Нотаріальне засвідчення перекладу необхідне у випадку, коли перекладеному документові потрібно надати офіційності, зокрема, для подання у державні органи.

Серед документів, які подаються інспекції Держтехнагляду, перекладу та засвідченню його в установленому порядку найчастіше потребують договори (контракти) купівлі-продажу машин та додатки до них, які складені російською, або іншою іноземною мовою, оскільки відповідно до ст.10 Конституції України державною мовою в Україні є українська мова.

Нотаріальне засвідчення перекладу може здійснюватися як приватним, так і державним нотаріусом відповідно до ст.79 Закону України "Про нотаріат" та розділу 29 "Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України".

Можливі декілька варіантів нотаріального засвідчення перекладу:

1. Нотаріус сам засвідчує вірність перекладу документа з однієї мови на іншу, якщо він знає відповідні мови. Тексти перекладів у разі засвідчення самим нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів.

2. Якщо нотаріус не знає відповідних мов, переклад документа може бути зроблено перекладачем, справжність підпису якого засвідчує нотаріус. На практиці саме цей варіант є найбільш розповсюдженим. На підставі паспорта та документів про профільну освіту перекладача нотаріус встановлює його особу, кваліфікацію та засвідчує справжність його підпису на перекладі. Таким чином, своїм підписом перекладач гарантує, що переклад є тотожним оригінальному документу, а нотаріус підтверджує дійсність цього підпису та професійні повноваження перекладача.

Процедура оформлення "нотаріального перекладу" виглядає таким чином: вихідний документ та переклад скріплюються разом (традиційно прошнуровується за допомогою ниток, а іноді й більш сучасним методом - металевими люверсами). На останньому аркуші проставляється власне підпис перекладача та стандартний посвідчувальний напис нотаріуса, а також зазначається кількість прошнурованих аркушів. Місце скріплення останнього аркуша заклеюється паперовою "зірочкою", на яку нотаріус ставить свою печатку та підпис.

3. Іноді одночасно із засвідченням перекладу необхідно нотаріально засвідчити і вірність копії документа, який перекладався. У такому випадку нотаріус вчиняє одночасно дві нотаріальні дії - засвідчує вірність підпису перекладача та засвідчує вірність копії оригінального документа. У цьому разі разом із перекладом прошивається нотаріально засвідчена фотокопія документа, а оригінал залишається, так би мовити, сам по собі. Звичайно, для засвідчення копії нотаріусу необхідно надати власне оригінал документа, а не лише принести заздалегідь зроблену ксерокопію.

Необхідно мати на увазі, що засвідчувати вірність копій можливо далеко не зі всіх документів. Згідно із законом, нотаріуси засвідчують вірність копій (фотокопій) документів, виданих юридичними особами за умови, що ці документи не суперечать законові, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій (фотокопій) не заборонено законом. Наприклад, забороняється засвідчувати вірність копій паспорта, військового квитка, службових посвідчень тощо; не приймаються для засвідчення вірності копії документів із виправленнями, дописками, порвані та з іншими недоліками.

4. Засвідчення підпису перекладача або засвідчення вірності перекладу самим нотаріусом (якщо він знає відповідну мову) також може відбуватися одночасно із такою нотаріальною дією, як посвідчення угоди. У цьому випадку переклад, як правило, вміщується поруч з оригіналом на одній сторінці, розділеній вертикальною рискою таким чином, щоб оригінальний текст розташовувався на лівій стороні, а переклад - на правій. Переклад має бути зроблений з усього тексту документа, що перекладається, і закінчуватися підписами. Під перекладом вміщується підпис перекладача. Посвідчувальний напис викладається під текстами документа і перекладу з нього. Якщо ж переклад розміщений на окремому від оригіналу аркуші, то як і в попередньому випадку, він прикріплюється до нього, прошнуровується і скріплюється підписом нотаріуса і його печаткою.

Таким чином, нотаріальне засвідчення перекладу підтверджує його справжність. Крім того, нотаріальне засвідчення може говорити про те, що переклад виконаний дипломованим спеціалістом, який внесений до нотаріального реєстру. Це, в свою чергу, є підтвердженням високої якості перекладу, який відповідає всім нормам і правилам. До тих пір, доки переклад документа не буде нотаріально засвідчений, він не буде мати ніякої цінності. Крім того, не засвідчений переклад не може вважатися документом, навіть якщо він виконаний професійним перекладачем.

Відсутність засвідченого в установленому порядку перекладу документу на державну мову є підставою для відмови в наданні інспекцією послуг.

Одночасно повідомляємо, що згідно ст.11 Закону "Про мови в Українській РСР", який є чинним, в Україні мовою роботи, діловодства і документації, а також взаємовідносин державних, партійних, громадських органів, підприємств, установ і організацій є українська мова. У випадках, передбачених у частині другій статті 3 цього Закону, мовою роботи, діловодства і документації поряд з українською мовою може бути і національна мова більшості населення тієї чи іншої місцевості, а у випадках, передбачених у частині третій цієї ж статті, - мова, прийнятна для населення даної місцевості.

Мовами двосторонніх міжнародних договорів Української РСР, а також угод громадських органів, підприємств, установ і організацій Української РСР з громадськими органами, підприємствами, установами та організаціями інших держав є українська мова та мова іншої сторони договору чи угоди.