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La implementación de Google Workspace en Natura generó posibilidades para mejorar la gestión de contenidos y democratizar el acceso a la información en los canales internos de la empresa. El proyecto de modernización de la Intranet se convirtió en una prioridad y hoy es considerado uno de los grandes hitos en la adopción de las herramientas de Google.
Videocase_Intranet_ESP.mp4Antes de la modernización, la intranet, basada en SharePoint, enfrentaba muchos desafíos. El acceso estaba restringido y contribuyó a una comunicación interna fragmentada e ineficaz, en la que no todos los empleados tenían fácil acceso a la información. “La antigua intranet no llegó al público operativo y minorista, que muchas veces no tenía acceso a computadoras. La migración a Google fue una oportunidad para democratizar el acceso”, explica Fernanda Ito, del sector RRHH, quien lleva 13 años en la empresa. Ahora, todos los empleados pueden acceder a la información directamente a través del teléfono celular, algo que antes era inviable.
Fernanda también destacó que la nueva plataforma permite dirigir comunicaciones específicas a gerentes, áreas o regiones, lo que optimiza el envío de información relevante. “De esta manera no se pierde información y cada empleado recibe el contenido que tiene sentido para su rol”, añade. Según ella, el desafío era migrar el conocimiento que estaba disperso entre las personas a una estructura más eficiente, lo que fue posible gracias a la herramienta Google Sites, que forma parte de la integración de Google Workspace.
En el sector TI, Ana Paula Thomaz, PMO del proyecto, destacó el esfuerzo por centralizar y simplificar los canales de comunicación interna. “El cambio nos permitió integrar todos los canales en una sola plataforma, facilitando el acceso y mejorando la experiencia de los empleados. También hubo preocupación por la inclusión, garantizar que todos, sin importar las limitaciones, pudieran acceder a la información. ¡Y funcionó!”, dice.
La implementación, realizada en Google Sites, trajo muchas mejoras, pero también enfrentó desafíos. Rafael Mendonça, BRM de TI, informó que la antigua intranet era prácticamente un centro de noticias, sin mucha utilidad en el día a día de los empleados. “Necesitábamos algo más que un tablón de anuncios, queríamos una herramienta que realmente facilitara el flujo de trabajo y la comunicación”, comenta. Uno de los principales desafíos fue garantizar que la nueva intranet fuera responsiva y accesible, especialmente en dispositivos móviles.
“Creo que fue un cambio muy significativo, también en la mentalidad de la empresa y de los empleados”, destaca Rafael, entusiasmado con la nueva herramienta.
Y no nos detuvimos ahí, todo el proyecto contó con un enorme estímulo por parte de Cássio Silva, director de arte y colaborador durante más de 7 años, quien destacó la asociación con Gentrop y lo crucial que fue para el éxito del proyecto. “Gentrop fue un gran socio, siempre disponible para proponer soluciones y adaptar la intranet a nuestras necesidades”, dice Cássio. También destaca que, a pesar de las dificultades iniciales, como la adaptación a la complejidad del negocio, la alianza fue importante para superar los obstáculos.
Google Sites trajo varias ventajas, especialmente en la creación y diseño de páginas. Cássio elogia la facilidad de uso, las funcionalidades de grilla que facilitan la organización visual y la intuición del sistema, brindando una mejor experiencia de diseño para el equipo. Uno de los desafíos, sin embargo, fue la ausencia de un sistema de gestión de contenidos (CMS) nativo, presente en SharePoint. Para superar esto, Gentrop desarrolló un CMS personalizado con AppSheet, que permitió administrar el contenido de manera más eficiente y personalizar las noticias para diferentes audiencias.
El diseño "móvil primero" también fue un diferenciador, ya que permitió a los empleados, especialmente a los operativos, acceder a la intranet de manera rápida y eficiente. “Sugerir la creación de la intranet en Google Sites y liderar el proyecto fue una de mis mayores satisfacciones. Tengo mucha confianza en el nuevo portal”, añade Cássio.
Ante tantos informes inspiradores, los empleados tienen muchas expectativas para el futuro.
Para aquellos que todavía se resisten al cambio, Rafael ofrece una visión positiva: “El cambio se producirá, lo quieras o no. Lo importante es aprovechar este momento para aprender y mejorar”. Destaca que la transformación digital es una oportunidad para que los empleados exploren todo el potencial de las herramientas y optimicen sus rutinas.
Ana Paula comparte la misma opinión: “La forma en que afrontamos los cambios marca la diferencia. Si lo vemos como una oportunidad, el proceso se vuelve más fácil. Una vez que ocurre el cambio, parece que siempre estuvo ahí, integrándose en nuestra vida diaria”.
La nueva intranet no sólo transformó la comunicación interna, sino que también facilitó el trabajo diario de los empleados, demostrando que un cambio bien planificado puede traer grandes beneficios a toda la organización.
#TransformaciónQueConecta
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