PENGURUSAN AM

Definisi

Pengurusan organisasi adalah merupakan aspek terpenting dalam memastikan pengurusan operasi di stor selaras dengan peraturan semasa yang berkuat kuasa. Unit perlu memastikan agar pengurusan stor dan kewangan dilaksanakan dengan cekap dan berkesan bagi mencapai objektif yang ditetapkan.

Objektif

Pengurusan organisasi adalah untuk memastikan pengurusan kewangan dan stor diuruskan dengan baik, sistem dan prosedur diwujudkan, kawalan dalaman yang mencukupi serta pemantauan yang berkesan.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang berkesan perlu diwujudkan bagi menjamin prestasi pengurusan stor dan kewangan yang baik. Struktur organisasi merangkumi tiga (3) komponen utama iaitu Carta Organisasi, Penurunan Kuasa dan Pengasingan Tugas.[29]

Carta Organisasi

• Carta organisasi ialah carta atau rajah yang dipamerkan kepada pelanggan untuk menunjukan susunan program, aktiviti, sub aktiviti, gred serta bilangan jawatan yang terdapat dalam sesebuah organisasi seperti yang diluluskan dalam waran perjawatan.

• Dipamerkan di peringkat jabatan, bahagian, cawangan dan seterusnya ke peringkat struktur organisasi yang lebih rendah sebagai panduan kepada pelanggan. Ini bagi menjelaskan aktiviti yang dijalankan dan hierarki bagi mengenal pasti ketua yang bertanggungjawab dalam  memberi arahan, membuat keputusan dan mengawal kerja yang  ditetapkan. [1]

• Carta organisasi perlu dikemaskini dan mendapat pengesahan daripada Ketua Jabatan.

Ketua Jabatan

Ketua Jabatan adalah ketua pusat tanggungjawab (PTJ), mengikut jenis fasiliti: [29]

• Hospital/ Institusi: Pengarah Hospital/ Institusi

• Pejabat Kesihatan Daerah dan Klinik Kesihatan: Pegawai Kesihatan Bahagian/ Daerah

• Jabatan Farmasi Hospital Kuala Lumpur (HKL): Ketua Jabatan Farmasi HKL

• Cawangan Farmasi Logistik Negeri: Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Farmasi) (Sabah) / Ketua Cawangan (Sarawak)

• Pejabat Farmasi Bahagian: Pegawai Farmasi Bahagian

Penurunan Kuasa

• Penetapan kuasa dan tugas kewangan dan perakaunan hanya boleh diturunkan oleh Pegawai Pengawal sahaja. Pegawai Pengawal di KKM adalah Ketua Setiausaha (KSU). [2]

• Ketua Jabatan adalah ketua sesuatu sektor, bahagian atau cawangan sama ada di peringkat negeri atau daerah yang telah menerima Penetapan Kuasa Dan Tugas secara bertulis dari Pegawai Pengawal untuk menguruskan sumber kewangan di bawah AP 11. [3]

• Penetapan kuasa dan tugas perlu diberi secara bertulis daripada Pegawai Pengawal untuk menguruskan sumber kewangan di bawah AP 11. [2]

• Ketua Jabatan/ Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah secara bertulis menetapkan nama pegawai yang bersesuaian selaras dengan penurunan kuasa oleh KSU. [4]

Pengasingan Tugas

Pengurusan Fail 📺

Memastikan rekod kerajaan diurus dengan cekap, mudah dikesan dan teratur berdasarkan teras seperti berikut: [51]

• Dokumen yang diwujud atau diterima hendaklah didaftar dan difailkan menggunakan kulit fail yang ditetapkan bagi tujuan kawalan dan jagaan.  Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.

• Jabatan hendaklah menyediakan klasifikasi fail berasaskan fungsi dan aktiviti jabatan. Klasifikasi fail adalah satu kaedah bagi mengawal pewujudan dan penawanan maklumat dan rekod secara sistematik bagi memudahkan penggunaan dan capaian. Fail boleh dikategorikan kepada fail urusan am dan urusan fungsian manakala fail terperingkat hendaklah dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan.

• Setiap fail hendaklah diberi tajuk fail yang membayangkan kandungan fail tersebut. Tajuk fail diberi berdasarkan pengkelasan perkara yang berasaskan fungsi dan aktiviti jabatan dan agensi berkenaan. Setiap perkara diberi pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail.

• Setiap fail mestilah mengandungi kertas minit dan kandungan surat dan dokumen lampiran yang disusun mengikut turutan tarikh transaksi.  Setiap kandungan diberi nombor lampiran dan direkodkan di atas kertas minit menggunakan dakwat merah bagi surat dan dokumen yang diterima dan dakwat biru atau hitam bagi surat yang keluar.

• Fail am perlu disimpan dan disusun seturut mengikut nombor rujukan fail dengan menggunakan rak yang sesuai. Setiap rak hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail. Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan. Pergerakan fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail.

Jenis dan Peringkat Keselamatan Fail 📺

Jadual: Jenis dan Peringkat Keselamatan Fail Kerajaan [42]

Contoh Fail

Rahsia Besar (Am 438)

Rahsia (Am 437)

Sulit (Am 436)

Terhad (Am 435-Pin. 1/80)

Terbuka (Am 435 Pin 1/80)

Sampul Kecil (Am 435 Pin. 1/80A)

Surat Rasmi

Rajah: Format Surat Rasmi Kerajaan [42]

Memo Rasmi

Rajah: Format Memo Rasmi [42]

Pelupusan Rekod Awam 📺

Akta, Peraturan dan Garis Panduan

Kuasa untuk melaksanakan Perolehan Kerajaan adalah berpunca daripada Akta dan Peraturan. Antara Akta, Peraturan dan garis panduan yang boleh dirujuk adalah:

• Akta Acara Kewangan 1957 (Disemak 1972)

• Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61)

• Akta Perwakilan Kuasa 1956 (Akta 358)

• Akta Racun 1952 dan peraturan-peraturannya

• Akta Dadah Berbahaya 1952 dan peraturan-peraturannya

• Akta Jualan Dadah 1952

• Peraturan-peraturan Racun (Bahan-bahan Psikotropik) 1989

• Peraturan Kawalan Dadah dan Kosmetik 1984

• Peraturan Jualan Dadah 1997

• Akta Peranti Perubatan 2012

• Arahan Perbendaharaan (AP)

• Perolehan Kerajaan (PK), Pekeliling Perbendaharaan

• Pekeliling-pekeliling Kontrak Perbendaharaan

• Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan

• Surat-surat Arahan Perbendaharaan

• Garis Panduan Pengurusan Farmasi Logistik KKM Edisi 1 (2020)

Sebagai contoh, untuk proses pelupusan stok, kuasa untuk meluluskan boleh merujuk kepada Akta Perwakilan Kuasa 1956 dan Pekeliling Perbendaharaan (PP).

myPortfolio

myPortfolio perlu disediakan bagi memberikan gambaran menyeluruh  terhadap bidang tugas serta tanggungjawab sesuatu jawatan dan agensi. Ia merupakan dokumen rujukan rasmi yang menghuraikan maklumat pewujudan  jawatan, proses kerja dan panduan menjalankan tugas bagi sesuatu jawatan  dalam sesebuah organisasi. [6]

Serah Tugas