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推薦函提供審查委員一個不同的視角來認識申請者，因此目前研究所甄試大多要求推薦人填寫一份表格，有的學校額外提供空白處供推薦人自由撰寫。評審委員通常希望從推薦函看到其他文件沒有的資訊，例如在實驗室與指導老師、同儕相處的情形、做研究的潛力與態度等從旁觀察的具體描述，而不是履歷已出現過的得獎紀錄、GPA等內容。這些客觀事實看似冠冕堂皇值得稱讚，但其實一看就知道是學生擬稿的，影響觀感。若推薦人要求先擬稿，請多揣摩教授的口吻與視角，分享其他文件（履歷、自傳、讀書計畫等）不會提及的內容，例如求學態度、師生互動等具體事蹟，以收互補之效果。
但在目前推薦人大多怕影響學生前途、與人為善的操作下，推薦函並不是一定重要。若希望推薦函有較大的加分作用，推薦人需要具備以下條件：
與審查委員熟識：重視朋友講的話這是人之常情，因此若申請他校研究所時，可以詢問推薦人是否認識在他校任教的教授。
很熟悉你：包含專題指導教授（含國科會大專生研究計畫）、導師、修過多堂課且表現傑出的授課教授，這會比名氣響亮但與你不熟的推薦人（如：沒修過課或做專題的系主任、院長）來得有幫助，也容易寫得出具體且有獨特觀察的推薦函。
以往樂於稱讚你：推薦函出現負面評語時會嚴重影響觀感，平常便吝於稱讚學生的教授在推薦函中可能以高標準來評分。
文筆好：有時不大認識學生的教授會寫出不慍不火的評語，沒太多的具體推薦內容，反而看起來偏向乏善可陳，也會影響觀感。
確定會幫你寫好話：以往曾遇過一口答應幫忙寫推薦函的教授，但通篇都在批評學生，或者內容空洞抽象，充滿華麗詞藻但無具體事蹟，因此在找推薦人時請確認。
確認推薦人時，請與推薦人確定後續流程，包含：
推薦人的聯絡資訊，尤其是電子郵件信箱。
推薦人的deadline以及願意寫幾封。
告知學校申請的期限以及總共申請幾間學校與科系。
是否需要先行擬稿提供給推薦人。
提供相關文件與資料給推薦人。
之後定期追蹤推薦函上傳進度，一週提醒推薦人一次。
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