Organización con GTD

Getting Things Done (GTD) es un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen que en español se ha titulado 'Organízate con eficacia'.

GTD se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas.

La idea general es pasar de "Asuntos" pendientes en la memoria a acciones concretas. El tiempo no se gestion, en cada instante

Principios

Los principios esenciales de GTD son los siguientes:

Recopilar

Depositar en "cubos" externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Allen se refiere a los correos electrónicos, grabadoras, libretas de notas, PDAs y agendas como simples "cestas" o "cubos" de almacenamiento. El objetivo es "sacar" todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento, todos los "cubos" deberían vaciarse al menos una vez por semana.

Procesar

Cuando estés procesando tu "cubo", deberías seguir estrictamente este orden:

Empezar siempre por el principio
No procesar más de un elemento a la vez.
No enviar de vuelta al "cubo" a ningún elemento.
Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:
Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
Posponlo.
Si un elemento no requiere una acción,
Archívalo como referencia.
Deséchalo si no es procedente.
Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
Si no lo puedes delegar adecuadamente, informa que está para revisarlo por el área correspondiente

Regla de los dos minutos: "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente". "Dos minutos" es una cifra orientativa, considerando que ese es también aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habría que invertir para posponerla.

Organizar

Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos:

Acciones próximas (tareas): Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa 'Escribir un informe del proyecto', la acción próxima puede ser "Escribir a Fred para reunirnos unos minutos" o 'Llamar a Jim para preguntarle los requisitos del informe' o algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas. Preferiblemente, éstas se guardarán por el contexto en el que se pueden hacer: 'en la oficina', 'por teléfono', o 'en la tienda'.
Proyectos: toda tarea inconclusa (que Allen denomina open loop 'bucle abierto') en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un 'proyecto'. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo.

Ejemplo de un diagrama de flujo para procesar y organizar

En espera: cuando tú has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado.
Algún día/Quizá: se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser 'aprender Chino' o 'tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo'.

Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, Allen recomienda específicamente que el calendario se reserve para lo que él denomina "paisaje yermo" (hard landscape): cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. Los elementos de la lista 'Pendiente' deberían reservarse para la lista de acciones próximas.

La clave definitiva de la organización según GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Puede ser, incluso, un trozo de papel, si necesitas almacenar referencias, deberías tener un archivo dedicado para ello y para ninguna otra cosa. La sugerencia de Allen es que mantengas un único sistema recordatorio ordenado alfabéticamente para hacer tan rápido y fácil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la información que necesitas.

Revisar

Las listas de acciones y recordatorios serán completamente inútiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. Dado el tiempo, la energía y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cuál es el elemento más importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo. Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las tareas fáciles y dejes sin hacer las difíciles. Para solventar esto, tienes que escoger la acción según el orden en el que están contenidas en las listas tal y como las procesaste desde la bandeja de entrada.

La disciplina GTD requiere que se revisen al menos semanalmente todas las acciones destacadas, proyectos e ítems “en espera”, asegurándose de que todas las tareas nuevas o eventos venideros están incluidos en el sistema y que está actualizado. Como ayuda para refrescar la memoria, Allen sugiere la creación de un fichero de carpetas colgantes con las tareas y proyectos más destacados.

Tipos de revisión del sistema: revisión diaria de las tareas, semanal de los proyectos y tareas pendientes, revisión general mensual y anual de ideas y sueños.

Hacer

Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. David Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación con un gran número de tareas abiertas.

Listas de tareas:

Es un buen hábito descomponer las tareas en subtareas más simples cuya duración sea más fácil de estimar y asignar.

Clasificación:

Tareas pendientes.
Tareas delegadas.
Tareas Urgentes e Importantes.
- Se deben ejecutar de forma inmediata
Tareas No Urgentes e Importantes.
- Se deben planificar (productividad).
- Se recomienda agrupar todas las del mismo tipo para ejecutarlas a la vez. Por ejemplo, agrupar todas las llamadas telefónicas, los correos a contestar, complejas, según disponibilidad...
- Toda tarea debe tener: tiempo de inicio/fin (previsto y real), desviación del tiempo previsto respecto al real, un estado y un tiempo de interrupción.
Tareas Urgentes y NO Importantes.
- Se deben delegar en otros miembros del equipo.
Tareas NO Urgentes y NO Importantes.
- Se deben eliminar. Son originadas por los ladrones de tiempo muy comunes en el entorno digital (redes sociales, móvil, ipad,...)

Herramientas y técnicas

Un dispositivo que David Allen sugiere es el "archivo de recordatorios" para organizar tus papeles (también conocidos como '43 folders' o '43 carpetas'). Doce carpetas se usan para representar cada mes y 31 carpetas adicionales qué se usan para representar cada uno de los días del mes. Las carpetas son colocadas para ayudarte a recordar que actividades hacer un día específico. Cada día abres la carpeta correspondiente al día actual. Vacías la carpeta y la colocas en el mes siguiente. Este tipo de orden te permite archivar recordatorios de un modo muy simple y cómodo. Por ejemplo, si tienes un concierto el día 12 de este mes, colocas los recordatorios en la carpeta correspondiente y cuando llegue dicho día te los encontrarás. Otra opción es la de colocar el papel unos días antes del concierto, para recordarte alguna acción que se deba hacer previamente al concierto, como comprar las entradas o hablar con un amigo para ir con él a dicho evento.

Es muy conveniente también, para aquellas actividades que dependan de otras personas, el registrar sobre el papel cada fecha en que se ha realizado el seguimiento, y qué ha ocurrido en cada una de ellas con el fin de tener un historial que respalde el cumplimiento por parte de esa otra persona, la actividad requerida.

Otro sistema es utilizar las Tareas de Google donde pueden establecerse diversas categorías o contextos y dentro de cada categoría se apuntan los temas pendientes, por ejemplo: "hacer en casa, oficina, centro ciudad, ordenador". Cada día imprimes las notas en papel y escribes sobre este listado, y por la noche actualizas en el servicio la información recopilada.

Existen además otras implementaciones para utilizar como Getting Things GNOME! del entorno de escritorio GNOME.

Frases del libro

"Organizate con Eficacia" de David Allen

1-Cuando comience a hacer que sucedan cosas, realmente empezará a creer que puede hacer que ocurran. Y eso es lo que hace que las cosas sucedan.

2-La potenciación surge naturalmente de las personas en cuanto pasan de la modalidad de la queja y el victimismo a la de los resultados y las acciones definidas.

3-Los problemas y los conflictos no desaparecerán, seguirán siendo una parte inherente a los intentos de cambiar (o mantener) cualquier cosa en este mundo.

4-Es posible que una persona tenga una cantidad abrumadora de cosas que hacer y, a pesar de ello, continúe funcionando con un alto nivel de productividad, con la mente despejada y con una sensación positiva de control y tranquilidad.

5-Los pequeños cambios necesarios —cambios en el modo de aclarar y organizar todo cuanto requiera su atención— podrían representar un cambio significativo en la manera en que percibe algunos aspectos clave de su trabajo diario.

6-La capacidad de tener éxito, estar relajado y mantener el control en estos fructíferos aunque turbulentos tiempos requiere nuevas maneras de pensar y de trabajo.

7-Cualquier cosa que provoque en usted una reacción inapropiada, por exceso o por defecto, puede dominarle, y a menudo lo hace.

8-La mayoría de las personas prestan más o menos atención a las cosas de la que éstas se merecen, sencillamente porque no operan con una «mente como el agua».

9-La mayor parte del estrés que padece la gente es consecuencia de la mala administración de los compromisos que tienen o aceptan.

10-Tiene que pensar en las cosas que ha de hacer más a menudo de lo que se da cuenta, pero no tanto como teme que debería hacerlo.

11-Lo cierto es que pensar en los resultados es uno de los métodos más efectivos para convertir nuestros deseos en realidad.

12-Si tuviera alguna inteligencia innata le recordaría a usted las cosas que tiene pendientes sólo cuando usted pudiera hacer algo al respecto.

13-Lo que haga con su tiempo, lo que haga con la información y lo que haga con su cuerpo y la forma como enfoque sus prioridades, son las verdaderas opciones con que cuenta y a las que tiene que asignar sus recursos limitados.

14-La gran diferencia entre lo que hago yo y lo que hacen otros es que yo capturo y organizo el ciento por ciento de todas mis «cosas» con las herramientas objetivas que tengo a mi disposición, no con mi mente.

15-La mente consciente, como la pantalla del ordenador, sirve para enfocar las cosas, no para almacenarlas.

16-Por experiencia sé que cuando la gente planifica de una forma más natural e informal, libera una gran cantidad de estrés y obtiene mejores resultados.

17-Pero ¿qué sucede si no se planifica con tiempo? En muchos casos, se produce una crisis.

18-El hábito de definir la acción siguiente de un proyecto, independientemente de la situación, es fundamental para mantener el control y la tranquilidad.

19-Si un proyecto sigue estando en su cabeza, es que aún le quedan cosas por planificar.

20-Las interrupciones pueden duplicar el trabajo que se requiere para llevar a cabo todo el proceso.

21-Su agenda es sagrada y sólo debe reflejar claramente sus obligaciones diarias, visibles a primera vista, en el ajetreo cotidiano.

22-Confíe en su corazón; o en su espíritu. O, si es alérgico a ese tipo de expresiones, confíe en su instinto, en su intuición.

23-Los resultados a largo plazo pueden tener un impacto significativo en usted en tanto que individuo y, además, también pueden afectar positivamente la cultura organizativa de cualquier empresa.

24-Tener demasiado que hacer no es el origen de los sentimientos negativos; la negatividad se debe a otras causas.

25-El precio que las personas pagan en el mundo cuando incumplen un compromiso es la desintegración de la confianza en la relación, y esa es una consecuencia negativa.

26-No ser consciente de todo lo que uno debe hacer es muy parecido a tener una tarjeta de crédito sin conocer el saldo o el límite: es mucho más fácil ser insolvente.

27-Las personas hacen cosas constantemente, pero sólo cuando no tienen más remedio, presionadas por sí mismas o por los demás.

Otras Técnicas de productividad personal:

ZTD

Zen To Done es el método de productividad desarrollado por Leo Babauta para simplificar y mejorar GTD. Según Leo Babauta, todos somos diferentes y ZTD es una forma de adaptar GTD a las necesidades de diferentes tipos de personalidad, solucionando algunos de los problemas comunes que la gente tiene al aplicar GTD.

GTD es una serie de cambios de hábitos que requieren su tiempo y su práctica, y además carece de la estructura que a veces necesitamos. Por otra parte, según Leo Babauta, GTD no se centra lo suficiente en hacer ni en avanzar en tus objetivos, así que ZTD es un sistema de productividad que se centra en una serie de hábitos que te ayudan a organizarte simplificando tu vida.

Los diez hábitos son:

Recopilar: recopilar información, ideas, documentos, lo que sea. Todo en tu bandeja de entrada.
Procesar: todos los días, si es necesario varias veces al día. Pero no de forma obsesiva.
Planificar: decide cuales son tus “grandes rocas”, los grandes proyectos en los que quieras avanzar cada semana. Cada día, define tus Tareas Más Importantes, y hazlas a poder ser a primera hora. ¿Lo más importante? Terminarlas.
Hacer: escoge una tarea, elimina las distracciones, trabaja en bloques de tiempo. Si te interrumpen, anota lo que tengas que hacer en tu libreta y vuelve a tu tarea.
Sistema Fiable y Simple: todo se reduce a listas y a ejecutar lo que está anotado en esas listas, no en pasar el día organizándote. Revisa tus listas y tus calendarios todos los días. Haz que forme parte de tus rutinas diarias, comprobando tus listas como mínimo al empezar y al terminar la jornada.
Organizar: ten un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio
Revisar: hasta los mejores sistemas tienden al caos. Por eso necesitamos la revisión semanal. Revisa todo tu sistema de productividad cada semana para mantenerlo actualizado y fiable.
Simplificar: nunca podrás completar tu lista de tareas, porque crece todos los días. Simplifica tu lista a lo más esencial y no necesitarás sistemas de planificación complicados.
Rutinas: las rutinas también pueden simplificar tu jornada labora y tu vida personal. Crea rutinas semanales y diarias.
Encontrar tu pasión: encontrar tu pasión te hará no sólo más feliz, sino también más productivo. Piénsalo: si realmente te gusta algo, trabajarás hasta conseguirlo.

Como ves, está basado directamente en los cinco pasos de GTD, pero añadiendo algunas ideas y hábitos que pueden ser interesantes.

Autofocus

Autofocus es el sistema de productividad desarrollado por Mark Foster. Si lo comparas con GTD, Autofocus está muchísimo más orientado a hacer y no tanto a la fase previa de preparación de lo que tienes que hacer.

Autofocus reduce la idea a algo muy simple: poner todas tus tareas en una lista única. El proceso es muy sencillo: anotar en la lista todo lo que se te ocurra, uno por cada línea. Cualquier cosa que represente algo por hacer tienes que anotarlo en la lista.

Cuando ya no se te ocurre nada más, dibujas una línea al final de tu lista. Todo lo que haya por encima de esa línea, lo que llamamos lista cerrada, es con lo que vas a empezar a trabajar. Todo lo que se te vaya ocurriendo que no esté en la lista, lo escribirás debajo de la línea, lo que llamamos lista abierta.

Lo único que tienes que hacer es ir trabajando en las tareas de tu lista cerrada, de forma que vayas haciendo las que más te llamen la atención, sea por su importancia, su urgencia o lo que te apetezca hacer.

Cuando hayas trabajado en alguna de estas tareas suficientemente tiempo (el que tú consideres), tacha el elemento de tu lista cerrada y, si necesitas hacer más cosas respecto a este tema, escríbelo de nuevo en tu lista abierta, debajo de la línea.

Ve repitiendo este proceso hasta que recorras toda la lista cerrada y no haya nada ahí que te apetezca hacer. En ese caso, puedes pasar a tu lista abierta y recorrerla una sola vez, realizando los elementos que veas más interesantes o que más te apetezca. Cuando acabes la lista abierta, vuelve arriba del todo a tu lista cerrada.

La idea de todo esto es que consigas hacer todo lo que tienes en tu lista cerrada, por encima de la línea. Una vez lo consigas, te quedarán elementos en tu lista abierta. Haz una línea abajo del todo, y lo que era tu lista abierta se convertirá en tu lista cerrada.

Curioso, ¿verdad?

Kanban

El método Kanban es un sistema de productividad muy, muy sencillo. Lo único que necesitas es algún sistema donde organices tus proyectos en tres categorías: Por hacer, Haciendo y Hecho. Puedes usar postits en una pizarra, aplicaciones como Trello o cualquier otro sistema que te vaya bien.

Tener todo tu trabajo delante tuyo te ayudará a estar relajado porque sabes qué estás haciendo y qué te falta por hacer. Además, ver la cantidad de cosas que te quedan por hacer te ayudará a ser consciente de que tienes que avanzar en lo que estás haciendo para terminarlo. ¡Así de sencillo!

Pomodoro

La técnica Pomodoro, creada por Francesco Cirilio, se basa en trabajar en una tarea o un proyecto específico durante 25 minutos seguidos. Nada de distracciones, nada de hacer otras cosas: 25 minutos haciendo lo que te has propuesto hacer.

Una vez pasan los 25 minutos, paras todo lo que estás haciendo y haces un descanso de 5 minutos para hacer lo que quieras: andar un poco, ir al baño, hablar con alguien.

Y vuelta a empezar. 25 minutos de trabajar en una tarea o proyecto concreto, y otros cinco minutos de descanso para relajarte y volver luego a trabajar con más energía y concentración.

Para saber mas:

http://organizacionpersonal.com/productividad-personal/

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