinada. Por eso, la utilizamos cuando queremos copiar y pegar una fórmula a otra celda y mantener la referencia a la celda de origen.

5.¿Una función puede incluir varios tipos de referencias?

Si, las referencias mixtas incluyen tanto a las absolutas como a las relativas.

Actividad pagina 102.

1.¿Qué es el Portapapeles y para qué se utiliza?

Es una carpeta temporal donde se almacena la información que cortamos y copiamos en las diferentes aplicaciones de Windows. En Excel, para acceder a el, hacemos un clic en la flecha que se ubica en el vértice inferior derecho del grupo. Este se desplegará en una ventana a la izquierda de la hoja de cálculo. Posee una capacidad máxima de 24 elementos, que se van guardando y listando a medida que copiamos y cortamos contenido, ya sean datos, imágenes, gráficos, etc. Una vez que completamos los 24 elementos, empieza a sobrescribirse. Dentro de la lista, podemos seleccionar los elementos que deseemos pegar.

2.¿Cuál es el procedimiento que se debe realizar para copiar formato entre celdas?

En el grupo Portapapeles encontramos el pincel Copiar formato que nos permite tomar solo el formato de una celda, rango, fila o columna, sin copiar el contenido. Es decir, si nos ubicamos sobre una celda que tiene un formato que queremos copiar (el color, el tipo de letra, los bordes), con el mouse hacemos clic sobre este icono y seleccionamos la celda a la cual queremos darle formato: se copiará el formato de origen.

3.¿Cuáles son las diferentes opciones de pegado?

4.¿Cómo se utiliza el Administrador de rangos?

Para comenzar es importante recordar que un rango es un conjunto de celdas consecutivas dispuestas en forma horizontal, vertical o de matriz. A su vez, las referencias permiten remitir a los datos de un rango. Para esto utilizamos las coordenadas de la celda inicial y de la celda final unidas por dos puntos, ejemplo: A2:C8. En una matriz, la celda inicial es la de la esquina superior izquierda, y la celda final es la que se encuentra ubicada en la esquina inferior derecha. Por su parte, el Cuadro de nombres permite asignar un nombre a un rango: seleccionamos las celdas, en el cuadro escribimos el nombre y pulsamos ENTER. 

5.¿Cuáles son las alternativas para situar las ventanas de todos los libros abiertos a la vez?

Para esto, hacemos un clic en el icono Organizar todo para abrir el cuadro de diálogo Organizar ventanas. Podemos elegir entre cuatro opciones de visualización: Mosaico, Horizontal, Vertical y Cascada. Seleccionamos una y pulsamos Aceptar.

Actividad pagina 134.

1.¿Cuáles son los formatos de celda que posee Excel 2013 y cuáles son sus características?

El formato Número permite establecer la cantidad de decimales que vamos a utilizar y habilitar la opción Usar separador de miles. Recordemos que los separadores de decimales y de miles dependen de la Configuración regional del sistema operativo. El formato Moneda adiciona al formato Número un símbolo monetario. Para elegir el símbolo, desplegamos el listado con los símbolos monetarios de cada país y seleccionamos el que deseamos. El formato Contabilidad, como el de Moneda, permite seleccionar un símbolo monetario que acompañará a los números. Los millares ya están habilitados y los valores negativos se mostrarán con el signo menos (-) delante. Podemos establecer la cantidad de posiciones decimales. Este formato alineará el signo monetario y la coma decimal de todos los valores que se encuentran en las celdas de una misma columna. El formato Porcentaje, como su nombre lo indica, muestra los números como porcentajes, con el signo % por detrás, y también permite elegir la cantidad de posiciones decimales que necesitamos visualizar.  El formato Fracción permite visualizar el contenido decimal de los números ingresados en una celda como fracción. Especial contiene formatos asociados a la ubicación regional, como

códigos postales.

2.¿Cuáles son las opciones para modificar el formato de las fuentes?

• Fuente: muestra el listado de las fuentes disponibles. Con las flechas de la barra derecha subimos y bajamos por el listado. Para elegir una fuente, la seleccionamos y pulsamos Aceptar.

• Estilo: presenta las variantes de cada una de las fuentes que se encuentran instaladas en el sistema; podemos elegir entre Normal, Negrita, Cursiva y Negrita Cursiva. Algunas familias de fuentes no poseen todos los estilos, por eso las opciones no están disponibles.

• Tamaño: podemos seleccionar un tamaño de la lista o escribir el número en el cuadro superior. Si el tamaño elegido es muy grande, los datos no entrarán en una celda y se utilizará la celda contigua para mostrar todo el contenido. Pero si la celda contigua posee información, en la primera se mostrará #########, lo que indicará que debemos aumentar el ancho de columna o achicar la fuente.

• Subrayado: si hacemos un clic en la flecha derecha, desplegamos el menú donde podemos elegir Ninguno, Simple, Doble, Simple contabilidad, Doble contabilidad. Los dos últimos subrayarán toda la celda y no solo el texto contenido en ella.

3.¿Cómo se modifica la altura de las filas y el ancho de las columnas?

• Autoajustar: ajusta el alto de las filas o el ancho de las columnas al contenido de las celdas. Su aplicación nos asegura que ningún contenido de las celdas quede escondido.

• Ancho de columna...: abre un cuadro de diálogo donde tenemos que ingresar el ancho de la columna, entre 0 y 255. Este número indica el ancho de la columna en caracteres, utilizando la fuente estándar.

• Alto de fila: es similar a la opción anterior, abre un cuadro de diálogo donde debemos ingresar un número del 0 a 409, que indicará el alto de la fila en puntos.

4.¿Qué son los estilos de celda y cómo se aplican?

Son una combinación predefinida de formatos de números, fuentes, alineación, bordes, relleno y protección. Cuando pulsamos la opción Estilos de celda del grupo Estilos de la ficha Inicio, se despliega un menú que nos muestra todos los estilos predefinidos de Excel. Por defecto, las celdas poseen el estilo Normal. Para aplicar otro estilo del menú, seleccionamos la celda o el rango de celdas; elegimos el estilo y hacemos clic sobre él. Luego de aplicar el estilo, podemos modificar algunas características del formato de las celdas, sin que el mismo estilo aplicado a otras celdas se modifique.

5.¿Qué son y cómo se aplican los temas?

Un tema es un conjunto de colores, fuentes, líneas y efectos predefinidos que podemos aplicar a todo un libro o a elementos específicos, como gráficos y tablas. Para acceder a los temas predeterminados de Excel hacemos clic en la flecha del botón Temas que se encuentra en el grupo Temas de la ficha Diseño de página.

Actividad pagina 150.

1.¿Qué son las tablas?

Las tablas relacionan los datos contenidos en una hoja de cálculo y permiten automatizar operaciones para trabajar con la información.

2.¿Cómo se crea una tabla?

Veamos el procedimiento para crear una tabla. Es posible hacerlo de dos maneras: podemos insertar una tabla vacía y luego completar los campos, o generarla a partir de los datos que ya tenemos ingresados en la hoja de cálculo. En ambos casos, debemos ir a la ficha Insertar y, en el grupo Tablas, pulsar el botón Tabla.

3.¿Qué ventaja propone una columna calculada?

Se genera cuando en una celda escribimos una fórmula y luego, al pulsar ENTER, se completan las demás celdas de la columna.

4.¿Qué opciones presenta la ficha Herramientas de tabla?

• Propiedades: en este sector asignamos un nombre a la tabla y también podemos modificar su tamaño.

• Herramientas: permiten crear una tabla dinámica, eliminar los registros duplicados y volver a convertir la tabla en un rango.

• Datos externos de la tabla: las opciones de este grupo están disponibles si la tabla proviene de una fuente externa.

• Opciones de estilo de tabla: desde este sector es posible realizar cambios en la estructura de la tabla, como quitar el encabezado y agregar una fila de totales, entre otras.

• Estilos de tabla: en este grupo podemos elegir el formato de tabla que vamos a utilizar. Si hacemos clic en la flecha inferior izquierda, desplegamos las posibles combinaciones predeterminadas, que están divididas en tres grupos: Claro, Medio y Oscuro. También encontramos la opción Nuevo estilo de tabla..., con la cual podemos crear un estilo personalizado para adaptarlo a nuestro gusto.

5.¿Cómo se crean nuevos estilos de tabla?

Desde Nuevo estilo de tabla podemos crear un nuevo estilo modificando el formato delos diferentes elementos que la componen, pero no es posible cambiar ni el tipo ni el tamaño de la fuente.

Actividad pagina 176.

1.¿Para que se utilizan los gráficos?

Además de facilitar la lectura de los datos, los gráficos nos ayudan a evaluar y comparar los distintos valores de una hoja de cálculo.

2.¿Cuáles son los tipos de gráfico disponibles en Excel 2013?

El gráfico de columnas está compuesto por rectángulos verticales, y puede usarse para representar la evolución de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones. El gráfico de líneas muestra la evolución de los datos a través del tiempo. Es ideal para representar series de datos muy largas, ya que permiten mostrar un continuo. A diferencia del resto de los gráficos, el circular representa solo una serie de datos. Muestra las proporciones para cada uno de los valores graficados, es decir, el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos, en función de la suma de esos elementos. El gráfico de barras es similar al gráficos de columnas, pero con una orientación diferente, ya que presenta los rectángulos en posición horizontal en lugar de vertical.

3.¿Cuál es el procedimiento para crear gráficos?

Para crear un gráfico en una hoja de cálculo, necesitamos partir de una tabla que contenga los datos, que será la fuente de la información. Los gráficos siempre están vinculados a datos que se ubican en las celdas, de manera que cuando cambiamos el valor de estas, el gráfico se actualizará de manera automática. Una vez que tenemos los datos, los seleccionamos y vamos al grupo Gráficos de la ficha Insertar. Allí encontramos una variedad de tipos y subtipos de gráficos disponibles que podemos aplicar, mediante su selección, para conseguir resultados inmediatos.

4.¿Cómo se puede colocar un gráfico insertado en una Hoja de gráfico?

Es posible crear un gráfico en la misma hoja de cálculo donde se encuentran los datos de origen o en una hoja de gráficos, que también integrará el libro de trabajo. Los gráficos que se ubican en las hojas de cálculo se denominan gráficos incrustados y podemos situarlos en cualquier lugar de la hoja.

5.¿Cómo se modifica el formato de los rótulos y las leyendas?

Para personalizar las características de la leyenda, hacemos un clic sobre algún sector del gráfico y, cuando aparecen las Herramientas de gráficos en la cinta de opciones, pulsamos la ficha Diseño.

Actividad pagina 210.

1.¿Cuál es el procedimiento para restringir el acceso a la información de un libro mediante el uso de una contraseña?

Para establecer una contraseña, una vez que tenemos nuestro libro de Excel, debemos hacer clic en Guardar como. En el cuadro de diálogo que se abre, elegimos la ubicación y el nombre del archivo; luego, pulsamos la opción Herramientas, ubicada junto al botón Guardar y, en el menú que se despliega, seleccionamos Opciones generales... Se abrirá una ventana donde escribimos la contraseña de apertura y la de escritura; luego, tenemos que confirmarlas.

9.¿Cómo se ejecutan las macros?

Para esto, podemos presionar el atajo de teclado que le corresponde o desplegar el botón Macros, elegir la opción Ver macros... y se abrirá el cuadro Macros donde se muestra la lista de macros existentes. Bastará con seleccionar la que necesitamos y pulsar el botón Ejecutar.

10.¿Cómo se elimina una macro?

Para eliminar macros debemos ingresar en el cuadro Macro a través del menú Vista/Macros/Ver macros. Seleccionamos la macro que deseamos borrar y pulsamos el botón Eliminar.

Actividad pagina 304.

1.¿Cómo se muestra la ficha Desarrollador?

2.¿Cuáles son los dos tipos de controles que podemos insertar a través del botón Insertar?

Los Controles de formulario y los Controles ActiveX.

3.¿Para qué se utilizan las casillas de verificación?

De esta manera, cada casilla nos permitirá habilitar o anular la selección de uno o varios valores, sin que sean mutuamente excluyentes, es decir que es posible seleccionar varias casillas dentro del mismo grupo a la vez.

4.¿Para que se utilizan los botones de acción?

Permite una elección única dentro de un conjunto de opciones que se excluyen mutuamente.

5.¿Cómo se insertan y para qué se utilizan los cuadros combinados?

Para crear un cuadro combinado, lo insertamos desde el grupo Controles de la ficha Desarrollador y hacemos clic en un sector de la hoja de cálculo. Luego, accedemos a sus propiedades o lo seleccionamos con el botón derecho del mouse, presionamos Formato de control y configuramos sus opciones. Usamos las casillas Rango de entrada y Vincular con la celda para indicar los valores que se presentarán en el cuadro combinado y la celda que recibirá la selección del usuario. Un cuadro combinado es un tipo de control que nos permitirá mostrar en forma organizada un listado de elementos, para que el usuario realice una selección entre ellos.

6.¿Cómo se vinculan los controles a las celdas?

Como ejemplo, podemos insertar un control de tipo Cuadro de lista. Luego, seleccionamos Formato de control y, en la pestaña Control, indicamos el rango de celdas y la celda con la cual se vinculará.

7.¿Cómo se modifica el texto que muestran las etiquetas?

Su uso es muy sencillo: solo las insertamos seleccionándolas desde el grupo Controles. Luego, hacemos clic con el botón derecho sobre ellas y elegimos Modificar texto.

8.¿Qué utilidad ofrece la posibilidad de utilizar controles en fórmulas y funciones?

Gracias a ellos, podremos ampliar las funciones ofrecidas por Excel. Los valores de las celdas vinculadas funcionaran como argumentos para las funciones.