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Una reducción del 90 % en el trabajo repetido impulsa la eficiencia con Google Workspace
Una reducción del 90 % en el trabajo repetido impulsa la eficiencia con Google Workspace
Desde el inicio de la implementación de Google Workspace, Natura &Co ha cosechado los beneficios de una gestión más eficiente y colaborativa. Lívia Bueno Lima, Coordinadora del área de Automatizaciones, y Daniel Calicchio, miembro del mismo equipo, compartieron sus experiencias, destacando cómo el uso de AppSheet impulsó la productividad y el ahorro de la empresa.
El paso a Google: ¿y ahora qué?
El paso a Google: ¿y ahora qué?
Lívia, con 10 años de experiencia en el área financiera de Natura &Co, inicialmente se sintió preocupada por la transición a Google Workspace. Sin embargo, luego de un Benchmarking organizado por Paula Teshima, Gerente de Contabilidad de CSC (Centro de Servicios Compartidos), entendió las posibilidades que ofrecen las herramientas y recursos de preparación para los empleados, vio oportunidades.
“Profundizamos en el análisis de las herramientas y mi percepción también cambió”, dice Daniel, quien también se mostró aprensivo por el cambio. La tranquilidad le llegó cuando convirtió hojas de cálculo de Excel a Google Sheets y se dio cuenta de que sus archivos aún funcionaban.
Calendario de cierre contable en AppSheet
Calendario de cierre contable en AppSheet
Antes de la migración, el equipo enfrentó desafíos con una herramienta costosa y limitada que no satisfacía completamente sus necesidades. El desafío surgió de la Junta de Finanzas de encontrar una solución de automatización sin costes extra y acabó coincidiendo con la llegada de Google Workspace: ¡era la combinación perfecta!
Videocase AppSheet.mp4“Al principio fue un experimento”, dice Lívia, refiriéndose a las primeras pruebas con AppSheet. La aplicación, desarrollada para el cronograma de cierre contable, brindó una visión amplia y detallada de las actividades, incluyendo registro de empresas, asiento de cierre, notificaciones por correo electrónico y cálculo de fechas de entrega de actividades, características que en la herramienta anterior solo era posible mediante un pago adicional. y aún no cumplía con las necesidades del equipo.
Y los resultados positivos sólo fueron posibles gracias a la asociación entre el equipo de Automatizaciones y CSC, que afrontó el desafío de desarrollar un proceso tan complejo en una herramienta nueva para todos, y compartió la tarea de sensibilizar e involucrar a los involucrados en el proceso.
Daniel tardó sólo tres semanas en desarrollar la primera versión de la aplicación y ya logró importantes ahorros: aproximadamente R$ 350.000,00 anuales en costos evitados, además de una reducción del 80% en FTE (full-time equivalent) dedicado durante el período de cierre, lo que representa un ahorro de 17 horas de trabajo semanales.
Con la herramienta antigua, el equipo ya había logrado una reducción del 40% en el retrabajo. Sin embargo, a través de AppSheet, el retrabajo disminuyó en un impresionante 90%, lo que demuestra la eficacia de la nueva solución.
Actualmente, aproximadamente 100 personas interactúan directamente con la aplicación, mientras que otros 50 gestores monitorean los cierres. AppSheet afecta directamente a un total de 54 áreas, en 12 empresas.
Recientemente, se difundió una evaluación de comentarios sobre la aplicación entre las personas afectadas por la solución, que reveló que el 95% de los empleados elegiría AppSheet sobre otras herramientas ya probadas para el proceso de programación contable.
Lívia y Daniel tienen planes de expandir el uso de AppSheet a otras áreas de VP Finance y buscan más conocimiento para mejorar y aumentar las posibilidades de la aplicación, explorando herramientas como BigQuery y Apps Script.
Cuando se les pregunta qué recomiendan a quienes aún no han migrado, destacan: "Vive el cambio, experimenta y mira tus actividades de forma colaborativa", anima Lívia. Daniel añade: "¡Permítete! La resistencia puede bloquear la evolución. Tenemos herramientas poderosas en nuestras manos".
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