PENGURUSAN KEWANGAN DAN PEROLEHAN

Konsep Ringkas Belanjawan Kerajaan 📺

Jenis Perbelanjaan

Konsep Ringkas Agihan Peruntukan 

Peruntukan diagihkan atau diturunkan kepada pegawai lain (Pegawai Pengawal) melalui pengeluaran waran peruntukan. Waran peruntukan akan diturunkan kepada PTJ1 (dikunci masuk melalui sistem iGFMAS) pada kebiasaannya pada 1 Januari setiap tahun atau dalam minggu pertama tahun tersebut.[43] 

Seterusnya, PTJ1 perlu memastikan agihan peruntukan kepada PTJ2/3 di bawah seliaan masing-masing disalurkan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja setelah peruntukan tersebut diterima dalam Sistem iGFMAS. [44]

Rajah: Kaedah agihan peruntukan dari Perbendaharaan kepada PTJ di bawah KKM

Waran Peruntukan

Waran Peruntukan adalah waran yang diperuntukkan untuk tujuan perbelanjaan kepada PTJ.  Waran ini akan membenarkan pegawai yang berkenaan SECARA BERTULIS untuk melakukan perbelanjaan setakat yang dinyatakan. Waran peruntukan akan diagihkan sebaik sahaja Waran Am diterima daripada Kementerian Kewangan. 

Waran Am pula adalah waran yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan bagi tujuan anggaran perbelanjaan tahunan yang diluluskan. [40]

Contoh salinan waran peruntukan adalah seperti di bawah:

Jadual: Jenis-Jenis Perbelanjaan [8][9][10]

Kod Akaun

Kod perakaunan diperlukan dan digunakan untuk merekod urusniaga kewangan dan perakaunan di iGFMAS. Kod perakaunan yang khusus untuk sesebuah Kementerian/Jabatan Persekutuan adalah disediakan dan ditetapkan oleh Kementerian/ Jabatan Persekutuan yang berkenaan. [8][9][10]

Pembahagian Kod adalah seperti berikut:

1. Kod PTJ/ Pusat Kos (Contoh: 100101 bagi HTAA)

2. Kod Program/ Aktiviti (Contoh: 990100 bagi Konsesi Penswastaan Makmal Ubat dan Stor)

3. Kod Sub-Aktiviti (Contoh: 990102 bagi Program Perubatan dan 990103 bagi Program Kesihatan Awam) 

Kod Objek 📺

Kod Objek terdiri daripada lima angka yang memberi maklumat yang lebih terperinci tentang sesuatu perbelanjaan.

Jadual: Jenis-jenis Kod Objek [8]

Jenis Objek Lanjut 📺

Ubat dan Dadah (27401)

Definisi ubat merujuk kepada definisi product di dalam Peraturan-Peraturan Kawalan Dadah dan Kosmetik 1984 adalah:[36]

•  a drug in a dosage unit or otherwise, for use wholly or mainly by being administered to one or more human beings or animals for a medicinal purpose; or

• a drug to be used as an ingredient of a preparation for a medicinal purpose.

Definisi ubat (drug) merujuk kepada Akta Jualan Dadah 1952 adalah:[37]

• includes any substance, product or article intended to be used or capable, or purported or claimed to be capable, of being used on humans or any animal, whether internally or externally, for a medicinal purpose.

• “medicinal purpose” means any of the following purposes:

1. alleviating, treating, curing or preventing a disease or a pathological condition or symptoms of a disease;

2. diagnosing a disease or ascertaining the existence, degree or extent of a physiological or pathological condition;

3. contraception;

4. inducing anaesthesia;

5. maintaining, modifying, preventing, restoring, or interfering with, the normal operation of a physiological function;

6. controlling body weight;

7. general maintenance or promotion of health or well being

Secara amnya, ubat merangkumi semua yang di bawah, sama ada:

1. Tersenarai dalam Formulari Ubat KKM dan berdaftar dengan Pihak Berkuasa Kawalan Dadah (PBKD) Malaysia.

2. Tersenarai dalam Formulari Ubat KKM tetapi TIDAK berdaftar dengan Pihak Berkuasa Kawalan Dadah (PBKD) Malaysia (memerlukan permit import untuk perolehan)

3. Tidak tersenarai dalam Formulari Ubat KKM dan berdaftar dengan Pihak Berkuasa Kawalan Dadah (PBKD) Malaysia (memerlukan kelulusan khas KPK/TKPK(F))

4. Tidak tersenarai dalam Formulari Ubat KKM dan TIDAK berdaftar dengan Pihak Berkuasa Kawalan Dadah (PBKD) Malaysia (memerlukan kelulusan khas KPK/TKPK(F) dan permit import untuk perolehan)

Pautan Formulari Ubat KKM boleh disemak di laman sesawang https://pharmacy.moh.gov.my

Semakan ubat berdaftar boleh dibuat melalui laman sesawang  National Pharmaceutical Regulatory Agency

Gas Perubatan (27402)

Gas perubatan adalah gas yang digunakan untuk tujuan perubatan kepada pesakit iaitu untuk kegunaan anestetik, rawatan, pencegahan dan diagnostik. 

Contoh gas perubatan adalah seperti berikut : [34]

1. Oxygen, O2  (not less than 99%v/v oxygen)

2. Carbon dioxide, CO2 (not less than 99%v/v carbon dioxide) 

3. Nitrous oxide, N2O (not less than 98%v/v nitrous oxide) 

4. Nitric oxide, NO (not less than 99%v/v nitric oxide) 

5. Nitrous oxide/oxygen mixture 

6. Medical air (oxygen/nitrogen mixture; 19.5 - 23.5%v/v of oxygen (02)) 

Reagen (27403)

Reagen adalah merangkumi komponen kimia/ biologikal/ imunologikal, larutan ataupun persediaan yang dinyatakan oleh pengeluar untuk tujuan digunakan sebagai in-vitro diagnostic (IVD) medical device seperti definisi yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Peranti Perubatan.[35]

Vaksin (27404)

Seperti yang tersenarai di dalam Formulari Ubat KKM di bawah kategori Vaccines

Alat Perubatan Pakai Buang (27499)

Merangkumi item yang:

1. Tersenarai sebagai stok di dalam Katalog Pengurusan Kod Aset Alih Dan Stok di bawah kategori 107-Bekalan Perubatan dan Hospital; ATAU

2. Tersenarai sebagai stok di dalam Katalog Pengurusan Kod Aset Alih Dan Stok di bawah kategori 106-Bekalan Makmal dan tidak dikategorikan sebagai Reagen.

3. Tersenarai sebagai stok di dalam Katalog Pengurusan Kod Aset Alih Dan Stok dan mempunyai sijil peranti perubatan di bawah MDA; ATAU

4. Tersenarai sebagai stok di dalam Katalog Pengurusan Kod Aset Alih Dan Stok dan digunakan untuk merawat pesakit.

Buku Vot / Vot Peruntukan 📺

Pesanan Kerajaan 📺

Pesanan Kerajaan adalah satu dokumen kewangan yang dikeluarkan oleh Agensi Kerajaan kepada syarikat untuk memesan bekalan atau perkhidmatan. Semua perolehan bekalan/ perkhidmatan yang dilaksanakan oleh Agensi Kerajaan Persekutuan yang eP enabled, hendaklah dibuat dengan menggunakan sistem ePerolehan secara atas talian dengan pembekal. [46]

Pesanan Kerajaan perlu dikeluarkan sebelum atau pada masa sebarang bekalan atau perkhidmatan diperolehi atau diterima oleh Agensi.[47]

Contoh pesanan kerajaan adalah seperti di bawah: 

Kaedah Perolehan 📺

*Mempunyai sijil pendaftaran akuan pendaftaran syarikat dengan Kementerian Kewangan Malaysia

Jadual: Ringkasan Kaedah Perolehan Kerajaan berkaitan [11]

Perancangan Perolehan Tahunan (PPT) 📺

Adalah menjadi tanggungjawab agensi/PTJ bagi menyediakan Perancangan Perolehan Tahunan (PPT) yang akan dilaksanakan pada tahun berikutnya termasuk semua kategori perolehan (bekalan/perkhidmatan/ kerja) dan kaedah perolehan.

PPT mestilah mendapat kelulusan dari Pegawai Pengawal sebelum dilaksanakan.[45]

Pindaan PPT boleh dibuat sekiranya terdapat perubahan dari semasa ke semasa sekiranya terdapat perubahan. 

Sistem ePerolehan / GFMAS / PhIS 📺

Proses perolehan dilaksanakan melalui integrasi antara sistem PhIS, ePerolehan dan iGFMAS.

Secara dasarnya, 3 jenis sistem digunakan bagi perolehan dan pengurusan inventori di Farmasi Logistik

1. Integrated Government Financial Management Accounting System (iGFMAS) bagi sistem Akaun dan Bayaran. Ia  terdiri daripada 17 modul yang melaksanakan fungsi utama bagi merekod, memproses, memperakaun dan melaporkan semua urusniaga berkaitan pembayaran, terimaan, pengurusan gaji, pengurusan wang tak dituntut, pengurusan pinjaman, perakaunan aset, pengurusan tunai (cash management) dan pengurusan dana (fund management). Seterusnya menghasilkan Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan berasaskan tunai ubah suai dan akruan. Sistem ini juga berintegrasi dengan sistem eP. [38]

2. ePerolehan ialah sistem elektronik yang membolehkan pembekal menawarkan produk dan perkhidmatan kepada Kerajaan melalui Internet dan bertindak sebagai medium utama untuk para pembekal mendaftar/memperbaharui Sijil Kementerian Kewangan Malaysia (MOF). [39]

3. Pharmacy Information System (PhIS) dalam konteks ini adalah sistem yang menghubungkan pengurusan inventori dengan servis berkaitan farmasi di fasiliti kesihatan di bawah Kementerian Kesihatan Malaysia (kecuali fasiliti yang menggunakan sistem IT sendiri).

Jadual: Integrasi antara sistem PhIS, ePerolehan dan iGFMAS. 

Proses Kerja Perolehan Melalui Syarikat Konsesi (APPL) 📺

Berikut adalah contoh proses kerja untuk melaksanakan perolehan di fasiliti KKM. 

Larangan Pecah Kecil 📺

Agensi atau PTJ dilarang memecah kecilkan perolehan tahunan untuk mengelakkan daripada pelawaan secara sebut harga dan tender. Ini termasuk:

• Bekalan dan perkhidmatan dilaksanakan di lokasi yang sama

• Bekalan dan perkhidmatan yang mempunyai skop yang sama atau satu jenis item

• Bekalan dan perkhidmatan yang dibiayai daripada sumber peruntukan yang sama

• Bekalan dan perkhidmatan dilaksanakan serentak

• Perolehan bekalan dan perkhidmatan sama dilaksanakan berulangkali dalam tempoh setahun

Maksud setiap jenis item

“Sesuatu barangan/perkhidmatan yang mempunyai fungsi yang sama dan/atau boleh diperolehi daripada satu punca bekalan serta perolehan tersebut boleh dirancang”. 

Contoh setiap jenis item boleh disemak melalui Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 1 Tahun 2014: Langkah Penjimatan Dalam Perolehan Kerajaan i) Had Nilai Pembelian Terus bagi Bekalan dan Perkhidmatan ii) Had Nilai Kerja-kerja Requisition atau seperti rajah di bawah: [49]

Pengecualian Khas Kepada KKM Bagi Pengkelasan Item 📺

Kementerian Kesihatan Malaysia telah menerima Kelulusan Khas bagi Pengecualian Pengkelasan Item ini melalui surat bertarikh 27 Februari 2019  yang menyatakan: [52]

1. Pengecualian pengkelasan item bagi ubat-ubatan (tidak terpakai bagi ubat biasa seperti painkiller drugs, antibiotik dan blood pressure drugs), peralatan perubatan, produk susu, reagen dan peralatan consumables.

2. Perolehan pembelian terus sehingga RM50 ribu bagi perolehan ubat-ubatan (tidak terpakai bagi ubat biasa seperti painkiller drugs, antibiotik dan blood pressure drugs), peralatan perubatan, produk susu, reagen dan peralatan consumables.

3. Kelulusan khas had nilai sebut harga sehingga RM1 juta diberikan untuk perolehan ubat-ubatan, peralatan perubatan, produk susu, reagen dan peralatan consumables yang dilaksanakan oleh HKL sahaja.

Pada 1 Mac 2023, selaras dengan pelaksanaan Perjanjian Komprehensif dan Progresif Bagi Perkongsian Trans-Pasifik (CPTPP) yang berkuatkuasa pada 29 November 2022, pihak MOF telah MEMBATALKAN sebarang pengecualian peraturan dan tatacara perolehan Kerajaan yang telah diluluskan secara blanket approval melalui Tatacara Perolehan Khusus atau surat dari MOF. [53]

Pihak KKM kemudian telah mengemukakan rayuan bagi pembatalan ini dan pihak MOF melalui surat bertarikh 20 Jun 2023 telah bersetuju untuk meluluskan pengecualian khas untuk diteruskan sehingga 31 Disember 2027 bagi perkara berikut: [54]

1. Perolehan Ubat, Peralatan Perubatan, Peralatan Konsumabel, Reagen, Produk Susu Dan Penggantian Peralatan Dapur menerusi surat bertarikh 27 Februari 2019 dikekalkan sehingga 31 Disember 2027.[52]

Pengecualian khas ini ditambah baik bagi meliputi semua item ubat-ubatan di dalam senarai formulari ubat KKM (FUKKM). Sekiranya jumlah tahunan perolehan bagi item ubat di bawah satu kategori untuk satu Pusat Tanggungjawab (PTJ) melebihi nilai ambang perolehan tertakluk kepada (Free Trade Agreement — FTA), maka tender bagi item-item di bawah kategori tersebut perlu dilaksanakan berdasarkan peraturan dan tatacara perolehan yang tertakluk kepada FTA.

2. Sebut Harga sehingga RM1 juta bagi Hospital Kuala Lumpur (HKL) dan PTJ 2 di bawahnya diluluskan sehingga 31 Disember 2027 dengan syarat berikut: 

• Dilaksanakan dengan pembekal tempatan yang berdaftar dengan MOF; 

• Dilaksanakan melalui sistem eP; dan 

• Permohonan ini tidak terpakai kepada Bahagian Ibu Pejabat KKM dan Jabatan Kesihatan Negeri/ fasiliti perkhidmatan lain dimana perolehan sebut harga akan dilaksanakan sehingga RM500 ribu berdasarkan pekeliling yang berkuat kuasa

Ubat Kelulusan Khas (UKK) / Permit Import 📺

Permohonan Kelulusan dari Ketua Pengarah Kesihatan (KPK)/ Timbalan Ketua Pengarah Kesihatan  (Farmasi) / Pengarah Amalan dan Perkembangan Farmasi / Pegawai Pelulus yang diberi kuasa bertujuan untuk membolehkan pesakit mendapat rawatan dengan ubat-ubatan yang tidak tersenarai dalam FUKKM atau tidak berdaftar di Malaysia sebagai rawatan terakhir selepas menggunakan ubat-ubatan yang tersenarai dalam FUKKM untuk indikasi/penyakit berkenaan. [12]

Permit import diperlukan untuk membawa masuk keluaran tidak berdaftar yang telah dimohon oleh syarikat yang mengimport di kastam dan tempoh sah kelulusan yang dimohon adalah tidak melebihi daripada tempoh 12 bulan. Namun bagi kes-kes tertentu, tempoh sah akan berbeza dan boleh merujuk kepada permit import yang diluluskan. [12]

*Ubat berdaftar dengan PBKD tetapi ubat tidak tersenarai dalam FUKKM

**Ubat berdaftar dengan PBKD tetapi indikasi di luar senarai FUKKM/PBKD

Jadual: Matrik Penentuan Kategori Perolehan Ubat Kelulusan Khas (UKK)