Ya se encuentra disponible en este sitio web, el nuevo formato de minuta que incorpora la identidad de nuestra institución con el logo respectivo. Descárguelo dando click aquí para el formato pequeño o aquí para el formato grande.

La Minuta de reuniones y seguimiento de acuerdos pertenece al procedimiento PCCI-GC-PO-06 Comunicación interna y externa del SFE, disponible en los documentos vigentes de Gestión de la Calidad, en el cual se identifican los canales y medios de comunicación que utilizamos. Las minutas se encuentran en el formulario PCCI-GC-PO-06_F-01, y representan el medio para registrar lo discutido de manera oral en las reuniones que realizamos.

Con esta herramienta buscamos que las reuniones sean productivas, a fin de evitar quejas de los participantes como las siguientes:

• Nunca se logra nada
• Las sesiones son demasiado largas
• Los participantes divagan en torno a intereses particulares.
• Son “charlas de café”
• Comienzan y terminan tarde.
• No se da seguimiento a los acuerdos.
• Surgen buenas ideas, pero nunca se llevan a cabo.

Por esto, es importante utilizar bien dicha herramienta, y llenar la sección previa de los temas a tratar en la reunión con anticipación. Además, apegarse a los temas programados, sin divagar en otros que no agreguen valor al tema central.

Otro tema importante es registrar la asistencia. La minuta nos sirve de respaldo para evidenciar nuestra participación, y por ende, la inversión de nuestro tiempo, en las reuniones. En esta sección, encontraremos que no es obligatorio incluir el correo electrónico cuando se trata de reuniones con personal interno, pues del mismo correo lo podemos obtener. En este caso, es necesario hacer una línea horizontal en dicho campo, o escribir “No aplica” o “NA”.

Por otro lado, en caso de reuniones con personas externas a la institución, este campo nos podría ser de utilidad para comunicarnos a futuro con ellas.

En el formulario también encontramos la lista de acuerdos, donde resumimos, a partir de los temas tratados en la reunión, a qué acuerdos llegamos. Aquí debemos definir una fecha de compromiso para cumplir con dicho acuerdo, y el responsable de cada acuerdo debe poner su firma, como forma de darse por enterado.

No se deben incluir en los acuerdos, a personas que no fueron invitadas a la reunión; en cambio, cuando un acuerdo las involucra, en lugar de designar arbitrariamente, se debe de cambiar el acuerdo por otro como comunicar a dicha persona mediante otra reunión donde esté presente. En ésta última reunión, sería donde se llegue al acuerdo con el cual se le responsabilice directamente.

Por último, se encuentra el seguimiento de los acuerdos. En teoría, el coordinador de la reunión debe ser el que resguarde la minuta de reunión. En el procedimiento se establece que cada mes, el coordinador revisa la minuta, y llena la casilla de “Seguimiento” con un Check si el acuerdo se encuentra cumplido. A la vez, deberá tomar medidas para que los acuerdos que no están cumplidos y que están vencidos o prontos a vencerse (de acuerdo a la fecha comprometida en la misma minuta), sean ejecutados.

Esperamos que con esto, podamos lograr tener reuniones más efectivas y más cortas.