Embedded Files
Voor het verzenden van de Regio- en Sectienieuwsbrieven gebruiken we Spotler. Met deze mailprovider faciliteren we vanuit het bureau in het gratis verzenden van de nieuwsbrieven. Op die manier kunnen we een behoorlijke kostenpost bij de vereniging wegnemen. Verder kunnen we ook een deel van het voorbereidende werk overnemen zoals het opmaken van de nieuwsbrief en het daadwerkelijk verzenden naar de leden van jouw Regio of Sectie. Alle nieuwsbrieven krijgen eenzelfde opmaak waardoor we op een herkenbare en uniforme wijze kunnen communiceren naar onze leden.
Wat wordt er van je verwacht?
Lotte van Drunen is contactpersoon en verzorgt de verzending van de nieuwsbrieven. Om de tijd die dit haar kost te minimaliseren is het van belang dat de nieuwsbrief volgens een aantal specificaties wordt aangeleverd. Gebruik hiervoor het document Aanleverspecificaties Regio- en Sectienieuwsbrieven. Lees dit eerst goed door voordat je een nieuwsbrief gaat opstellen! Het daadwerkelijk aanleveren van de content kan met behulp van het Excel-bestand Aanleverformat Regio- en Sectienieuwsbrieven. We hebben voor de communicatie rondom de nieuwsbrieven een apart emailadres: regionieuwsbrief@nkbv.nl. Het is van belang dat je de nieuwsbrief content op tijd aanlevert (zodat deze ook op tijd verzonden kan worden).
We onderscheiden twee soorten nieuwsbrieven: periodieke en incidentele nieuwsbrieven.
1) Periodieke nieuwsbrief
De periodieke nieuwsbrieven worden vooraf aangemeld in de Jaarplanning. Voor deze periodieke nieuwsbrieven ontvangen we graag op tijd de gewenste verzenddata door deze in de Jaarplanning in te vullen.
2) Incidentele nieuwsbrief
Er kan twee per jaar een incidentele nieuwsbrief verzonden worden. Voor de incidentele nieuwsbrief kunnen we geen gegarandeerde verzenddatum geven, omdat we de verzendwerkzaamheden niet kunnen inplannen. Als je een incidentele nieuwsbrief op tijd via bovenstaand e-mailadres aankondigt, dan verwachten we dat deze onder normale omstandigheden binnen 7 dagen verzonden kan worden. De aanleverprocedure voor de content van de nieuwsbrief is voor beide soorten nieuwsbrieven hetzelfde.
Nieuwsbrief headers
Er zijn drie opties ontworpen waaruit je per nieuwsbrief kunt kiezen. Deze headers staan in het Aanleverformat Regio- en Sectienieuwsbrieven. Uiteraard wordt er bij de verzending de juiste Regio- of Sectienaam in de header gezet (dat is in de voorbeelden niet het geval).
Zie ook de het huisstijl handboek (p. 28) op deze website onder 'Huisstijl toolkit' met voorbeelden van de nieuwsbrief header.
Waarom verzenden we de nieuwsbrieven voor je?
De belangrijkste reden is dat we van meerdere Regio's en Secties te horen hebben gekregen dat het verzenden van nieuwsbrieven als lastig, tijdrovend en kostbaar wordt ervaren. Vanuit de faciliterende rol van het NKBV-bureau willen we je dit werk uit handen nemen. Daarnaast vinden we het belangrijk dat alle communicatie naar onze leden een herkenbare NKBV uitstraling heeft. Vanuit die gedachte vinden we het dus ook belangrijk dat alle Regio's en Secties gebruik gaan maken van deze ondersteuning. Verder hebben we graag inzicht in wat en wanneer er naar onze leden wordt gecommuniceerd. Mogelijk komen er momenten waarop we onze communicatie op elkaar kunnen afstemmen.
Report abuse