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"Plan stratégique 2014-2019"
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Planification stratégique 2014-19
Table des matières
PORTRAIT DE L’ASSOCIATION HISTORIQUE FRANCOPHONE DE VICTORIA, D’HIER ET D'AUJOURD'HUI 4
FONCTIONNEMENT ET FINANCEMENT. 6
IDENTIFICATION DE LA CLIENTÈLE. 10
ENJEUX AUXQUELS FAIT FACE L’AHFV.. 10
LE CADRE DE RESPONSABILISATION.. 11
PHASE 1 : MISE EN PLACE DE LA CONSULTATION.. 13
PHASE 2 : SÉANCE DE TRAVAIL AVEC LE CONSEIL D’ADMINISTRATION.. 13
PHASE 3 : RÉDACTION DE LA PLANIFICATION STRATÉGIQUE. 13
ANNEXE 1 - CADRE STRATÉGIQUE 2014-2019. 15
Chers membres,
C’est avec ambition que le conseil d’administration de l’Association historique francophone de Victoria (AHFV), vous présente son plan stratégique 2014-2019. Ce document stratégique est le fruit de plusieurs rencontres et discussions avec Madame Yseult Friolet, de la Fédération des francophones de la Colombie-Britannique.
Je prends cette opportunité pour remercier Yseult qui a mis à notre disposition son expertise approfondie de la communauté francophone et permis de réfléchir et d’envisager l’avenir avec une plus grande clarté.
Je remercie aussi chaleureusement les membres de notre conseil d’administration qui ont contribué avec enthousiasme à l’élaboration de ce plan stratégique. Cet exercice nous a aidés à mieux définir les enjeux et les défis qui découlent de notre mission et de notre vision, ainsi qu’à mieux entrevoir l’avenir de notre organisme.
J’en profite aussi pour remercier tous les membres de l’AHFV ainsi que nos partenaires communautaires qui ont répondu à notre sondage. Vous avez encore une fois démontré votre appui envers notre mission.
Afin de réaliser ce plan, notre organisme devra surmonter de nombreux défis au cours des prochaines années. Ce n’est qu’en continuant à travailler tous ensemble que nous parviendrons à atteindre nos buts. La perspective de poursuivre nos idéaux, grâce au travail d’équipe avec nos membres et nos partenaires et collaborateurs nous permet d’entrevoir l’avenir avec optimisme.
Sincèrement,
Jocelyne Fontaine
Association historique francophone de Victoria
Au début de l’été 2012, le conseil d'administration (C.A.) de l’Association historique francophone de Victoria (AHFV) a entrepris des démarches afin de développer une planification stratégique. Après avoir consulté les membres et les partenaires, le conseil d'administration a créé un comité de planification stratégique afin de faire le point sur la situation qui prévaut à l’Association et amorcer la réflexion sur son avenir. L'exercice a permis d'identifier les enjeux auxquels fait face l'organisme et d'en préciser les orientations stratégiques pour les prochaines années.
Dès la création des diverses institutions qui composent la communauté francophone de Victoria que nous connaissons aujourd’hui, la conservation des archives fût au cœur des préoccupations des pionniers de l’époque.
D’après Madame Marie Robillard, « la première gardienne des archives » fut sans aucun doute Madame Yvonne Fortin-Terrien. Elle garda avec grand soin tous les procès-verbaux lors de la fondation du Club canadien français ainsi que toutes les lettres écrites et photos lors de la fondation de la Fédération des francophones de la Colombie-Britannique (FFCB). Elle conserva aussi toute la documentation de la Paroisse Saint-Jean-Baptiste. Quelques années plus tard, elle confia ses archives à M. Louis-Philippe Fortier et à Mme Robillard qui les gardèrent précieusement jusqu'à l'arrivée de M. Jean Lagassé, président de la Société francophone de Victoria (SFV) au début des années 80.
En 1984, la SFV met sur pied un Comité des archives sous la supervision de Mme Robillard et l’on met de l’ordre dans ces précieux documents que Mme Fortin-Terrien avait si bien conservés. Ils furent remis aux Archives provinciales qui en transmettront une copie à l’Association historique francophone de Victoria (AHFV).
Le but du Comité des archives est de faire connaître la présence francophone à Victoria et ce, depuis l’arrivée de Sir James Douglas en mars 1843. On se souviendra qu’il était accompagné d’une quinzaine de Canadiens-français et de l’Abbé Jean-Baptiste Bolduc. En décembre 1985, le Comité des archives s’incorpore en un organisme à but non lucratif et se nomme l’Association historique francophone de Victoria. Sa mission est de réunir les documents originaux ou des copies et d’en confier la garde aux Archives provinciales de la Colombie-Britannique, de collaborer avec d’autres sociétés historiques intéressées à la contribution des francophones dans la région de Victoria, d’encourager la recherche historique et de faciliter l’étude et la diffusion de l’apport des francophones au développement de la région de Victoria.
De 1985 à 2004, la gardienne des archives est Madame Laurette Laplante Agnew, une des membres fondateurs et la première archiviste de l’AHFV.
Au cours de ses vingt-huit (28) ans d’existence, l’AHFV a publié, grâce à ses recherches, près d’une douzaine de volumes et de documents dont Présence francophone à Victoria 1843-1987 (en 1987) ainsi qu’une version anglaise en 1991, des cahiers de formation en archivage et des feuillets de visites autoguidées Sur les traces de nos ancêtres en 2005. Ces travaux ont pu être réalisés grâce au support du ministère du Patrimoine canadien et du programme de soutien aux communautés du Secrétariat des affaires intergouvernementales canadiennes du Québec (SAIC).
En plus de ses publications, l’AHFV a identifié de 1988 à 2012, des lieux de mémoires francophones à travers la ville de Victoria où furent posées des plaques historiques de 1988 à 2012. Un exemple remarquable de ce travail est la participation au projet Mémoires des Pionniers de la ville de Victoria qui a permis l’installation de 36 briques sur la rue Government ouest retraçant la présence des pionniers francophones entre le Bastion Square et la rue Broughton.
En 2008, l’AHFV initie le projet « Commémoration du centième anniversaire du décès de Sir Henri–Gustave Joly de Lotbinière, lieutenant-gouverneur en C.-B. de 1900 à 1906 », un événement-hommage au Père de l’Arboriculture du Canada. Ce projet bilingue fut financé par la Fondation Langelier et un programme provincial BC150.
Pour son 25e anniversaire en 2010 et en collaboration avec « The Society of the Friends of St. Ann’s Academy », l’AHFV a organisé des circuits historiques avec des guides bilingues de juin à septembre, grâce au Programme de la dualité linguistique du ministère de Patrimoine canadien.
En octobre 2011, le projet « Commémoration de la première missionnaire laïque des Sœurs de Ste-Anne : Marie Marcille Mainville » est réussi, grâce aux fonds obtenus de la Fondation Rêve d’Esther de la communauté religieuse des Sœurs de Ste-Anne de Lachine au Québec.
En mai 2012, à l’occasion du dévoilement d’une série de panneaux historiques bilingues sur l’œuvre des Sœurs de Ste-Anne, un arbre fut planté dans le Jardin des novices, suivi du dévoilement d’une plaque en l’honneur de Marie M. Mainville qui a donné vingt-neuf (29) années de sa vie à la Mission Victoria. Ce projet a été réalisé en collaboration avec le Provincial Capital Commission et « The Friends of St. Ann’s Academy ».
À l’automne 2012, année du 150e anniversaire de la ville de Victoria, une plaque est dévoilée à la Chapelle historique Pemberton pour rappeler la fusion de l’Hôpital français (1890-91) au « Royal Jubilee Hospital ». C’est aussi l’occasion de rappeler l’existence de la Société française de bienfaisance et Secours mutuels de Victoria, créée par les Français résidents à partir de 1860. Une plaque est posée dans le Jardin de Mémoire de l’hôpital Royal Jubilee grâce au support financier du Bureau provincial des Affaires francophones.
Plus près de nous, à l’automne 2013, l’AHFV participe à un collectif d’associations anglophones pour souligner le 170e anniversaire de la construction du Fort Victoria en 1843 et la présence des employés canadiens-français de la Compagnie de la Baie d’Hudson.
En 2013, l’AHFV est gérée par un conseil d’administration composé de sept (7) membres. Soulignons que le rôle de gardienne des archives est tenu depuis 2004 par Madame Gisèle Samson.
Au fil du temps, l’AHFV s'est dotée d'une Vision et d'une mission qui se définissent comme tel :
La vision : « Faire reconnaître la présence francophone du Grand Victoria. »
La mission : « Rechercher, identifier, conserver et diffuser des documents administratifs et historiques sur la contribution des francophones au développement de Victoria. »
Depuis sa fondation, l’AHFV a un statut d’organisme de bienfaisance enregistré. Son budget annuel varie de 3 000$ à 14 000$ en fonction des dons recueillis et des subventions reçues. Tous les travaux sont réalisés par des comités de bénévoles, les membres du conseil d’administration et la gardienne des archives. L’AHFV conserve ses archives dans des locaux prêtés par la Paroisse
St-Jean-Baptiste de Victoria. Elle entretient des liens privilégiés avec la Société francophone de Victoria. La radio communautaire francophone de Victoria
(CILS-FM 107,9) diffuse des capsules mensuelles historiques intitulées "1843, mois par mois, en 2013".
L’AHFV a un site internet sur lequel on retrouve de l’information historique et un dépliant promotionnel qui présente les activités, les recherches et la liste des publications.
En plus d'être un membre actif de la Fédération des francophones de la Colombie-Britannique, l'AHFV a établi plusieurs collaborations avec des organismes de la région dont :
La Société francophone de Victoria
La Société radio communautaire Victoria
La Fondation canadienne-française d’aide culturelle de la C.-B.
La Paroisse St-Jean-Baptiste
L'Alliance française de Victoria
La société « The Friends of St Ann’s Academy »
L’exercice de planification stratégique s’est poursuivi avec une consultation auprès des membres et des partenaires de l’AHFV. Les données recueillies nous permettent de mieux cerner les changements et les défis auxquels fait face l'Association dans la réalisation de sa mission. Tous les répondants jugent que l’AHFV « est nécessaire et essentielle pour conserver la mémoire de la communauté francophone et préserver le patrimoine francophone et son apport dans l’édification de la ville. »
Depuis 1985, l’AHFV a pu fonctionner grâce au soutien indéfectible des membres du conseil voués à la conservation historique et à sa diffusion. Cet engagement envers la communauté francophone s’est concrétisé par la publication en 1987 de Présence francophone à Victoria, C.B. 1843-1987 et la version anglaise en 1991.
Toutefois, malgré les grandes réalisations comme l’installation de plaques, le développement de parcours historiques à travers la ville et la participation à des projets offrant une visibilité à l’organisme, le nombre de bénévoles a diminué. Le grand défi est d’assurer la relève au sein du conseil d’administration. Le recrutement et la rétention des ressources humaines sont essentiels pour l’avenir de l’AHFV.
De plus, l'Association se doit d’être au fait de l’évolution de la technologie et a besoin de bénévoles ayant des connaissances en archivistique ou intéressés à les acquérir pour répondre à sa mission.
Dans un milieu minoritaire, la conservation des archives et la transmission de ces dernières en connaissance historique demeurent un défi car il est rare que la priorité soit réservée à la conservation des documents et que cette activité retienne l’intérêt des gens dans la communauté francophone.
À cette étape de l’analyse, nous pouvons identifier les possibilités et les risques qui se manifestent dans l’environnement de l’AHFV et en mesurer les effets négatifs et positifs sur son fonctionnement.
L’analyse de la situation permet au conseil d’administration de mesurer les forces avec lesquelles l’AHFV peut construire et identifier les faiblesses nuisant à la poursuite de la mission de la société. Depuis plus de vingt-cinq (25) ans, les forces de l’AHFV s’incarnent dans l’engagement du conseil d’administration envers la mission de l’organisme et à la contribution historique de l’apport des francophones dans le développement de la région de Victoria. Le travail de la gardienne des archives est également mentionné comme une force de l’Association de même que les nombreux partenariats développés au cours des dernières années. Il faut signaler le soutien assidu de la Paroisse
St-Jean-Baptiste qui offre un local pour la conservation des archives et la crédibilité et l’expertise que l’AHFV a su établir auprès des divers organismes de la région de Victoria voués à la même cause. On retient le fait que l’organisme soit un organisme de bienfaisance comme un atout pour le financement des activités et des projets.
Il faut toutefois noter que l'Association, même avec un conseil d’administration dévoué, a peu de membres et a de la difficulté à attirer une relève. La permanence est assurée par une bénévole jouant le rôle de direction générale tout en étant la seule personne à s’occuper de l’archivage. L’AHFV accuse un retard au niveau technologique et son site internet a besoin d’être mis à jour. L’organisme a peu de visibilité dans la communauté et peu de contact avec l’université ou les collèges susceptibles de s’intéresser à sa mission. Enfin, l’AHFV souffre d’un manque de financement qui ne lui permet pas de développer des projets d’envergure répondant à sa mission.
Bien cibler la clientèle est une étape essentielle du processus de planification stratégique. Déterminer sur qui on agit en fonction de la mission ou du mandat spécifique que l’on reçoit de ses membres.
Le conseil d’administration reconnaît que la clientèle de l’AHFV est la communauté francophone et francophile de la région de Victoria.
À la suite de l’analyse et de la réflexion, le conseil d’administration retient trois enjeux qui doivent être pris en compte afin d’assurer la viabilité de l’organisme :
La relève au sein du conseil d'administration
La visibilité
La situation financière de l'organisme
Le premier enjeu est d’assurer la relève au sein du conseil d’administration. Le recrutement des membres est la pierre angulaire de l’avenir de l’organisme afin de faire connaître la mission de l’AHFV et d’assurer une rétention de bénévoles prêts à œuvrer au sein du conseil d’administration.
Un autre enjeu majeur pour l’AHFV est lié à la visibilité dont jouit l’organisme au sein de la communauté francophone tout en ayant une reconnaissance moindre auprès des institutions ou personnes intéressées par la conservation historique. L’organisme doit augmenter ses démarches afin d’être reconnu auprès des institutions et des sociétés œuvrant à la conservation du patrimoine.
Enfin, un enjeu vital est celui de la situation financière de l’organisme qui ne permet pas d’assurer une permanence adéquate pour mener à bien les activités et les projets que l’AHFV veut mettre en place.
Suite au travail de réflexion stratégique, le conseil d’administration définit les différentes composantes du cadre de responsabilisation qui le guidera au cours des cinq (5) prochaines années.
La mission de l’AHFV est :
« rechercher, identifier, conserver et diffuser
des documents administratifs et historiques sur la contribution
des francophones au développement de Victoria. »
La vision d’un organisme définit le monde dans lequel il désire œuvrer. Elle a pour but d’encourager la loyauté et être une source d’inspiration pour ses membres.
« En 2019, l’AHFV sera reconnue comme l’organisme rassembleur
de l’histoire des francophones de la région de Victoria. »
Le conseil d’administration reconnaît que la clientèle de l’AHFV est la communauté francophone et francophile de la région de Victoria.
Les valeurs auxquelles adhère l’AHFV témoignent du savoir-être de l’organisme. Elles sont :
Le respect de la diversité
Le respect de la communauté
L’intégrité
L’engagement et l’esprit démocratique.
Les principes représentant le savoir-faire de l’AHFV et les approches privilégiées dans son fonctionnement sont :
L’esprit de collaboration
L’engagement
Le partenariat
Le professionnalisme
La créativité
L'équité
La mise en place de la planification stratégique s’inscrit dans la démarche de la communauté francophone en Colombie-Britannique, du Plan de développement global 2009-14 et des axes stratégiques définis par le Forum communautaire de novembre 2007. Les axes stratégiques sont fondés sur l’hypothèse qu’une communauté vivante et dynamique dépend d’un accès et d’une utilisation accrus à des services de qualité en français au sein d’infrastructures francophones tels que:
Programmes et services
Renforcement des liens
Sensibilisation, promotion et recrutement
Capacité organisationnelle
Les résultats d'impact et d'effets stratégiques se retrouvent dans la représentation graphique du cadre stratégique en annexe. Ils découlent de l'analyse effectuée par le conseil et des enjeux qui ont été identifiés. Ils traduisent les changements et les transformations que doit mettre en œuvre l'AHFV afin de réaliser sa mission et sa vision au cours des cinq (5) prochaines années.
Ce document est le résultat d’une démarche entreprise par le conseil d’administration en 2012 et dirigée par Mme Yseult Friolet de la Fédération des francophones de la Colombie-Britannique.
Afin de mener à bien la planification stratégique, nous avons préparé deux questionnaires : le premier pour aider le conseil d’administration dans sa réflexion, le deuxième envoyé aux membres et aux partenaires de l’AHFV. Il s’agissait de rechercher des données probantes sur l’environnement dans lequel l’Association évolue, de mieux comprendre les besoins des membres, la perception des partenaires et de dégager des orientations futures pour son avenir. Les questionnaires ont été administrés de façon confidentielle. De plus, nous avons procédé à une collecte de documents pertinents à l’exercice. Cette phase s’est déroulée du début février 2012 à la fin mars 2013.
PHASE 2 : SÉANCE DE TRAVAIL AVEC LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Deux (2) séances de travail ont eu lieu avec le conseil d’administration de l’AHFV, les 7 avril et 28 novembre 2013, afin d’analyser les données recueillies et jeter les bases de la planification stratégique 2014-19.
Rédigée par Madame Friolet, une ébauche a été présentée au conseil d’administration pour une révision finale avant l’approbation par l’assemblée générale. Cette phase s’est déroulée en décembre 2013.
L’Association historique francophone de Victoria tient à remercier Mme Yseult Friolet de la Fédération des francophones de la Colombie-Britannique qui a dirigé l’exercice de la planification stratégique. Nous tenons également à remercier la Paroisse Saint–Jean-Baptiste, la Société Francophone de Victoria et la Société radio communautaire Victoria.
MISSION
La mission de l’AHFV est de « rechercher, identifier, conserver et diffuser des documents administratifs et historiques sur la contribution des francophones au développement de Victoria. »
VISION
En 2019, l’AHFV sera reconnue comme l’organisme rassembleur de l’histoire des francophones de la région de Victoria en mettant en valeur leur contribution historique au développement de notre province.
PRINCIPES DIRECTEURS
Savoir faire
L’esprit de collaboration
L’engagement
Le partenariat
Le professionnalisme
La créativité
L’équité
CLIENTÈLE CIBLE
La clientèle de l’AHFV est la communauté francophone et francophile de la région de Victoria.
VALEURS
Savoir être
Le respect de la diversité
L’intégrité
Le respect de la communauté
L’esprit démocratique
AXES STRATÉGIQUES
Programmes et services
Sensibilisation, promotion et recrutement
Renforcement des liens
Capacité organisationnelle
RÉSULTAT D'IMPACT
L’Association historique francophone de Victoria aura contribué à la transmission de l’histoire des francophones de Victoria au développement de notre province.
RÉSULTATS D'EFFETS STRTATÉGIQUES
L’AHFV aura renforcé ses capacités organisationnelles avec une équipe qualifiée de bénévoles et de permanents(C.0)
L’AHFV aura consolidé sa situation financière par une plus grande diversification de ses sources de revenus. (C.0.)
L’AHFV aura une visibilité accrue auprès des organismes et des institutions francophones et francophiles œuvrant
à la conservation du patrimoine. (S.P.R.)