pharmacy information system (phis)

Pharmacy Information System (PhIS) merupakan sistem teras dalam penyampaian perkhidmatan farmasi. Modul inventori dalam sistem ini menjadi teras kepada pengurusan kewangan dan stor di mana ia menyediakan pengurusan inventori dan pengesanan produk di stor utama, substor serta wad dan unit. Semua anggota yang terlibat dengan pengurusan kewangan dan stor perlu mahir dan berpengetahuan mengenai fungsi asas Modul Inventori dalam sistem PhIS ini. [31] [32]

Master Setup 📺

Master Setup menerangkan hubungan, butiran aliran data untuk setiap fungsi, dan data atau maklumat yang perlu disediakan sebelum sistem sedia untuk digunakan.

Fungsi ini membolehkan pengguna mencipta atau melakukan sebarang pengubahsuaian kepada tetapan sedia ada (settings). Kebanyakan data dikawal oleh fasiliti masing-masing tetapi ada beberapa perubahan atau pengubahsuaian mesti melalui kelulusan HQ.

Antara aktiviti-aktiviti yang perlu difahami adalah seperti berikut :

• Drug/Non Drug Catalogue

• Item Master

• Item/Product Buffer Level

• Unit Catalogue List

Kewangan (Finance) 📺

• Terdapat 3 aktiviti di bawah di bawah modul Kewangan iaitu:

  • • • Allocation/Deduct/Virement

      • Budget Adjustment

      • Payment

• Bagi Klinik Kesihatan, semua aktiviti ini dilaksanakan dalam sistem IWP. 

• Bagi Hospital, semua aktiviti ini dilaksanakan dalam sistem PhIS masing-masing

• Fasiliti boleh memantau status peruntukan/pembayaran melalui modul report/enquiry fasiliti masing-masing.

Perolehan (Procurement)

• Procurement berfungsi untuk membolehkan pengguna melaksanakan proses perolehan melalui kaedah perolehan yang bersesuaian sama ada APPL, Kontrak ataupun Pembelian Terus (Local Purchase, LP).

• Antara aktiviti-aktiviti yang perlu difahami adalah seperti berikut :

• Jenis perolehan

  • • APPL

    • APPL without eP intergration 

    • Contract - Retrieve contract

    • LP (Direct Purchase/Lampiran Q)

• Jenis permintaan

  • • Approved special Medicine

    • Indent Based

    • RPL

    • Requisition Order

    • Supplementary Order

Pesanan Stok (Indenting) 📺

Proses pesanan item dalam sistem PhIS terdiri daripada pesanan dari dalam dan luar fasiliti. Pesanan dari dalam fasiliti bermula di peringkat sub-stor di mana kakitangan akan memesan item secara rutin melalui fungsi Request Indent Quantity (RIQ) atau pada situasi mengejut melalui fungsi supplementary di mana terdapat keperluan mendesak untuk memesan item-item tertentu.

Antara aktiviti-aktiviti yang perlu difahami adalah seperti berikut :

• Mencipta pesanan baru dalam fasiliti yang sama

• Mencipta pesanan baru kepada fasiliti luar

• Meluluskan pesanan

Penerimaan Stok (Receiving)

Semua item yang diterima oleh stor  perlu dimasukkan dikunci masuk ke dalam sistem PhIS untuk memastikan bahawa semua stok dikira, tepat dan dikemas kini dengan maklumat terkini. Penerimaan stok ke dalam sistem PhIS sama ada daripada pembekal atau fasiliti lain boleh dilaksanakan secara atas talian atau di luar talian bagi fasiliti yang tidak disambungkan dengan sistem PhIS.

Antara aktiviti-aktiviti yang perlu difahami adalah seperti berikut :

• Penerimaan stok dari pembekal

• Penerimaan stok dalam fasiliti yang sama atau fasiliti luar (inter and intra facility) yang dibuat melalui:

a) Nota Keluaran (issue note)

b) Penerimaan Manual

c) Pemulangan stok (return item)

d) Pindahan Stok

Pengeluaran (Issuing) 📺

Modul ini digunakan oleh Stor Utama / Stor Farmasi / Stor Unit untuk membekalkan ubat / alatan perubatan kepada unit pemesan.

Antara aktiviti-aktiviti yang perlu difahami adalah seperti berikut :

• Recommended Issue Quantity (RIQ) - Unit pengeluar akan menerima pesanan stok daripada unit pemesan dalam sistem dan RIQ akan mencadangkan kuantiti yang perlu dikeluarkan.

• Issue - Pengeluaran stok dalam sistem PhIS boleh dilakukan secara “online issue ” dan “offline issue”

• Pengeluaran stok dalam sistem PhIS akan mengikut aturan berikut:

  • Preferred Item secara First Expiry, First Out

  • Kemudian, item-item lain di dalam Drug/Non-Drug Code yang sama juga secara First Expiry, First Out

Panggil Balik Produk (Product Recall)

Panggil Balik Produk merupakan satu proses yang dilakukan oleh pengilang atau pembekal untuk mengumpul semula produk farmaseutikal daripada semua fasiliti MOH. Proses Panggil Balik Produk berlaku jika terdapat masalah kualiti produk yang kritikal atau kesan advers yang dilaporkan.

Antara aktiviti-aktiviti yang perlu difahami adalah seperti berikut :

• Recall Product Notification

• Disseminate Recall Product Notification

Kuarantin Stok (Quarantine) 📺

Fungsi sub modul ini adalah untuk mengkuarantin stok disebabkan panggil balik produk, aduan produk atau produk yang ingin dipulangkan kepada pembekal. Stok yang telah di kuarantin tidak boleh dikeluarkan kepada mana-mana unit dan akan disekat untuk sebarang transaksi.

Antara aktiviti-aktiviti yang perlu difahami adalah seperti berikut :

• Mencipta rekod kuarantin baru

• Meluluskan kuarantin

• Mengeluarkan stok dari rekod kuarantin

Pemulangan Stok (Returned Item)

Fungsi modul ini adalah untuk memulangkan semula baki stok disebabkan panggil balik produk, aduan produk dan lain-lain kepada pembekal atau unit pembekal di fasiliti.

Antara aktiviti-aktiviti yang perlu difahami adalah seperti berikut :

• Mencipta rekod Return to Supplier baru

• Mencipta rekod Return to Supplying Unit baru

• Meluluskan rekod

Item Lambat Bergerak (Slow Moving Item)

Modul ini akan digunakan oleh pengguna di Stor Utama / Stor Farmasi / Stor Unit untuk menjana dan mengedarkan barang item lambat bergerak

Antara aktiviti-aktiviti yang perlu difahami adalah seperti berikut :

• Generate Slow Moving Item List - Sistem akan menjana senarai Slow Moving Item berdasarkan tempoh pergerakan yang dipilih. Senarai item adalah berdasarkan Senarai Katalog Unit.

• Notification - Untuk melihat tawaran yang dibuat oleh unit/fasiliti lain

• Disseminate - Untuk menawarkan item-item ke intra/ inter-facility.

Item Menghampiri Tarikh Luput (Near Expiration Item)

Modul ini akan digunakan oleh pengguna di Stor Utama / Stor Farmasi / Stor Unit untuk menjana dan mengedarkan barang hampir luput.

Antara aktiviti-aktiviti yang perlu difahami adalah seperti berikut :

• Generate Near Expiration Item list - Sistem akan menjana senarai Near Expiration item  berdasarkan kriteria yang ditetapkan pengguna. Senarai item adalah berdasarkan Senarai Katalog Unit.

• Notification - Untuk melihat tawaran yang dibuat oleh unit/fasiliti lain

• Disseminate - Untuk menawarkan item-item ke intra/ inter-facility.

Pelupusan & Hapus Kira (Condemn & Write-off) 📺

Modul ini akan digunakan oleh pengguna di Stor Utama / Stor Farmasi / Stor Unit untuk menjana senarai item yang hilang/ usang/ rosak/ luput tempoh penggunaan/ tidak lagi diperlukan oleh jabatan/ perubahan tekonologi/ melebihi keperluan.

Antara aktiviti-aktiviti yang perlu difahami adalah seperti berikut :

• Recommended condemn list (RCL)

Fungsi ini adalah untuk menjana senarai item yang ingin dilupuskan. Senarai boleh dijana melalui butang RCL, butang '+ quarantine item', atau kunci masuk item.

• Condemn 

Fungsi ini adalah untuk melupuskan stok yang telah dijana melalui RCL dalam PhIS

• Recommended write-off list

Fungsi ini adalah untuk menjana senarai item yang hilang

• Write off

Fungsi ini adalah untuk melaksanakan hapus kira dalam PhIS

Pemeriksaan dan Verifikasi Stok (Stock Checking and Store Verification)

Modul ini akan digunakan oleh pengguna di Stor Utama / Stor Farmasi / Stor Unit untuk proses pengesahan kuantiti fizikal dan keadaan stok yang terdapat dalam inventori. Ianya juga bagi menyediakan audit penilaian stok sedia ada dan untuk mencari punca percanggahan maklumat stok. Proses ini boleh dilakukan sebagai pemeriksaan tahunan intensif atau boleh dilakukan secara berterusan mengikut kitaran yang ditetapkan.

Antara aktiviti-aktiviti yang perlu difahami adalah seperti berikut :

• Physical Checking

Fungsi ini adalah untuk melakukan Stock Taking antara kuantiti fizikal berbanding dengan sistem. Laporan Physical Checking akan digunakan untuk penyemakan dan pengiraan stok. Pengguna juga boleh memuat naik atau mengisi kuantiti fizikal dan kad bin kembali ke dalam sistem.

• Count Sheet

Fungsi ini adalah untuk mengesahkan bahawa kuantiti fizikal dengan kuantiti stok dalam sistem adalah selari. Selepas proses pemeriksaan fizikal dilakukan, kuantiti fizikal dan kuantiti pada kad petak untuk item yang disenaraikan dalam senarai Physical Checking perlu diisi/muat naik semula ke dalam PhIS untuk Count Sheet transaksi.

• Count Sheet Approval

Halaman utama sistem untuk peranan ketua jabatan yang memaparkan ‘Pending for Approval’ Count Sheet untuk kelulusan.

• Stock Adjustment (Stock Taking/Routine Checking)

Fungsi pelarasan adalah untuk melaraskan kuantiti stok tersedia dalam sistem dengan kuantiti fizikal.

Terdapat 2 jenis transaksi di bawah pelarasan:

1. Stock Taking- Fungsi ini adalah untuk melaksanakan pelarasan berdasarkan laporan KEW.PS-17 daripada transaksi Count Sheet yang telah diluluskan.

2. Routine Checking - Fungsi ini adalah untuk melaksanakan pelarasan secara manual proses tanpa physical checking  dan count sheet.

• Stock Adjustment Approval

Halaman utama sistem untuk peranan ketua jabatan yang memaparkan ‘Pending for Approval’ Adjustment untuk kelulusan.

Pengiraan Stok Menokok (Recalculated Buffer Level)

• Fungsi ini digunakan untuk mengira semula buffer level untuk Standard Item(s) yang disenaraikan dalam katalog stor dan Unit

• Fungsi ini hanya boleh dilaksanakan oleh pegawai di stor utama dan stor unit

• Stor unit/unit pemesan boleh melihat buffer level bagi setiap item dalam unit catalogue list

Year End Process (YEP) [61]

Borang Senarai Semak

Borang tersebut boleh dimuat turun melalui pautan berikut: